Ordinanza sulla gestione elettronica degli affari nell'Amministrazione federale

Ordinanza sulla gestione elettronica degli affari nell’Amministrazione federale (Ordinanza GEVER)

del 3 aprile 2019

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 1997¹ sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA), ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Campo d’applicazione 1 La presente ordinanza si applica alle unità dell’Amministrazione federale centrale di cui all’articolo 7 dell’ordinanza del 25 novembre 1998² sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (OLOGA). 2 I dipartimenti e la Cancelleria federale possono prevedere in un’ordinanza di assog- gettare alle prescrizioni della presente ordinanza le unità amministrative dell’Am- ministrazione federale decentralizzata che sono loro attribuite conformemente all’arti- colo 7a OLOGA, se tali unità non sono autorizzate ad archiviare i loro affari in manie- ra autonoma. 3 Le disposizioni della presente ordinanza sulle competenze in seno all’Amministra- zione federale (sezione 4) si applicano soltanto se è in uso il sistema di gestione degli affari fornito dal servizio standard delle TIC GEVER (sistema GEVER stan- dardizzato). 4 La presente ordinanza non si applica ai sistemi per i quali la legislazione prevede deroghe.

Art. 2 Contenuto e scopo dei sistemi di gestione degli affari 1 L’Amministrazione federale tratta le informazioni pertinenti agli affari in sistemi di gestione elettronica degli affari.

RS 172.010.441

2018-3729 1311

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2 Sono considerate pertinenti a un affare le informazioni necessarie a documentare l’attività amministrativa ai sensi dell’articolo 22 OLOGA3. 3 È considerato sistema di gestione degli affari ogni sistema informatico che, ai sensi dell’articolo 57h LOGA, serve alla registrazione, alla gestione, all’indicizzazione e al controllo della corrispondenza e degli affari.

Art. 3 Impiego del sistema GEVER standardizzato e di sistemi di gestione degli affari non standardizzati 1 Le unità amministrative dell’Amministrazione federale centrale impiegano il siste- ma GEVER standardizzato. 2 Per compiti specifici, possono inoltre impiegare un sistema di gestione degli affari non standardizzato secondo la presente ordinanza, se le seguenti condizioni sono adempiute: a. l’adempimento dei compiti non può essere supportato in modo adeguato con il sistema GEVER standardizzato e l’acquisto, lo sviluppo e l’esercizio del sistema non standardizzato, considerati tutti i costi, è nel complesso più van- taggioso per la Confederazione; b. la condizione di cui alla lettera a è dimostrata da un’analisi documentata; c. il dipartimento competente rispettivamente la Cancelleria federale ha dato il suo consenso.

Art. 4 Divieto di gestione parallela 1 Le informazioni pertinenti agli affari non possono essere gestite parallelamente in più sistemi. 2 Possono essere trattate temporaneamente fuori dai sistemi di gestione degli affari, in particolare per consentire la cooperazione con servizi esterni alla Confederazione. Al termine dei lavori, le informazioni pertinenti agli affari devono essere reinserite nel rispettivo sistema di gestione degli affari.

Sezione 2: Requisiti relativi alla gestione degli affari

Art. 5 Digitalizzazione di documenti fisici 1 Le unità amministrative digitalizzano i documenti in entrata o creati in forma car- tacea o in un’altra forma fisica e che contengono informazioni pertinenti agli affari. Sono fatti salvi i documenti fisici che per motivi tecnici non sono adatti alla digita- lizzazione. 2 Ai fini della gestione degli affari, i documenti elettronici sono considerati versioni determinanti.

3 RS 172.010.1

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3 Le unità amministrative distruggono i documenti fisici tre mesi dopo la digitalizza- zione. I documenti non sono distrutti: a. fintanto che devono essere conservati in base a disposizioni legali; b. fintanto che sono probabilmente necessari per provare fatti giuridicamente rilevanti; a tal fine le unità amministrative definiscono categorie di docu- menti nelle loro direttive organizzative (art. 10); c. fintanto che sono necessari per il disbrigo degli affari; d. se devono essere conservati tenuto conto della loro importanza storica o cul- turale. 4 Nel sistema di gestione degli affari è registrato il luogo in cui sono conservati i documenti fisici che non sono stati distrutti.

Art. 6 Gestione degli affari regolare 1 L’attività delle unità amministrative si fonda fra l’altro sulla gestione degli affari regolare; questa consiste segnatamente nella registrazione sistematica dei processi inerenti agli affari nonché nella gestione delle informazioni che ne risultano. 2 Le informazioni registrate nel corso della durata di un affare devono documentarlo in modo completo e affidabile.

Art. 7 Struttura di base dell’ordinamento 1 Nei loro sistemi di gestione degli affari, le unità amministrative definiscono un sistema di ordinamento. 2 Le informazioni sono archiviate in dossier. Ogni dossier è attribuito in modo uni- voco a una posizione del sistema di ordinamento.

3 Se necessario, i dossier possono essere suddivisi ulteriormente.

Art. 8 Struttura ed estensione del sistema di ordinamento 1 Il sistema di ordinamento comprende tutti i compiti dell’unità amministrativa ed è strutturato in base a questi. Deve essere adeguatamente dettagliato, estensibile e de- ve avere una sistematicità uniforme. 2 Per consentire la gestione automatizzata delle informazioni durante il loro intero ciclo di vita, sono attribuiti metadati per indicare la responsabilità, il termine di con- servazione, la protezione dei dati, la classificazione, i diritti di accesso e il valore archivistico.

Art. 9 Distruzione di informazioni prive di valore archivistico Le informazioni prive di valore archivistico possono essere distrutte alla scadenza del termine di conservazione stabilito dall’unità amministrativa, a meno che altri atti normativi ne prescrivano una conservazione più lunga.

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Art. 10 Direttive organizzative

1 Le unità amministrative emanano direttive organizzative.

2 Le direttive organizzative disciplinano la struttura e lo svolgimento della gestione degli affari mediante la definizione di compiti, responsabilità, procedure e mezzi. 3 Le unità amministrative aggiornano costantemente le loro direttive organizzative.

4 Verificano regolarmente se le loro direttive organizzative sono rispettate.

Sezione 3: Protezione delle informazioni e dei dati

Art. 11 Trattamento di informazioni classificate

1 Le informazioni classificate CONFIDENZIALE conformemente all’articolo 6 or-

dinanza del 4 luglio 20074 sulla protezione delle informazioni sono crittate nel siste- ma di gestione degli affari. 2 Le informazioni classificate SEGRETO conformemente all’articolo 5 dell’ordinan- za sulla protezione delle informazioni non possono essere trattate nei sistemi di ge- stione degli affari.

Art. 12 Responsabilità in materia di protezione dei dati Ogni unità amministrativa è responsabile della protezione dei dati nell’ambito del proprio sistema di gestione degli affari.

Art. 13 Verbalizzazione I sistemi di gestione degli affari registrano gli accessi alle informazioni, la stampa e la spedizione di informazioni nonché le modifiche della classificazione e delle auto- rizzazioni di accesso.

Art. 14 Conferma elettronica I sistemi di gestione degli affari consentono di associare conferme elettroniche alle informazioni, in particolare per attestarne la presa di conoscenza oppure per ottenere o concedere un’autorizzazione.

Sezione 4: Competenze nell’Amministrazione federale

Art. 15 Conferenza dei segretari generali 1 La Conferenza dei segretari generali (CSG) è l’organo di direzione strategica per la gestione degli affari della Confederazione (GEVER Confederazione).

4 RS 510.411

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2 La CSG stabilisce la strategia GEVER e vigila sulla sua attuazione dal punto di vista strategico degli affari.

Art. 16 Comitato direttivo GEVER Confederazione

1 Il Comitato direttivo GEVER Confederazione è l’organo di direzione operativa.

2 Si compone di un rappresentante di ogni dipartimento e di un rappresentante della Cancelleria federale. Il rappresentante della Cancelleria federale ne assume la presi- denza.

3 I rappresentanti dei dipartimenti e della Cancelleria federale:

a. appartengono alla direzione della Segreteria generale del dipartimento ri- spettivamente alla direzione della Cancelleria federale; b. rappresentano il loro dipartimento rispettivamente la Cancelleria federale dal punto di vista degli affari; e c. sono designati quali rappresentanti permanenti. 4 Ogni membro del Comitato direttivo dispone di un voto. In caso di parità di voti, il voto del presidente è preponderante. 5 Partecipano alle sedute con voto consultivo il capo del Servizio GEVER Confede- razione, un rappresentante dell’Archivio federale svizzero (AFS), un rappresentante dell’Organo direzione informatica della Confederazione (ODIC) e un rappresentante del Centro servizi informatici del DEFR (CSIeco). In casi specifici il Comitato direttivo può far capo alla consulenza di altre persone.

6 Il Comitato direttivo ha i compiti seguenti:

a. approva le misure per l’attuazione della strategia GEVER su proposta del Servizio GEVER; b. vigila sull’attuazione delle misure dal punto di vista operativo degli affari; c. determina la priorità dei requisiti relativi agli affari del sistema GEVER standardizzato e li approva all’indirizzo dell’ODIC su proposta del Gruppo tecnico GEVER Confederazione.

Art. 17 Gruppo tecnico GEVER Confederazione

1 Il Gruppo tecnico GEVER Confederazione (Gruppo tecnico) si compone del capo

del Servizio GEVER nonché di un rappresentante di ogni dipartimento e della Can- celleria federale. Il capo del Servizio GEVER ne assume la presidenza.

2 I rappresentanti dei dipartimenti e della Cancelleria federale:

a. assumono la responsabilità operativa di GEVER nel loro dipartimento rispet- tivamente nella Cancelleria federale; b. rappresentano il loro dipartimento rispettivamente la Cancelleria federale dal punto di vista degli affari; e c. sono designati quali rappresentanti permanenti.

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3 Ogni membro del Gruppo tecnico dispone di un voto. In caso di parità di voti, il voto del presidente è preponderante. 4 Partecipano alle sedute con voto consultivo un rappresentante dell’AFS, un rappre- sentante dell’ODIC e un rappresentante del CSIeco. In casi specifici il Gruppo tecni- co può far capo alla consulenza di altre persone.

5 Il Gruppo tecnico sostiene il Servizio GEVER per:

a. l’attuazione della strategia GEVER; b. la valutazione e il consolidamento dei requisiti relativi agli affari del sistema GEVER standardizzato; c. la redazione e l’aggiornamento della guida di GEVER.

6 Il Gruppo tecnico decide sulla configurazione specialistica del sistema GEVER

standardizzato e prepara le decisioni del Comitato direttivo GEVER Confederazione sull’ordine di priorità dei requisiti relativi agli affari.

Art. 18 Servizio GEVER Confederazione

1 La Cancelleria federale dirige il Servizio GEVER Confederazione.

2 Esso ha segnatamente i compiti seguenti:

a. prepara gli affari GEVER della CSG, del Comitato direttivo GEVER Confe- derazione nonché del Gruppo tecnico ed esegue i compiti che ne derivano; b. redige e aggiorna periodicamente la strategia GEVER affinché la CSG possa deliberarne e decidere in merito; c. elabora la pianificazione delle misure per l’attuazione della strategia GEVER, dà loro inizio e ne controlla l’attuazione; d. riunisce i requisiti richiesti dai dipartimenti e dalla Cancelleria federale rela- tivi agli affari per il sistema GEVER standardizzato, li valuta in particolare sotto il profilo del loro contributo all’attuazione della strategia GEVER, li consolida e li ordina per priorità all’indirizzo del Gruppo tecnico. Nell’attua- zione dei requisiti relativi agli affari in seno al servizio standard TIC tiene conto degli interessi in campo dal punto di vista degli affari; e. inizia, accompagna e coordina progetti volti all’identificazione e all’attua- zione di processi di gestione di affari tra unità amministrative nonché di pro- getti in materia di governo elettronico, che possono essere realizzati parzial- mente o integralmente con il sistema GEVER standardizzato. Sostiene le unità amministrative nei relativi progetti di attuazione e garantisce in parti- colare l’aggiornamento delle necessarie configurazioni del sistema GEVER standardizzato; f. riunisce i requisiti richiesti dai dipartimenti e dalla Cancelleria federale rela- tivi alla configurazione specializzata in uso a livello federale per il sistema GEVER standardizzato e formula proposte di modifica all’indirizzo del Gruppo tecnico. Nell’attuazione della configurazione specializzata nel siste- ma GEVER standardizzato tiene conto degli interessi in campo;

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g. riunisce i requisiti richiesti dai dipartimenti e dalla Cancelleria federale rela- tivi ai modelli di documento validi a livello federale per il sistema GEVER standardizzato, armonizza tali modelli congiuntamente al Servizio Corporate Design della Confederazione e ai servizi specializzati e formula proposte di modifica all’indirizzo del Gruppo tecnico. Organizza corsi di formazione sull’uso dei modelli, fornisce consulenza e sostegno ai responsabili dei di- partimenti e della Cancelleria federale per la realizzazione di modelli speci- fici e amministra la gestione centralizzata dei modelli; h. redige e cura la guida GEVER; questa contiene raccomandazioni all’indi- rizzo delle unità amministrative ed esperienze acquisite in merito all’impie- go del sistema GEVER standardizzato; i. organizza eventi volti a promuovere lo scambio di esperienze; j. redige e aggiorna la documentazione generale destinata a tutte le unità am- ministrative per i corsi di formazione sul sistema GEVER standardizzato e la mette a disposizione di queste; k. redige ogni anno il «rapporto d’attività GEVER Confederazione» all’indiriz- zo del Consiglio federale.

3 Il Servizio GEVER collabora con organizzazioni e partner nell’ambito della ge-

stione elettronica degli affari e rappresenta la Confederazione in seno alle organizza- zioni interessate. 4 Per l’adempimento dei suoi compiti, può istituire gruppi di lavoro temporanei. I dipartimenti e la Cancelleria federale nominano i loro rappresentanti.

Sezione 5: Disposizioni finali

Art. 19 Abrogazione di un altro atto normativo e di istruzioni Sono abrogate: a. l’ordinanza GEVER del 30 novembre 20125; b. le istruzioni del DFI del 13 giugno 19996 sulla gestione degli atti nell’amministrazione federale.

Art. 20 Modifica di altri atti normativi Gli atti normativi qui appresso sono modificati come segue:

5 RU 2012 6669, 2014 723 6 FF 1999 4679

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1. Ordinanza del 16 agosto 20177 sui sistemi d’informazione e

di memorizzazione del Servizio delle attività informative della Confederazione

Art. 36 cpv. 2 2 In deroga all’articolo 11 dell’ordinanza GEVER del 3 aprile 20198, in GEVER SIC sono archiviati dati del livello di classificazione «confidenziale» e «segreto» non criptati.

2. Ordinanza dell’8 settembre 19999 sull’archiviazione

Art. 3 cpv. 2 Abrogato

Art. 4 cpv. 1

1 Si considera che i documenti non servono più in modo permanente e che devono

pertanto essere offerti all’Archivio federale quando il servizio tenuto ad offrirli non li utilizza più in modo frequente e regolare, tuttavia al più tardi cinque anni dopo l’ultima aggiunta di documenti.

3. Ordinanza del 25 novembre 199810 sull’organizzazione del Governo e

dell’Amministrazione

Art. 22 Documentazione dell’attività amministrativa 1 Le unità amministrative documentano le loro attività con una gestione degli affari sistematica. 2 A tale scopo esse impiegano sistemi di gestione elettronica degli affari secondo l’ordinanza GEVER del 3 aprile 201911, sempre che la legislazione non preveda un altro modo di gestire gli affari.

Art. 21 Disposizione transitoria 1 I sistemi di gestione degli affari non standardizzati possono essere impiegati fino alla fine del loro ciclo di vita, anche se non soddisfano le condizioni di cui all’arti- colo 3 capoverso 2, se all’entrata in vigore della presente ordinanza: a. il loro esercizio è già iniziato; o b. il loro rinnovo o acquisto può essere interrotto unicamente con un onere sproporzionato.

7 RS 121.2 8 RS 170.010.441 9 RS 152.11 10 RS 172.010.1 11 RS 170.010.441

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2 Il capoverso 1 non si applica ai sistemi che devono essere sostituiti dal sistema GEVER standardizzato nell’ambito del programma GENOVA.

Art. 22 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° aprile 2020.

3 aprile 2019 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Ueli Maurer Il cancelliere della Confederazione, Walter Thurnherr

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