Ordinanza sul sistema di gestione delle persone, dei dossier e delle pratiche della Direzione consolare

Ordinanza sul sistema di gestione delle persone, dei dossier e delle pratiche della Direzione consolare (Ordinanza SAS-DFAE)

del 5 novembre 2014

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 57h della legge del 21 marzo 1997¹ sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA); visto l’articolo 25 della legge del 21 marzo 1973² sull’aiuto sociale e i prestiti ai cittadini svizzeri all’estero (LAPE), ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto La presente ordinanza disciplina la gestione e l’impiego del sistema di gestione delle persone, dei dossier e delle pratiche (sistema SAS-DFAE).

Art. 2 Scopo del sistema SAS-DFAE Nell’ambito dei compiti della Direzione consolare (DC) in materia di prestazioni di aiuto sociale concesse ai cittadini svizzeri all’estero e di prestazioni di aiuto sociale concesse in virtù di un trattato internazionale ai cittadini stranieri in Svizzera, il Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) impiega il sistema SAS-DFAE per: a. accertare se sono trattati dati relativi a una determinata persona; b. registrare e trattare le richieste di prestazioni di aiuto sociale; c. elaborare statistiche.

Art. 3 Gestione Il sistema SAS-DFAE è gestito dalla DC.

RS 852.12

2014-1792 3895

O SAS-DFAE RU 2014

Sezione 2: Dati e trattamento dei dati

Art. 4 Dati delle persone interessate I dati elencati nell’allegato 1 relativi alle categorie di persone seguenti sono trattati nel sistema SAS-DFAE, sempre che tale trattamento sia necessario per l’esame delle richieste di prestazioni di aiuto sociale: a. richiedente; b. figli del richiedente; c. coniuge o partner registrato; d. figli del coniuge o del partner registrato; e. padre e madre; f. concubino; g. figli del concubino; h. persone che vivono nella stessa economia domestica del richiedente; i. persone di riferimento.

Art. 5 Dati relativi alla localizzazione e alla gestione dei dossier 1 Anche i dati relativi alla localizzazione e alla gestione dei dossier sono trattati nel sistema SAS-DFAE.

2 I dati da registrare sono elencati nell’allegato 2.

Art. 6 Documenti Ogni documento relativo alle pratiche registrate elettronicamente può essere regi- strato nel sistema SAS-DFAE.

Art. 7 Durata di conservazione, archiviazione e distruzione dei dati 1 Dopo dieci anni dall’ultimo trattamento, ma al più tardi dopo 30 anni dalla data di allestimento del dossier, i dati sono offerti all’Archivio federale per l’archiviazione. 2 I dati che l’Archivio federale reputa non degni di essere archiviati sono cancellati.

Art. 8 Gestione del sistema 1 Gli amministratori del sistema gestiscono il sistema informatico, la banca dati e l’applicazione. 2 Il responsabile dell’applicazione funge da interfaccia tra gli amministratori del sistema e gli utenti. È aggregata alla DC.

3896

O SAS-DFAE RU 2014

Art. 9 Concessione di diritti di accesso individuali 1 Il responsabile dell’applicazione accorda diritti di accesso individuali ai collabora- tori della DC e del servizio del DFAE cui compete l’archiviazione, sempre che tale accesso sia necessario all’adempimento dei loro compiti legali. 2 Ogni anno verifica se sussistono ancora le condizioni che giustificano il diritto di accesso.

Sezione 3: Protezione dei dati e sicurezza informatica

Art. 10 Diritto d’informazione e diritto di rettifica 1 Ogni persona può chiedere alla DC, per iscritto e documentando la propria identità, informazioni sui dati che la concernono e rettificare i dati inesatti.

2 Le informazioni sono rilasciate per iscritto e sono gratuite.

Art. 11 Obbligo di diligenza 1 La DC provvede affinché i dati siano trattati conformemente alle prescrizioni in vigore.

2 Controlla a intervalli regolari la correttezza dei dati registrati.

3 I dati inesatti devono essere rettificati d’ufficio.

Art. 12 Sicurezza informatica

1 La sicurezza informatica è retta:

a. dall’ordinanza del 14 giugno 19933 relativa alla legge federale sulla prote- zione dei dati; b. dalle disposizioni della sezione sulla sicurezza informatica fissate nell’ordi- nanza del 9 dicembre 20114 sull’informatica nell’Amministrazione federale; c. dalle istruzioni del Consiglio federale del 14 agosto 20135 sulla sicurezza TIC nell’Amministrazione federale. 2 La DC emana un regolamento relativo al trattamento dei dati. Quest’ultimo disci- plina i provvedimenti organizzativi e tecnici volti ad assicurare la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 13 Verbalizzazione Gli accessi al sistema SAS-DFAE e le modifiche che vi sono effettuate sono costan- temente verbalizzati. I verbali sono conservati per un anno a decorrere dalla data del loro allestimento.

3 RS 235.11 4 RS 172.010.58 5 FF 2013 5771

3897

O SAS-DFAE RU 2014

Art. 14 Vigilanza 1 La DC provvede affinché siano rispettate la protezione e la sicurezza dei dati.

2 Il DFAE esercita la vigilanza sul trattamento dei dati nel sistema SAS-DFAE ai

sensi della presente ordinanza.

Sezione 4: Entrata in vigore

Art. 15 La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2015.

5 novembre 2014 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Didier Burkhalter La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova

3898

O SAS-DFAE RU 2014

Allegato 1 (art. 4)

Dati trattati nel sistema SAS-DFAE e persone interessate

Figli del coniuge o del partner Persone che vivono nella stessa

Coniuge o partner registrato Persone di riferimento Figli del richiedente registrato Padre e madre Figli del concubino economia domestica Richiedente Concubino

Cognomi e nomi x x x x x x x x x Pseudonimo x Sesso x Data e luogo di nascita x x x x x x x Luogo e Cantone di attinenza x x x x x Nazionalità e modo di acquisizione x x x x x x x Stato civile x x x x x x Lingua di corrispondenza x x Lingua materna x x Professione x x x Formazione x x x Indirizzi x x x x x x x x x

3899

O SAS-DFAE RU 2014

Figli del coniuge o del partner Persone che vivono nella stessa

Coniuge o partner registrato Persone di riferimento Figli del richiedente registrato Padre e madre Figli del concubino economia domestica Richiedente Concubino

Domicilio x x x x x x x x Luogo di residenza x x x x x x Durata del soggiorno x x x x x Dati riguardanti le prestazioni di aiuto sociale x x x x x x Certificato medico x x x x x Cure mediche x x x x x Beneficiario di una rendita AI x x x x x Affiliazione a un’assicurazione x x x x x Dati sulla capacità di guadagno x x x x x Dati sull’alloggio x x x x x Reddito x x x x x x x Patrimonio x x x x x x x Debiti x x x x x x x Tipo di relazione con le persone di riferimento x

3900

O SAS-DFAE RU 2014

Allegato 2 (art. 5 cpv. 2)

Dati relativi alla localizzazione e alla gestione dei dossier

1. Dati relativi alla localizzazione del dossier.

2. Numeri progressivi generati dal sistema di gestione.

3901

Ordinanza SAS-DFAE RU 2014

3902