Wortlaut

Il Consiglio federale è incaricato di sottoporre al Parlamento un disegno di disposizione legale in cui viene fissato un termine per la cancellazione degli account di posta elettronica inattivi, compresi i messaggi ivi contenuti, di magistrati e impiegati della Confederazione dopo la fine della loro attività presso la Confederazione.

La durata di conservazione tra la partenza della persona e la cancellazione deve dipendere dal livello gerarchico del titolare dell’account di posta elettronica. Almeno nel caso di magistrati e collaboratori dell’Amministrazione federale a partire da un livello gerarchico da stabilire, la durata dev’essere di almeno un anno. Per le altre funzioni è pure auspicabile un adeguato prolungamento dell’attuale durata di conservazione di 135 giorni.

Begründung

Le Commissioni della gestione (CdG) delle Camere federali hanno svolto nel 2023 un’ispezione riguardante le indiscrezioni sugli affari del Consiglio federale concernenti la pandemia di COVID-19. Hanno anche considerato la questione del termine di cancellazione di messaggi di posta elettronica di ex membri del Consiglio federale o ex collaboratori dell’Amministrazione federale. Attualmente è applicata una durata di conservazione di 135 giorni fra il momento della partenza e la cancellazione. Anche la CdG del Consiglio degli Stati (CdG-S) si è occupata di questa tematica nel quadro del rimprovero secondo cui alcuni messaggi di posta elettronica nella Segreteria generale del Dipartimento federale dell’interno risultavano introvabili.

Nel loro rapporto del 17 novembre 2023 (FF 2024 335, pag. 35) le due CdG hanno rilevato che tale termine non è retto da alcuna base legale e, nel caso dei capidipartimento e di altre persone con funzione di quadro, hanno giudicato la durata vigente inadeguata e non commisurata. Hanno motivato questa valutazione argomentando che per le CdG una data fattispecie non può essere talvolta compresa correttamente se un account di posta elettronica è cancellato già dopo 135 giorni dalla fine del mandato della persona interessata. Per tale ragione, nel rapporto summenzionato esse hanno raccomandato al Consiglio federale di provvedere a creare una base legale concreta concernente la cancellazione dei messaggi di posta elettronica dei collaboratori che lasciano l’Amministrazione federale. A tale scopo l’Esecutivo era invitato ad adottare una soluzione differenziata che prevedesse per i capidipartimento e i collaboratori con funzione di quadro una significativa estensione del termine di cancellazione di 135 giorni (raccomandazione 2).

Anche la CdG-S, nel suo rapporto del 10 ottobre 2023 (FF 2023 2703, pag. 19), aveva invitato il Consiglio federale a esaminare la possibilità di prolungare il lasso di tempo di 135 giorni in cui è possibile recuperare i dati digitali dopo la partenza di un collaboratore.

Finora il Consiglio federale ha ritenuto inopportuno un prolungamento della durata (cfr. rapporto del Consiglio federale «Archiviazione e classificazione di documenti e procedura per le domande di accesso secondo la LTras» del 13 dicembre 2024 [disponibile soltanto in ted. e franc.]). In base alla sua ponderazione degli interessi, la CdG-S mantiene la sua posizione. A differenza della raccomandazione del novembre 2023, la presente mozione non si limita a membri del Consiglio federale e a collaboratori dell’Amministrazione federale bensì si riferisce agli account di posta elettronica di tutti i magistrati della Confederazione e tutti i collaboratori della Confederazione.

Antrag des Bundesrates

Respingere

Stellungnahme des Bundesrates

I messaggi di posta elettronica dei collaboratori dell’Amministrazione federale e dei membri del Consiglio federale contenuti nei loro account di posta elettronica possono essere recuperati durante i 135 giorni successivi alla fine dei rapporti di lavoro, ossia durante i 45 giorni in cui l’account è disattivato prima di essere cancellato e successivamente durante i 90 giorni in cui i messaggi cancellati possono ancora essere ripristinati.

L’obbligo di cancellare definitivamente i dati del personale che ha lasciato l’Amministrazione federale risulta soprattutto dal principio di proporzionalità esplicitamente sancito nella legge federale del 25 settembre 2020 sulla protezione dei dati (LPD; RS 235.1). Questo principio esige che il termine di conservazione non sia superiore a quanto assolutamente necessario. Va pure rammentato che un termine più lungo sarebbe poco utile, in quanto tutte le informazioni importanti per gli affari sono trattate tramite i sistemi di gestione elettronica degli affari, come previsto in particolare nell’ordinanza del 3 aprile 2019 sulla gestione elettronica degli affari nell’Amministrazione federale (ordinanza GEVER; RS 172.010.441).

Sul piano tecnico devono inoltre essere messi a disposizione spazi di archiviazione supplementari. Prolungare la durata di conservazione aumenta il rischio di accavallamenti e doppioni nella registrazione dei dati dovuti a rapidi cambiamenti di personale o a casi di omonimia. Per evitarlo devono essere previste spese supplementari per il personale.

Inoltre, in un contesto in cui si esige una riduzione dei costi dell’Amministrazione federale, occorre considerare anche l’impatto finanziario dei costi degli spazi di archiviazione: attualmente non è possibile stimare con precisione i costi, poiché a tal fine sarebbe necessario definire i termini precisi di conservazione e la cerchia degli interessati. Secondo una stima attuale, l’introduzione di un termine di almeno un anno per tutti i collaboratori dell’Amministrazione federale comporterebbe costi supplementari ricorrenti di almeno 0,3–0,5 milioni di franchi all’anno. Se il termine fosse prolungato solo per i collaboratori a partire da una determinata classe di stipendio, l’importo in questione diminuirebbe in proporzione. La maggior parte di questi costi sarebbe legata agli spazi supplementari di archiviazione e alle spese per il personale. Peraltro, secondo il tenore dalla mozione non si tratta solo dei messaggi dei membri del Consiglio federale e dei collaboratori dell’Amministrazione federale, ma anche di quelli di tutti i magistrati della Confederazione e di tutto il personale federale. Di conseguenza un prolungamento dell’accesso agli account di posta elettronica inattivi di tutti i magistrati della Confederazione e di tutto il personale federale richiederebbe corrispondenti risorse finanziarie.

Questi motivi depongono contro un prolungamento del termine di cancellazione degli account di posta elettronica inattivi della Confederazione.

Il Consiglio federale conferma pertanto la sua precedente valutazione e ribadisce che un prolungamento del termine di cancellazione degli account di posta elettronica inattivi non è in nessun caso opportuno; inoltre sottolinea le ripercussioni finanziarie dei costi conseguenti a un tale prolungamento del termine.

Il Consiglio federale propone di respingere la mozione.