AS 2018 2579

Ordinanza concernente il trattamento dei dati nel sistema di gestione dei mandati del Servizio linguistico DFAE

del 20 giugno 2018

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 19971 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione, ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nel sistema automatizzato di gestione dei mandati (sistema) del Servizio linguistico del Dipartimento federale degli affari esteri (Servizio linguistico DFAE).

Art. 2 Scopo del sistema Il sistema consente al Servizio linguistico DFAE: a. il ricevimento e la consegna di mandati di clienti relativi a prestazioni lin- guistiche (art. 5 cpv. 1 lett. a) tramite il portale online; b. la registrazione e la gestione di mandati; c. l’attribuzione di mandati a traduttori interni ed esterni; d. la gestione delle risorse; e. l’elaborazione di statistiche e rapporti; f. il controllo dei mandati; g. la tracciabilità dell’assegnazione e del disbrigo dei mandati.

Art. 3 Autorità responsabile Il Servizio linguistico DFAE è responsabile del sistema.

RS 172.010.60 1 RS 172.010

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Trattamento dei dati nel sistema di gestione dei mandati RU 2018

Art. 4 Struttura Il sistema consiste in una banca dati con due portali online per l’accesso rispettiva- mente dall’interno del DFAE e dall’esterno del DFAE.

Sezione 2: Dati e diritti di trattamento dei dati

Art. 5 Dati personali registrati nel sistema

1 Il sistema contiene i dati delle persone seguenti:

a. collaboratori del DFAE che commissionano prestazioni linguistiche (clienti); b. collaboratori del Servizio linguistico DFAE; c. traduttori esterni che ricevono i mandati di traduzione.

2 I dati sono riportati nell’allegato.

Art. 6 Provenienza dei dati e diritti di trattamento 1 Per i clienti e i collaboratori del Servizio linguistico DFAE, l’indirizzo di posta elettronica e i dati concernenti l’unità organizzativa provengono dall’archivio centra- lizzato delle identità gestito dall’Ufficio federale dell’informatica e della telecomu- nicazione conformemente all’articolo 13 capoversi 1 e 4 dell’ordinanza del 19 ottobre 20162 sui sistemi di gestione delle identità e sui servizi di elenchi della Confederazione. Tali dati non possono essere modificati. I dati concernenti l’impiego dei collaboratori del Servizio linguistico DFAE sono registrati dal Servi- zio linguistico DFAE. 2 Per i traduttori esterni la registrazione dell’indirizzo di posta elettronica e dei dati concernenti l’impiego è effettuata dal Servizio linguistico DFAE. 3 Gli altri dati sono registrati autonomamente dalle persone interessate; le stesse possono trattarli in qualsiasi momento.

4 Gli altri diritti di trattamento sono riportati nell’allegato.

5 L’unitàInformatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per

l’adempimento dei propri compiti.

6 Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

Art. 7 Documenti Nel sistema possono essere immessi tutti i documenti relativi ai mandati registrati.

Art. 8 Distruzione di serie di dati 1 Fatto salvo il capoverso 2, i dati sono distrutti dodici mesi dopo l’ultimo accesso.

2 RS 172.010.59

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2 I dati seguenti sono distrutti dieci anni dopo l’ultimo accesso:

a. cognome; b. nome; c. secondo nome; d. indirizzo di posta elettronica (nome utente); e. dati concernenti l’unità organizzativa; f. ragione sociale.

Sezione 3: Diritti di accesso e gestione

Art. 9 Gestione tecnica e amministrazione del sistema

1 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del sistema.

2 L’amministratore di sistema amministra il sistema operativo del computer, la banca dati e le applicazioni. 3 Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore di sistema e gli utenti. Fa parte del Servizio linguistico DFAE.

Art. 10 Concessione del diritto di accesso 1 Il responsabile delle applicazioni concede i diritti di accesso individuali agli utenti del sistema. 2 Verifica almeno una volta all’anno se le condizioni per la concessione dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.

Sezione 4: Sicurezza dei dati

Art. 11 Obblighi di diligenza 1 Il Servizio linguistico DFAE provvede affinché il trattamento dei dati personali nel sistema sia conforme alle prescrizioni.

2 Esso garantisce che i dati siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 12 Regolamento sul trattamento dei dati Il Servizio linguistico DFAE emana un regolamento sul trattamento dei dati. Tale regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicu- rezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

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Art. 13 Verbale 1 Gli accessi al sistema e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.

2 I verbali sono conservati al massimo per un anno.

Sezione 5: Entrata in vigore

Art. 14 La presente ordinanza entra in vigore il 1° agosto 2018.

20 giugno 2018 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Alain Berset Il cancelliere della Confederazione, Walter Thurnherr

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Allegato (art. 5 cpv. 2 e 6 cpv. 4)

Dati e diritti di trattamento

Abbreviazioni e legenda

Persone con diritti di accesso Diritti di trattamento

Clienti Collaboratori del DFAE che ricorrono A Pieni diritti di a prestazioni linguistiche trattamento dei dati Coordinatori Collaboratori del Servizio linguistico DFAE B Diritto di lettura con funzioni di coordinamento Traduttori interni Traduttori che sono collaboratori del Servizio linguistico DFAE Traduttori esterni Traduttori che eseguono mandati per conto del Servizio linguistico DFAE

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A. Dati dei clienti Dati

Coordinatori Traduttori interni Traduttori esterni Clienti

Appellativo – – – – Cognome – B B B Nome – B B B Secondo nome – B B B Sesso – – – – Indirizzo di posta elettronica – B B B Indirizzi di posta elettronica per la consegna – – – – Telefono – B B B Cellulare – B B B Fax – – – – Centro di costo – A – – Dati concernenti l’unità organizzativa – A B – Fuso orario – – – – Lingua di corrispondenza – – – –

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B. Dati dei coordinatori Dati

Coordinatori Traduttori interni Traduttori esterni Clienti

Cognome B B B B Nome B B B B Secondo nome B B B B Titolo – – – – Indirizzo di posta elettronica (nome di login) B B B B Secondo indirizzo di posta elettronica – – – – Ditta – – – – Indirizzo (ufficio) – – – – NPA e luogo di lavoro – – – – Paese – – – – Centro di costo – – – – Telefono B B B B Cellulare B B B B Lingua di corrispondenza – – – –

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C. Dati dei traduttori interni Dati

Coordinatori Traduttori interni Traduttori esterni Clienti

Titolo – – – – Appellativo – – – – Cognome – B B B Nome – B B B Secondo nome – B B B Sigla – – – – Indirizzo di posta elettronica (nome utente) – B B B Indirizzo (ufficio) – B B – NPA e luogo di lavoro – B B – Paese – – – – Telefono – B B B Cellulare – B B B Lingua di corrispondenza – – – – Settore di specializzazione – B – – Prestazione e tempo – B – – Combinazioni linguistiche (lingue di partenza e di arrivo) – B – – Lingua di arrivo di appartenenza – – – – Orari di lavoro (disponibilità) – B – – Dati concernenti l’impiego (durata e tipo) – A – –

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D. Dati dei traduttori esterni Dati

Coordinatori Traduttori interni Traduttori esterni Clienti

Cognome – B B B Nome – B B B Secondo nome – B B B Sigla – – – – Sesso – – – – Appellativo – – – – Indirizzo di posta elettronica (nome utente); – B B B Secondo indirizzo di posta elettronica – – – – Indirizzo – B B – NPA e luogo – B B – Paese – – – – Telefono – B B B Cellulare – B B B Fax – – – – Ragione sociale – B B – Tipo di organizzazione (ruolo) – B – – Sito web – B B – Lingua di corrispondenza – – – – Fuso orario – – – – Settore di specializzazione – B – – Combinazioni linguistiche – B – – Prestazioni e tariffe incl. valuta e tariffa oraria – B – – Capacità (disponibilità) – B – – Dati concernenti l’impiego (durata e tipo) – A – –

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