Ordinanza concernente il sistema d'informazione Plato

Ordinanza concernente il sistema d’informazione Plato (Ordinanza Plato)

del 25 settembre 2020

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 2000¹ sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri; visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge federale del 21 marzo 1997² sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione, ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema d’informazione Plato (Plato) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).

Art. 2 Scopo del sistema d’informazione Plato serve al DFAE per adempiere i compiti che gli competono e che sono delegati alla Divisione Sicurezza umana (DSU) presso la Direzione politica e al Settore Aiuto umanitario e Corpo svizzero di aiuto umanitario (Settore AU/CSA) presso la Direzione dello sviluppo e della cooperazione (DSC) in applicazione della legge federale del 19 dicembre 2003³ su misure di promozione civile della pace e di raf- forzamento dei diritti dell’uomo e dell’ordinanza dell’11 maggio 1988⁴ concernente il Corpo svizzero di aiuto umanitario. In particolare serve per: a. gestire e amministrare i membri del Pool di esperti per la promozione civile della pace presso la DSU e il CSA; b. reclutare esperti per il Pool di esperti; c. pianificare e gestire gli impieghi;

RS 235.26

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d. preparare contratti di lavoro; e. gestire i corsi di formazione e di formazione continua degli esperti; f. mettere a disposizione il materiale d’impiego (logistica); g. elaborare statistiche.

Art. 3 Responsabilità La DSU e il Settore AU/CSA sono responsabili di Plato.

Art. 4 Struttura Plato è costituito da un’interfaccia di applicazione e dalle seguenti banche dati separate le une dalle altre: a. banca dati per i membri del Pool di esperti per la promozione civile della pace; b. banca dati per i membri del CSA.

Sezione 2: Trattamento dei dati

Art. 5 Dati trattati 1 Plato contiene i dati delle persone di cui all’articolo 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri.

2 La tipologia di dati trattati è riportata nell’allegato.

Art. 6 Provenienza dei dati e diritti di trattamento 1 I dati sono registrati dalla DSU, da Personale DFAE e dal Settore AU/CSA. Questi servizi dispongono di diritti di trattamento completi per i dati che gestiscono.

2 Il Gruppo specialistico salvataggio CSA presso il Dipartimento federale della

difesa, della protezione della popolazione e dello sport (DDPS) dispone del diritto di lettura per i dati sugli esperti del CSA che sono membri del Gruppo specialistico salvataggio CSA. 3 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.

4 Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

Art. 7 Comunicazione di dati I dati relativi agli esperti in servizio possono essere trasmessi al Centro di gestione delle crisi del DFAE e alla Direzione consolare per l’adempimento dei loro compiti nell’ambito della gestione delle crisi e degli incidenti di sicurezza nonché della prevenzione delle crisi.

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Art. 8 Distruzione di set di dati 1 I set di dati relativi a persone sono distrutti al più tardi dieci anni dopo il raggiun- gimento del 70° anno di età. 2 I dati relativi ai candidati respinti sono distrutti al più tardi tre mesi dopo la conclu- sione della procedura di candidatura. 3 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione della Confederazione in materia di archiviazione.

Art. 9 Archiviazione di documenti In Plato è possibile salvare tutti i documenti concernenti le persone registrate nel sistema.

Sezione 3: Gestione e diritti di accesso

Art. 10 Gestione tecnica e amministrazione del sistema

1 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica di Plato.

2 L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce il sistema informatico, le banche dati e le applicazioni.

3 Un responsabile dell’applicazione è membro della DSU e un altro del Settore

AU/CSA. Sono gli intermediari tra l’amministratore di sistema e gli utenti.

Art. 11 Conferimento del diritto di accesso 1 I responsabili dell’applicazione accordano agli utenti di Plato i diritti di accesso individuali. 2 Verificano ogni anno se le condizioni per ottenere i diritti di accesso continuano a essere adempiute.

Sezione 4: Sicurezza dei dati

Art. 12 Obblighi di diligenza 1 La DSU e il Settore AU/CSA provvedono affinché i dati registrati in Plato siano trattati conformemente alle prescrizioni.

2 Si assicurano che i dati siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 13 Regolamento sul trattamento dei dati La DSU e il Settore AU/CSA emanano un regolamento sul trattamento dei dati. Esso contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

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Art. 14 Verbale

1 Gli accessi a Plato e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.

2 I verbali sono conservati per un anno.

Sezione 5: Entrata in vigore

Art. 15 La presente ordinanza entra in vigore il 1° novembre 2020.

25 settembre 2020 In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Simonetta Sommaruga Il cancelliere della Confederazione, Walter Thurnherr

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Allegato (art. 5 cpv. 2)

Dati personali registrati in Plato

I. Dati personali

1. Cognomi

2. Nomi

3. Data di nascita/età

4. Stato civile

5. Sesso

6. Luogo di nascita

7. Luogo di origine

8. Nazionalità con codice ISO

9. Indirizzi (via, NPA, luogo)

10. Paese (nome, codice postale, codice ISO, prefisso telefonico)

11. Tipo di indirizzo

12. Numeri di telefono

13. Indirizzo e-mail

14. Appellativo

15. Titolo

16. Comunicazione

17. Tipo di comunicazione

18. Lingua di corrispondenza

19. Conoscenze linguistiche

20. Diplomi e certificati linguistici

21. Numero d’assicurato ai sensi dell’articolo 50c della legge federale del

20 dicembre 19465 su l’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti

22. Numero personale

23. Indicazioni su documenti (data e luogo del deposito)

24. Professione e formazione

25. Attività attuale

26. Esperienza in campo umanitario

27. Grado militare

5 RS 831.10

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28. Grado di polizia

29. Stato (attivo/passivo) con data e cronologia

30. Stato presso il DDPS

31. Categoria AU/CSA

32. Impieghi AU/CSA (escl. mandato/Centrale DSC)

33. Numero di impieghi AU/CSA (escl. mandato/Centrale DSC)

34. di cui impieghi nella squadra di pronto intervento o nella Catena di salvatag- gio

35. Membro della squadra di pronto intervento e funzione

36. Priorità squadra di pronto intervento

37. Membro della Catena di salvataggio e funzione

38. Priorità Catena di salvataggio

39. Organo competente

40. Livello dirigenziale

41. Azienda

42. Esperienza per tipo di impiego

43. Disponibilità e limitazioni di impiego

44. Riserve nei confronti di un impiego

45. Motivazione delle riserve nei confronti di un impiego

46. Gruppo di lavoro specializzato e posizione

47. Funzione gruppo specializzato e posizione

48. Indicazioni su impieghi esterni (azienda, organizzazione, descrizione

dell’attività, durata)

49. Esigenze di formazione continua

50. Indicazioni sui corsi (nome del corso, tipo di corso, luogo, tipo di partecipa- zione, stato di partecipazione)

II. Dati sul passaporto

1. Tipo di passaporto

2. Paese

3. Numero di passaporto

4. Periodo di validità

5. Luogo di emissione

6. Data di rilascio

7. Consegna

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8. Restituzione

9. Deposito del passaporto

III. Dati sul reclutamento

1. Data dell’intervista

2. Candidatura completa

3. Giornata di reclutamento

4. Conferma di idoneità

5. Data estratto del casellario giudiziale

6. Controllo di sicurezza relativo alle persone (validità)

7. Conferma di ammissione

8. Licenza di condurre (categoria, data, osservazioni)

IV. Dati sull’azienda

1. Nome

2. Indirizzi (via, luogo, Paese)

3. Tipo di indirizzo

4. Comunicazione

5. Tipo di comunicazione

V. Dati della persona di riferimento

1. Cognomi

2. Nomi

3. Tipo di relazione

4. Priorità

5. Partecipazione alla missione in famiglia

6. Indirizzi (via, NPA, luogo)

7. Paese (nome, codice postale, codice ISO, prefisso telefonico)

8. Tipo di indirizzo

9. Comunicazione

10. Tipo di comunicazione

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VI. Dati sull’impiego e sul contratto

1. Impiego (denominazione, tipo, sottotipo, forma, durata, giorni, luogo,

AU/CSA, organizzazione, funzione, gruppo specializzato, Paese, continente)

2. Contratto (tipo, durata, numero, base giuridica)

3. Impiego pianificato (tipo, stato)

4. Missione in famiglia

5. Classificazione

6. Responsabile del programma

7. Tasso di occupazione

8. Civilian Police (CIVPOL)

9. Livello controllo di sicurezza relativo alle persone

10. Organizzazione di invio e organizzazione destinataria

11. Supervisore

12. Stato selezione

13. Grado di polizia

14. Responsabilità sicurezza

15. Stato della candidatura

16. Materiale/bagaglio

17. Unità organizzativa/Divisione/Sezione

18. Attualmente in servizio presso AU/CSA

19. Indicazioni sul viaggio (data, ora)

20. Viaggio compreso

21. Congedo non retribuito (da/a, numero di giorni)

22. Giorni di vacanza (numero)

23. Subordinazione

24. Settore del personale

25. Dati sullo stipendio (classe di stipendio, importo, pagamenti, finanziamento, tipo di costi di viaggio di servizio ecc.)

26. Numero di voli per le vacanze

27. Giorni aggiuntivi

28. Risarcimenti e indennità

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