Ordinanza sul sistema d'informazione del servizio civile

Ordinanza sul sistema d’informazione del servizio civile

del 20 agosto 2014

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 80 capoverso 4 della legge del 6 ottobre 19951 sul servizio civile (LSC), ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Campo d’applicazione La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nell’ambito dell’esecuzione del servizio civile da parte delle autorità e da parte dei terzi ai quali sono stati dele- gati compiti d’esecuzione del servizio civile (incaricati d’esecuzione) ai sensi dell’articolo 79 capoverso 2 LSC.

Art. 2 Organi responsabili

1 L’organo d’esecuzione del servizio civile (organo d’esecuzione) è responsabile

dello sviluppo e della gestione del sistema d’informazione automatizzato del servi- zio civile (sistema E-ZIVI). 2 Può fare ricorso ad altri servizi federali e a fornitori privati per lo sviluppo tecnico e per la gestione del sistema E-ZIVI.

Art. 3 Scopo del sistema E-ZIVI Il sistema E-ZIVI serve da sostegno a tutta l’esecuzione del servizio civile: a. l’esecuzione della procedura d’ammissione al servizio civile; b. l’esecuzione della procedura di riconoscimento degli istituti d’impiego; c. la preparazione, l’esecuzione, la gestione, il controllo e la valutazione degli impieghi; d. l’esecuzione di ispezioni e di controlli di efficacia negli istituti d’impiego; e. la preparazione, l’esecuzione, il finanziamento, la gestione, il controllo e la valutazione dei corsi d’introduzione e d’istruzione per le persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile; f. l’esecuzione delle procedure disciplinari e la trattazione delle domande di risarcimento dei danni;

RS 824.095 1 RS 824.0

2011-1615 2781

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g. la trattazione delle domande di consulenza delle persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile; h. la riscossione dei tributi dagli istituti d’impiego e la concessione di aiuti finanziari ai medesimi; i. la partecipazione alle procedure di ricorso; j. la contabilità creditori e debitori; k. la documentazione; l. l’allestimento di statistiche; m. l’autenticazione degli utenti di un Extranet.

Art. 4 Pubblicazione di dati di base e possibilità d’impiego I dati di base e le possibilità d’impiego degli istituti d’impiego riconosciuti possono essere resi pubblicamente accessibili sul sito dell’organo d’esecuzione previo assenso degli istituti stessi.

Sezione 2: Struttura del sistema E-ZIVI e trattamento dei dati

Art. 5 Struttura e contenuto del sistema E-ZIVI

1 Il sistema E-ZIVI è composto dai seguenti sottosistemi:

a. il sistema di gestione (SG); b. il sistema clienti (SC); c. il «Business Intelligence System» (BIS).

2 Il sistema E-ZIVI contiene dati riguardanti:

a. le persone richiedenti l’ammissione al servizio civile e quelle soggette all’obbligo di prestare servizio civile; b. gli istituti che chiedono il riconoscimento quali istituti d’impiego e quelli già riconosciuti in quanto tali; c. gli istituti d’istruzione; d. i periodi d’impiego e i corsi d’introduzione e d’istruzione; e. le procedure disciplinari e di ricorso; f. i risultati delle ispezioni e dei controlli di efficacia. 3 Il BIS contiene dati concernenti gli indicatori relativi ai processi e alle attività utilizzati per monitorare, gestire e ottimizzare i processi operativi dell’organo d’esecuzione.

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Art. 6 Raccolta di dati I dati contenuti nel sistema E-ZIVI vengono raccolti presso: a. le persone richiedenti l’ammissione al servizio civile e quelle soggette all’obbligo di prestare servizio civile; b. gli istituti che presentano una domanda di riconoscimento quale istituto d’impiego; c. gli istituti d’istruzione; d. i destinatari dei dati secondo l’articolo 8.

Art. 7 Diritti di accesso e di trattamento dei dati 1 L’organo d’esecuzione e gli incaricati d’esecuzione hanno accesso ai dati contenuti nel SG nell’ambito dei compiti conferiti loro dalla legge.

2 Le autorità competenti hanno accesso mediante procedura di richiamo ai dati

contenuti nel SC nell’ambito dei compiti conferiti loro dalla legge. 3 I dati di persone richiedenti l’ammissione al servizio civile o soggette all’obbligo di prestare servizio civile, di istituti che presentano una domanda di riconoscimento quale istituto d’impiego o di istituti d’impiego riconosciuti possono essere consultati solo se la persona, l’istituto o l’istituto d’impiego in questione ha dato il proprio consenso. 4 I diritti individuali di accesso e di trattamento dei dati sono definiti nell’allegato.

Art. 8 Comunicazione di dati personali L’organo d’esecuzione comunica dati personali ai seguenti organi e alle seguenti persone per gli scopi sottoelencati: a. alle FFS, per il conteggio dei tragitti effettuati con i trasporti pubblici dalle persone che prestano servizio civile; b. ai servizi pubblici svizzeri e, all’occorrenza, ad altre istituzioni specializzate, per l’esame delle questioni di sicurezza nell’ambito degli impieghi all’estero, per l’esame delle domande di riconoscimento degli istituti d’impiego che vogliono proporre impieghi all’estero o nell’agricoltura e per l’esame delle domande di aiuto finanziario degli istituti d’impiego; c. alle persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile e agli istituti d’impiego, per la preparazione dei periodi d’impiego con l’ausilio del SC; d. ai datori di lavoro delle persone che prestano servizio civile, per constatare l’impossibilità di disdire il contratto di lavoro durante i periodi di cui all’articolo 336c capoverso 1 lettera a del Codice delle obbligazioni2; e. alle casse malati, per la sospensione dell’obbligo di assicurazione delle per- sone che prestano servizio civile;

2 RS 220

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f. al gestore dell’e-shop dell’organo d’esecuzione, per amministrare l’equipag- giamento destinato a contraddistinguere le persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile; g. all’Ufficio federale delle costruzioni e della logistica, per gli ordini di stampa; h. all’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione, per l’invio in blocco in formato elettronico; i. alle strutture alberghiere, per la prenotazione di pernottamenti per le persone che prestano servizio civile.

Art. 9 Sorveglianza e coordinamento

1 L’organo d’esecuzione esercita la sorveglianza su:

a. il trattamento dei dati personali secondo la presente ordinanza; b. il rispetto delle disposizioni in materia di protezione e di sicurezza dei dati da parte dei privati e delle istituzioni che partecipano al sistema E-ZIVI. 2 Esso coordina le sue attività con le autorità della Confederazione che partecipano al sistema E-ZIVI e con i privati e le istituzioni coinvolti. 3 Esso accorda i diritti individuali di trattamento dei dati per il sistema E-ZIVI.

Sezione 3: Protezione e sicurezza dei dati

Art. 10 Obblighi di diligenza

1 Le autorità che partecipano al sistema E-ZIVI provvedono, nel proprio settore,

affinché i dati personali siano trattati conformemente alle prescrizioni. 2 I privati e le istituzioni cui sono stati delegati compiti d'esecuzione provvedono, nel proprio settore, affinché i dati personali siano trattati conformemente alle pre- scrizioni. 3 Le autorità, i privati e le istituzioni garantiscono che i dati personali che introdu- cono nei sottosistemi di cui all’articolo 5 capoverso 1 o che comunicano agli organi competenti siano completi, esatti e aggiornati.

Art. 11 Sicurezza dei dati 1 La sicurezza dei dati si fonda sugli articoli 8–12 dell’ordinanza del 14 giugno

19933 relativa alla legge federale sulla protezione dei dati, sulle disposizioni

dell’ordinanza del 9 dicembre 20114 sull’informatica nell’Amministrazione federale e sulle istruzioni del Consiglio federale del 14 agosto 20135 sulla sicurezza TIC nell’Amministrazione federale.

3 RS 235.11 4 RS 172.010.58 5 FF 2013 5771

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2 Le autorità, i privati e le istituzioni autorizzati secondo l’articolo 7 adottano i provvedimenti organizzativi e tecnici necessari secondo le disposizioni in materia di protezione dei dati affinché i loro dati personali siano protetti dalla perdita, dalla sottrazione e da trattamenti o consultazioni non autorizzati. 3 L’organo d’esecuzione emana un regolamento per il trattamento dei dati che con- templa le normative necessarie in materia di misure organizzative e di sicurezza nonché le disposizioni necessarie sul controllo del trattamento dei dati. 4 Esso provvede affinché sia registrato automaticamente quale utente ha effettuato l’ultima modifica dei dati e il momento in cui è avvenuta tale operazione.

Sezione 4: Conservazione, archiviazione e statistica

Art. 12 Conservazione Sono conservati per la durata di cinque anni i dati riguardanti: a. le persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile, dalla fine dell’obbligo di prestare servizio civile; b. gli istituti d’impiego, dall’estinzione del riconoscimento; c. gli istituti d’istruzione, dalla fine dell’anno civile in cui si è tenuto il loro ultimo corso d’istruzione;

Art. 13 Archiviazione 1 Scaduto il termine di conservazione, l’organo d’esecuzione trasmette all’Archivio federale, rende anonimi o distrugge tutti i dati secondo l’articolo 21 della legge federale del 19 giugno 19926 sulla protezione dei dati.

2 I dati trasmessi all’Archivio federale sono distrutti nel sistema E-ZIVI.

Art. 14 Statistica L’organo d’esecuzione comunica all’Ufficio federale di statistica i dati di cui neces- sita per lo svolgimento dei suoi compiti.

Sezione 5: Finanziamento

Art. 15

1 La Confederazione finanzia lo sviluppo e la gestione del sistema E-ZIVI nonché

l’allacciamento e la gestione delle linee di trasmissione dei dati fino agli organi e alle persone collegati direttamente al SG e al BIS.

6 RS 235.1

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2 Gli organi e le persone collegati direttamente al sistema E-ZIVI si assumono i costi di acquisto e di gestione dei loro apparecchi e dei software necessari. L’organo d’esecuzione fissa le condizioni che tali apparecchi e software devono adempiere.

Sezione 6: Disposizioni finali

Art. 16 Abrogazione di un altro atto normativo L’ordinanza del 30 giugno 20047 sul sistema d’informazione del servizio civile è abrogata.

Art. 17 Disposizione transitoria 1 Il sistema d’informazione ZIVI+ deve essere dismesso al più tardi nove mesi dopo l’entrata in vigore della presente ordinanza.

2 I dati del sistema d’informazione ZIVI+ vengono trasferiti nel sistema E-ZIVI

entro i nove mesi successivi all’entrata in vigore della presente ordinanza. 3 Sono eccettuati i dati del sistema ZIVI+ relativi alle persone astrette al lavoro. Questi dati devono essere trasmessi all’Archivio federale o distrutti al massimo nove mesi dopo l’entrata in vigore della presente ordinanza.

Art. 18 Ordinamento transitorio in caso di gravi malfunzionamenti nella fase introduttiva Se dopo l’entrata in vigore della presente ordinanza sopravvengono gravi malfun- zionamenti d’ordine tecnico oppure organizzativo per cui è necessario mantenere o rimettere in funzione il sistema d’informazione ZIVI+, l’ordinanza del 30 giugno 20048 sul sistema d’informazione del servizio civile resta applicabile nel tenore previgente per al massimo nove mesi dall’entrata in vigore della presente ordinanza.

Art. 19 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 15 settembre 2014.

20 agosto 2014 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Didier Burkhalter La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova

7 RU 2004 3633, 2007 4525, 2009 1119 8 RU 2004 3633, 2007 4525, 2009 1119

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Allegato (art. 7 cpv. 4)

Dati personali nel sistema E-ZIVI: utenti, accesso, diritto di consultazione e di trattamento Utenti: Indicati nella Accesso a: tabella con:

Responsabile del prodotto Riconoscimento, assistenza e ispezione degli istituti d’impiego (RAI) a Sistema di gestione (SG) Collaboratori RAI b SG Responsabile del prodotto Assistenza e impieghi delle persone soggette all’obbligo di prestare c SG servizio civile (AIP) Collaboratori AIP d SG Responsabile del prodotto Introduzione e istruzione delle persone soggette all’obbligo di prestare e SG servizio civile (IIP) Collaboratori IIP f SG Responsabile del prodotto Ammissione (AMM) g SG Collaboratori AMM h SG Collaboratori Supporto all’esecuzione i SG Collaboratori Cancelleria j SG Servizio giuridico k SG Collaboratori Controlling l SG Contabilità m SG Collaboratori Risorse umane n SG

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Utenti: Indicati nella Accesso a: tabella con:

Collaboratori Comunicazione o SG Direttore del centro regionale p SG Direzione dell’organo d’esecuzione q SG Amministratore di sistema r SG e sistema clienti (SC) Richiedente/persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile s SC Istituto richiedente/istituto d’impiego t SC Assicurazione militare u SC Autorità cantonali della tassa d’esenzione dall’obbligo militare /Amministrazione federale v SC delle contribuzioni Organi preposti alle questioni di indennità per perdita di guadagno w SC

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Dati Diritto degli utenti A = consultazione B = trattamento (registrazione e mutazione)

Organo d’esecuzione Clienti

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

1. Dati personali del richiedente/della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile 1 Numero di sistema del richiedente/della persona A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A soggetta all’obbligo di prestare servizio civile 2 Cognome A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A

3 Nome A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A

4 Indirizzo (incl. numero di telefono e indirizzo A A B B A A B B B A B A A A A B A B B A A A A e-mail) 5 Data di nascita A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 6 Attinenza A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 7 Cantone d’origine A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 8 Numero di assicurato AVS vecchio A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 9 Numero di assicurato AVS nuovo A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 10 Attività professionali A A B B A A B B B A A A A A A B A B B A A A A 11 Campo annotazioni per informazioni e contatti A A B B A A B B B A A A A A A B A B A 12 Lingua di corrispondenza A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 13 Sesso A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A

14 Indicazioni relative alla segnalazione e alla A A A B A A B

revoca in RIPOL

15 Istruzione A A B B A A A A B A A A A A A B A B B A

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Dati Diritto degli utenti A = consultazione B = trattamento (registrazione e mutazione)

Organo d’esecuzione Clienti

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

2. Procedura d’ammissione

16 Competenza del centro regionale o dell’organo A A A A A A B B A A A A A A A B A A A centrale per il richiedente/la persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile

17 Idoneità B B A B A

18 Ultimo grado militare ottenuto dalla persona A A A A A A B B A A A A A A A B A A soggetta all’obbligo di prestare servizio civile 19 Giorni di servizio militare prestati, A A A A A A B B A A A A A A A B A A A computabili e ancora da compiere nonché categoria di conteggio IPG 20 Status al momento dell’ammissione: persona A A A A A A B B A A A A A A B A A soggetta all’obbligo di prestare servizio militare/persona soggetta all’obbligo di leva

21 Riconsiderazione a seguito di una non entrata B B A B A

in materia o di un rigetto della domanda 22 Data della ricezione della domanda d’ammis- A A A A A A B B A A A A A A A B A sione e della documentazione complementare

23 Coinvolgimento della giustizia militare B B A B A

24 Osservazioni in merito alla domanda d’ammis- B B A B

sione 25 Decisione relativa alla domanda d’ammissione A A A A A A B B A A A A A A A B A A 26 Giorni di servizio civile da prestare A A A A A A B B A A A A A A A A B A A A A A

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Dati Diritto degli utenti A = consultazione B = trattamento (registrazione e mutazione)

Organo d’esecuzione Clienti

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w 27 Incartamento del richiedente con la documenta- A A A A A A B B A A A A A B zione completa della procedura d’ammissione 28 Corrispondenza tra persona soggetta all’obbligo A A A A A A B B A A A A A B A di prestare servizio civile e organo d’esecuzione

3. Impieghi

29 Corsi d’istruzione dell’organo d’esecuzione A A B B A B A A A A A A A A A A B A A A frequentati 30 Collaboratore responsabile delle registrazioni A A B B A A A A A A A A A A A B A B A 31 Status dei militari in ferma continuata A A A A A A B B A A A A A A A A B A A 32 Numero di giorni supplementari di servizio A A A A A A A A B A A A A A A A B A A A A prestati volontariamente 33 Esonero dal servizio ai sensi dell’art. 13 LSC A A B B A A A A B A A A A A B A B A A A

34 Foto formato passaporto per la tessera di legit- B A A A

timazione del servizio civile 35 Osservazioni relative alla persona soggetta A A B B A B A A A A A A A A B A B all’obbligo di prestare servizio civile

36 Valutazione della capacità al lavoro A A B B B B A B A B A A

37 Visita effettuata dal medico di fiducia B A B

38 Risultato della verifica della buona reputazione B B B A A B A

della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile

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Dati Diritto degli utenti A = consultazione B = trattamento (registrazione e mutazione)

Organo d’esecuzione Clienti

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

39 Risultato della verifica dell’idoneità della B B B A A B A

persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile 40 Convocazioni A A B B A B A A A A A A A A A B A B A A A A A 41 Giorni di servizio civile previsti e prestati A A B B A A A A A A A A A A B A B A A A A A 42 Comunicazione dei giorni di servizio civile A B A B A A A A B A B A A A prestati

43 Motivo del congedo B B A A B B A B A A

44 Procedimento disciplinare e procedura penale A A B A A

45 Esclusione da prestazioni di servizio civile B A B A A B A A A A

46 Esclusione dal servizio civile B A B A A B A A A A

47 Licenziamento ordinario dal servizio civile B B B A B A B A A A A

48 Licenziamento anticipato dal servizio civile B A B A A A B A A A A

49 Incartamento con la documentazione completa A A B B A B B A B A B

della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile, esclusa la documentazione relativa all’ammissione, alla visita effettuata dal medico di fiducia e a procedimenti disciplinari o a procedure penali

50 Corrispondenza tra la persona soggetta A A B B A B B A B A B A

all’obbligo di prestare servizio civile e l'organo d’esecuzione

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Dati Diritto degli utenti A = consultazione B = trattamento (registrazione e mutazione)

Organo d’esecuzione Clienti

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w 51 Convenzione relativa al licenziamento A A B A A A A A B A A A A A B A B A A posticipato dal servizio civile

52 Congedo per l’estero B B A A B B A A

53 Differimento del servizio B B A A B B A A A

54 Interruzione dell’impiego B B A A B B A A A A

55 Cassa malati della persona soggetta all’obbligo B B A A B B A

di prestare servizio civile

56 Coordinate bancarie della persona soggetta B B B B A A B B B A A

all’obbligo di prestare servizio civile

57 Certificato di lavoro rilasciato dopo l’impiego B B A A B B A A

nel servizio civile

58 Indicazioni relative a domande di risarcimento A A B B A B B B

dei danni

59 Questionario personale A A A B A A A A A B

4. Istituti richiedenti/istituti d’impiego

60 Nome B B A A A A A A A A A A A A A A A B A B A

61 Indirizzo B B A A A A A A A A A A A A A A A B A B A

62 Persona di contatto B B A A A A A A A A A A A A A A A B A B A 63 Numero di sistema A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A 64 Numero d’identificazione dell’impresa (IDI) B B A A A A A A A A A A A A A A A B B

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Dati Diritto degli utenti A = consultazione B = trattamento (registrazione e mutazione)

Organo d’esecuzione Clienti

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w 65 Ambito d’attività dell’istituto d’impiego B B A A A A A A A A A A A A A A B A A secondo l’art. 4 LSC 66 Elenco dei mansionari e delle rispettive attività B B A A A A A A A A A A A A A A B A A 67 Esigenze particolari per quanto concerne la B B A A A A A A A A A A A A A A B A A buona reputazione della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile 68 Esigenze particolari per quanto concerne B B A A A A A A A A A A A A A A B A A l’idoneità della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile

69 Dati interni: forma giuridica, valutazione finan- B B A A B A

ziaria, aiuto finanziario, verifiche, status, descri- zione, destinatario della decisione

70 Dati necessari per il trattamento della domanda B B A A B A

71 Obbligo di pagare i tributi B B A A A A A A A A A A A A B A

72 Decisione di riconoscimento B B A A A A A A A A A A A B A

73 Dati per la domanda di aiuto finanziario B B A A A B A

74 Competenza del centro regionale o dell’organo B B A A A A A A A A A A A A A A B A A centrale per l’istituto d’impiego

75 Dati concernenti le ispezioni B B A A A A A A A A A A B A

76 Incartamento con la documentazione completa B B A A A A B A A B A B

concernente l’istituto d’impiego

77 Indicazioni relative a domande di risarcimento B B A A A B A B

dei danni

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Dati Diritto degli utenti A = consultazione B = trattamento (registrazione e mutazione)

Organo d’esecuzione Clienti

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

78 Corrispondenza tra l'istituto d’impiego e B B A A A A B A A B A B A

l’organo d’esecuzione

5. Procedura di ricorso

5.1 Procedura di ricorso in materia d’ammissione

79 Presentazione e oggetto d’impugnazione B B B A B

del ricorso

80 Consultazione B B B A B

81 Decisione del Tribunale amministrativo federale B B B A B

5.2 Procedura di ricorso in materia d’impiego

82 Ricorrente (persona soggetta all’obbligo di B B B A A B

prestare servizio civile o istituto d’impiego)

83 Presentazione e oggetto d’impugnazione del B B B A A B

ricorso

84 Consultazione B B B A B

85 Decisione del Tribunale amministrativo federale B B B A A B

5.3 Procedura di ricorso in materia di riconoscimento

86 Ricorrente (istituto d’impiego o autorità canto- B B B A B

nale preposta al mercato del lavoro)

87 Presentazione e oggetto d’impugnazione B B B A B

del ricorso

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Dati Diritto degli utenti A = consultazione B = trattamento (registrazione e mutazione)

Organo d’esecuzione Clienti

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

88 Consultazione B B B A B

89 Decisione del Tribunale amministrativo federale B B B A B

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