Ordinanza concernente l'organizzazione degli acquisti pubblici dell'Amministrazione federale

Ordinanza concernente l’organizzazione degli acquisti pubblici dell’Amministrazione federale (OOAPub)

Modifica del 18 novembre 2015

Il Consiglio federale svizzero ordina:

I L’ordinanza del 24 ottobre 20121 concernente l’organizzazione degli acquisti pub- blici dell’Amministrazione federale è modificata come segue:

Titolo prima dell’art. 1 Capitolo 1: Basi

Art. 2, rubrica e cpv. 2 Scopo e principio della concentrazione 2 L’economicità è garantita in particolare attraverso la concentrazione degli acquisti.

Art. 3 lett. d e titolo prima dell’art. 4 Abrogati

Art. 4 Processi d’acquisto armonizzati 1 L’acquisto di beni e prestazioni di servizi è effettuato sulla base di processi d’acquisto armonizzati a livello federale di cui all’allegato 4.

2 I processi comprendono almeno le seguenti tappe:

a. avvio della procedura d’aggiudicazione; b. scelta della procedura d’acquisto; c. aggiudicazione; d. stipulazione del contratto.

Art. 5–8 Abrogati

1 RS 172.056.15

2015-1812 4873

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Art. 9 frase introduttiva Fatto salvo l’articolo 10, i beni e le prestazioni di servizi di cui all’allegato 1 sono acquistati da uno dei seguenti servizi centrali d’acquisto:

Art. 10 cpv. 2 2 Per i beni e le prestazioni di servizi per i quali non sussiste l’obbligo di acquisto centralizzato secondo l’articolo 9, i dipartimenti possono definire un’unità ammini- strativa interna agli stessi che li acquisti in modo centralizzato per l’insieme del dipartimento.

Art. 11, rubrica, nonché cpv. 2, frase introduttiva e lett. e Abrogata 2 Nell’ambito delle loro competenze essi adempiono in particolare i seguenti com- piti: e. possono redigere la documentazione del bando e i contratti per i servizi richiedenti.

Titolo prima dell’art. 12 Sezione 3: Delega della competenza in materia di acquisti

Art. 12 Tipi di delega e potere di delega

1 Esistono tre tipi di delega:

a. delega per gli acquisti inferiori al valore soglia: per l’acquisto permanente di prestazioni di servizi fino al raggiungimento del valore soglia previsto per i bandi pubblici; b. delega legata a un progetto: per l’acquisto limitato nel tempo di beni e pre- stazioni di servizi che riguardano un progetto specifico; c. delega speciale: per l’acquisto permanente di beni e prestazioni di servizio a prescindere dai valori soglia. 2 Le deleghe di cui al capoverso 1 lettere a e b sono concesse dai servizi centrali d’acquisto, le deleghe di cui al capoverso 1 lettera c dalla Conferenza degli acquisti della Confederazione (CA).

Art. 13 Presupposti

1 Le deleghe sono concesse soltanto su richiesta e in casi eccezionali motivati.

2 Il destinatario della delega deve in ogni caso disporre di approfondite competenze specifiche in materia di acquisti pubblici secondo l’allegato 2 numero 1. 3 Per ottenere la delega legata a un progetto, oltre alla condizione di cui al capover- so 2 il destinatario deve provare di essere l’unico ad avere bisogno dei beni o delle prestazioni di servizi da acquistare; l’acquisto di beni o prestazioni di servizi effet-

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tuato dal destinatario della delega per altre unità amministrative (effetto della con- centrazione) non è ammesso. 4 Per ottenere la delega speciale, oltre alla condizione di cui al capoverso 2 il desti- natario della delega deve provare che la delega è necessaria ai fini della tutela dell’ordine e della sicurezza pubblici o che l’acquisto centralizzato non è opportuno.

Art. 14 Procedura e responsabilità

1 Ilservizio richiedente presenta al servizio competente una richiesta di delega

motivata.

2 Il servizio competente verifica se i presupposti sono adempiuti. Se concede la

delega, esso stabilisce per scritto in un accordo concluso con il destinatario le moda- lità di esercizio della stessa.

3 Il servizio competente tiene un elenco delle deleghe che ha concesso.

4 Dal momento in cui la delega ha efficacia, il destinatario assume le responsabilità del servizio centrale d’acquisto. 5 Il destinatario della delega garantisce l’adempimento costante dei presupposti e il rispetto costante delle modalità. Redige periodicamente un rapporto per il servizio competente. 6 Sulla base dei rapporti il servizio competente deve essere in grado di verificare a campione se i presupposti per la delega sono ancora adempiuti e se le modalità sono rispettate. Se i presupposti non sono più adempiuti o le modalità non sono rispettate, esso revoca la delega.

7 La procedura e le responsabilità sono inoltre rette dall’allegato 2.

Art. 15 Abrogato

Art. 16 cpv. 1, 2 e 4 1 Il servizio richiedente copre il suo fabbisogno di beni e prestazioni di servizi di cui all’allegato 1 acquistandoli dai servizi centrali d’acquisto, per quanto la competenza relativa agli acquisti non gli sia stata delegata o sia stata delegata a un altro servizio. 2 Prima di decidere un acquisto esamina il fabbisogno tenendo conto dei costi e dei benefici. A tal fine considera anche gli aspetti legati all’ambiente e alle risorse. 4 Redige documenti, in particolare la documentazione del bando e il contratto, rispet- tando il processo d’acquisto armonizzato di cui all’articolo 4.

Art. 17 e 18 Abrogati

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Art. 19 Principio I servizi richiedenti possono acquistare autonomamente le prestazioni di servizi che non figurano nell’allegato 1.

Art. 23, rubrica, nonché cpv. 2 e 3 Competenze e procedimenti

2 Essi rispettano il processo d’acquisto armonizzato di cui all’articolo 4.

3 Abrogato

Titolo prima dell’art. 23a Capitolo 3a: Controllo gestionale degli acquisti

Art. 23a Obiettivi del controllo gestionale degli acquisti Il controllo gestionale degli acquisti è uno strumento di informazione e di gestione che mette a disposizione gli strumenti e le informazioni necessarie tempestivamente e in forma adeguata al destinatario. Esso assicura la trasparenza degli acquisti effet- tuati e persegue i seguenti obiettivi: a. orientamento strategico e operativo degli acquisti; b. osservanza della regolarità e della legalità; c. sostenibilità dell’acquisto pubblico, incentrata sugli aspetti economici, eco- logici e sociali.

Art. 23b Compiti e responsabilità 1 I servizi di acquisto inseriscono i dati menzionati nell’allegato 3 tabella B negli strumenti del controllo gestionale degli acquisti. Garantiscono la qualità richiesta e il consolidamento dei dati. 2I dipartimenti e la Cancelleria federale eseguono il controllo gestionale degli acquisti conformemente all’articolo 21 capoverso 3 OLOGA2.

3 L’UFCL redige un rapporto a livello di Confederazione per la Conferenza dei

segretari generali (CSG); vi segnala le anomalie e raccomanda misure. Nel farlo, si basa sui dati disponibili dei dipartimenti e della Cancelleria federale. La redazione del rapporto a livello di Confederazione è coordinata da un gruppo di lavoro inter- dipartimentale Controllo gestionale degli acquisti (GLI CGA). Il GLI CGA è diretto dall’UFCL. 4 La CSG esamina il rapporto dell’UFCL e può proporre al Consiglio federale misu- re per l’insieme dell’Amministrazione federale.

2 RS 172.010.1

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5 Il Consiglio federale assume il controllo gestionale sovraordinato degli acquisti. Prende atto del rapporto dell’UFCL e di eventuali misure proposte dalla CSG e incarica i dipartimenti dell’attuazione di misure. 6 Le competenze e le responsabilità nell’ambito del controllo gestionale degli acqui- sti sono definite nell’allegato 3.

7 L’UFCL è responsabile dell’esercizio e della manutenzione delle applicazioni

informatiche necessarie per il controllo gestionale degli acquisti.

8 L’UFCL offre attività di formazione e perfezionamento inerenti al controllo

gestionale degli acquisti.

Art. 24 cpv. 1 lett. a e f, nonché 4–6 1 La CA è l’organo strategico dell’Amministrazione federale per i settori acquisto di beni e acquisto di prestazioni di servizi. In questo ambito adempie in particolare i seguenti compiti: a. adotta linee guida e priorità strategiche per gli acquisti pubblici e prepara le basi giuridiche necessarie a tal fine; f. decide in merito a deleghe speciali di cui all’articolo 12 capoverso 1 let- tera c.

4 Il comitato della CA può emanare raccomandazioni per i propri membri.

5 La CA può emanare raccomandazioni per tutti i servizi richiedenti.

6 Il DFF emana direttive per i membri del comitato su proposta di quest’ultimo e

direttive per tutti i servizi richiedenti su proposta della CA.

Art. 25 cpv. 2, 3, 6 e 8 2 I membri sono scelti in particolare in seno ai servizi centrali d’acquisto, all’ODIC, all’Ufficio federale dell’ambiente (UFAM), alla Segreteria di Stato dell’economia (SECO) e alla Segreteria generale del DFAE (SG-DFAE).

3 La CA ha un comitato che si compone di un presidente e di un rappresentante di

ogni servizio centrale d’acquisto, ossia di armasuisse, dell’USTRA e dell’UFCL. Il comitato ha in particolare il compito di definire le priorità dell’attività della CA. Esso decide di temi che riguardano l’acquisto centralizzato di beni e prestazioni di servizi nella Confederazione. 6 La presidenza della CA e la direzione della sua segreteria sono assunte dall’UFCL.

8 Le decisioni in seno al comitato sono prese all’unanimità, quelle della CA a mag- gioranza semplice dei votanti.

Art. 27 cpv. 2 lett. b

2 Adempie in particolare i seguenti compiti:

b. sostiene e consiglia i servizi d’acquisto e i servizi richiedenti nell’esple- tamento amministrativo e formale dei bandi pubblici.

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Art. 28 cpv. 2 lett. a e f

2 Adempie in particolare i seguenti compiti:

a. fornisce raccomandazioni concernenti i criteri ecologici applicabili ai pro- dotti nell’ambito degli acquisti pubblici e informa sulle nuove tecnologie rispettose delle risorse; f. armonizza per quanto possibile i suoi strumenti e standard con quelli di altri servizi federali, dei Cantoni e dei Comuni. Instaura un dialogo con l’eco- nomia privata per promuovere gli acquisti sostenibili;

Art. 29 cpv. 2 lett. e e f

2 Adempie in particolare i seguenti compiti:

e. sostiene le attività di formazione e perfezionamento del CCAP volte all’attuazione della strategia concernente l’impiego di tecnologie dell’infor- mazione nell’ambito degli acquisti pubblici; f. siede nel comitato di esperti della CA per la formazione e il perfezionamento e collabora nell’ambito delle offerte di formazione del CCAP.

Art. 37a Istruzioni dell’UFCL 1 L’UFCL può emanare istruzioni sui processi d’acquisto, sulle deleghe e sul con- trollo gestionale degli acquisti. 2 A tal fine consulta previamente gli altri servizi centrali d’acquisto e per le istruzio- ni sui processi d’acquisto e sul controllo gestionale degli acquisti i dipartimenti e la Cancelleria federale.

Art. 38a Procedura in caso di divergenze

1 Le divergenze relative al campo d’applicazione della presente ordinanza devono

essere appianate per quanto possibile mediante intesa.

2 Se non si giunge a una soluzione amichevole, decide in via definitiva:

a. la CA in caso di differenze concernenti il conferimento di deleghe per acqui- sti inferiori al valore soglia o di deleghe legate a progetti oppure di differen- ze concernenti la questione della competenza centrale di un acquisto di cui all’allegato 1; b. la CSG in caso di differenze concernenti il controllo gestionale degli acqui- sti; c. il DFF in caso di differenze concernenti il conferimento di deleghe speciali; d. il DFF, previa consultazione della CA, in caso di altre differenze.

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Art. 40a Disposizione transitoria della modifica del 18 novembre 2015 1 Le deleghe conferite dai servizi centrali d’acquisto anteriormente al 1° gennaio

2016 restano valide conformemente agli articoli 12–14.

2 Dal 1° gennaio 2018 i servizi richiedenti registrano i dati menzionati in relazione al contratto nell’allegato 3 tabella B numeri 4, 10 e 11.

II 1 L’ex allegato diventa allegato 1 ed è modificato secondo la versione qui annessa.

2 Alla presente ordinanza sono aggiunti gli allegati 2–4 secondo la versione qui

annessa.

III Gli atti normativi qui appresso sono modificati come segue:

1. Ordinanza del 5 dicembre 20083 sulla gestione immobiliare e

la logistica della Confederazione

Art. 31 cpv. 4 4 Mette a disposizione gli strumenti necessari al controllo gestionale degli acquisti.

2. Ordinanza del 9 dicembre 20114 sull’informatica

nell’Amministrazione federale

Art. 20 cpv. 4

4 Il CGPSC coordina le decisioni tra l’AFF, l’UFPER, l’UFCL, la Logistica e gli

Immobili del DDPS e l’ODIC in materia di assistenza TIC ai processi di supporto impiegati in tutta l’Amministrazione federale per le finanze, il personale, le costru- zioni, la logistica, il controllo gestionale degli acquisti e la gestione immobiliare.

3 RS 172.010.21 4 RS 172.010.58

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IV 1 Fatto salvo il capoverso 2, la presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2016.

2 Gli articoli 24 e 25 entrano in vigore il 1° gennaio 2017.

18 novembre 2015 In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Simonetta Sommaruga La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova

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Allegato 1 (art. 9)

Beni e prestazioni di servizi il cui acquisto è di competenza dei servizi centrali d’acquisto

N. 9, 16 e 17

Gruppo Ufficio federale Centrale viaggi Ufficio armasuisse delle costruzioni e della federale delle della logistica Confederazione strade

…

9. Pubblicazioni, stampati, media x

elettronici e supporti d’informazione compresi documenti di sicurezza e d’identità …

16. TIC per le armi, le munizioni, il x

materiale bellico oppure, se sono indispensabili a fini difensivi o per il Servizio delle attività informative della Confederazione, altre merci, le presta- zioni di servizi, le costruzioni, la ricerca o lo sviluppo

17. Prestazioni di servizi informatici e x

fornitura di personale a prestito nel settore delle armi, delle munizioni, del materiale bellico oppure, se sono indispensabili a fini difensivi o per il Servizio delle attività informative della Confederazione, altre merci, le presta- zioni di servizi, le costruzioni, la ricerca o lo sviluppo …

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Allegato 2 (art. 13 cpv. 2 e 14 cpv. 7)

Responsabilità in caso di deleghe

Legenda: D Decisione o livello decisionale R Responsabilità E Esecuzione

Attività Compito Servizio centrale Servizio d’acquisto richiedente

1. Presupposti Per ogni tipo di delega: R

– conformità legale di un acquisto; – esperienza e formazione necessarie dei partecipanti al progetto. È considerata una prova dell’esperienza ad esempio: la prova che almeno un partecipante al progetto ha effettuato negli ultimi 5 anni diversi bandi OMC secondo i criteri della regolarità e della legalità. È considerata una prova della formazione ad esempio: almeno un partecipante al progetto ha frequenta- to il corso «Fundierte Grundlagen des öffentli- chen Beschaffungswesens» del CCAP e ottenu- to il relativo certificato come pure i moduli di approfondimento rilevanti per la delega in questione. Delega legata a un progetto: – la prova che nel settore oggetto della richie- sta di delega non vi è una possibilità imme- diata di concentrare gli acquisti integrando quelli di altri progetti d’acquisto; – se il potenziale di concentrazione emerge soltanto nel corso del progetto, il destinata- rio della delega lo comunica senza indugio al servizio centrale d’acquisto e presenta una richiesta di estensione dell’accordo di delega. Delega speciale: – non esiste l’opportunità dell’acquisto centra- lizzato; o – esiste la necessità di garantire l’ordine e la sicurezza pubblici.

2. Redazione Il servizio ne fa richiesta fornendo la motivazio- E; R

della richiesta di ne. Prova che i presupposti sono adempiuti. delega L’(eventuale) organo di revisione interno del servizio interessato conferma l’adempimento dei presupposti. Il capo dell’ufficio di cui fa parte il servizio interessato firma la richiesta.

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Attività Compito Servizio centrale Servizio d’acquisto richiedente

3. Verifica e D

approvazione In caso di delega della richiesta, speciale: CA redazione dell’accordo con le modalità

4. Tenuta E

dell’elenco delle In caso di delega deleghe speciale: CA

5. Esecuzione Il destinatario della delega può richiedere la R, D, E

del progetto consulenza del servizio giuridico del servizio d’acquisto centrale d’acquisto. La decisione e la responsa- secondo il bilità spettano al destinatario della delega. processo definito e garanzia della legalità dell’acquisto

6. Obbligo R

permanente di comunicazione in caso di modi- fiche

7. Redazione e R, D, E

stipulazione del contratto

8. Esecuzione R, D, E

del contratto ed eventuali regole sulla competenza in materia di attribuzione delle commesse

9. Acquisti R, D, E

successivi in caso di fabbi- sogno rimasto invariato

10. Rapporti Il destinatario della delega redige periodicamen- R, E

periodici te per il servizio competente un rapporto sul rispetto delle modalità di delega e sugli acquisti effettuati.

11. Verifica a R, D, E

campione dei rapporti periodici

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Attività Compito Servizio centrale Servizio d’acquisto richiedente

12. Controversia Se per l’esecuzione di un progetto d’acquisto ha R, E

giuridica tra il chiesto la consulenza del servizio giuridico del servizio servizio centrale d’acquisto (n. 5) e ne ha d’acquisto e seguito le raccomandazioni, il destinatario della terzi delega può ricorrere nuovamente alla consulen- za del suddetto servizio giuridico in caso di controversia giuridica. La decisione e la respon- sabilità spettano al destinatario della delega.

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Allegato 3 (art. 23b cpv. 1 e 6)

Competenze e responsabilità nell’ambito del controllo gestionale degli acquisti

A. Rapporto redatto a livello di Confederazione Legenda: R: responsabilità C: collaborazione I: ricevimento di informazioni

Compito/attività Consiglio CSG Dipartimenti GLI CGA UFCL Servizi federale richiedenti

Approvazione del rapporto R I I I I I Attuazione delle misure R Redazione del rapporto C C R C Proposta di misure R Raccomandazione di misure I C R Indicazione delle anomalie C R C Consolidamento dei dati R Registrazione dei dati negli stru- R menti del controllo gestionale degli acquisti

B. Dati che devono essere registrati dai servizi richiedenti e dai servizi centrali d’acquisto: Dati che devono essere registrati Aggiudicazione Contratto superiore al valore soglia OMC

1. Campo d’applicazione (acquisto: sì/no) x x

2. Procedura d’acquisto applicata (con l’indicazione precisa delle x x

basi giuridiche secondo LAPub e OAPub)

3. Categoria d’acquisto standardizzata x x

4. Indicazione se x x

– l’acquisto è di competenza del servizio centrale d’acquisto ai sensi dell’allegato 1 o – l’acquisto è di competenza del servizio richiedente (decentra- lizzato) ai sensi dell’allegato 1 o – il servizio centrale d’acquisto delega l’acquisto al servizio richiedente

5. Valore di aggiudicazione / valore del contratto x x

6. Numero d’identificazione per simap.ch x

7. Data dell’aggiudicazione x

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Dati che devono essere registrati Aggiudicazione Contratto superiore al valore soglia OMC

8. Aggiudicatario / partner contrattuale x x

9. Inizio e fine del contratto x

10. Menzione del diritto di verifica del prezzo e del diritto d’esame x

11. In generale: x

– rapporto con l’aggiudicazione – in caso di contratti quadro anche: rapporto tra contratto quadro e contratti specifici – in caso di contratti quadro con diverse unità amministrative aventi diritto ad attribuire commesse: il servizio di aggiudicazione stabilisce dove registrare il contrat- to quadro e i contratti specifici. Disciplina le autorizzazioni per l’attribuzione delle commesse da parte delle unità ammini- strative.

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Allegato 4 (art. 4)

Processi d’acquisto armonizzati

Questi processi si applicano agli acquisti secondo la LAPub e la OAPub.

Procedura libera Procedura selettiva Procedura mediante invito Procedura mediante trattativa privata

Avvio della procedura d’aggiudicazione (art. 4 cpv. 2 lett. a) Analisi del fabbisogno Analisi del fabbisogno Analisi del fabbisogno Analisi del fabbisogno Scelta della procedura d’acquisto (art. 4 cpv. 2 lett. b) Redazione della Redazione della Redazione del Redazione del capito- documentazione documentazione capitolato d’oneri lato d’oneri del bando del bando Bando di concorso Bando di concorso Ricezione delle offerte Ricezione delle offerte per la commessa per la commessa Sessione(i) di Sessione(i) di Eventualmente ses- Chiarimento delle domande e risposte domande e risposte sione(i) di domande questioni in sospeso e risposte Prequalifica, invito a presentare un’offerta Eventualmente ses- sione (i) di domande e risposte Verifica formale Verifica formale Verifica formale delle offerte delle offerte delle offerte Valutazione delle Valutazione delle Valutazione delle offerte offerte offerte Redazione del rap- Redazione del rap- Redazione del rap- porto di valutazione porto di valutazione porto di valutazione Aggiudicazione (art. 4 cpv. 2 lett. c) Pubblicazione Pubblicazione Pubblicazione Pubblicazione dell’aggiudicazione dell’aggiudicazione dell’aggiudicazione5 dell’aggiudicazione6 Stipulazione del contratto (art. 4 cpv. 2 lett. d)

5 Per gli acquisti che rientrano nel campo d’applicazione della LAPub.

6 Per gli acquisti che rientrano nel campo d’applicazione della LAPub.

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