Ordinanza sul sistema d'informazione EDAssist+

Ordinanza sul sistema d’informazione EDAssist+

del 9 dicembre 2011

Il Consiglio federale Svizzero, visto l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 2000¹ sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri (legge); visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 1997² sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA), ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzazione del sistema d’informa- zione EDAssist+ (EDAssist+).

Art. 2 Scopo EDAssist+ serve al Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) per: a. registrare online le persone che si recano all’estero o viaggiano all’estero; b. trattare avvisi di ricerca di persone scomparse; c. avviare misure in caso di crisi o di catastrofe; d. registrare e trattare le richieste della popolazione; e. trattare casi di protezione consolare ai sensi degli articoli 16, 17 e 22 del Regolamento del 24 novembre 1967³ del servizio diplomatico e consolare svizzero.

Art. 3 Gestione EDAssist+ è gestito dalla Direzione consolare (DC) del DFAE.

RS 235.24

2010-1340 337

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Art. 4 Struttura di EDAssist+ EDAssist+ è composto dai seguenti ambiti: a. registrazione online; b. avvisi di ricerca e riscontri; c. crisi e catastrofi; d. helpline; e. protezione consolare.

Sezione 2: Dati e trattamento dei dati

Art. 5 Registrazione online 1 Le persone che si recano all’estero o viaggiano all’estero possono registrare i loro dati nell’ambito «registrazione online».

2 L’allegato 1 disciplina i dati da registrare.

3 La registrazione è riservata alle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 let- tere a e b della legge.

Art. 6 Avvisi di ricerca e riscontri 1 Nell’ambito «avvisi di ricerca e riscontri» si trattano i dati delle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 lettere a e b della legge che risultano scomparse.

2 Si trattano inoltre dati di persone che hanno formulato un avviso di ricerca.

3 Gli allegati 2 e 3 disciplinano i dati da trattare.

4 I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all’estero (rappresentanze). I dati di cui all’allegato 2 numeri 1–10 e all’allegato 3 numeri 1–6 che riguardano le persone registrate nel sistema di infor- mazioni per la gestione in rete dei dati relativi agli Svizzeri all’estero (VERA) sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata.

Art. 7 Crisi e catastrofi 1 Nell’ambito «crisi e catastrofi» si trattano i dati delle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 lettere a e b della legge colpite da una crisi o una catastrofe.

2 L’allegato 4 disciplina i dati da trattare.

3 I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze. I dati di cui all’allegato 4 numeri 1–10 che riguardano le persone registrate in VERA sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata.

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Art. 8 Helpline

1 Nell’ambito «helpline» si trattano dati di persone che formulano una richiesta

elettronica, scritta o telefonica alla DC o alle rappresentanze.

2 L’allegato 5 disciplina i dati da trattare.

3 I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze.

Art. 9 Protezione consolare

1 Nell’ambito «protezione consolare» si trattano i dati delle persone di cui

all’articolo 4 capoversi 1 e 2 lettere a e b della legge assistite nell’ambito della protezione consolare.

2 L’allegato 6 disciplina i dati da trattare.

3 I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze. I dati di cui all’allegato 6 numeri 1–10 che riguardano le persone registrate in VERA sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata.

Art. 10 Diritti di trattamento 1 La DC e le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in EDAssist+.

2 Le persone di cui all’articolo 5 hanno il diritto di trattare i loro dati personali mediante procedura di richiamo.

Art. 11 Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati 1 I dati di cui all’allegato 1 vengono distrutti al più tardi 30 giorni dopo la scadenza della durata del viaggio indicata. 2I dati di cui agli allegati 2–6 con l’indicazione «disattivato» o «archiviato» vengono distrutti al più tardi 5 anni dopo l’ultimo accesso. 3 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.

Art. 12 Gestione del sistema 1 Gli amministratori del sistema gestiscono i sistemi informatici, le banche dati e le applicazioni. Inoltre pianificano, installano, configurano e gestiscono l’infrastruttura tecnica di EDAssist+. 2 Il responsabile delle applicazioni costituisce l’interfaccia tra gli amministratori del sistema e gli utenti. Assicura la soddisfazione degli utenti e svolge accertamenti dei bisogni in vista dello sviluppo di EDAssist+. È aggregato alla DC.

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Art. 13 Concessione del diritto di accesso individuale 1 Il responsabile delle applicazioni accorda ai collaboratori della DC e delle rappre- sentanze il diritto di accesso individuale. 2 Inoltre verifica annualmente se le condizioni per ottenere il diritto di accesso continuano a essere adempiute.

Sezione 3: Protezione dei dati e sicurezza informatica

Art. 14 Diritto d’informazione e diritto di rettifica 1 Ogni persona può chiedere alla DC, per scritto e documentando la propria identità, informazioni sui dati che la concernono e la rettifica di dati inesatti.

2 Le informazioni sono rilasciate per scritto e sono gratuite.

3 Ai sensi dell’articolo 9 della legge federale del 19 giugno 19924 sulla protezione dei dati, le informazioni possono essere rifiutate, limitate o differite.

Art. 15 Obblighi di diligenza 1 La DC provvede affinché i dati personali siano trattati conformemente alle prescri- zioni. 2 Garantisce che i dati in EDAssist+ siano esatti, completi e aggiornati; sono fatti salvi i dati dell’ambito «registrazione online».

Art. 16 Sicurezza dei dati e sicurezza informatica

1 La sicurezza dei dati e la sicurezza informatica sono rette dall’ordinanza del

14 giugno 19935 relativa alla legge federale sulla protezione dei dati e dall’arti- colo 10 dell’ordinanza del 9 dicembre 20116 sull’informatica nell’Amministrazione federale. 2 La DC emana un regolamento per il trattamento dei dati. Quest’ultimo disciplina i provvedimenti organizzativi e tecnici tesi ad assicurare la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati. 3 La DC prende i provvedimenti organizzativi e tecnici necessari per proteggere i dati da ogni trattamento non autorizzato e dalla loro sottrazione.

Art. 17 Verbalizzazione Gli accessi e le modifiche in EDAssist+ sono costantemente verbalizzati. I verbali sono conservati per un anno.

4 RS 235.1 5 RS 235.11 6 RS 172.010.58

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Art. 18 Vigilanza 1 La DC esercita la vigilanza sul trattamento dei dati personali in EDAssist+ ai sensi della presente ordinanza. 2 Il DFAE esercita la vigilanza sul rispetto della protezione e della sicurezza dei dati.

Sezione 4: Disposizioni finali

Art. 19 Modifica del diritto vigente L’ordinanza VERA del 7 giungo 20047 è modificata come segue:

Art. 5a Trasmissione di dati Nell’allegato figurano i sistemi elettronici che fungono da interfaccia con VERA, le indicazioni dei dati che vengono trasferiti da VERA nell’altro sistema e la periodi- cità del trasferimento.

Alla presente ordinanza è aggiunto un nuovo allegato conformemente alla versione qui annessa: Allegato (art. 5a)

Elenco dei sistemi d’informazione con un’interfaccia con VERA

Sistema I seguenti dati personali sono trasferiti da VERA Periodicità d’informazione

EDAssist+ a. cognomi; In funzione b. nomi; delle neces- sità c. indirizzo e mezzi di comunicazione (dati di contatto); d. data di nascita; e. sesso; f. lingue; g. luoghi d’origine; h. nazionalità; i. numero d’assicurato.

7 RS 235.22

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Art. 20 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° febbraio 2012.

9 dicembre 2011 In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Micheline Calmy-Rey La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova

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Allegato 1 (art. 5 cpv. 2)

Dati nell’ambito «registrazione online»

1. Cognomi

2. Nomi

3. Data di nascita/età

4. Indirizzi

5. Dati di contatto (telefono, fax, e-mail)

6. Sesso

7. Luoghi d’origine

8. Nazionalità

9. Persona di contatto (nome e indirizzo)

10. Itinerario/destinazione

11. Durata del viaggio/del soggiorno

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Allegato 2 (art. 6 cpv. 3)

Dati nell’ambito «avvisi di ricerca e riscontri» riguardanti persone scomparse

1. Cognomi

2. Nomi

3. Indirizzi

4. Data di nascita/età

5. Sesso

6. Lingue

7. Dati di contatto (telefono, fax, e-mail)

8. Luoghi d’origine

9. Nazionalità

10. Numero d’assicurato secondo l’articolo 50c della legge federale del

20 dicembre 19468 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (numero d’assicurato AVS)

11. Evento

12. Bisogno di aiuto

13. Indicazioni sulla persona di contatto (cognomi, nomi, indirizzi, dati di con- tatto, lingue e sesso)

14. Rapporti con la persona di contatto

15. Luogo di soggiorno

16. Stato (deceduto, ferito, malato, in buona salute)

17. Data dell’ultimo contatto

18. Numero del passaporto

8 RS 831.10

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Allegato 3 (art. 6 cpv. 3)

Dati nell’ambito «avvisi di ricerca e riscontri» riguardanti persone che hanno formulato un avviso di ricerca

1. Cognomi

2. Nomi

3. Indirizzi

4. Dati di contatto (telefono, fax, e-mail)

5. Lingue

6. Sesso

7. Rapporto con la persona scomparsa

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Allegato 4 (art. 7 cpv. 2)

Dati nell’ambito «crisi e catastrofi»

1. Cognomi

2. Nomi

3. Indirizzi

4. Data di nascita/età

5. Sesso

6. Lingue

7. Dati di contatto (telefono, fax, e-mail)

8. Luoghi d’origine

9. Nazionalità

10. Numero d’assicurato secondo l’articolo 50c della legge federale del

20 dicembre 19469 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (numero d’assicurato AVS)

11. Evento

12. Bisogno di aiuto

13. Indicazioni sulla persona di contatto (cognomi, nomi, indirizzi, dati di con- tatto, lingue e sesso)

14. Rapporti con la persona di contatto

15. Luogo di soggiorno

16. Stato (deceduto, ferito, malato, in buona salute)

17. Data dell’ultimo contatto

18. Centro di raccolta

19. Mezzo di trasporto

20. Numero del passaporto

9 RS 831.10

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Allegato 5 (art. 8 cpv. 2)

Dati nell’ambito «Helpline»

1. Cognomi

2. Nomi

3. Indirizzi

4. Indicazioni di contatto (telefono, fax, e-mail)

5. Lingue

6. Sesso

7. Richieste

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Allegato 6 (art. 9 cpv. 2)

Dati nell’ambito «protezione consolare»

1. Cognomi

2. Nomi

3. Indirizzi

4. Data di nascita

5. Sesso

6. Lingue

7. Dati di contatto (telefono, fax, e-mail)

8. Luoghi d’origine

9. Nazionalità

10. Numero d’assicurato secondo l’articolo 50c della legge federale del

20 dicembre 194610 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (numero d’assicurato AVS)

11. Evento

12. Indicazioni sulla persona di contatto (cognomi, nomi, indirizzi, dati di con- tatto, lingue e sesso)

13. Rapporti con la persona di contatto

14. Assicurazioni

15. Beneficiario di una rendita AI

16. Obbligo di notificazione militare

17. Stato (deceduto, ferito, malato, in buona salute)

18. Dati relativi a misure di assistenza sociale e a perseguimenti e sanzioni am- ministrativi e penali ai sensi dell’articolo 4 capoverso 3 lettera b della legge.

19. Numero del passaporto

10 RS 831.10

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