Ordinanza sullo stato civile (OSC) e Ordinanza sugli emolumenti in materia di stato civile (OESC)

Stato 28.10.2009

Commento alla revisione parziale dell’ordinanza sugli emolumenti in materia di stato civile (OESC) (Progetto UFSC del 28.10.2009)

Ottobre 2009

i. Osservazioni preliminari Nel 2004 è stata introdotta la documentazione elettronica degli eventi di stato civile. Da allora il diritto transitorio ha perso d’importanza e ne conseguono processi lavora- tivi più concisi nonché un nuovo assetto degli emolumenti. Da quando nel 1999 si è proceduto a unificare gli emolumenti (prima disciplinati a livello cantonale), il numero degli uffici dello stato civile si è ridotto da circa 1800 a 200. In seguito alla professio- nalizzazione degli uffici dello stato civile le autorità cantonali di vigilanza sono esen- tate da autorizzazioni per i controlli in parte soggette a emolumenti. La diminuzione del lavoro si ripercuote anche sugli emolumenti calcolati in base a una tariffa per mezz’ora. Dato che l’ufficio dello stato civile competente può accedere ai dati sullo stato civile sia di cittadini svizzeri che stranieri, non è più necessario procurarsi ripetutamente documenti soggetti a emolumenti. Per questo motivo l’attuale emolumento riscosso per l’accesso ai dati personali nel sistema è ora compreso nell’emolumento per la rispettiva prestazione. Inoltre gli emolumenti vanno adeguati al rincaro (art. 16 OESC).

II. Disposizioni generali

Ad ingresso Aggiornamento delle basi legali. L’articolo 4 della legge federale del 4 ottobre 1974 è stato abrogato.

Ad Art. 1 Principio e campo d’applicazione Capoverso 1: il testo è stato corretto. Capoverso 2: in seguito alle esperienze raccolte nella pratica si è rivelato necessaria un’indicazione esplicita al regolamento conclusivo. Capoverso 3: corrisponde all’attuale capoverso 2.

Ad art. 3 Esenzione dall’emolumento Capoverso 2: la disposizione vigente non ha più alcuna importanza per l’ufficio dello stato civile. D’ora in avanti spetterà ai Cantoni decidere se i costi per recarsi in un locale esterno vanno addebitati in base alla tariffa indicata all’allegato 1 numero 13. In seguito alla centralizzazione degli uffici dello stato civile (prossimamente il loro numero sarà inferiore a duecento) e per motivi di natura politica, si ricorre con sem- pre maggiore frequenza all’uso dei locali esterni nei Comuni di domicilio degli inte- ressati per celebrare il matrimonio o costituire un’unione domestica registrata. Le di- verse strutture organizzative ed esigenze dei vari Cantoni giustificano la possibilità di introdurre normative cantonali. Capoverso 3: rimando esplicito alle disposizioni vigenti previste dall’OSC.

Ad. art 6 Supplemento Capoverso 1: questa formulazione vieta una cumulazione indebita dei supplementi. Il periodo previsto alla lettera b vale per tutte le prestazioni, salvo le celebrazioni del matrimonio e le costituzioni delle unioni domestiche registrate disciplinate alla lettera c. In virtù del diritto federale è vietato celebrare tali cerimonie la domenica e nei gior- ni festivi generali (art. 72 cpv. 3; 75l cpv. 2 OSC); il sabato sono soggette a supple- menti se sono svolte conformemente al diritto cantonale

Ad. art. 7 Disborsi Capoverso 1: il testo è stato corretto. Capoverso 3: l’aggiunta è dovuta alla nuova situazione giuridica e riguarda soprattut- to la mediazione linguistica destinata ai sordomuti.

Ad. art. 8 Preventivo e conteggio delle spese Nell’ambito dello stato civile non è né sensato né usuale allestire preventivi per iscrit- to. Su richiesta sono invece fornite informazioni riguardo agli emolumenti. Le spese dovute a chiarimenti e accertamenti in casi speciali variano molto e non è possibile prevederne la portata.

Ad. art. 12 Incasso Capoverso 3: Le prescrizioni sugli emolumenti in materia di diffide che concernono gli uffici di stato civile e le autorità cantonali di vigilanza sono state abrogate negli allegati, poiché l’incasso è retto dal diritto cantonale.

Ad. art. 13 Condono o riduzione di emolumenti e rinuncia al rimborso delle spese Capoverso 1: non vi è alcun margine di manovra ed è invece obbligatorio (e non sol- tanto possibile) condonare o ridurre gli emolumenti se le pertinenti condizioni sono soddisfatte. Lettera b: il testo è stato corretto. Capoverso 2 e 3: la completezza e la correttezza dei dati contenuti nel registro dello stato civile costituiscono un interesse pubblico. L’ufficio dello stato civile si fa, ad e- sempio, carico degli emolumenti per gli atti di morte stranieri procurati dalle rappre- sentanze svizzere all’estero. Poiché la documentazione (aggiornamento del registro dello stato civile) non può essere vincolata al rimborso delle spese, l’ufficio dello sta- to civile se le assume anche quando non è stato possibile riscuoterle.

III. Voci negli allegati

Ad allegato 1 Prestazioni degli uffici dello stato civile L’indicazione iniziale concernente l’esenzione dall’emolumento serve a chiarire un cambiamento di registro.

I. Divulgazione di dati dello stato civile Se per divulgare i dati personali occorre un’autorizzazione, le spese per la relativa richiesta sono comprese nell’emolumento.

Ad n.1. Allestimento di documenti sulla base del registro dello stato civile L’emolumento comprende le spese per la consultazione dei dati e l’allestimento dell’atto. Gli emolumenti sono stati aumentati e adeguati al rincaro. Gli emolumenti per gli atti concernenti eventi e lo stato civile: atto di nascita, di ma- trimonio, di morte, certificato individuale di stato civile, atto di origine, certificati, ecc. non hanno subito cambiamenti. Il certificato di famiglia o il certificato di unione: il rilascio del primo esemplare o la sostituzione di un esemplare precedente senza procedura di documentazione sono soggetti a emolumenti. La sostituzione in seguito a un cambiamento dello stato civile o del rapporto giuridico familiare è gratuita. Certificato relativo allo stato di famiglia registrato: il calcolo dell’emolumento è effet- tuato in modo più semplice e più trasparente senza un tetto massimo. Per i dati sulla filiazione della persona di riferimento (nome al momento della costituzione) oppure, se i genitori sono stati rilevati retroattivamente, per i dati concernenti la madre e il padre non possono essere riscossi supplementi.

Ad n. 2. Allestimento di documenti sulla base dei registri dello stato civile car- tacei L’emolumento comprende l’ottenimento dei registri dall’archivio nonché la consulta- zione degli elenchi. Gli emolumenti per gli atti di stato civile e i certificati non hanno subito cambiamenti. Non è determinante il modo in cui sono stati allestiti (copia o una stampa dei dati memorizzati). Atto di famiglia: il calcolo è effettuato alla stregua del certificato relativo allo stato di famiglia registrato. Non è determinante il modo in cui è stato allestito l’atto (modello o la copia del foglio del registro tenendo conto delle prescrizioni vigenti). Per i dati con- cernenti la filiazione della persona di riferimento (titolare) e i dati concernenti il coniu- ge o la coniuge di un figlio o di una vedova al momento di una ulteriore celebrazione del suo matrimonio non possono essere riscossi supplementi. Mentre i coniugi pre- cedenti della persona di riferimento i cui dati sono stati aggiornati sino al momento dello scioglimento del matrimonio sono soggetti a emolumenti.

Ad n. 2.3: Il rilascio di una copia (o copie complete di iscrizioni) in vista di informazioni esau- rienti circa l’iscrizione in un singolo registro è ammessa soltanto in alcuni casi ecce- zionali motivati; la fotocopia non può sostituire sistematicamente un atto di nascita, di matrimonio o di morte conformemente al numero 2.1. In alcuni casi eccezionali e motivati (ad esempio su richiesta di un giudice) è possibi- le rilasciare una fotocopia non modificata (o copie complete di iscrizioni) di un foglio del registro delle famiglie in vista di informazioni esaurienti (p. es. concernenti testi cancellati o dati che figurano a piè di pagina). La fotocopia non può sostituire siste- maticamente un atto di matrimonio conformemente al numero 2.2.

II. Ricevimento di dichiarazioni L’emolumento comprende le spese per la consultazione dei dati, l’allestimento della dichiarazione e la legalizzazione della firma. L’ottenimento del certificato individuale di stato civile non è più necessario. È uniformato l’emolumento per le dichiarazioni e corrisponde a un onere di mezz’ora. Soltanto la dichiarazione concernente i dati non controversi costituisce un’eccezione che può richiedere più tempo. L’emolumento per la documentazione del riconoscimento è stato adeguato al lavoro effettivo diminuito in seguito all’introduzione della documentazione elettronica.

Esempi

Riconoscimento Nuovo Nuovo Ex Ex N. Importo N. Importo Consultazione dei dati concernenti i genitori e il figlio 6.3 (3x) 75 Ricevimento della dichiarazione 5.1 75 7.1 60 Totale 75 135

Cognome Nuovo Nuovo Ex Ex N. Importo N. Importo Consultazione dei dati concernenti il dichiarante 6.3 (1x) 25 Ricevimento della dichiarazione 4.2 75 8.2 50 Totale 75 75

III. Matrimonio e unione domestica registrata L’emolumento comprende le spese per la consultazione dei dati, l’allestimento della dichiarazione e la legalizzazione della firma. L’ottenimento del certificato di stato civi- le individuale non è più necessario.

Gli emolumenti per l’unione domestica equivalgono a quelli per il matrimonio. Inoltre l’assetto degli emolumenti è ora più semplice e trasparente.

Sono lievemente aumentati gli emolumenti complessivi, poiché la collaborazione del- le rappresentanze svizzera all’estero richiesta dalla persona in questione aumenta i costi delle procedure. Non sono invece più riscossi emolumenti per i «matrimonio turistici».

Esempi

Fidanzati con un figlio comune in Svizzera Nuovo Nuovo Ex Ex N. Importo N. Importo Ricerca dei dati concernenti la persona in questione 6.3 (3x) 75 Domanda concernente la dichiarazione presentata presso lo 9.1 100 11.1 60 stesso ufficio dello stato civile 11. 75 12.1 50 Matrimonio 1.2 40 5.1 30 Certificato di famiglia Totale 215 215

Fidanzati in Svizzera; fidanzati all’estero Nuovo Nuovo Ex Ex N. Importo N. Importo Ricerca dei dati concernenti la persona in questione 6.3 (2x) 50 Domanda concernente la dichiarazione presentata in Sviz- 9.1 85 11.2 40 zera All. 3 5,1 75 All. 3 4.1 60 Dichiarazione presentata all’estero 11. 75 12.1 50 Matrimonio 1.2 40 5.1 30 Certificato di famiglia Totale 265 230

Cittadini stranieri fidanzati all’estero Nuovo Nuovo Ex Ex N. Importo N. Importo Ricerca dei dati concernenti la persona in questione dopo il 6.3 (2x) 50 rilevamento 9.1 70 Esame della domanda presentata all’estero All. 3 5.1 75 All. 3 4.1 60 Dichiarazione presentate all’estero All. 2 1 200 All. 2 5.1 max. 300 Autorizzazione dell’autorità di vigilanza 11.3 20 Autorizzazione per l’esecuzione in forma scritta 11.4 60 Esecuzione in forma scritta 11. 75 12.1 50 Matrimonio 1.1 30 1.1 25 Atto di matrimonio Totale 450 565

Non è più previsto di riscuotere emolumenti per l’autorizzazione e la celebrazione del matrimonio e della procedura preliminare alla registrazione dell’unione domestica in forma scritta, poiché nella prassi si è rivelato che le procedure si svolgono in modo diverso: gli atti sono trasmessi dall’estero per essere esaminati senza previa autoriz- zazione per la procedura. Se l’esame di documenti esteri in vista del rilevamento di uno straniero nel registro dello stato civile causa molto lavoro, può essere addebitato un emolumento supple- mentare conforme al numero 14.

IV. Modifica dei dati documentati L’emolumento si fonda sul differente onere di lavoro. Se è necessaria un’autorizzazione da parte dell’autorità di vigilanza, l’emolumento è addebitato quale spesa.

V. Altre prestazioni Decade un emolumento per l’esame di casi in cui potrebbe essere applicato il diritto estero, perché tale esame va eseguito d’ufficio e in ogni caso. Non è né usuale né necessario allestire preventivi. Le informazioni giuridiche sono rilasciate piuttosto dal- le autorità di vigilanza; l’allegato 2 può essere anche applicato dagli uffici di stato civi- le. I documenti esteri sono esaminati a seconda del lavoro effettivo, la prima mezz’ora è gratuita. Le copie ad uso privato sono allestite gratuitamente. Come in precedenza va tuttavia riscosso un emolumento, se è richiesta una copia di un documento giustificativo. Per la richiesta di un’autenticazione, l’emolumento è riscosso separatamente.

Ad allegato 2 Prestazioni delle autorità cantonali di vigilanza in materia di stato civile Il catalogo degli emolumenti è ridotto; sono addebitate le prestazioni effettuate con- formemente all’allegato 1.

Tavola delle concordanze Nuovo Ex Osservazioni

1, 5.1; 5.2 Importo forfettario sostituisce l’emolumento di base; trasparenza

2. 4. A seconda dell’onere

3. 2.3 A seconda dell’onere

4. 8.7.1 A seconda dell’onere

5. 7. L’approvazione del ricorso è gratuita

6 8.6 L’emolumento può essere riscosso anche dall’ufficio dello stato civile

1. Obbligo di autorizzazione è stato revocato in seguito alla professionaliz-

zazione

2.2 È applicabile l’allegato 1; cfr. n. 4.3

6.1; 6.2 È applicabile l’allegato 1; cfr. n. 15 e 16

8.1; 8.2 È applicabile l’allegato 1; cfr. n. 19 e 20

8.4 Abrogato, non vi è la necessità

8.5 Abrogato, emolumenti in materia di diffida conformemente al diritto can-

tonale

Ad allegato 3 Prestazioni delle rappresentanze svizzere all’estero Miglioramento della struttura e della trasparenza del catalogo degli emolumenti. So- no state introdotte due nuove voci e adeguamenti degli emolumenti al rincaro dal 1999.

Tavola delle concordanze Nuovo Ex Osservazioni

1.1 1. Come prima, gratuito

1.2 1.2

2.1 2. Come prima, gratuito

3.1; 3.2; 3.3 3.1; 3.2; 3.3

4. Nuovo, ora soggetto ad emolumenti

5.1; 5.2 4.1; 4.4

5.3 4.3; 4.5

6.1 4.2

7. 1.3

8. Nuovo; un presunto abuso di diritto va comunicato di propria iniziativa

9. 5.

Ad allegato 4 Prestazioni dell’Ufficio federale dello stato civile Adeguamento degli emolumenti all’evoluzione dei prezzi dal 1999 e miglioramento della struttura del catalogo degli emolumenti; non vi sono cambiamenti materiali.

Tavola delle concordanze Nuovo Ex Osservazioni

1.1 1.1 und 3.4 Per motivi di semplificazione le voci 1.1 e 3.4 sono state unite.

1.2 1.2

2.1 2.1

2.2 2.2

3. 7.1

4.1 7.2

4.2 8.

5. 6.1 Nuovo: è riscosso un emolumento anche per l’autenticazione.

6. 6.4

5. Abrogato, non vi è la necessità; l’UFSC non effettua perizie per privati; gli

emolumenti sono eventualmente riscossi dall’UFG conformemente all’ordinanza del 5 luglio 2006 sugli emolumenti per le prestazioni dell’Ufficio federale di giustizia (OEm UFG).

6.2 Abrogato, non vi è la necessità.

6.3 Abrogato, non vi è la necessità

Numero 1 disciplina la collaborazione dell’UFSC, soggetta a emolumenti, nell’ambito dello scambio di documenti. Nella prassi viene fatto capo a tale prestazione in modo differenziato.

Numero 1 disciplina il trasferimento all’estero dei documenti svizzeri: 1.1: le persone domiciliate all’estero si rivolgono alla rappresentanza svizzera che trasferisce l’ordinazione all’UFSC. Quest’ultima procura il documento direttamente presso l’ufficio dello stato civile o l’autorità competente, lo inoltra alla rappresentanza svizzera all’estero per consegna al richiedente. L’UFSC coordina l’incasso degli emo- lumenti per il documento.

1.2: l’ottenimento di legalizzazioni è correlato al numero 1.1. Se il documento è or- dinato direttamente, l’ufficio dello stato civile oppure l’autorità cantonale di vigilanza provvede all’ottenimento della legalizzazione. Se invece la prestazione è fornita dall’ufficio dello stato civile o dall’autorità di vigilanza non è previsto un emolumento (come prima).

Numero 2 disciplina la trasmissione in Svizzera di documenti stranieri ad uso nazio- nale: 2.1: in quanto prestazione, l’ottenimento di documenti dall’estero su richiesta di un Cantone ha perso importanza, perché le persone in questione sono invitate a procu- rarsi personalmente i documenti esteri e di presentarli alla rappresentanza svizzera all’estero affinché siano inoltrati in Svizzera. 2.2: in occasione della procedura preparatoria al matrimonio, l’ufficio dello stato civile sollecita sempre più traduzioni, legalizzazioni e esami di autenticità. Anche le rappre- sentanze svizzere possono riscuotere emolumenti per tali prestazioni (cfr. allegato 3 n. 5.3)

Le prestazioni di cui al numero 3 e 6 non hanno subito cambiamenti; l’emolumento è stato adeguato al rincaro. La richiesta di informazioni è riassunta al numero 4.

Progetto UFSC del 28.10.2009