Ordinanza sulla protezione dei dati personali del personale federale

Ordinanza sulla protezione dei dati personali del personale federale (OPDPers)

Modifica del 7 giugno 2013

Il Consiglio federale svizzero ordina:

I L’ordinanza del 26 ottobre 2011¹ sulla protezione dei dati personali del personale federale è modificata come segue:

Ingresso visti gli articoli 27 capoverso 2, 27a capoverso 6, 27c capoverso 7, 27d capoverso 6 e 28 capoverso 1quater della legge del 24 marzo 2000² sul personale federale (LPers),

Art. 5 cpv. 1 1 Le persone interessate possono far valere i propri diritti d’accesso, alla rettifica e alla cancellazione dei dati presso il competente servizio del personale o centro di prestazione di servizi in materia di personale, la Consulenza sociale del personale dell’Amministrazione federale (CSPers) o il servizio medico. Sono fatti salvi gli articoli 22, 35 e 38.

Titolo prima dell’art. 36

Capitolo 5: Fascicoli della Consulenza sociale del personale dell’Amministrazione federale Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 36 Contenuto I dati contenuti nei fascicoli della CSPers figurano nell’allegato 4.

2012-2394 1617

Protezione dei dati personali nell’Amministrazione federale RU 2013

Art. 36a Conservazione e distruzione 1 Dopo la conclusione dei casi, i dati dei fascicoli sono conservati presso la CSPers.

2 Il termine di conservazione dei dati è di cinque anni per:

a. consigliare e sostenere nell’ambito lavorativo, sociale, della salute e delle finanze; b. la gestione dei casi (Case Management).

3 Esso è di dieci anni per:

a. consigliare e sostenere nell’ambito della gestione dei redditi e della regola- zione dei debiti; b. decidere in merito alle domande di prestazioni previste dall’ordinanza del 18 dicembre 20023 concernente il fondo di soccorso del personale federale; c. attribuire i fondi per l’integrazione professionale dei disabili nell’Ammini- strazione federale. 4 Le richieste di attribuzione dei fondi secondo il capoverso 3 lettera c sono conser- vate presso l’UFPER per dieci anni dopo la conclusione dell’attribuzione dei fondi. 5 Allo scadere del termine di conservazione dei dati, si propone all’Archivio federale di custodirli. I dati considerati senza valore archivistico dall’Archivio federale sono distrutti.

Titolo prima dell’art. 36b Sezione 2: Sistema d’informazione della CSPers

Art. 36b Scopo Il sistema d’informazione della CSPers serve ad amministrare, gestire e archiviare elettronicamente i dati delle persone che le si rivolgono.

Art. 36c Diritti d’accesso La CSPers assegna alle persone e ai servizi di cui all’articolo 27d capoverso 4 LPers, in singoli casi, un diritto d’accesso limitato nel tempo e nel contenuto.

Art. 36d Verbalizzazione 1 Gli accessi e le modifiche nel sistema d’informazione della CSPers sono costante- mente verbalizzati.

2 I verbali sono conservati per due anni dall’UFIT.

3 RS 172.222.023

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Art. 36e Responsabilità

1 La CSPers è responsabile del sistema d’informazione della CSPers.

2 L’UFIT è responsabile della gestione tecnica del sistema d’informazione della

CSPers.

Titolo prima dell’art. 37

Capitolo 6: Dati relativi alla salute Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 37 Contenuto dei documenti medici I documenti medici possono contenere in particolare i dati menzionati nell’alle- gato 5.

Art. 38 Diritto d’accesso Se ritiene che le informazioni contenute nei documenti medici possano essere pre- giudizievoli per l’impiegato, il servizio medico può comunicare i dati a un medico di fiducia designato dall’impiegato.

Art. 39 Comunicazione di dati a terzi 1 Soltanto le conclusioni tratte da constatazioni mediche del servizio medico sono comunicate al servizio del personale. Il contenuto dei documenti medici è comuni- cato al servizio del personale o a terzi soltanto se l’impiegato ha dato previamente il suo consenso scritto. 2 Se l’impiegato non dà il suo consenso, il servizio giuridico dell’UFPER può auto- rizzare il servizio medico a trasmettere dati relativi alla salute o documenti medici ai servizi interessati (art. 28 cpv. 3 e 4 LPers).

Art. 40 Conservazione 1 I documenti medici dei candidati e degli impiegati sono conservati presso il servi- zio medico. 2 I documenti medici degli impiegati sono conservati per i 40 anni seguenti la cessa- zione del rapporto di lavoro. 3 I documenti medici dei candidati che non sono stati assunti sono conservati per dieci anni. 4 Le unità amministrative informano il servizio medico sulla cessazione del rapporto di lavoro degli impiegati e sulla non assunzione di candidati. 5 Allo scadere del termine di conservazione dei dati, si propone all’Archivio federale di custodirli. I dati considerati senza valore archivistico dall’Archivio federale sono distrutti.

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Titolo prima dell’art. 41 Sezione 2: Sistema d’informazione del servizio medico

Art. 41 Scopo Il sistema d’informazione del servizio medico serve ad amministrare, gestire e archiviare elettronicamente i documenti medici degli impiegati e dei candidati.

Art. 41a Diritti d’accesso Il servizio medico assegna ai suoi collaboratori a seconda della loro funzione e del loro ruolo nell’applicazione, in singoli casi, un diritto d’accesso limitato nel tempo e nel contenuto.

Art. 41b Verbalizzazione 1 Gli accessi e le modifiche nel sistema informatico del servizio medico sono costan- temente verbalizzati.

2 I verbali sono conservati per due anni dal servizio medico.

Art. 41c Responsabilità

1 Il servizio medico è responsabile del sistema informatico del servizio medico.

2 La divisione Informatica del proprietario del servizio medico è responsabile della gestione tecnica del sistema informatico del servizio medico e adotta misure orga- nizzative e tecniche atte a garantire la sicurezza dei dati personali.

II

1 Il testo dell’allegato 1 è sostituito dal testo qui annesso.

2 Alla presente ordinanza sono aggiunti gli allegati 4 e 5 qui annessi.

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III L’ordinanza del 5 aprile 20064 sulle finanze della Confederazione è modificata come segue:

Ingresso vista la legge federale del 7 ottobre 20055 sulle finanze della Confederazione (LFC); visto l’articolo 27e capoverso 7 della legge del 24 marzo 20006 sul personale federale (LPers),

Art. 72 Cassa di risparmio del personale federale

1 Nel quadro della Tesoreria federale l’Amministrazione delle finanze tiene una

Cassa di risparmio per il personale dell’Amministrazione federale e per altri gruppi di persone aggregati alla Confederazione. 2 Il Dipartimento delle finanze emana un regolamento per la Cassa di risparmio del personale federale (CRPF) che disciplina i principi della sua attività commerciale.

3 La CRPF gestisce un sistema d’informazione che può contenere in particolare i

dati seguenti: a. dati personali; b. numero d’identificazione non personale; c. numero di conto; d. tutti i dati necessari secondo la legge del 10 ottobre 19977 sul riciclaggio di denaro compresi i dati su procure e aventi economicamente diritto; e. dati concernenti tutte le prestazioni di servizi già ottenute e attualmente uti- lizzate.

IV La presente modifica entra in vigore il 1° luglio 2013.

7 giugno 2013 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Ueli Maurer La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova

4 RS 611.01 5 RS 611.0 6 RS 172.220.1 7 RS 955.0

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Allegato 1 (art. 8 e 10 cpv. 4)

BV PLUS Dati, portata dell’accesso e diritto al trattamento dei dati

Legenda

Osservazioni Portata Scopo M¹ Mutazione solo su mandato scritto UA A Intera Amministrazione federale 1 Gestione del personale M² Mutazione solo per emergenze aziendali B Più settori contabili su mandato 2 Controlling/Approvazione M3) Mutazione solo mediante portale RU C Proprio settore contabile 3 Revisioni M Mutazione D Propri dati 4 Controlling S Lettura E Propri dati e dati dei collaboratori 5 Sostegno della gestione subordinati G Approvazione 6 Servizio tecnico

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Indicazione

UFPER-CCRU (supporto) UFIT-CCSAP (supporto) Centri di prestazione di servizi Servizi del personale Servizi delle finanze Revisori Collaboratori Superiori CDF

Solo via portale S, M3) S, G, M3) Solo lettura S S S Mutazione M¹ M² M M Scopo 5 6 3 3 1 1 4 1 1, 2 Portata A A A A B C C D E Misure in materia di personale M¹ M² S S M M S S Attribuzione organizzativa M¹ M² S S M M S S S Dati personali M¹ M² S S M M M3) M3) Stato del conteggio M¹ M² S S M M M3) M3) Disabilità M¹ M² S S M M Diritto al congedo M¹ M² S S M M S S Indirizzi M¹ M² S S M M M3) M3) Orario di lavoro teorico M¹ M² S S M M S S Retribuzione di base M¹ M² S S M M S S Relazioni bancarie M¹ M² S S M M M3) Versamenti esterni M¹ M² S S M M Retribuzione e deduzioni ricorrenti M¹ M² S S M M

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Indicazione

UFPER-CCRU (supporto) UFIT-CCSAP (supporto) Centri di prestazione di servizi Servizi del personale Servizi delle finanze Revisori Collaboratori Superiori CDF

Pagamenti complementari M¹ M² S S M M Elementi del contratto M¹ M² S S M M S S Privilegi concernenti i viaggi M¹ M² S S M M S Osservanza dei termini M¹ M² S S M M S S Famiglia / persona di riferimento M¹ M² S S M M M3) M3) Formazione M¹ M² S M M S S Altri / precedenti datori di lavoro M¹ M² S M M Qualifiche S DFAE Valutazioni M¹ M² S M M Ripartizione dei costi M¹ M² S S M M S S Procure M¹ M² S M M Dati interni all’azienda M¹ M² S M M S S Statistiche M¹ M² S M M Funzioni aziendali M¹ M² S M M S S Istruzioni M¹ M² S M M Assicurazione sociale svizzera M¹ M² S S M M S S Assicurazioni M¹ M² S S M M

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Indicazione

UFPER-CCRU (supporto) UFIT-CCSAP (supporto) Centri di prestazione di servizi Servizi del personale Servizi delle finanze Revisori Collaboratori Superiori CDF

Dati fiscali Svizzera M¹ M² S S M M S S Prestiti M¹ M² S S M M S S Indicazioni sulla data M¹ M² S S M M S S Prestiti / mutui M¹ M² S S M M Statuto di dimora M¹ M² S S M M Informazione rilevazione presenze M¹ M² S S M M S S Affiliazioni M¹ M² S S M M S Versamenti di prestiti / mutui M¹ M² S S M M Servizio militare / civile M¹ M² S S M M M3) M3) Compensazione diritti al congedo M¹ M² S S M M S S Comunicazione M¹ M² S S M M S S Messaggi M¹ M² S S M M S Dati base Cassa pensioni M¹ M² S S M M Valori individuali Cassa pensioni M¹ M² S S M M Misure complementari M¹ M² S S M M Valori default foglio del tempo di lavoro M¹ M² S S M M Occupazione accessoria M¹ M² S S M M

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Indicazione

UFPER-CCRU (supporto) UFIT-CCSAP (supporto) Centri di prestazione di servizi Servizi del personale Servizi delle finanze Revisori Collaboratori Superiori CDF

Statuto esportazione S S S Indennità monte ore M¹ M² S S M M Informazione sulla trasmissione di dati S S S Indennità di residenza Ufficio M¹ M² S S M M S S Pianificazione costi del personale M¹ M² S S M M Spese di formazione e perfezionamento Svizzera M¹ M² S S M M Oggetto (Unità organizzativa, posto in organico) M¹ M² S S M M S S Oggetto (posto) M¹ M² S S S Collegamento M¹ M² S S M M S S Descrizione verbale (Unità organizzativa, posto in organico) M¹ M² S S M M Stato maggiore (Unità organizzativa, posto in organico) M¹ M² S S M M Pagamento teorico M¹ M² S S M M Vacante M¹ M² S S M M Caratteristiche contabilizzazione (Unità organizzativa, posto in M¹ M² S S M M organico) Tempo di lavoro (Unità organizzativa, posto in organico) M¹ M² S S M M Gruppo / cerchia di collaboratori M¹ M² S S M M

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Indicazione

UFPER-CCRU (supporto) UFIT-CCSAP (supporto) Centri di prestazione di servizi Servizi del personale Servizi delle finanze Revisori Collaboratori Superiori CDF

Ripartizione dei costi (Unità organizzativa, posto in organico) M¹ M² S S M M S Indirizzi (Unità organizzativa) M¹ M² S M M Categoria di personale M¹ M² S M M Assenze M¹ M² S M M M3) S Presenze M¹ M² S M M M3) S Disponibilità M¹ M² S M M M3) G, M3) Monte ore assenze M¹ M² S M M S S Monte ore presenze M¹ M² S M M M3) G, M3) Giustificativi retribuzione M¹ M² S M M Eventi tempo M¹ M² S M M M3) S Default trasferimento tempo M¹ M² S M M S S Correzione monte ore M¹ M² S M M S Pianificazione dei costi M¹ M² S S M M Diritti all’estero M¹ M² S S M M Retribuzione di base informazioni supplementari M¹ M² S S M M S S Approvazioni M¹ M² S S S M3) G

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Allegato 4 (art. 36)

Dati dei fascicoli della CSPers

1 Dati di base

1.1 Dati personali

1. 2 Relazioni

1. 3 Rapporto di lavoro

1. 4 Rendite

1.5 Settori della consulenza

2 Dati dei casi

2.1 Diario

2.2 Analisi della situazione

2.3 Dati di base Gestione dei casi (Case Management)

2.4 Piano d’integrazione (compresa la valutazione nel quadro della gestione dei

casi (Case Management) CSPers)

2.5 Continuazione del pagamento dello stipendio/incapacità lavorativa

2.6 Attribuzione dei fondi per l’integrazione professionale

2.7 Domanda al fondo di soccorso del personale federale

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Allegato 5 (art. 37)

Dati dei documenti medici

1. Dati di base

1.1 Dati personali (cognome, nome, data di nascita, numero AVS, professione,

qualifica, funzione, superiore ecc.)

1.2 Medici, ospedali

1.3 Categorie professionali

1.4 Servizi e luoghi di servizi

1.5 Assunzione dei costi

2. Casi concreti

2.1 Corrispondenza (servizi, rapporti medici, collaboratori o i loro rappresen-

tanti come avvocato, sindacato ecc.)

2.2 Registrazione delle prestazioni

2.3 Fissazione dei termini

2.4 Risultati delle analisi

2.5 Diagnosi

2.6 Idoneità medica

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