Ordinanza sulla protezione dei dati personali del personale federale (OPDPers)

L’ordinanza del 22 novembre 2017¹ sulla protezione dei dati personali del personale federale è modificata come segue:

Ingresso

visti gli articoli 27 capoverso 5 e 27d capoverso 6 della legge del 24 marzo 2000²
sul personale federale (LPers);
visto l’articolo 29 della legge federale del 18 dicembre 2020³ sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri,

Art. 1 cpv. 2

² I capitoli 4 e 6 della presente ordinanza sono applicabili inoltre alle persone che hanno stipulato un mandato o sono state assunte mediante un contratto di fornitura di personale a prestito con l’Amministrazione federale nonché ai consoli onorari.

Art. 5 cpv. 1

¹ Le persone interessate possono far valere il proprio diritto d’accesso alle informazioni, di rettifica e di cancellazione dei dati presso il rispettivo servizio del personale, la Consulenza sociale del personale dell’Amministrazione federale (CSPers) o i medici designati dal Dipartimento federale delle finanze. Sono fatti salvi gli articoli 15 e 27.

Art. 7 cpv. 4

⁴ Le disposizioni del presente articolo si applicano anche all’impiegato che cambia unità all’interno dell’Amministrazione federale. Sono fatti salvi gli articoli 7a, 7b, 22 e 35.

Art. 7a Comunicazione di dati nel contesto di riorganizzazioni e di rilevamenti dell’esercizio a fini organizzativi

Per la preparazione e l’attuazione di riorganizzazioni e di rilevamenti dell’esercizio a fini organizzativi, possono essere comunicati alla nuova unità amministrativa i dati necessari alla verifica del carattere ragionevolmente esigibile di un lavoro o al rile­vamento di rapporti di lavoro. L’impiegato interessato dev’essere informato circa la comunicazione dei dati.

Art. 7b Comunicazione di dati in caso di prestazioni finanziarie indebite

La comunicazione di dati tra unità amministrative è possibile se è stata appurata una prestazione finanziaria indebita a favore di un impiegato o se ne sussiste il fondato sospetto. L’impiegato interessato dev’essere informato circa la comunicazione dei dati.

Art. 8 cpv 1 e 3

¹ I candidati presentano il loro dossier di candidatura in forma elettronica. In casi eccezionali possono presentare il dossier di candidatura in forma cartacea.

³ Invece di un colloquio in sede, le unità amministrative possono svolgere una conferenza audio o video oppure utilizzare registrazioni effettuate dal candidato. Le registrazioni sono parte integrante del dossier di candidatura.

Art. 10 cpv. 2

² Al termine della procedura di candidatura, i dati dei candidati assunti sono trasferiti nel dossier personale (art. 19−23) e nel sistema d’informazione per la gestione dei dati del personale (art. 30−38). Fanno eccezione le registrazioni di cui all’articolo 8 capoverso 3.

Art. 19 cpv. 1 lett. c

Art. 20 Trattamento dei dati

Art. 22 Trasmissione del dossier in caso di passaggio a un’altra
unità amministrativa

¹ Se un impiegato passa a un’altra unità amministrativa, il dossier personale non è trasmesso alla nuova unità amministrativa. Qualsiasi deroga deve essere convenuta con l’impiegato.

² Se un impiegato passa a un’altra unità amministrativa a seguito del rilevamento dell’esercizio a fini organizzativi, il dossier personale è trasmesso alla nuova unità amministrativa.

³ Previo consenso dell’impiegato, la nuova unità amministrativa può chiedere che la vecchia unità amministrativa le trasmetta i documenti che l’impiegato ha già presentato a quest’ultima.

Art. 26 cpv. 2

² I servizi del personale e i centri di prestazione di servizi in materia di personale, se necessario, possono assegnare un diritto d’accesso ai superiori, al pertinente servizio giuridico e ai settori specializzati dell’UFPER.

Art. 32 lett. h, i e j

Art. 40 cpv. 2

² I dati per il sistema d’informazione per il controllo della gestione del personale vengono ripresi dal SIGDP.

Art. 42 cpv. 1^bis e 1^ter

^1bis Gli impiegati possono consultare i propri dati, più precisamente i dati riferiti agli orari di presenza, purché abbiano il diritto di accedervi.

^1ter I superiori possono consultare i dati dei loro collaboratori, più precisamente i dati riferiti agli orari di presenza, purché abbiano diritto di accedervi.

Art. 42a Comunicazione dei dati

Art. 49 lett. b

Titolo prima dell’art. 59

Capitolo 8: Dati relativi alla salute

Art. 59

I medici incaricati di effettuare una perizia possono trasmettere i dati relativi alla salute all’unità amministrativa o a terzi soltanto se sono soddisfatti i requisiti di cui all’articolo 28 capoversi 2–4 LPers.

Art. 60–62

Abrogati

Capitolo 8, sezione 2 (art. 63–66)

Abrogata

Art. 67a Disposizione transitoria della modifica del 19 ottobre 2022

Dall’entrata in vigore della modifica del 19 ottobre 2022, l’UFPER conserva i documenti medici dei candidati e degli impiegati redatti prima del 1° gennaio 2021 per 10 anni.

All’entrata in vigore della legge del 25 settembre 2020⁵ sulla protezione dei dati, la disposizione qui appresso della presente ordinanza avrà il seguente tenore:

Art. 42a lett. b

¹ Gli allegati 1–4 sono modificati secondo la versione qui annessa.

² L’allegato 5 è sostituito dalla versione qui annessa.

³ L’allegato 7 è abrogato.

¹ Fatto salvo il capoverso 2, la presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2023.

² Il numero II entra in vigore il 1° settembre 2023.