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Ordinanza sull'elaborazione di dati personali nell'Intranet e nell'Extranet del DFAE
Ordinanza sull’elaborazione di dati personali nell’Intranet e nell’Extranet del DFAE (Ordinanza Web DFAE)
del 5 novembre 2014
Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 19971 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA); visto l’articolo 27 capoverso 2 lettera c della legge del 24 marzo 20002 sul personale federale (LPers), ordina:
Sezione 1: Disposizioni generali
Art. 1 Oggetto 1 La presente ordinanza disciplina il trattamento di dati personali nell’Intranet e nell’Extranet del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) (Web DFAE).
2 L’Intranet del DFAE (Intranet DFAE) è una piattaforma informativa protetta
accessibile a una cerchia limitata di persone autorizzate.
3 L’Extranet del DFAE (Extranet DFAE) è un’estensione dell’Intranet alla quale
hanno accesso le persone autorizzate ad accedere all’Intranet e una cerchia esterna limitata di persone tramite password.
Art. 2 Scopo del trattamento dei dati nel Web DFAE Il trattamento di dati personali nel Web DFAE serve alla formazione di reti e alla collaborazione con partner interni ed esterni in seno a tali reti nel quadro delle attività del DFAE.
Art. 3 Gestione Il Web DFAE è gestito dalla Segretaria generale del DFAE (SG DFAE).
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Sezione 2: Dati e trattamento dei dati
Art. 4 Persone Nel Web DFAE sono trattati i dati delle seguenti persone: a. gli impiegati del DFAE; b. altri impiegati dell’Amministrazione federale; c. i terzi legati da un rapporto contrattuale al DFAE o ad altre unità dell’Amministrazione federale che hanno accesso alla rete dell’Amministra- zione federale (terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale); d. i terzi ai quali il responsabile dell’applicazione ha attribuito i diritti d’accesso all’Extranet DFAE (terzi con accesso all’Extranet DFAE).
Art. 5 Genere, origine e modificabilità dei dati personali
1 Nel Web DFAE sono trattati i dati delle persone di cui all’articolo 4 elencati
nell’allegato.
2 Nell’allegato sono elencati i dati ripresi automaticamente nel Web DFAE dai
servizi di elenchi secondo l’articolo 8 dell’ordinanza del 6 dicembre 20133 sui servizi di elenchi della Confederazione gestiti dall’UFIT, i dati che possono essere rilevati dagli interessati e i dati che sono attribuiti automaticamente dal Web DFAE. 3 I dati dei servizi di elenchi gestiti dall’UFIT sono aggiornati quotidianamente e non possono essere modificati nel Web DFAE.
Art. 6 Diritti d’accesso individuali
1 Le seguenti persone hanno accesso all’Intranet DFAE:
a. gli impiegati del DFAE; b. altri impiegati dell’Amministrazione federale; c. i terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale;
2 Le seguenti persone hanno accesso all’Extranet DFAE:
a. le persone di cui al capoverso 1; b. i terzi con accesso all’Extranet DFAE.
Art. 7 Attribuzione dei diritti d’accesso 1 Il responsabile dell’applicazione attribuisce diritti d’accesso individuali agli utenti del Web DFAE.
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2 Verifica almeno una volta all’anno se le condizioni per esercitare i diritti d’accesso sono ancora adempiute.
3 I diritti d’accesso possono essere limitati.
Art. 8 Trattamento dei dati 1 Le persone di cui all’articolo 6 possono prendere visione di tutti i dati del Web DFAE nell’ambito dei loro diritti d’accesso (diritto di lettura).
2 Il numero personale non è visibile.
3 Ogni persona può trattare in qualsiasi momento i propri dati che ha immesso nel Web DFAE.
4 L’unità Informatica DFAE può trattare tutti i dati nel Web DFAE, sempreché ciò
sia necessario all’adempimento dei suoi compiti.
5 I diritti di trattamento sono esercitati mediante la procedura di richiamo.
Art. 9 Gestione del sistema 1 L’amministratore del sistema gestisce i sistemi informatici, le banche dati e le applicazioni del Web DFAE. 2 Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore del sistema e gli utenti. Egli è impiegato presso il DFAE.
Sezione 3: Protezione dei dati e sicurezza informatica
Art. 10 Diritto d’accesso e diritto di rettifica
1 Ogni persona può chiedere alla SG DFAE per scritto e comprovando la propria
identità informazioni sui propri dati inseriti nel Web DFAE e la rettifica di dati inesatti che sono stati attribuiti automaticamente dal Web DFAE.
2 Le informazioni sono fornite per scritto a titolo gratuito.
Art. 11 Obblighi di diligenza
1 La SG DFAE provvede affinché i dati personali inseriti nel Web DFAE siano
trattati conformemente alle prescrizioni. 2 Si assicura inoltre che i dati personali inseriti nel Web DFAE siano esatti, completi e aggiornati.
Art. 12 Sicurezza dei dati 1 La sicurezza dei dati e la sicurezza informatica sono disciplinate dall’ordinanza del 14 giugno 19934 relativa alla legge federale sulla protezione dei dati e dall’arti-
4 RS 235.11
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colo 10 dell’ordinanza del 9 dicembre 20115 sull’informatica nell’Amministrazione federale.
2 La SG DFAE emana un regolamento per il trattamento dei dati. Quest’ultimo
disciplina le misure organizzative e tecniche atte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
Art. 13 Verbalizzazione
1 Gli accessi al Web DFAE e le modifiche nel Web DFAE sono costantemente
verbalizzati.
2 I verbali sono conservati per sei mesi.
Sezione 4: Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati
Art. 14 1 I dati degli impiegati il cui rapporto di lavoro con il DFAE si è concluso sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro. 2 I dati di terzi che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale e sono legati al DFAE da un rapporto contrattuale sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro. 3 I dati degli altri impiegati dell’Amministrazione federale, di terzi che hanno acces- so alla rete dell’Amministrazione federale e che sono legati da un rapporto contrat- tuale ad altre unità dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso all’Extranet DFAE sono distrutti al più tardi 180 giorni dopo l’ultimo accesso. 4 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archivia- zione.
Sezione 5: Entrata in vigore
Art. 15 La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2014.
5 novembre 2014 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Didier Burkhalter La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova
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Allegato (art. 5 cpv. 1 e 2)
Origine ed estensione dei dati
Legenda A Servizi di elenchi UFIT (ripresa automatica) B Attribuzione automatica da parte del Web DFAE C Inserimento manuale dei propri dati (facoltativo) D Inserimento manuale dei propri dati (obbligatorio)
A. Intranet DFAE: origine ed estensione dei dati degli impiegati del DFAE, degli altri impiegati dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale Dati Origine
Cognome A Nome A Appellativo A Foto C Numero personale (non visibile) A Sigla A Numero ufficio A Dipartimento A Unità organizzativa 1 A Unità organizzativa 2 C Unità amministrativa A Funzione 1 A Funzione 2 C Telefono 1 A Telefono 2 C Cellulare professionale C Cellulare privato C Indirizzo e-mail A Fax A Indirizzo A Luogo di lavoro A Paese A
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Dati Origine
Grado di occupazione C Orari di lavoro C Competenze C Superiore gerarchico (cognome, nome) A Supplente (cognome, nome) C Attitudini (esperienza professionale) C Appartenenza a un gruppo B Lingua di corrispondenza A Conoscenze linguistiche C
B. Extranet DFAE: origine ed estensione dei dati degli impiegati del DFAE, degli altri impiegati dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale Dati Origine
Cognome C Nome C Appellativo C Foto C Dipartimento C Unità organizzativa C Unità amministrativa C Funzione C Telefono C Cellulare professionale C Cellulare privato C Indirizzo e-mail C Fax C Indirizzo C Luogo di lavoro C Paese C Orari di lavoro C Superiore gerarchico (cognome, nome) C Supplente (cognome, nome) C Attitudini (esperienza professionale) C Appartenenza a un gruppo B Lingua di corrispondenza C Conoscenze linguistiche C
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C. Extranet DFAE: origine ed estensione dei dati di terzi con accesso all’Extranet DFAE Dati Origine
Cognome D Nome D Appellativo D Foto C Indirizzo D Località D Paese D Homepage C Funzione C Telefono D Numeri di cellulare C Indirizzo e-mail D Fax C Azienda (operante per …) D Persona di riferimento al DFAE (cognome, nome) D Supplente (cognome, nome) C Orari di lavoro C Competenze C Appartenenza a un gruppo B Lingua di corrispondenza D Conoscenze linguistiche C
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