Revisione totale dell'ordinanza sugli atti pubblici in forma elettronica (OAPuE) | Lexipedia

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Settembre 2016

Rapporto esplicativo relativo alla revisione totale dell’ordinanza sulla realizzazione di atti pubblici in forma elettronica e di certifi- cazioni elettroniche (P-OAPuE) Referimento/n. incarto: COO.2180.109.7.191740 / 239/2016/00003

1 Situazione iniziale

1.1 Introduzione degli atti pubblici in forma elettronica

In occasione dell’ultima revisione dei diritti reali1, nel titolo finale del Codice civile (CC)2 è stato inserito il nuovo articolo 55a, secondo il quale i Cantoni possono autorizzare i pubblici ufficiali rogatori a realizzare copie elettroniche degli atti pubblici da loro redatti. Inoltre posso- no autorizzarli a certificare elettronicamente la conformità agli originali cartacei di copie da loro realizzate in forma elettronica nonché l’autenticità di firme.

Secondo l’articolo 55a capoverso 4 titolo finale CC, il Consiglio federale emana disposizioni di esecuzione atte a garantire l’interoperabilità dei sistemi informatici nonché l’integrità, l’autenticità e la sicurezza dei dati.

1.2 Normativa in vigore

Il 1° gennaio 2012 è entrata in vigore l’ordinanza sugli atti pubblici in forma elettronica (OAPuE)3.

1.2.1 Principio

In base all’articolo 3 OAPuE in vigore, un documento pubblico in forma elettronica o una cer- tificazione elettronica dispone essenzialmente di due elementi:  una firma elettronica qualificata secondo la legge sulla firma elettronica4 e  una cosiddetta «conferma di ammissione», ossia la prova dell’abilitazione ufficiale a rea- lizzare atti pubblici in forma elettronica o certificazioni elettroniche.

1 Cartella ipotecaria registrale e altre modifiche della disciplina dei diritti reali; in vigore dal 1° gennaio 2012; RU 2011 4637; messaggio del 27 giugno 2007 concernente la revisione del Codice civile svizzero, FF 2007 4845. 2 Codice civile svizzero del 10 dicembre 1907, RS 210. 3 RS 943.033. 4 Legge federale del 18 marzo 2016 sui servizi di certificazione nel campo della firma elettronica e di altre applicazioni di certificati digitali (FiEle), RS 943.03.

1.2.2 Conferma di ammissione

La conferma di ammissione è generata dal cosiddetto registro degli ufficiali (UPReg) ed è la riproduzione elettronica esatta delle competenze già attribuite al pubblico ufficiale nel mondo analogico. La creazione della conferma di ammissione elettronica non implica quindi alcun incremento delle autorizzazioni esistenti. La conferma di ammissione non è altro che l’equivalente elettronico dell’abilitazione ufficiale a realizzare atti pubblici e certificazioni, conferita secondo il diritto federale o cantonale dal servizio competente alla persona interessata prima della registrazione nell’UPReg. La struttura grafica dell’attuale conferma di ammissione è riportata nell’allegato 2 dell’ordinanza del DFGP del 25 giugno 2013 sugli atti pubblici in forma elettronica5. Paralle- lamente all’entrata in vigore della revisione totale dell’OAPuE sarà modificato anche l’allegato 2 dell’OAPuE-DFGP per tenere conto dell’ampliamento, proposto nell’ambito della revisione totale dell’OAPuE, della cerchia di persone registrate nel sistema e delle modifiche auspicate dai Cantoni. In futuro la rappresentazione grafica sarà la seguente (esempio di una conferma di ammis- sione neutrale per un notaio libero professionista):

5 OAPuE-DFGP, RS 943.033.1. 2/16

1.2.3 Registro dei pubblici ufficiali (UPReg)

Il registro dei pubblici ufficiali (UPReg) è uno strumento tecnico disponibile in tutta la Svizze- ra, che permette di generare la conferma di ammissione al fine di apporla su atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettroniche. Secondo il diritto vigente, i dati relativi alle fun- zioni sono sottoposti alla sovranità e alla responsabilità dei Cantoni.6 L’UPReg è in funzione dal 1° gennaio 2014 e il suo utilizzo da parte dei pubblici ufficiali sarà gratuito fino al 31 dicembre 2017. A partire dal 1° gennaio 2018 l’emissione della conferma di ammissione elettronica sarà soggetta a un emolumento. La presente modifica di ordinanza verte anche sul disciplinamento degli emolumenti.

1.3 Obiettivo delle modifiche

La normativa vigente si concentra sul settore del registro fondiario ed è rivolta soprattutto ai notai. Questa impostazione di matrice storica è però troppo limitata. Già oggi, infatti, secondo un’interpretazione più ampia, non sono soltanto i notai a poter redigere atti pubblici e fornire certificazioni. In misura limitata e molto specifica il diritto federale o cantonale conferisce tale autorizzazione o obbligo anche ad altre persone. Poiché la nuova OAPuE, in quanto riprodu- zione del mondo analogico, deve includere anche queste persone, è necessario introdurre una terminologia meno restrittiva (cfr. Commento ai singoli articoli, art. 2 cpv. 1 lett. a). Tra l’altro anche per garantire la certezza del diritto – in senso giuridico e tecnico – è necessario che la realizzazione di tutti gli atti pubblici in forma elettronica e di tutte le certificazioni elet- troniche soddisfi gli stessi requisiti. Questo obiettivo viene raggiunto estendendo il campo di applicazione soggettivo alle se- guenti persone (art. 2 cpv. 1 lett. a P-OAPuE): - notai liberi professionisti; - notai pubblici; - ufficiali del registro fondiario; 6 Questa affermazione riguarda le «funzioni» secondo il diritto vigente (notai liberi professionisti e notai pubblici). Per quanto riguarda le «funzioni» future si rimanda all’articolo 7 OAPuE e alle relative spiegazioni. 3/16

- collaboratori degli uffici del registro di commercio; - ufficiali dello stato civile; - ingegneri geometri secondo l’articolo 41 della legge federale del 5 ottobre 2007 sulla geoinformazione (LGI; RS 510.62); - altre persone autorizzate ufficialmente secondo il diritto federale o cantonale a realizzare atti pubblici in forma elettronica o certificazioni elettroniche7. Oltre che sull’ampliamento del campo d’applicazione soggettivo dell’OAPuE, la revisione totale verte sui seguenti punti: - campo d’applicazione materiale: realizzazione di estratti elettronici certificati di registri pubblici di diritto privato (estratti ufficiali elettronici di registri); - emolumenti; - collegamento di sistemi cantonali al registro; - adeguamenti terminologici; - semplificazione e aggiornamento di disposizioni in vigore. La proposta modifica del titolo dell’ordinanza da «ordinanza sugli atti pubblici in forma elet- tronica» in «ordinanza sulla realizzazione di atti pubblici in forma elettronica e di certificazioni elettroniche» si fonda sulle seguenti riflessioni: il nuovo titolo rende esplicito il fatto che le disposizioni dell’OAPuE si applicano a tutte le persone che realizzano atti pubblici in forma elettronica o effettuano certificazioni elettroniche. Ciononostante risulta eccessivamente re- strittivo se si considera che l’articolo 13 OAPuE disciplina la certificazione di una stampa cartacea di un documento elettronico. Rinunciare all’aggiunta dell’aggettivo «elettroniche» dopo il termine «certificazioni» potrebbe però dare l’impressione (errata) che con l’OAPuE il legislatore federale intenda emanare disposizioni procedurali generali relative alla procedura di certificazione in senso lato.

2 Commento ai singoli articoli

Art. 1 Oggetto e scopo L’articolo 1 si basa sul diritto vigente. Il nuovo capoverso 1 lettera b P-OAPuE comprende le certificazioni elettroniche di copie e di firme, mentre il capoverso 1 lettera c le certificazioni di stampe di documenti elettronici. Analogamente alla normativa in vigore, alcuni ambiti continuano a rimanere esclusi dal cam- po di applicazione del P-OAPuE: ad esempio la procedura da seguire nel realizzare atti pub- blici e certificazioni per quanto riguarda aspetti non direttamente connessi alla creazione dei corrispondenti documenti elettronici. Il P-OAPuE non specifica nemmeno quali atti pubblici e certificazioni possano o debbano essere realizzati dagli uffici del registro di commercio, del registro fondiario e dello stato civile. Più in generale, il P-OAPuE non indica in quali casi sia- no necessari un atto pubblico in forma elettronica o una certificazione elettronica.

Art. 2 Definizioni Il capoverso 1 P-OAPuE definisce ora diversi concetti con l’obiettivo di contribuire a una mi- gliore comprensione delle disposizioni al fine di una loro corretta applicazione nel realizzare atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettroniche.

7 Ad esempio collaboratori delle autorità dello stato civile in possesso dell’attestato professionale federale di ufficiale dello stato civile, cui sono state trasferite le funzioni di un pubblico ufficiale secondo l’articolo 4 dell’ordinanza del 28 aprile 2004 sullo stato civile (OSC; RS 211.112.2). 4/16

Alcune osservazioni: - pubblico ufficiale (lett. a): l’OAPuE in vigore utilizza il termine «pubblico ufficiale roga- tore» (cfr. p. es. art. 2, 3 e 4 OAPuE) senza definirlo espressamente. In questo con- testo il termine è impiegato basandosi sulla percezione linguistica prevalente a livello cantonale, secondo cui esso si riferisce in primo luogo a persone che dispongono dell'integralità delle competenze rogatorie, ossia essenzialmente i notai dei diversi si- stemi cantonali. Come spiegato sopra (cfr. punto 1.3), il campo di applicazione sog- gettivo dell’OAPuE va ampliato per comprendere, oltre alle persone con integralità delle competenze rogatorie, anche persone con autorizzazioni rogatorie limitate e molto specifiche. In altre parole, il progetto di ordinanza mira a regolamentare realtà finora escluse dall’OAPuE in vigore. Attuare questo intento non è stato facile a livello terminologico-redazionale. Si è reso infatti necessario un chiarimento sul piano concettuale, che però riguarda soltanto la versione tedesca del testo dell’ordinanza. Nella lingua tedesca la ricerca di un termine generale che fosse abbastanza restrittivo da non apparire troppo astratto, pur essendo sufficientemente ampio da includere tut- te le persone con autorizzazioni rogatorie in senso lato, ha portato a risultati deluden- ti. Al contrario delle lingue romanze, in cui i termini «officier public» e «pubblico uffi- ciale» risultano comprensibili e adeguati, in tedesco non è stato possibile trovare una denominazione altrettanto confacente: la traduzione delle varianti romanze sarebbe «Amtsperson» o «Träger eines öffentlichen Amtes», termini che però risultano troppo ampi in questo contesto per poter essere ancora associati in generale al concetto di documenti. Considerato quanto precede e il fatto che per gli atti normativi le tre lingue ufficiali so- no ugualmente vincolanti (cfr. art. 14 cpv. 1 secondo periodo della legge sulle pubbli- cazioni ufficiali, LPubb, RS 170.512), si è optato per il termine più restrittivo ma più comprensibile «Urkundsperson». In tal modo il P-OAPuE stabilisce una definizione valida per l’intero testo di legge. Anziché dare per scontato il termine «Urkundsper- son», la lettera a lo definisce per il campo di applicazione di tutta l’OAPuE mediante un elenco esemplificativo, ma non esaustivo, come si evince dalla formulazione «altre persone autorizzate ufficialmente». Viene qui esplicitato anche il principio che, per poter realizzare atti pubblici in forma elettronica o certificazioni elettroniche, la perso- na in questione debba disporre di un’autorizzazione ufficiale secondo il diritto federale o cantonale. Al contempo questa formulazione chiarisce anche che le competenze legate alle autorizzazioni ufficiali esistenti non possono essere ampliate né attraverso la conferma di ammissione elettronica (cfr. punto 1.2.2 e qui di seguito) né attraverso la denominazione «pubblico ufficiale». Così diviene ovvio, ad esempio, che l’ingegnere-geometra definito pubblico ufficiale nell’ambito dell’OAPuE non sarà in grado (se in possesso di una conferma di ammissione correttamente rilasciata) di do- cumentare contratti di compravendita di un fondo validi né di realizzarne una copia elettronica valida per mancanza di un’autorizzazione appropriata. - registro dei pubblici ufficiali «UPReg» (lett. b): si tratta del registro dei pubblici ufficiali (UPReg) già introdotto e conosciuto a livello nazionale, che ora sarà arricchito con ul- teriori funzioni. La formulazione chiarisce inoltre qual è il servizio principale offerto del registro, ossia il rilascio della conferma di ammissione elettronica. - conferma di ammissione (lett. c): come già menzionato all’inizio (cfr. punto 1.2.2), la conferma di ammissione è la prova puramente elettronica dell’autorizzazione a realiz- zare atti pubblici in forma elettronica o certificazioni elettroniche, rilasciata dal servizio competente al pubblico ufficiale in questione secondo il diritto federale o cantonale. Affinché l’UPReg possa generare la conferma di ammissione, il responsabile deve 5/16

aver inserito correttamente i corrispondenti dati accedendo online al registro. In tal modo si ottiene una copia elettronica esatta delle autorizzazioni ufficiali già rilasciate al pubblico ufficiale nel mondo analogico. Come già ribadito più volte, il rilascio della conferma di ammissione non comporta né un aumento né una diminuzione delle au- torizzazioni già attribuite. - atto pubblico in forma elettronica (lett. d): questa definizione riprende essenzialmente l’articolo 2 OAPuE in vigore, ma precisa che si tratta della regolamentazione di do- cumenti elettronici. - copia elettronica (lett. e): l’OAPuE in vigore ha introdotto i concetti di atto originale e di copia senza definirli esplicitamente. Con la revisione si propone di orientare la ter- minologia all’articolo 55a titolo finale CC. Il concetto di «copia» come riproduzione fe- dele dell’atto originale viene mantenuto. In alcuni Cantoni vengono usati termini di- versi (p. es. esemplare al posto di copia). Ovviamente i Cantoni sono liberi di mante- nere la loro terminologia. Per le relazioni giuridiche – soprattutto a livello intercanto- nale o internazionale – è essenziale che sia l’originale che la copia siano atti pubblici. L’OAPuE attua una distinzione soltanto perché secondo il diritto vigente l’originale non può essere realizzato in forma elettronica. A lungo termine non è da escludere che nel diritto federale si parlerà in modo uniforme ed esaustivo di atti pubblici elet- tronici. - certificazione elettronica (lett. f): in questa disposizione sono elencati i tipi di certifica- zione essenziali per il campo di applicazione dell’OAPuE. - verbale (lett. g): dato che, a seconda delle procedure, i verbali possono avere i con- tenuti e le strutture più diversi, si è volutamente scelta una definizione generica. Il capoverso 2 precisa che equivalgono agli atti pubblici non soltanto gli estratti ufficiali di registri pubblici, ma anche le certificazioni8 nonché le attestazioni9 relative a dati contenuti o non contenuti in registri come quello dello stato civile.

Art. 3 Equivalenza delle forme Questo articolo corrisponde all’articolo 5 della versione attualmente in vigore. L’articolo 4 in vigore è dedicato all’obbligo di diligenza dei pubblici ufficiali nell’apporre la firma elettronica. Questa disposizione può essere abrogata, poiché la FiEle contiene già disposizioni esaustive in merito.

Art. 4 Applicabilità del diritto estero Questo articolo corrisponde all’articolo 6 della versione in vigore.

Art. 5 Gestione Per l’articolo 7 capoverso 1 OAPuE in vigore si è partiti dal presupposto che l’Ufficio federale di giustizia (UFG) affidasse a un’organizzazione esterna all’Amministrazione federale centra- le il compito di predisporre e gestire un sistema per la tenuta di un registro dei pubblici uffi- ciali. Per attuare questa disposizione, nel febbraio 2012 l’UFG ha istituito un gruppo di lavoro incaricato di illustrare le possibilità esistenti e fornire raccomandazioni in un rapporto di stato. Il rapporto del gruppo di lavoro porta la data del 19 ottobre 2012 e può essere richiesto all’Ufficio federale per il diritto del registro fondiario e del diritto fondiario. I lavori del gruppo e gli scambi di opinioni avuti con diversi attori coinvolti hanno dimostrato che vi sono incertez- 8 Accertamenti positivi sulla base di iscrizioni nel registro (p.es. la certificazione di un vincolo di parentela in una data determinata). 9 Accertamenti negativi con indicazione dello scopo a cui è stato emesso il documento (p.es. l’attestazione che una persona in un determinato luogo non risulta sposata). 6/16

ze per quanto riguarda l’interpretazione del concetto di «affidamento» ai sensi dell’attuale articolo 7 capoverso 1 OAPuE e le modalità con cui esso deve avvenire per essere conforme all’ordinanza. Nel luglio 2012 l’UFG è giunto alla conclusione che l’allestimento e la gestione del registro costituiscono una cosiddetta attività amministrativa ausiliaria, che deve essere fornita dall’Amministrazione e non affidata a un terzo dalle autorità. Nel frattempo, nell’ambito dei lavori di specificazione della documentazione per l’appalto, in seno all’UFG è stato perfezionato un sistema già esistente, che è stato poi messo in funzio- ne il 1° gennaio 2014. Attualmente il sistema è gestito e finanziato dall’UFG. Con l’entrata in vigore della revisione totale dell’OAPuE si intende introdurre anche un emolumento basato sull’uso (cfr. sez. 4 P-OAPuE). Considerando tutto ciò, affidare il sistema a un’organizzazione esterna all’Amministrazione federale centrale non è attualmente un’opzione plausibile. Per garantire la chiarezza e la certezza del diritto, il proposto articolo 5 sancisce che è l’UFG ad allestire e gestire il sistema per la tenuta di un registro svizzero dei pubblici ufficiali (UPReg). A questo punto va nuovamente ribadito che l’UPReg è uno strumento tecnico di natura ausi- liaria diffuso in tutta la Svizzera, che permette di apporre la conferma di ammissione su atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettroniche (cfr. punto 1.2.2 e seg. e il commento all’art. 2 P-OAPuE). L’autorità competente conferisce l’autorizzazione ufficiale a realizzare atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettroniche in conformità con il diritto vigente. L’UPReg serve inoltre a tutti i servizi che devono sapere se una determinata persona è abili- tata a realizzare atti pubblici in forma elettronica. Per chiarezza di seguito si riporta un esempio delle competenze in un Cantone con notariato di stampo latino: - il Cantone decide in merito all’introduzione degli atti pubblici in forma elettronica e della certificazione elettronica (art. 55a cpv. 1 tit. fin. CC)10; - il Cantone decide inoltre se autorizzare la comunicazione elettronica nel settore del registro fondiario (art. 39 cpv. 1 ORF11). Per gli uffici del registro di commercio l’accettazione delle notificazioni in forma elettronica è invece prescritta dal diritto fe- derale (art. 175 ORC12); - se un Cantone con notariato di stampo latino intende introdurre gli atti pubblici in for- ma elettronica e la certificazione elettronica è necessario che registri nell’UPReg l’autorità (cantonale) di vigilanza sui notai. L’iscrizione viene verificata e attivata dall’Ufficio federale per il diritto del registro fondiario e del diritto fondiario; - la successiva iscrizione dei notai nel sistema e la gestione dei dati compete esclusi- vamente all’autorità cantonale di vigilanza sui notai. Il contenuto dell’attuale articolo 7 capoverso 2 OAPuE è ora trattato nella sezione 4.

Art. 6 Sovranità sui dati e gestione dei dati La sovranità sui dati e la responsabilità per la gestione dei dati variano a seconda che l’autorizzazione a realizzare atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettroniche sia stata rilasciata da un servizio cantonale o da un’autorità federale (cfr. anche la tabella nel commento all’art. 9). Mentre il capoverso 1 stabilisce la sovranità e la responsabilità cantona- li, il pendant per le autorità federali è disciplinato in un capoverso 3 a sé stante.

10 Nel settore dello stato civile la decisione relativa all’introduzione degli atti pubblici in forma elettronica e della certificazione elettronica spetta alla Confederazione. I dettagli sono disciplinati nelle disposizioni d’esecuzione (art. 48 CC). La data dell’introduzione non è ancora stata fissata. 11 Ordinanza del 23 settembre 2011 sul registro fondiario, RS 211.432.1. 12 Ordinanza del 17 ottobre 2007 sul registro di commercio, RS 221.411. 7/16

Il capoverso 2 permette due approcci: i Cantoni possono registrare nel sistema soltanto le persone autorizzate a realizzare atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettroniche secondo il diritto cantonale. Oppure possono utilizzare il sistema anche come un vero e pro- prio registro e inserirvi tutti i pubblici ufficiali cantonali – o, in forma ridotta, solo determinati pubblici ufficiali. Il sistema permette in ogni caso di distinguere tra persone autorizzate a rea- lizzare atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettroniche e persone prive di tale autorizzazione. Per il legislatore federale è determinante esclusivamente il fatto che solo le persone iscritte e attivate nel sistema possano realizzare atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettroniche. I Cantoni sono liberi di tenere e gestire i dati dei loro pubblici ufficiali in sistemi propri. In que- sto caso la sincronizzazione dei dati tra i sistemi cantonali e l’UPReg avviene mediante un’interfaccia, come stabilito dal capoverso 4, che chiarisce inoltre che i requisiti tecnici dell’interfaccia sono definiti dal DFGP. Se l’utilizzo di un sistema cantonale richiede modifi- che di sistema dell’UPReg, i relativi costi sono a carico dei Cantoni. Anche nel caso in cui si usino sistemi cantonali la conferma di ammissione è richiamata dall’UPReg.

Art. 7 Persone iscrivibili nell’UPReg Una novità essenziale dell’OAPuE rivista è che nel sistema possono ora essere inserite, oltre ai notai pubblici e ai notai liberi professionisti, anche altre persone autorizzate ufficialmente secondo il diritto federale o cantonale a realizzare atti pubblici in forma elettronica o certifica- zioni elettroniche (cfr. elenco all’art. 2 cpv. 1 lett. a P-OAPuE e il relativo commento). Questa modifica mira a uniformare i requisiti tecnici degli atti pubblici in forma elettronica e delle cer- tificazioni elettroniche, aumentando così la sicurezza in termini giuridici e tecnici. Soprattutto nel caso di pratiche intercantonali o internazionali uniformare i requisiti tecnici comporta van- taggi essenziali. Attraverso il sistema www.validator.ch con pochi click ogni destinatario di atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettroniche può verificare se la persona che ha firmato il documento era autorizzata secondo il diritto pertinente a effettuare tale opera- zione al momento della firma. Una persona può essere iscritta con diverse funzioni (cpv. 2). I collaboratori delle autorità di vigilanza che, ad esempio, sono contemporaneamente anche notai pubblici, possono quindi registrarsi nel sistema sia come «autorità di vigilanza» sia come «notaio pubblico». Si sotto- lineano le competenze diverse: i collaboratori delle autorità di vigilanza sono attivati dall’autorità di alta vigilanza della Confederazione. La successiva attivazione dei pubblici ufficiali è effettuata dalla pertinente autorità competente. Nel caso dei notai liberi professioni- sti, dei notai pubblici, degli ufficiali del registro fondiario, nonché dei collaboratori degli uffici del registro di commercio si tratta delle autorità cantonali di vigilanza. Nel caso degli ufficiali dello stato civile, dei collaboratori delle autorità cantonali di vigilanza in materia di stato civile e dell’Ufficio federale dello stato civile i dettagli sono disciplinati nell’articolo 4a P-OSC. Il capoverso 2 si riferisce alle autorità di vigilanza dei Cantoni e della Confederazione. Di norma esse saranno già inserite nel registro con la funzione «pubblico ufficiale», ma non obbligatoriamente. I collaboratori delle autorità di vigilanza della Confederazione e dei Can- toni sono responsabili per l’attivazione dei pubblici ufficiali nell’UPReg e per la successiva gestione dei dati. Per ottemperare a questo compito sono iscritti nel sistema con la funzione «autorità di vigilanza», che non permette loro di apporre la conferma di ammissione su atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettroniche.

Art. 8 Iscrizione La normativa proposta corrisponde essenzialmente al diritto in vigore. Il fatto che ora non si parli più di «designazione della professione o della funzione secondo il diritto cantonale», bensì di «designazione della professione o della funzione secondo il diritto determinante» 8/16

(cpv. 1 lett. e P-OAPuE), non ha alcuna rilevanza in termini di diritto materiale. La nuova formulazione tiene conto delle diverse competenze nei diversi registri di diritto privato. Si rimanda in particolare alla tabella nel commento all’articolo 9. Per completezza si rileva anche che le iscrizioni precedenti non vengono cancellate, ma solo disattivate nel sistema (cpv. 3). Il mantenimento e la disattivazione dei dati garantisce la tracciabilità cronologica, la trasparenza e l’eventuale possibilità di dimostrare determinati fatti in un secondo momento.

Art. 9 Disposizioni procedurali generali L’articolo 9 si basa sulla disposizione vigente, integrata con gli articoli 2, 6 e 8 OAPuE- DFGP. Queste norme sono state fuse al fine di garantire una maggiore comprensibilità e chiarezza delle disposizioni di legge. Si tratta di una disposizione generale. La procedura descritta è completata dalle successive disposizioni speciali. Per quanto riguarda la «descri- zione dell’autorizzazione del pubblico ufficiale a realizzare atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettroniche» (art. 9 cpv. 2 lett. e P-OAPuE), si tratta del passaggio contrasse- gnato in rosso qui di seguito:

A seconda della professione o della funzione del pubblico ufficiale (art. 9 cpv. 2 lett. d P- OAPuE), bisogna distinguere tra la competenza di realizzare atti pubblici in forma elettronica, la competenza di effettuare certificazioni elettroniche e la competenza di realizzare estratti elettronici ufficiali di registri:

Funzioni Designazione della professione o Descrizione delle competenze della funzione

Notai liberi professionisti; notai come da notificazione cantonale La persona sopra indicata è autorizzata a realizza- pubblici (modulo) re atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettroniche nel Cantone di XY nella misura definita dal diritto cantonale.

Ufficiali del registro fondiario ufficiale del registro fondiario La persona sopra indicata è autorizzata a realizza- re atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettroniche nel Cantone di XY nella misura definita dal diritto cantonale.

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Collaboratori delle autorità dello ufficiale dello stato civile La persona sopra indicata è autorizzata a rea- stato civile lizzare atti pubblici in forma elettronica e certifica- zioni elettroniche nel settore dello stato civile nel Cantone di XY nella misura definita dal diritto federale. collaboratore delle autorità cantonali La persona sopra indicata è autorizzata a rea- di vigilanza in materia di stato civile lizzare copie elettroniche certificate nel settore dello stato civile nel Cantone di XY nella misura definita dal diritto federale. collaboratore dell’Ufficio federale La persona sopra indicata è autorizzata a rea- dello stato civile lizzare atti pubblici in forma elettronica e certifica- zioni elettroniche nel settore dello stato civile nella misura definita dal diritto federale.

Collaboratori delle autorità del collaboratore dell’Ufficio del registro La persona sopra indicata è autorizzata dal regi- registro di commercio di commercio stro di commercio a realizzare certificazioni nonché estratti ufficiali del registro nel Cantone di XY nella misura definita dal diritto federale. vicecapo dell’Ufficio del registro di La persona sopra indicata è autorizzata dal regi- commercio stro di commercio a realizzare atti pubblici in forma elettronica, certificazioni elettroniche nonché estratti ufficiali del registro di commercio nel Can- tone di XY nella misura definita dal diritto federale. capo dell’Ufficio del registro di com- La persona sopra indicata è autorizzata dal regi- mercio stro di commercio a realizzare atti pubblici in forma elettronica, certificazioni elettroniche nonché estratti ufficiali del registro di commercio nel Can- tone di XY nella misura definita dal diritto federale. collaboratore dell’Ufficio federale del La persona sopra indicata è autorizzata dall’Ufficio registro di commercio federale del registro di commercio a realizzare atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettro- niche nella misura definita dal diritto federale.

capo dell’Ufficio federale del registro La persona sopra indicata è autorizzata dall’Ufficio di commercio federale del registro di commercio a realizzare atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettro- niche nella misura definita dal diritto federale.

vicecapo dell’Ufficio federale del La persona sopra indicata è autorizzata dall’Ufficio registro di commercio federale del registro di commercio a realizzare atti pubblici in forma elettronica e certificazioni elettro- niche nella misura definita dal diritto federale.

Il capoverso 3 permette ai Cantoni di inserire ulteriori elementi nella pagina di verbale al di sotto della conferma di ammissione. Si pensi in particolare alla soluzione del Cantone di Vaud, dove, oltre alla conferma di ammissione generata dall’UPReg, viene inserita un’ulteriore conferma generata dal sistema SDMS. Tali elementi aggiuntivi non hanno alcun effetto sulla validità di diritto federale degli atti pubblici in forma elettronica e delle certifica- zioni elettroniche. Il servizio di validazione della Confederazione (sistema che consente di verificare l’autenticità delle firme elettroniche qualificate e delle conferme di ammissione) ignora eventuali elementi cantonali aggiuntivi durante il processo di verifica. Se un Cantone desidera inserire un ulteriore elemento cantonale oltre alla conferma di am- missione, la pagina di verbale si presenta come segue: - terzo superiore: verbale della realizzazione della copia o della certificazione; - secondo terzo: conferma di ammissione generata dall’UPReg; - ultimo terzo: elemento cantonale.

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Art. 10 Copia elettronica di un atto originale Le disposizioni dell’articolo 10 corrispondono in larga parte alla versione in vigore.

Art. 11 Atti pubblici in forma elettronica da un registro pubblico Il concetto di atto pubblico in forma elettronica è definito nell’articolo 2 capoverso 1 lettera d P-OAPuE. Secondo l’articolo 2 capoverso 2 P-OAPuE, gli atti pubblici in forma elettronica allestiti da un registro pubblico equivalgono agli atti pubblici in forma elettronica. Nel realizza- re un tale atto, il pubblico ufficiale vi allega il verbale attestante il fatto che si tratta di un estratto, un’attestazione o una certificazione da un registro pubblico. I dettagli sono fissati nelle disposizioni speciali (cfr. art. 32 P-ORF, art. 11 cpv. 1bis P-ORC, art. 47 P-OSC). Inoltre si rimanda al commento all’articolo 1 capoverso 2 P-OAPuE.

Art. 12 Copia elettronica certificata di un documento cartaceo L’articolo 12 proposto corrisponde all’attuale articolo 11. Le modifiche sono di natura pura- mente redazionale.

Art. 13 Stampa certificata di un documento elettronico L’articolo 13 proposto corrisponde all’attuale articolo 12. Le modifiche sono di natura pura- mente redazionale. Tuttavia si precisa che, abrogando il termine «effettivamente» nel capo- verso 5, si mira a una semplificazione puramente linguistica e assolutamente non a una ridu- zione dell’affidabilità delle capacità del pubblico ufficiale.

Art. 14 Certificazione elettronica di una firma autografa su un documento cartaceo L’articolo 14 proposto corrisponde all’attuale articolo 13. Le modifiche sono di natura pura- mente redazionale.

Art. 15 Certificazione elettronica di una firma elettronica L’articolo 15 proposto corrisponde all’attuale articolo 14. Le modifiche sono di natura pura- mente redazionale.

Art. 16 Principio Fino alla fine del 2017 l’uso dell’UPReg sarà gratuito sia per i Cantoni che per gli utenti. In questa fase introduttiva i costi sono sostenuti dalla Confederazione. Il finanziamento di lancio ha lo scopo di promuovere gli scambi elettronici con gli uffici dei registri. A partire dal 1° gennaio 2018 sarà introdotto un emolumento basato sull’uso. L’iscrizione nel registro rimarrà gratuita come in precedenza. Per ogni rilascio della conferma di ammissione sarà riscosso un emolumento pari a 2 franchi. Questo importo è soggetto alle disposizioni dell’ordinanza generale sugli emolumenti13 e soprattutto al principio della copertura dei costi e al principio dell’equivalenza. Un uso frequente del sistema comporta pertanto un adegua- mento ovvero una riduzione dell’emolumento.

Art. 17 Applicabilità dell’ordinanza generale sugli emolumenti Si rimanda al commento all’articolo 16.

13 Ordinanza generale dell’8 settembre 2004 sugli emolumenti (OgeEm), RS 172.041.1. 11/16

Art. 18 Fatturazione e conseguenze della mora Essenzialmente il gestore del registro effettua la fatturazione una volta all’anno direttamente a carico dei pubblici ufficiali (cpv. 1). In caso di uso frequente del sistema si dovrà verificare se sia più opportuna una fatturazione a intervalli più brevi. Sono comunque fatti salvi accordi diversi (cpv. 2). In casi del genere il gestore dell’UPReg e il partner cantonale stipulano un accordo relativo alle modalità della fatturazione. La deroga lascia inoltre spazio per accordi tra i Cantoni o i Comuni e il gestore dell’UPReg in relazione alla fatturazione di conferme di ammissione richieste dagli impiegati cantonali o comunali.

Art. 19 Rilascio gratuito In linea con la strategia «Svizzera digitale»14 del Consiglio federale vanno introdotte determi- nate esenzioni dagli emolumenti per sostenere attivamente gli scambi elettronici con gli uffici dei registri. La prima eccezione riguarda le copie elettroniche certificate di notificazioni, documenti giusti- ficativi o altri documenti in forma cartacea o elettronica realizzate a fini di conservazione dai collaboratori delle autorità del registro di commercio, dagli ufficiali dello stato civile nonché dagli ufficiali del registro fondiario. In questo caso si tratta quindi della conversione del sup- porto per l’archiviazione elettronica. Rinunciare a questa deroga significherebbe che proprio gli uffici cantonali del registro di commercio, che attualmente stanno costruendo i loro archivi elettronici, si ritroverebbero a sostenere costi molto elevati, il che potrebbe farli rinunciare all’archiviazione elettronica e questo sarebbe controproducente per il futuro della Svizzera digitale. La seconda eccezione riguarda la collaborazione tra autorità e non richiede ulteriori spiega- zioni. L’attuazione pratica del rilascio gratuito (obbligo di notificazione da parte dei pubblici ufficiali o adeguamento automatico del sistema) è attualmente ancora in fase di discussione.

Art. 20 Abrogazione e modifica di altri atti normativi Nessuna osservazione.

Art. 21 Disposizione transitoria Il contenuto della disposizione transitoria corrisponde alla normativa dell’attuale articolo 14a e riguarda soltanto gli atti pubblici in forma elettronica e le certificazioni elettroniche realizzati tra il 1° agosto 2013 e il 31 dicembre 2013 e quindi privi di conferma di ammissione generata dall’UPReg.

Art. 22 Entrata in vigore Nessuna osservazione.

3 Commento all’allegato (Abrogazione e modifica di altri atti normativi)

Per quanto riguarda la modifica di altri atti normativi, nell’ambito dell’elaborazione del presen- te progetto è emersa un’elevata necessità di chiarimenti e coordinamento in termini non tan- to materiali quanto piuttosto redazionali e sistematici. Di conseguenza, allo stato attuale non è da escludere che nel prosieguo dei lavori si debbano effettuare ulteriori modifiche redazio- nali e sistematiche nelle seguenti disposizioni.

14 Strategia «Svizzera digitale» del 20 aprile 2016, FF 2016 3515. 12/16

3.1 Stato civile

3.1.1 Introduzione di atti pubblici in forma elettronica e di autenticazioni elettroni- che Nel settore dello stato civile il Consiglio federale determina, tra le altre cose, a quali condi- zioni è possibile procedere al rilascio di estratti dei registri per via elettronica (art. 48 cpv. 5 n. 3 CC). Per tale motivo nell’allegato del P-OAPuE le due ordinanze del Consiglio federale che disciplinano lo stato civile (cfr. il punto 3.1.2 qui di seguito per l’OESC e il punto 3.1.3 qui di seguito per l’OSC) sono state modificate in modo tale da creare le basi di diritto federale necessarie per l’introduzione degli atti pubblici elettronici e delle autenticazioni elettroniche secondo il P-OAPuE nel settore dello stato civile. La predisposizione delle basi legali e la loro entrata in vigore il 1° gennaio 2018 (art. 22 P-OAPuE) non significano che in tale data tutti i documenti di stato civile allestibili dal registro dello stato civile potranno già essere re- datti e rilasciati sotto forma di atti pubblici elettronici. L’Ufficio federale dello stato civile (UFSC) provvederà ad informare in merito le autorità dello stato civile dei Cantoni e dei Co- muni con adeguato anticipo prima dell’entrata in vigore delle nuove disposizioni.

3.1.2 Ordinanza sugli emolumenti in materia di stato civile (OESC)

Art. 7 cpv. 1 lett. g Disborsi Nell’ambito delle prestazioni connesse allo stato civile, secondo l’articolo 16 P-OAPuE per l’apposizione di una conferma di ammissione va riscosso un emolumento pari a 2 franchi per documento. Con questa disposizione si garantisce la possibilità di addebitare le spese con- nesse con questa prestazione di stato civile.

Allegato 1 n. I. n. 1. e n. 2. Divulgazione di dati dello stato civile È stato inserito un rimando all’articolo 47 P-OSC in modo da coprire tutte le forme di allesti- mento di documenti dal registro dello stato civile e dai registri cartacei. I documenti cartacei vanno allestiti sulla carta di sicurezza definita dall’UFSC (art. 6 cpv. 2 P-OSC). La realizza- zione di documenti elettronici è retta dalle disposizioni dell’OAPuE (art. 6 cpv. 3 P-OSC).

Allegato 1 n. I n. 3.3 Divulgazione di dati dello stato civile

Allegato 1 n. V. n. 21 nonché allegato 4 n. II. n. 5. Altre prestazioni Sono state uniformate le disposizioni riguardanti l’allestimento e l’autenticazione di copie o fotocopie, così che in tutta l’OESC si parli di «autenticazione» con rimando all’articolo 18a capoverso 2 in combinato disposto con l’articolo 47 capoverso 2 lettera c OSC. Le persone iscritte e attivate nell’UPReg in base all’articolo 4a P-OSC sono autorizzate a effettuare au- tenticazioni in forma elettronica secondo l’articolo 47 capoverso 3ter P-OSC. L’emolumento pari a 2 franchi per pagina è dovuto anche in questi casi a copertura del lavoro di scansione del documento in vista della predisposizione elettronica della copia o fotocopia autenticata. L’emolumento riscosso per l’apposizione dell’autenticazione è pari a 30,00 franchi, indipen- dente dal fatto che l’autenticazione avvenga in forma cartacea o elettronica. In quest’ultimo caso si aggiungono costi pari a 2 franchi per l’apposizione della conferma di ammissione secondo l’articolo 7 capoverso 1 lettera g P-OESC.

3.1.3 3.1.3 Ordinanza sullo stato civile (OSC)

Art. 4a Registro dei pubblici ufficiali (UPReg) Soltanto una persona nominata o eletta ufficiale dello stato civile secondo l’articolo 4 OSC e quindi pubblico ufficiale è autorizzata, in base alle competenze fissate nell’articolo 44a OSC, 13/16

a realizzare atti pubblici elettronici dal registro dello stato civile (art. 1 cpv. 2 e art. 11 P- OAPuE). Tale persona va pertanto iscritta nell’UPReg tempestivamente entro il termine di transizione di un anno dall’entrata in vigore delle nuove disposizioni come previsto dall’articolo 99c P-OSC. L’obbligo di iscrizione spetta all’autorità cantonale competente, che si assicura che al momento dell’iscrizione la persona in questione adempia i requisiti per la realizzazione di atti pubblici e l’apposizione della firma elettronica. Per l’attivazione sono competenti esclusivamente le autorità cantonali di vigilanza sullo stato civile, poiché soltanto queste unità amministrative gerarchicamente sovraordinate sanno quali ufficiali dello stato civile lavorano per le varie autorità dello stato civile. In tal modo con la funzione «ufficiale dello stato civile» si soddisfano le condizioni per la realizzazione di atti pubblici in forma elet- tronica. I collaboratori dell’autorità cantonale di vigilanza sullo stato civile non sono autorizzati a rila- sciare atti pubblici nel settore dello stato civile. L’UFSC ha una tale autorizzazione esclusi- vamente nei casi in cui sia necessario realizzare un estratto di un registro dello stato civile tenuto da una rappresentanza svizzera all’estero (art. 92b cpv. 1bis P-OSC). Al contrario, può succedere che i collaboratori delle autorità cantonali di vigilanza sullo stato civile o dell’UFSC debbano realizzare sotto forma di atto pubblico una copia certificata di un documento (art. 2 lett. f P-OAPuE) da loro custodito (secondo l’art. 47 cpv. 2 lett c P-OSC). Per motivi di certezza del diritto connessi a tali compiti notarili, per l’autorizzazione ad appor- re un’autenticazione elettronica è necessario sia possedere l’attestato professionale federale (eccezione: art. 95 cpv. 1 OSC) sia ricoprire la funzione di un pubblico ufficiale. Se tali pre- supposti sono adempiuti su richiesta del servizio competente l’UFSC ovvero il DFGP attivano la persona con la relativa funzione nell’UPReg. I pubblici ufficiali iscritti nell’UPReg applicano la procedura prevista nell’OAPuE. In base degli articoli 6 e 8 P-OAPuE l’autorità cantonale o federale responsabile deve effet- tuare tempestivamente ogni modifica o cancellazione (cosiddetta disattivazione) dei dati te- nuti nel registro relativi ai pubblici ufficiali nel settore dello stato civile.

Art. 6 Documenti di stato civile In futuro i documenti dello stato civile potranno essere rilasciati sia in forma cartacea che elettronica. Il vecchio articolo 6 va riscritto. I documenti cartacei vanno allestiti come in passato nel rispetto delle istruzioni dell’UFSC relative alla qualità della carta e ai requisiti applicabili alle modalità di scrittura. Per quanto riguarda la normativa relativa all’apposizione di una firma elettronica qualificata secondo la FiEle, ora si definisce esplicitamente anche che per la divulgazione di fatti di stato civile o di dati dello stato civile in forma cartacea va utilizzata la carta di sicurezza definita dall’UFSC (fanno eccezione le comunicazioni alle autorità che non sono realizzate sotto forma di docu- mento di stato civile). Se la divulgazione avviene in forma elettronica, oltre a una firma quali- ficata secondo la FiEle è necessario apporre anche una conferma di ammissione secondo l’OAPuE. I dettagli relativi alla forma della divulgazione sono disciplinati nell’articolo 47 P- OSC.

Art. 47 Forma della divulgazione Per quanto riguarda la forma della divulgazione ora sarà ammessa la realizzazione di docu- menti pubblici in forma elettronica e di copie elettroniche autenticate secondo l’OAPuE. Le precedenti disposizioni relative alla divulgazione in forma cartacea rimangono in essere.

Art. 81 cpv. 2 Diritto d’informazione È stato inserito il rimando all’articolo 47 che copre tutte le forme di divulgazione. 14/16

Art. 99c Disposizioni transitorie della modifica del ..... Per quanto riguarda il rilascio di atti pubblici in forma elettronica e di autenticazioni elettroni- che va garantito che almeno gli ufficiali dello stato civile nominati o eletti secondo l’articolo 4 siano iscritti e attivati nell’UPReg al più tardi entro un anno dall’entrata in vigore di queste disposizioni secondo l’articolo 4a capoverso 1 P-OSC, in modo che possano allestire i do- cumenti elettronici previsti nel sistema Infostar secondo l’articolo 47 capoverso 3bis P-OSC.

3.2 Ordinanza sul registro fondiario (ORF)

Nessuna osservazione.

3.3 Ordinanza sul registro di commercio (ORC)

Con l’articolo 12a e segg. ORC la revisione parziale del 23 settembre 2011 ha introdotto in particolare la competenza per l’allestimento di atti pubblici in forma elettronica e autentica- zioni elettroniche nel settore del registro di commercio. Con l’inserimento previsto nell’articolo 2 capoverso 1 lettera a in combinato disposto con l’articolo 7 capoverso 1 lette- ra a P-OAPuE dei collaboratori delle autorità del registro di commercio nell’UPReg, nell’allegato del P-OAPuE devono essere adeguate le disposizioni sull’allestimento elettroni- co di estratti delle iscrizioni concernenti un ente giuridico, copie elettroniche di notificazioni e documenti giustificativi, autenticazioni elettroniche di firme, l’autenticazione di copie cartacee di documenti elettronici, nonché certificazioni elettroniche relative alla non iscrizione di un ente giuridico e le disposizioni relative alla partecipazione alla comunicazione elettronica. Di conseguenza, nelle pertinenti disposizioni è prevista la necessità di apporre non solo una firma qualificata con un marcatempo qualificato secondo la FiEle, ma anche una conferma di ammissione secondo l’OAPuE. Considerato questo vasto elenco di possibili documenti che le autorità del registro di com- mercio devono autenticare secondo l’articolo 2 lettera f P-OAPuE o a cui, secondo la defini- zione dell’articolo 2 lettera d P-OAPuE, può essere attribuito anche il carattere di atti pubblici elettronici, è giustificato mantenere ampia la «descrizione dell’autorizzazione del pubblico ufficiale» nella conferma di ammissione secondo l’articolo 9 capoverso 2 lettera e P-OAPuE: i collaboratori delle autorità del registro di commercio sono pertanto essenzialmente autoriz- zati a realizzare autenticazioni e estratti ufficiali dei registri nonché atti pubblici. Sono esclusi dall’allestimento di estratti ufficiali dei registri i collaboratori dell’Ufficio federale del registro di commercio, poiché secondo l’articolo 11 capoverso 1 lettera a ORC soltanto gli uffici canto- nali del registro di commercio possono rilasciare estratti autenticati delle iscrizioni concer- nenti un ente giuridico che figura nel registro principale. Secondo l’articolo 4 capoverso 1bis P-ORC l’attivazione dei collaboratori degli uffici cantonali del registro di commercio nell’UPReg compete alle autorità cantonali di vigilanza, mentre per i collaboratori dell’Ufficio federale del registro di commercio è responsabile il Dipartimento federale di giustizia e polizia secondo l’articolo 5 capoverso 1bis P-ORC, poiché solo queste unità amministrative sovraordinate possono sapere quali collaboratori lavorano per le varie autorità del registro di commercio.

4 Ripercussioni sul personale, l’organizzazione e le finanze per la Confedera-

zione, i Cantoni, i Comuni ed eventuali altri incaricati dell’esecuzione Il registro dei pubblici ufficiali (UPReg) è entrato in funzione il 1° gennaio 2014 e attualmente è gestito e finanziato dall’UFG. La normativa proposta in materia di emolumenti intende per- mettere a lungo termine un finanziamento del sistema basato sull’uso. La fase di lancio dal 1° gennaio 2014 ha dimostrato che, per stimare i costi del sistema in modo affidabile, è prima necessario che venga usato su larga scala e quindi che sia introdot- 15/16

to a livello nazionale. Per questo motivo la gestione e i relativi costi sono stati lasciati a cari- co dell’UFG durante la fase di lancio. Con l’emolumento basato sull’uso, anche negli anni a venire alcuni costi rimarranno a carico della Confederazione. Più il sistema viene usato e prima sarà possibile trasferire i costi a carico degli utenti. Non appena questi sosterranno tutti i costi, si dovrà adeguare l’emolumento. I Cantoni, i Comuni ed eventuali altri incaricati dell’esecuzione possono a loro volta addebita- re ai loro «clienti» l’emolumento di 2 franchi per atto pubblico in forma elettronica o certifica- zione elettronica.

5 Tempo necessario per l’attuazione nei Cantoni e nei Comuni

Con l’entrata in vigore prevista per il 1° gennaio 2018 i Cantoni e i Comuni hanno sufficiente tempo per prepararsi ai cambiamenti. Nel settore degli atti pubblici e delle certificazioni, inoltre, i documenti cartacei e quelli elet- tronici continueranno a convivere anche in futuro. Di conseguenza i Cantoni non sono obbli- gati a introdurre gli atti pubblici in forma elettronica e le certificazioni elettroniche.

6 Ripercussioni economiche

In un’ottica a lungo termine gli scambi elettronici con gli uffici dei registri permetteranno di sbrigare le pratiche in modo più veloce e semplice e quindi di ridurre i costi.

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