Ordinanza concernente il sistema d'informazione E-VERA

Ordinanza concernente il sistema d’informazione E-VERA (Ordinanza E-VERA)

del 17 agosto 2016

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 2000¹ sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri; visto l’articolo 63 capoverso 2 della legge federale del 26 settembre 2014² sugli Svizzeri all’estero, ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema d’informazione E-VERA (E-VERA) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).

Art. 2 Scopo del sistema d’informazione E-VERA serve al DFAE per adempiere i compiti consolari tramite le rappresentanze svizzere all’estero (rappresentanze) e la Direzione consolare (DC), in particolare per: a. tenere il registro degli Svizzeri all’estero; b. comunicare con gli Svizzeri all’estero; c. amministrare e inviare pubblicazioni; d. elaborare rilevazioni e statistiche; e. far fronte a crisi e catastrofi; f. sostenere la Cassa svizzera di compensazione (CSC) nell’ambito dell’as- sicurazione facoltativa ai sensi dell’articolo 2 della legge federale del 20 dicembre 1946³ su l’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti

RS 235.22

2016-0173 2933

Sistema d’informazione E-VERA. O RU 2016

(LAVS) e dell’articolo 3 dell’ordinanza del 26 maggio 19614 concernente l’assicurazione facoltativa per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità.

Art. 3 Responsabilità La DC è responsabile di E-VERA.

Art. 4 Struttura E-VERA consiste in una banca dati e in uno sportello online.

Sezione 2: Trattamento dei dati

Art. 5 Persone registrate in E-VERA

1 In E-VERA sono trattati i dati delle persone seguenti:

a. gli Svizzeri all’estero; b. i coniugi e i partner registrati di persone di cui alla lettera a; c. i figli di persone di cui alle lettere a e b; d. i genitori stranieri di Svizzeri all’estero minorenni; e. le persone, e i loro congiunti, per le quali la Svizzera assume funzioni di tutela o che beneficiano della tutela di interessi stranieri;

2 I dati sono trattati secondo l’allegato 1.

Art. 6 Registrazione e verifica dei dati 1 Tutti i dati contenuti in E-VERA sono registrati dalle rappresentanze. Il sistema attribuisce automaticamente un numero a ogni persona registrata. 2 I numeri d’assicurato di cui all’articolo 50c LAVS5 (Numero d’assicurato) registra- ti in E-VERA sono verificati e, se del caso, rettificati secondo gli articoli 133 bis e 134quater dell’ordinanza del 31 ottobre 19476 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti. L’Ufficio centrale di compensazione (UCC) assegna un numero d’assi- curato alle persone che ne sono prive.

3 E-VERA verifica mediante una consultazione online se le persone registrate in

E-VERA sono segnalate nel sistema di ricerca informatizzato di polizia (RIPOL) per aver commesso un crimine o un delitto. Il risultato della consultazione non viene memorizzato in E-VERA.

4 RS 831.111 5 RS 831.10 6 RS 831.101

2934

Sistema d’informazione E-VERA. O RU 2016

Art. 7 Diritti di trattamento 1 Le rappresentanze e la DC dispongono di diritti di trattamento completi per tutti i dati registrati in E-VERA. 2 Per quanto i loro diritti di accesso lo consentano, le persone di cui all’articolo 5 possono visionare i dati di cui all’allegato 1 che li riguardano o che riguardano i congiunti che vivono nella stessa economia domestica; possono chiedere servizi consolari nonché la modifica di dati inesatti o non più attuali. 3 I seguenti servizi possono consultare mediante procedura di richiamo tutti i dati di cui all’allegato 1 per gli scopi indicati di seguito: a. l’Organo per la protezione dei dati, trasparenza e sicurezza dell’informa- zione DFAE: per fornire informazioni su richiesta nel proprio ambito di competenza; b. la Revisione interna DFAE: per preparare e svolgere audit presso rappresen- tanze all’estero; c. il Centro di gestione delle crisi DFAE: per localizzare rapidamente i cittadini svizzeri nelle situazioni di crisi; d. l’Ufficio passaporti DFAE: per rintracciare i titolari di passaporti diplomatici o di servizio all’estero; e. la CSC: per adempiere i compiti previsti dalla legge nell’ambito dell’assi- curazione per la vecchiaia e per i superstiti e dell’assicurazione per l’inva- lidità; f. l’UCC: per assegnare il numero d’assicurato. 4 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.

Art. 8 Comunicazione di dati 1 Le rappresentanze e la DC possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresen- tanze estere e alle autorità locali i dati registrati in E-VERA di persone coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone. 2 I dati di cui all’allegato 1 vengono trasmessi automaticamente e in forma cifrata ai seguenti servizi: a. all’Ufficio federale di statistica: nell’ambito dell’ordinanza del 30 giugno

19937 sulle rilevazioni statistiche e dell’ordinanza del 21 novembre 20078

sull’armonizzazione dei registri; b. alla CSC: per l’esecuzione delle mutazioni notificate alle rappresentanze che riguardano dossier gestiti dalla CSC; c. all’UCC: per la verifica e l’assegnazione del numero d’assicurato.

7 RS 431.012.1 8 RS 431.021

2935

Sistema d’informazione E-VERA. O RU 2016

3 Se altre autorità hanno bisogno dei dati registrati in E-VERA per l’adempimento dei loro compiti, le rappresentanze e la DC possono comunicarglieli.

Art. 9 Distruzione dei set di dati 1 Il set di dati relativo a una persona viene distrutto dopo cinque anni dalla registra- zione di una delle informazioni elencate di seguito, o al più tardi al compimento del 115° anno di età: a. partito; b. deceduto; c. nato morto; d. decesso senza atto di morte; e. scomparso. 2 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archivia- zione.

Sezione 3: Diritti di accesso e gestione

Art. 10 Conferimento del diritto di accesso 1 Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti di E-VERA i diritti di accesso individuali.

2 La DC verifica annualmente se le condizioni per ottenere il diritto di accesso

continuano a essere adempiute.

Art. 11 Gestione tecnica e amministrazione del sistema

1 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica di E-VERA.

2 L’amministratore di sistema gestisce il sistema operativo del computer, la banca dati e le applicazioni. 3 Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore di sistema e gli utenti. Fa parte della DC.

Art. 12 Interfaccia E-VERA dispone di un’interfaccia elettronica con il sistema d’informazione EDAssist+. L’allegato 2 contiene le informazioni sui dati trasmessi da E-VERA a EDAssist+ nonché sulla periodicità della trasmissione.

2936

Sistema d’informazione E-VERA. O RU 2016

Sezione 4: Sicurezza dei dati

Art. 13 Obblighi di diligenza

1 LaDC e le rappresentanze provvedono affinché i dati personali registrati in

E-VERA siano trattati conformemente alle prescrizioni. 2 Si assicurano inoltre che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 14 Sicurezza dei dati

1 La sicurezza informatica è retta:

a. dall’ordinanza del 14 giugno 19939 relativa alla legge federale sulla prote- zione dei dati; b. dall’articolo 10 dell’ordinanza del 9 dicembre 201110 sull’informatica nell’Amministrazione federale; c. dalle istruzioni del Consiglio federale del 1° luglio 201511 sulla sicurezza TIC nell’Amministrazione federale. 2 La DC emana un regolamento per il trattamento dei dati. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 15 Verbale

1 Gli accessi a E-VERA e il trattamento dei dati in E-VERA sono costantemente

verbalizzati.

2 I verbali sono conservati per un anno.

Sezione 5: Disposizioni finali

Art. 16 Abrogazione di un altro atto normativo L’ordinanza VERA del 7 giugno 200412 è abrogata.

9 RS 235.11 10 RS 172.010.58 11 FF 2015 4787 12 RU 2004 2997, 2007 6719, 2012 337

2937

Sistema d’informazione E-VERA. O RU 2016

Art. 17 Modifica di altri atti normativi Gli atti normativi qui appresso sono modificati come segue:

1. Ordinanza del 9 dicembre 201113 sul sistema d’informazione EDAssist+

Sostituzione di un’espressione In tutta l’ordinanza «VERA» è sostituito con «E-VERA». Art. 6 cpv. 4 4 I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all’estero (rappresentanze). I dati di cui all’allegato 2 numeri 1–10 e all’allegato 3 numeri 1–6 che riguardano le persone registrate nel sistema d’infor- mazione E-VERA (E-VERA) sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata. Art. 10 cpv. 3 3 Il Centro di gestione delle crisi del DFAE ha il diritto di lettura per tutti i dati registrati in EDAssist+ per l’adempimento dei suoi compiti.

2. Ordinanza del 31 ottobre 194714 sull’assicurazione per la vecchiaia

e per i superstiti Art. 134quater cpv. 1

1 L’UCC comunica il numero d’assicurato a Infostar, SIMIC e E-VERA, subito

dopo la sua assegnazione, mediante procedura elettronica automatizzata.

Art. 18 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° settembre 2016.

17 agosto 2016 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Johann N. Schneider-Ammann Il cancelliere della Confederazione, Walter Thurnherr

13 RS 235.24 14 RS 831.101

2938

Sistema d’informazione E-VERA. O RU 2016

Allegato 1 (art. 5 cpv. 2)

Diritti di trattamento

Legenda: Servizi con diritti di accesso / che ricevono i dati Diritti di trattamento Rappresentanze Rappresentanze svizzere all’estero A Diritti di trattamento completi DC Direzione consolare B Diritto di lettura Organo Organo per la protezione dei dati, trasparenza C Diritto di lettura e di richiesta e sicurezza dell’informazione DFAE D Trasmissione cifrata dei dati RI Revisione interna DFAE KMZ Centro di gestione delle crisi CSC Cassa svizzera di compensazione UCC Ufficio centrale di compensazione UST Ufficio federale di statistica

2939

Sistema d’informazione E-VERA. O RU 2016

Persone interessate (art. 5) Dati

Ufficio passaporti DFAE Rappresentanze DC Organo RI KMZ CSC UCC UST

Cognomi A A B B B B B/D B/D D C Nomi A A B B B B B/D B/D D C Data di nascita A A B B B B B/D B/D D C Luogo di nascita A A B B B B B/D B/D D C Sesso A A B B B B B/D B/D D C Stato civile A A B B B B B/D B/D D C Luogo d’origine A A B B B B B/D B D C Cittadinanza/attinenza A A B B B B B/D B/D D C Dati sulla naturalizzazione, perdita della cittadinanza: luogo, data, autorità, A A B B B B B/D B/D D C passaggio in giudicato Appellativo A A B B B B D C Titolo A A B B B B D C Numero d’assicurato A A B B B B B/D B/D D C Livello di formazione A A B B B B D C

2940

Sistema d’informazione E-VERA. O RU 2016

Persone interessate (art. 5) Dati

Ufficio passaporti DFAE Rappresentanze DC Organo RI KMZ CSC UCC UST

Professione: designazione della professione, categoria professionale, A A B B B B D C formazione più elevata conclusa, data della registrazione Dati sugli eventi di stato civile: matrimonio, divorzio, registrazione A A B B B B B/D B/D D C dell’unione domestica, scioglimento dell’unione domestica, separazione, inizio della separazione, fine della separazione, motivo dello scioglimento, dichiarazione di nullità, adozione, nascita, cambiamento di nome, attestato ufficiale, data, luogo, sentenza, data del passaggio in giudicato Dati sul decesso: data, luogo, tipo di notifica A A B B B B B/D B/D D C Lingua A A B B B B B/D B/D D C Lingua per la corrispondenza A A B B B B D C Dati su coniuge, partner: cognome, nome, data di nascita, numero A A B B B B B/D B C d’assicurato Dati su figli e autorità parentale: cognome, nome, data di nascita, numero A A B B B B B/D B C d’assicurato, titolari dell’autorità parentale

Dati di contatto: indirizzi, coordinate GPS, indirizzo e-mail, numero A A B B B B B/D B D C di telefono, numero di fax Dati sulla circoscrizione consolare A A B B B B B/D D C

2941

Sistema d’informazione E-VERA. O RU 2016

Persone interessate (art. 5) Dati

Ufficio passaporti DFAE Rappresentanze DC Organo RI KMZ CSC UCC UST

N. personale, art. 6 cpv. 1 A A B B B B B/D B/D Dati sui genitori: cognome, nome A A B B B B B/D B/D C Dati della persona di contatto in caso di decesso: cognome, nome, contatto A A B B B B B/D C Dati sulla partenza: data, luogo, indirizzo, motivo A A B B B B B/D D C Dati sull’arrivo: data, luogo, indirizzo, motivo A A B B B B B/D D C Dati sul diritto di voto: data di annuncio di arrivo/partenza, Comune di A A B B B B D C voto, lingua del materiale di voto Annuncio di arrivo/partenza A A B B B B B/D C Dati login sportello online E-VERA A A B B B B C Passaporto: numero, data del rilascio, autorità di rilascio, validità A A B B B B Notifica di perdita: documento di viaggio, modello, numero, motivo, A A B B B B C luogo, data, rapporto di polizia, data del rilascio, autorità di rilascio, validità, data della notifica Notifica di scomparsa: data, autorità, luogo A A B B B B B/D C Controllo Ripol B B Deposito: tipo, numero documento, data dell’accettazione e della consegna A A B B B B C

2942

Sistema d’informazione E-VERA. O RU 2016

Persone interessate (art. 5) Dati

Ufficio passaporti DFAE Rappresentanze DC Organo RI KMZ CSC UCC UST

Persona rilevante per compiti diplomatici A A B B B B Pubblicazioni in abbonamento A A B B B B C Obbligo di notificazione militare A A B B B B

2943

Sistema d’informazione E-VERA. O RU 2016

Allegato 2 (art. 12)

Dati e periodicità Sistema d’informazione Dati personali Periodicità

EDAssist+ a. Cognome In base alle b. Nome esigenze

c. Indirizzo, mezzi di comunicazione (dati di contatto) d. Data di nascita e. Sesso f. Lingue g. Luoghi d’origine h. Cittadinanze i. Numero d’assicurato j. Numero personale

2944