Ordinanza sui sistemi d’informazione della Confederazione nel campo dello sport (OSISpo): commento all’OSISpo (disegno del 25.01.2012)
1. Introduzione
1.1 Complessità della normativa federale sulla protezione dei dati in relazione ai sistemi d’informazione nel campo dello sport e dell’UFSPO Il diritto generale della Confederazione sulla protezione dei dati, ovvero la legge federale del 19 giugno 1992 sulla protezione dei dati (LPD; RS 235.1) e l’ordinanza del 14 giugno 1993 relativa alla legge federale sulla protezione dei dati (OLPD; RS 235.11), regola di massima la gestione delle raccolte di dati dell’Amministrazione federale. Pertanto oltre a tale legislazione generale, che contiene soprattutto le disposizioni per la protezione formale dei dati, sono necessarie solo le basi legali - formali - per l’esercizio di una banca dati e di un sistema d’informazioni. Tali basi legali si trovano nelle rispettive normative settoriali. In particolare gli articoli 20 e 21 in combinato disposto con gli articoli da 8 a 10 OLPD contengono una rego- lamentazione ampia e completa per la gestione di un sistema d’informazioni in particolare sotto gli aspetti della sicurezza dei dati e della regolamentazione dell’accesso tramite un ap- posito regolamento. Per quel che riguarda tre ambiti in cui l’UFSPO elabora dati personali nei suoi sistemi d’informazione, nella legislazione attuale si trovano basi legali sufficienti che regolano in ma- niera esaustiva e completa il trattamento dei dati personali. – Amministrazione generale degli affari: l’art. 57h della legge del 21 marzo 1997 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA; RS 172.010) contiene le basi legali per il trattamento di dati personali (ivi compresi dati personali degni di partico- lare protezione e profili della personalità) in un sistema d’informazione e di documenta- zione «per la registrazione, la gestione, l’indicizzazione e il controllo della corrispondenza e degli affari». Tale norma è stata emanata come base per il programma GEVER, ma esplica effetti ben oltre lo stesso e nel caso dell’UFSPO contribuisce a coprire a livello di legge l’intera amministrazione della Scuola universitaria e la gestione di edifici e impianti. – Dati personali: l’art. 27 della legge del 24 marzo 2000 sul personale federale (LPers; RS 172.220.1) regola il trattamento dei dati personali degli organi federali. La relativa ordi- nanza del 26 ottobre 2011 sulla protezione dei dati personali del personale federale (SR 172.220.111.4) regola in modo esaustivo e completo il trattamento dei dati personali sulla base dell’art. 27 LPers. Partendo dal presupposto che la Lpers vale per tutto il personale federale esclusi gli apprendisti e che il campo d’applicazione dell’ordinanza viene amplia- to espressamente al «trattamento dei dati personali dei candidati, degli impiegati e degli ex dipendenti dell’Amministrazione federale», queste regole del diritto del personale fe- derale coprono non solo il trattamento dei dati personali del personale dell’UFSPO, ma anche di quelli dei docenti. – Ambiti clinico e terapeutico del servizio medico dell’UFSPO: il servizio medico dell’UFSPO negli ambiti clinico e terapeutico (ovvero laddove si tratta di visita, trattamen- to, cura e assistenza di persone malate o ferite) non è altro che uno studio medico collet- tivo o una clinica privata. Opera in via di principio in concorrenza con studi medici privati e sottostà quindi da un lato all’obbligo di autorizzazione da parte delle autorità sanitarie del Cantone di Berna e dall’altro - in quanto attività di diritto privato di un organo federale - alle disposizioni applicabili alle persone private (cfr. art. 23 cpv. 1 LPD). Di conseguen- za a livello federale la LPD e l’OLPD regolano in maniera esaustiva il trattamento di dati personali e non lasciano spazio a regolamentazioni ulteriori tramite disposizioni di diritto pubblico della Confederazione. Visto l’obbligo di sottoporsi ad autorizzazione valgono pe- rò anche le relative disposizioni per il trattamento di dati personali dell’ordinamento sani-
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tario bernese che regolano in modo completo ed esaustivo la gestione degli incartamenti dei pazienti (incluse la conservazione e la distruzione), l’obbligo di informazione, il segre- to professionale e i diritti dei pazienti. Il 1° ottobre 2010 il Parlamento ha approvato un ampliamento della LOGA con cui si vuole regolare la raccolta e la valutazione dei dati personali derivanti dall’utilizzazione dell’infrastruttura elettronica (FF 2010 5787). All’UFSPO queste nuove regole riguardano tutti i sistemi di controllo dell’accesso a edifici e impianti (ivi compresi gli impianti collegativi per l’acquisto delle prestazioni fornite, cfr. art. 57k let. e ed f nLOGA). Gli attuali sistemi dell’UFSPO e il loro esercizio rientrano senz’altro nell’ambito di quanto la nuova legge con- sente (art. 57l e 57o nLOGA). Il presente disegno di ordinanza si fonda su queste nuove normative, in particolare sull’art. 57q nLOGA. Tali disposizioni entrano in vigore per il 1° apri- le 2012. A questo complesso di regole per il trattamento dei dati personali con la nuova legislazione in materia di sport si aggiungono le seguenti disposizioni: – nella legge sulla promozione dello sport (LPSpo) si regolano la verifica straordinaria della reputazione (art. 10 LPSpo), il trattamento dei dati nel campo del doping (art. 21 cpv. 3 e 4, art. 24 LPSpo) e lo scambio d’informazioni a livello internazionale (art. 25 LPSpo). – La legge federale sui sistemi d’informazione della Confederazione nel campo dello sport (LSISpo) regola già in modo dettagliato il sistema nazionale d’informazione per lo sport e il sistema d’informazione per i dati medici.
1.2 Le basi legali formali per i sistemi d’informazione dell’UFSPO
Un’analisi dettagliata delle strutture informatiche ha consentito di concludere che l’UFSPO dal punto di vista tecnico dispone di sei sistemi d’informazione in cui vengono trattati dati personali. A livello di legge la gestione di tali sistemi d’informazione è coperta come riportato di seguito. Sistema d’informazione (cfr. anche art. 1 Basi legali formali cpv. 1 OSISpo) a. Sistema nazionale d’informazione per lo LSISpo sport b. Sistema d’informazione per i dati medici LSISpo; legislazione sulla protezione dei dati e sul sistema sanitario del Cantone di Berna (per le attività soggette ad autorizza- zione) c. Banca dati centrale degli indirizzi art. 57h LOGA; in parte LPD; art. 27 LPers; dell’UFSPO coperto inoltre in parte anche dall’art. 8 in combinato disposto con l’art. 9 let. a LSI- Spo d. Sistema d’informazione della Scuola uni- art. 57h LOGA; art. 27 LPers; coperto inol- versitaria federale dello sport tre in parte anche dall’art. 8 lett. d in com- binato disposto con l’art. 9 let. a, b, g, h LSISpo e. Due sistemi d’informazione per la gestio- Art. 57l ss. LOGA; in parte anche art. 57h ne di edifici e impianti LOGA
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1.3 Soluzione scelta per la regolamentazione a livello inferiore a quello di legge Il disegno relativo all’OSISpo persegue tre obiettivi: – evitare un’eccessiva regolamentazione; – evitare ridondanze (nel diritto federale tutto deve essere regolato una sola volta); – disciplinare conformemente al livello (ovvero al livello minimo dell’atto normativo richiesto dal principio di legalità e nel contempo rispondente alla sistematica del diritto generale sulla protezione dei dati). Ciò comporta che le disposizioni per le quali il diritto federale in materia di protezione dei dati prevede l'ufficio quale livello di regolamento per il trattamento (art. 21 OLPD) - in particolare la descrizione dei campi di dati e delle unità organizzative che vi hanno accesso - devono essere previste in regolamenti per il trattamento anche nell’ambito dello sport. Quanto in par- te disciplinato attualmente nell’allegato all’ordinanza del 30 ottobre 2002 sulla banca dati nazionale per lo sport (OBDNS; RS 415.051.1) deve dunque essere disciplinato in modo nuovo nei regolamenti sul trattamento conformemente al livello previsto, cioè quello di ufficio. Definire in un’ordinanza del Consiglio federale campi di dati che possono o devono essere adattati ad ogni modifica di un sistema d’informazione non è adeguato. Non c’è motivo con- creto per regolare il trattamento dei dati nel campo dello sport diversamente da quanto av- viene nel resto dell’Amministrazione federale.
1.4 In merito alla struttura
In una prima sezione di carattere generale l’OSISpo contiene le disposizioni di carattere ge- nerale valide per tutti i sistemi d’informazione, ovvero l’indicazione di chi gestisce i sistemi e dell’accesso agli stessi (autorizzazione al trattamento sotto forma di rimando al regolamento per il trattamento). Nelle sezioni successive segue la regolamentazione specifica per ciascuno dei diversi siste- mi, mantenendo all’interno di tutte le sezioni la stessa struttura (ove non ci sia niente da re- golamentare o ciò sia stato fatto a livello di legge manca la parte o l’articolo sull’argomento): – scopo del sistema d’informazione; – oggetto del sistema d’informazione (descrizione dettagliata dei dati raccolti); – collegamenti e se del caso scambi con altri sistemi d’informazione; – conservazione dei dati; – archiviazione e distruzione dei dati. Per facilitare l’orientamento il progetto contiene una suddivisione in sezioni rispondente ai citati sistemi d’informazione dell’UFSPO con i relativi titoli, che garantisce la necessaria chia- rezza dell’atto normativo.
2. Commento alle singole disposizioni
2.1 Sezione 1: Disposizioni generali
Ingresso A proposito dell’ingresso si rimanda a quanto detto ai punti 1.1 e 1.2. Articolo 1 La LSISpo regola soltanto i due sistemi d’informazione previsti nell’art. 1 cpv. 1 lettere a – b OSISpo. Si rivela pertanto necessario regolare a questo livello tutti i sistemi d’informazione
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utilizzati. Per quanto riguarda le basi legali formali dei sistemi d’informazione citati nell’art. 1 cpv. 1 let c-e si rimanda al punto 1.2. Come accennato al punto 1.1, le attività terapeutiche e cliniche del servizio medico dell’UFSPO sottostanno all’ordinamento sanitario del Cantone di Berna. Oltre alle disposi- zioni della Confederazione vanno osservati gli obblighi in esso previsti in relazione al tratta- mento di dati personali dei pazienti. Articolo 2 Si rimanda a quanto detto al punto 1.3. La necessità di emanare un regolamento per il trat- tamento deriva direttamente dall’art. 21 OLPD. Ognuno dei sistemi d’informazione regolati nell’ordinanza soddisfa almeno uno dei criteri dell’art. 21 cpv. 1 let. a, c, oppure d OLPD. Articolo 3 L’indicazione del nome di chi gestisce le raccolte di dati costituisce il presupposto per l’esercizio del diritto d’accesso dei cittadini interessati a norma dell’art. 8 della legge federale sulla protezione dei dati. Articolo 4 Si regolano i criteri in base ai quali i collaboratori dell’UFSPO hanno accesso alle collezioni di dati dei sistemi d’informazione. Inoltre hanno accesso ai dati del sistema nazionale d’informazione nel campo dello sport tramite procedura di richiamo le autorità e le organizza- zioni citate nell’art. 11 della LSISpo.
2.2 Sezione 2: Sistema nazionale d’informazione per lo sport
Gli art. 8 e 9 LSISPo descrivono in maniera sufficiente rispettivamente scopo e contenuto dei sistemi d’informazione. Anche la raccolta (art. 10 LSISpo) e la comunicazione dei dati (art. 11 LSISpo) sono regolati a sufficienza già a livello di legge. Pertanto la OSISpo non contiene ulteriori disposizioni in merito a questi temi. Articolo 5 Riguardo alla conservazione di dati personali, in linea di principio si parte dal presupposto che le persone vogliano o debbano essere registrate nel sistema nazionale d’informazione per tutta la durata della loro vita attiva da sportivi. Ci sono persone attive per decenni come quadri G+S che contemporaneamente o in altri periodi della loro vita praticano sport di pre- stazione o sport per gli adulti, traendo vantaggio da attività ed esperienze pregresse nell’ambito dell’istituzione. In considerazione del principio della proporzionalità nella legislazione sulla protezione dei dati (art 4 cpv. 2 LPD), l’età di 70 anni può essere effettivamente vista come il momento in cui non è più giustificato continuare a conservare senza un motivo preciso i dati personali. I dati personali devono rimanere nella banca dati ed essere eliminati solo a partire dai 70 anni se non sono più stati elaborati per 5 anni (art. 4 cpv. 2 OSISpo). Per diverse raccolte di dati è necessaria una soluzione differenziata: ad esempio i dati penali necessari per motivare una decisone relativa a rilascio, sospensione o revoca di riconosci- menti di quadro «Gioventù + Sport» vanno eliminati nel momento in cui vengono eliminati dal casellario giudiziale su richiesta della persona interessata. La conservazione delle qualifiche ottenute presso una scuola universitaria come docente o esperto di sport ha una giustificazione concreta, dato che c’è chi dopo un’interruzione di una certa durata (ad es. maternità o assenze dovute a incidenti) intende proseguire o riprendere
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gli studi, o iniziare una formazione di allenatore, sulla base dei titoli ottenuti e deve poter da- re informazioni precise sulle qualifiche acquisite. Articolo 6 Per l’archiviazione e la distruzione dei dati si fa riferimento alle norme di carattere generale della legge federale sull’archiviazione (RS 152.1).
2.3 Sezione 3: Sistema d’informazione per i dati medici
Anche per il sistema d’informazione per i dati medici la legge regola il contenuto (art. 14 LSI- Spo), la raccolta (art. 15 LSISpo) e la comunicazione (art. 16 LSISpo) dei dati, per cui la O- SISpo non contiene regole su questi temi. Articolo 7 L’accesso a questi dati è limitato alle persone attive nei settori medicina dello sport, psicolo- gia dello sport, fisioterapia dello sport e fisiologia dello sport, che hanno assolutamente biso- gno di tali informazioni per il proprio lavoro. Sono inoltre autorizzate all’accesso nel quadro dell’art. 4 della LSISpo le persone incaricate di compiti di manutenzione. Articolo 8 Il periodo di conservazione decennale corrisponde all’ultimo periodo del primo capoverso dell’art. 6 LSISpo. Ad ogni modo, una persona deve avere la possibilità di far eliminare dal sistema anche prima tali dati raccolti su base volontaria o di farli conservare ancora più a lungo (ad esempio perché continua a praticare sport di prestazione). Articolo 9 Per l’archiviazione si fa riferimento alle norme di carattere generale della legge federale sull’archiviazione (RS 152.1).
2.4 Sezione 4: Banca dati centrale degli indirizzi
Articoli 10 e 11 Dagli scopi di una banca dati centrale degli indirizzi si evince che si tratta più propriamente una banca dati ausiliaria per gli altri sistemi d’informazione. Di conseguenza essa contiene essenzialmente dati necessari per lo svolgimento dell’attività gestionale dell’UFSPO. Articolo 12 Una banca dati centrale ha senso solo se i dati relativi agli indirizzi che contiene possono essere utilizzati dagli altri sistemi d’informazione, perché in tal modo si garantisce che l’UFSPO possa contare su un indirizzario sempre aggiornato. Pertanto l’art. 12 OSISpo con- tiene regole sulla connessione della banca di dati con altri sistemi d’informazione. Articoli 13 e 14 Le regole sulla conservazione si basano su un criterio temporale. Per le raccolte di dati di persone non sottoposti ad alcun trattamento nel corso di cinque anni si può presupporre che l’ulteriore conservazione non sia più giustificabile alla luce del principio della proporzionalità (art. 4 cpv. 2 LPD). Il collegamento al momento dell’ultimo trattamento consente un'archivia- zione automatica dei dati. Anche se semplici dati relativi agli indirizzi sono probabilmente privi di interesse archivistico, la legge federale sull’archiviazione impone che essi vengano offerti all’Archivio federale.
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2.5 Sezione 5: Sistema d’informazione amministrativo della Scuola universitaria
federale dello sport Il sistema d’informazione amministrativo della Scuola universitaria federale dello sport pre- senta un contesto analogo a quello della banca dati centrale degli indirizzi. Una parte delle informazioni riguardanti gli studenti rientra per legge nel complesso di dati del sistema nazio- nale d’informazione per lo sport (art.9 let a, b, g, h LSISpo). Articoli 15 e 16 Per il sistema d’informazione amministrativo della Scuola universitaria federale dello sport – che è più propriamente una banca dati ausiliaria – scopo e oggetto devono essere regolati nella OSISpo. Articolo 17 I dati relativi ai docenti devono poter essere confrontati e scambiati con quelli del sistema d’informazione sul personale, visto che la contabilità degli stipendi dipende dal grado di oc- cupazione. I dati degli studenti devono poter essere scambiati con il sistema d’informazione per la fattu- razione per poter addebitare le tasse semestrali e altri costi. Articolo 18 In via di principio i dati dovrebbero essere conservati per cinque anni a partire dal loro ultimo trattamento, che di regola dovrebbe corrispondere con la fine di una formazione. Fanno ec- cezione i dati relativi ai titoli d’istruzione conseguiti, che dovrebbero essere conservati per tutta la normale durata della vita lavorativa di una persona. In tal modo si garantisce che tali dati siano disponibili per la persona interessata, ad esempio nel quadro di una richiesta d’impiego, anche nel caso in cui avesse smarrito i diplomi originali. Articolo 19 Per l’archiviazione si fa riferimento alle norme di carattere generale della legge federale sull’archiviazione (RS 152.1).
2.6 Sezione 6: Sistema d’informazione per la gestione di edifici e impianti
Articoli 20 e 21 Per il sistema d’informazione per la gestione di edifici e impianti lo scopo e l’oggetto devono essere regolati nella OSISpo. Le regole si fondano sull’art. 57l LOGA. Articolo 22 Lo scambio automatico con il sistema d’informazioni per la fatturazione è necessario per po- ter fatturare automaticamente le prestazioni registrate presso terminali e distributori automa- tici tramite il badge. Articoli 23 e 24 I dati devono essere conservati fino a cinque anni dopo l’ultimo trattamento. Per l’archiviazione si fa riferimento alle norme di carattere generale della legge federale sull’archiviazione (RS 152.1).
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2.7 Sezione 7: Partecipazione alle spese
Articolo 25 In linea di massima si dovrebbe restare su quanto attualmente concordato con i Cantoni, che partecipano con un importo fisso di 4000 franchi ed un importo variabile fra i 300 e i 5300 franchi annui (a seconda del numero e dell’importo delle offerte G+S conteggiate) alle spese per la banca dati nazionale dello sport. In tal modo si arriva ad una partecipazione totale alle spese per circa 150 0000 franchi, somma piuttosto bassa a fronte dei circa 3 milioni di fran- chi necessari per gestione, manutenzione, esercizio e sviluppo della banca dati. Si propone che il DDPS stabilisca in un’ordinanza sugli emolumenti sia la somma forfettaria per l’accesso al sistema sia un importo basato sulle offerte svolte. In un primo momento si pensa di riscuotere una tassa forfettaria di 4000 franchi e un contributo di 1 franco per ogni corso, campo o offerta della formazione dei quadri svolti. Sulla base delle cifre relative al 2011 ciò rappresenta una somma globale di 156 389 franchi per tutti i Cantoni. I limiti mas- simi che il Dipartimento deve rispettare anche in futuro per la determinazione degli emolu- menti sono invece stabiliti nella presente ordinanza. In considerazione delle tasse nominal- mente molto basse sembra giustificata una certa generosità nella determinazione di tale quadro normativo.
2.8 Sezione 8: Disposizioni finali
Articolo 26 L’attuale ordinanza sulla banca dati nazionale dello sport (BDNS) deve essere abrogata. Per il momento non si è rilevato il bisogno di procedere alla modifica di altre ordinanze.
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