AS 2011 5589

Verordnung über den Schutz von Personendaten des Bundespersonals

Verordnung über den Schutz von Personendaten des Bundespersonals (BPDV)

vom 26. Oktober 2011

Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf die Artikel 27 Absatz 2, 27a Absatz 6 und 27c Absatz 7 des Bundespersonalgesetzes vom 24. März 2000¹ (BPG), verordnet:

1. Kapitel: Allgemeine Bestimmungen

1. Abschnitt: Grundsätze

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich

1 Diese Verordnung regelt die Bearbeitung der Personendaten von Bewerberinnen

und Bewerbern sowie von Angestellten und ehemaligen Angestellten der Bundes- verwaltung nach Artikel 1 Absätze 1 und 2 Buchstaben a und d der Bundespersonal- verordnung vom 3. Juli 2001².

2 Die Bearbeitung der Daten, die im Rahmen der Sicherheitsprüfungen erhoben wer-

den, richtet sich nach der Verordnung vom 4. März 2011³ über die Personensicher- heitsprüfungen.

Art. 2 Information der Angestellten Vor der Einführung oder Änderung eines Informationssystems oder einer Daten- sammlung werden die Angestellten informiert.

Art. 3 Beratung der Angestellten Die Angestellten können die Datenschutzberaterinnen und -berater ihrer Verwal- tungseinheit oder ihres Departements um Beratung angehen.

SR 172.220.111.4

2011-0875 5589

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

2. Abschnitt: Datenschutz und Datensicherheit

Art. 4 Datensicherheit

1 Die in Papierform gesammelten Daten sind unter Verschluss zu halten.

2 Die Datensicherheit für die Informationssysteme richtet sich nach:

a. der Verordnung vom 14. Juni 19934 zum Bundesgesetz über den Daten- schutz (VDSG); b. den Artikeln 8 und 9 der Bundesinformatikverordnung vom 26. September 20035; und c. den Empfehlungen des Informatikstrategieorgans Bund. 3 Für die Informationssysteme dieser Verordnung erlässt das Eidgenössische Perso- nalamt (EPA) Bearbeitungsreglemente. Diese regeln namentlich die organisatori- schen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung. 4 Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal und die Vorgesetzten der Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung treffen in ihrem Bereich die ange- messenen organisatorischen und technischen Massnahmen zur Sicherung der Perso- nendaten.

Art. 5 Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht

1 Die betroffenen Personen können ihr Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungs-

recht beim jeweiligen Personaldienst oder Fachdienstleistungszentrum Personal, bei der Personal- und Sozialberatung der Bundesverwaltung (PSB) sowie dem ärztlichen Dienst geltend machen. Vorbehalten bleiben die Artikel 22, 35 und 39.

2 Unrichtige Daten sind von Amtes wegen zu berichtigen.

3. Abschnitt: Bekanntgabe von Daten

Art. 6 Veröffentlichung

1 Die Direktorinnen und Direktoren der Verwaltungseinheiten sind verantwortlich

für eine vorgängige Information der Angestellten, deren Daten im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit im Intranet, in einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagbrett veröffentlicht werden sollen.

2 Die Information umfasst die vorgesehene Publikationsform und den Hinweis, dass

Angestellte, die mit der Veröffentlichung nicht einverstanden sind, dies jederzeit schriftlich mitteilen können.

4 SR 235.11 5 SR 172.010.58

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

3 Die Veröffentlichung besonders schützenswerter Personendaten bedarf der schrift- lichen Einwilligung der betroffenen Person.

Art. 7 Weitergabe an Dritte

1 An Dritte, insbesondere an neue Arbeitgeber, Bank- und Kreditinstitute oder an

Vermieterinnen und Vermieter, dürfen Daten nur mit schriftlicher Einwilligung der betroffenen Person weitergegeben werden. Wer Daten weitergibt, muss überprüfen, ob eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

2 Die Einwilligung der betroffenen Person gilt als gegeben, wenn sie eine andere

Angestellte oder einen anderen Angestellten als Referenzperson für die Auskunfts- erteilung bezeichnet hat.

3 Die Datenweitergabe beschränkt sich auf die für den Zweck der Anfrage notwen-

digen Informationen. 4 Die Bestimmungen dieses Artikels gelten auch für Angestellte, die innerhalb der Bundesverwaltung die Verwaltungseinheit wechseln. Artikel 12 bleibt vorbehalten.

2. Kapitel: Personalinformationssystem der Bundesverwaltung

Art. 8 Inhalt Die im Personalinformationssystem der Bundesverwaltung (BV PLUS) enthaltenen Daten sind in Anhang 1 aufgeführt.

Art. 9 Struktur Das BV PLUS besteht aus folgenden Komponenten: a. Organisationsmanagement für die Abbildung der organisatorischen und funktionellen Personalstruktur; b. Personaladministration für die Verwaltung von Personendaten der Ange- stellten; c. Personalabrechnung für die Abrechnung und Überweisung der Löhne der Angestellten; d. Personalzeitwirtschaft für die Verwaltung der Zeitdaten; e. Personalkostenmanagement für die Planung und das Controlling der Per- sonalkosten; f. Personalentwicklung für die Laufbahnplanung und die Entwicklungs- planung; g. Vergütungsmanagement für die Planung und Festsetzung der Entlöhnung; h. Veranstaltungsmanagement für die Verwaltung von Veranstaltungen und Kursen;

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

i. Reisekostenabrechnung für die Erfassung und Abrechnung von Reisen, Reisekosten und Spesen sowie für die Übermittlung in das Finanzsystem; j. Personalcontrolling für die Auswertung und Beurteilung der Personalkenn- zahlen.

Art. 10 Datenbearbeitung und -zugriff 1 Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal, die Finanzdienste und die für den technischen Support verantwortlichen Dienststellen bearbeiten die Daten im BV PLUS für die Erfüllung ihrer Aufgaben nach Artikel 27a Absatz 1 BPG.

2 Die Angestellten können ihre eigenen Daten im BV PLUS, namentlich Persona-

lien, Zeitdaten und Spesen, bearbeiten, soweit ihnen ein Zugriffsrecht zusteht.

3 Die Vorgesetzten können die Daten ihrer Mitarbeitenden, namentlich Zeitdaten

und Spesen, einsehen und genehmigen, soweit ihnen ein Zugriffsrecht zusteht. 4 Die Zugriffsrechte sowie Art und Umfang des Zugriffs sind in Anhang 1 geregelt.

5 Das Bearbeitungsreglement regelt zusätzlich zu Artikel 4 Absatz 3 die Form der

Datenbearbeitung und die Zugriffsrechte der Benutzerinnen und Benutzer.

Art. 11 Datenbekanntgabe

1 Nicht besonders schützenswerte Daten aus dem BV PLUS können anderen Infor-

mationssystemen bekannt gegeben werden, sofern: a. für das Informationssystem eine Rechtsgrundlage vorhanden ist; b. das Informationssystem beim Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten angemeldet ist, mit Ausnahme der Datensammlungen nach Artikel 18 c. für das Informationssystem ein Bearbeitungsreglement besteht.

2 Die Datenbekanntgabe kann über einen Verteiler erfolgen.

3 Die Verwaltungseinheiten können für die Personaladministration in ihrem Bereich nicht besonders schützenswerte Daten ihrer Angestellten aus dem BV PLUS über- nehmen.

Art. 12 Übertragung der Zugriffsberechtigung Wechseln Angestellte innerhalb der Bundesverwaltung zu einer anderen Verwal- tungseinheit, so wird der bisherigen Verwaltungseinheit die Zugriffsberechtigung auf das BV PLUS für alle Daten, die diese Angestellten betreffen, entzogen und der neuen Verwaltungseinheit übertragen, mit Ausnahme der Daten nach Artikel 27a Absatz 3 Buchstabe g BPG.

6 SR 235.11

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

Art. 13 Aufbewahrung

1 Die Daten der Angestellten, die die Bundesverwaltung verlassen haben oder ver-

storben sind, werden während zehn Jahren im BV PLUS aufbewahrt.

2 Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten dem Bundesarchiv zur Übernahme

angeboten. Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichneten Daten wer- den vernichtet.

Art. 14 Protokollierung

1 Die Zugriffe und Änderungen im BV PLUS werden laufend protokolliert.

2 Die Protokolle werden während zwei Jahren vom Bundesamt für Informatik und

Telekommunikation (BIT) aufbewahrt.

Art. 15 Verantwortlichkeit

1 Das EPA ist für das BV PLUS verantwortlich.

2 Die Verwaltungseinheiten, die das BV PLUS anwenden, sind für die Bearbeitung

der von diesem in ihrem Zuständigkeitsbereich verwalteten Daten verantwortlich; vorbehalten bleibt die Verantwortung der Departemente für ihre Fachdienstleis- tungszentren Personal. Die verantwortlichen Stellen sorgen für die Richtigkeit der Daten.

3 Das BIT ist für den technischen Betrieb des BV PLUS verantwortlich.

3. Kapitel: Bewerbungsdossier

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 16 Inhalt Das Bewerbungsdossier kann insbesondere die in Anhang 2 aufgeführten Daten enthalten.

Art. 17 Datenbearbeitung Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal und die für die Aus- wahl verantwortlichen Personen bearbeiten in ihrem Bereich die Dossiers der Bewerberinnen und Bewerber.

Art. 18 Information über Persönlichkeitstests Die Bewerberinnen und Bewerber müssen vor der Durchführung von Persönlich- keitstests informiert werden über: a. den Zweck der Tests; b. die Verwendung der Testergebnisse; und c. den Personenkreis, der über die Testergebnisse informiert wird.

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

2. Abschnitt: Informationssystem für die Bewerbungsdossiers

Art. 19 Zweck Das Informationssystem für die Rekrutierung in der Bundesverwaltung (E-Recruiting BV) dient dazu, Stellen auszuschreiben und den Bewerbungsprozess zu vereinfachen.

Art. 20 Struktur

1 Das E-Recruiting BV besteht aus den Komponenten E-Dispositionsanwendung

und Bewerbungsmanagement.

2 Mit der E-Dispositionsanwendung werden die Stelleninserate erstellt und publi-

ziert.

3 Im Bewerbungsmanagement werden auszuschreibende Stellen mit den notwen-

digen Informationen erfasst und die Daten der Bewerberinnen und Bewerber bear- beitet.

Art. 21 Zugriffsrechte 1 Die im Departement verantwortliche Person erteilt auf Antrag der Verwaltungsein- heiten ihren Personaldiensten und Fachdienstleistungszentren Personal die Zugriffs- rechte. 2 Die Personaldienste und Fachdienstleistungszentren Personal erteilen im Einzelfall den für die Auswahl verantwortlichen Personen die Zugriffsrechte.

Art. 22 Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht Bei einer elektronischen Bewerbung kann die Bewerberin oder der Bewerber das Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht im E-Recruiting BV selber wahr- nehmen.

Art. 23 Protokollierung

1 Die Zugriffe und Änderungen im E-Recruiting BV werden laufend protokolliert.

2 Die Protokolle werden während zwei Jahren vom EPA aufbewahrt.

Art. 24 Verantwortlichkeit

1 Das EPA ist für das E-Recruiting BV verantwortlich.

2 Die Verwaltungseinheiten sind für die in ihrem Bereich verwalteten Daten verant- wortlich; vorbehalten bleibt die Verantwortung der Departemente für ihre Fach- dienstleistungszentren Personal.

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

Art. 25 Datenvernichtung Die Personaldienste und die Fachdienstleistungszentren Personal vernichten die Daten des E-Recruiting BV drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Vorbehalten bleibt Artikel 27b Absatz 7 BPG.

4. Kapitel: Personaldossier

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 26 Inhalt Die im Personaldossier enthaltenen Daten sind in Anhang 3 aufgeführt.

Art. 27 Dossierübergabe bei internem Übertritt Tritt eine angestellte Person in eine andere Verwaltungseinheit über, so wird das Personaldossier nicht an die neue Verwaltungseinheit übergeben. Jede Abweichung wird mit der angestellten Person vereinbart.

Art. 28 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung

1 Die Daten des Personaldossiers werden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

zehn Jahre aufbewahrt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden sie dem Bun- desarchiv zur Übernahme angeboten. Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichneten Daten werden vernichtet.

2 Die Ergebnisse von Persönlichkeitstests und Potenzialbeurteilungen werden wäh-

rend fünf Jahren aufbewahrt und anschliessend vernichtet. Diese Frist gilt auch im Falle der Auflösung des Arbeitsverhältnisses. 3 Die Leistungsbeurteilungen sowie die Entscheide, die auf einer Beurteilung beru- hen, werden während fünf Jahren aufbewahrt. Sie können ausnahmsweise länger aufbewahrt werden, wenn ein Rechtsstreit über Ansprüche aus dem Arbeitsverhält- nis dies rechtfertigt. In solchen Fällen werden sie längstens bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt und anschliessend vernichtet.

2. Abschnitt: Informationssystem für die Personaldossiers

Art. 29 Zweck Das Informationssystem für die Personaldossiers der Bundesverwaltung (E-Per- sonaldossier BV) dient der elektronischen Verwaltung, Bewirtschaftung und Ablage von Personendaten der Angestellten.

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

Art. 30 Informationssystem für die Personaldossiers der Gruppe Verteidigung

1 Das Eidgenössische Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport

betreibt ein eigenes Informationssystem für die Personaldossiers der Gruppe Vertei- digung.

2 Dieses System wird in den Artikeln 34a–34f der Verordnung vom 16. Dezember

20097 über die militärischen Informationssysteme geregelt.

Art. 31 Daten aus BV PLUS Nicht besonders schützenswerte Daten können aus dem BV PLUS übernommen werden.

Art. 32 Zugriffsrechte 1 Die im Departement verantwortliche Person erteilt auf Antrag der Verwaltungsein- heiten ihren Personaldiensten und Fachdienstleistungszentren Personal die Zugriffs- rechte. 2 Die Personaldienste und Fachdienstleistungszentren Personal erteilen im Einzelfall den Vorgesetzten ein zeitlich beschränktes Zugriffsrecht.

Art. 33 Protokollierung

1 Die Zugriffe und Änderungen im E-Personaldossier BV werden laufend proto-

kolliert.

2 Die Protokolle werden während zwei Jahren vom BIT aufbewahrt.

Art. 34 Verantwortlichkeit

1 Das EPA ist für das E-Personaldossier BV verantwortlich.

2 Die Verwaltungseinheiten, die das E-Personaldossier BV anwenden, sind für die

Bearbeitung der von diesem in ihrem Zuständigkeitsbereich verwalteten Daten verantwortlich; vorbehalten bleibt die Verantwortung der Departemente für ihre Fachdienstleistungszentren Personal. Die verantwortlichen Stellen sorgen für die Richtigkeit der Daten. 3 Das BIT ist für den technischen Betrieb des E-Personaldossier BV verantwortlich.

Art. 35 Auskunftsrecht Die Personaldienste gewähren den Angestellten, die Einsicht in ihr Personaldossier verlangen, einen zeitlich beschränkten Zugriff auf ihre Daten im E-Personaldossier BV.

7 SR 510.911

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

5. Kapitel:

Dossier der Personal- und Sozialberatung der Bundesverwaltung

Art. 36 1 Die PSB bearbeitet die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Daten, insbe- sondere diejenigen über die finanzielle und familiäre Situation der Angestellten.

2 Die Dossiers über Sozialmassnahmen werden bei der PSB aufbewahrt.

3 Die Dossiers werden nach der Umsetzung der Massnahmen während fünf Jahren

aufbewahrt und anschliessend vernichtet.

6. Kapitel: Gesundheitsdaten

Art. 37 Inhalt der medizinischen Akten Die medizinischen Akten enthalten den Anstellungsfragebogen, die Arztberichte und -zeugnisse, die ärztlichen Feststellungen des ärztlichen Dienstes sowie die Beurtei- lung des Invaliditäts- und Morbiditätsrisikos, die für die Eignungsbeurteilung der Bewerberinnen und Bewerber bei der Anstellung und der Angestellten während des Arbeitsverhältnisses notwendig sind.

Art. 38 Datenbearbeitung

1 Die medizinischen Akten werden in Papierform gesammelt. Bestimmte Daten, wie

beispielsweise der Name der angestellten Person und die Diagnose, können zwecks Fakturierung oder im Hinblick auf die Erhebung statistischer Daten in einem Infor- mationssystem bearbeitet werden.

2 Das Informationssystem für medizinische Daten muss ein geschlossenes System

sein.

Art. 39 Auskunftsrecht Ist der ärztliche Dienst der Ansicht, die Angaben in den medizinischen Akten könn- ten der angestellten Person schaden, so kann er die darin enthaltenen Daten einer von ihr bezeichneten Vertrauensärztin oder einem von ihr bezeichneten Vertrauens- arzt mitteilen.

Art. 40 Weitergabe von Daten an Dritte

1 Dem Personaldienst wird nur die Schlussfolgerung aus ärztlichen Feststellungen

des ärztlichen Dienstes weitergegeben. Der Inhalt der medizinischen Akten wird dem Personaldienst oder Dritten nur dann weitergegeben, wenn die Betroffenen ihre schriftliche Einwilligung erteilt haben. 2 Wenn die Betroffenen ihre Einwilligung nicht erteilt haben, ist der Rechtsdienst des EPA befugt, dem ärztlichen Dienst die Erlaubnis zu geben, den zuständigen

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

Stellen Gesundheitsdaten oder medizinische Akten weiterzugeben (Art. 28 Abs. 3 und 4 BPG).

Art. 41 Aufbewahrung

1 Die medizinischen Akten der Bewerberinnen und Bewerber sowie der Angestellten

werden bei dem vom Eidgenössischen Finanzdepartement bezeichneten ärztlichen Dienst aufbewahrt.

2 Sie werden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch 40 Jahre aufbewahrt.

Nach Ablauf dieser Frist werden die Akten vernichtet.

7. Kapitel: Schlussbestimmungen

Art. 42 Aufhebung und Änderung bisherigen Rechts

1 Die Verordnung vom 3. Juli 20018 über den Schutz von Personaldaten in der

Bundesverwaltung wird aufgehoben.

2 Die Verordnung vom 16. Dezember 20099 über die militärischen Informations-

systeme wird gemäss Beilage geändert.

Art. 43 Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2012 in Kraft.

26. Oktober 2011 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Die Bundespräsidentin: Micheline Calmy-Rey Die Bundeskanzlerin: Corina Casanova

8 AS 2001 2251, 2009 5101 9 SR 510.911

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

Anhang 1 (Art. 8 und 10 Abs. 4)

BV PLUS Daten und Umfang des Zugriffs sowie Berechtigung zur Datenbearbeitung

Zeichenerklärung

Bemerkung Umfang Zweck M¹ Mutieren nur mit schriftl. Auftrag VE A Ganze BV 1 Personalbewirtschaftung M² Mutieren nur für betriebliche Notfälle B Mehrere BUKR im Auftrag 2 Controlling/Genehmigung M³ Mutieren nur über HR-Portal C Eigener BUKR 3 Revisionen (zeitlich begrenzt) M Mutieren D Eigene Daten 4 Controlling S Sichten E Eigene und Daten unterstellte MA 5 Betriebsunterstützung G Genehmigen 6 Technischer Betrieb

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

Bezeichnung

EPA-CCHR (Support pflegen) BIT-CCSAP (Support pflegen) Fachdienstleistungszentren Revisoren Personaldienste Finanzdienste Mitarbeitende Vorgesetzte EFK

Nur via Portal S, M³ S, G, M³ Nur sichten S S S Mutieren M¹ M² M M Zweck 5 6 3 3 1 1 4 1 1, 2 Umfang A A A A B C C D E Personalmassnahmen M¹ M² S S M M S S Organisatorische Zuordnung M¹ M² S S M M S S S Daten zur Person M¹ M² S S M M M³ M³ Abrechnungsstatus M¹ M² S S M M M³ M³ Behinderungen M¹ M² S S M M Urlaubsanspruch M¹ M² S S M M S S Anschriften M¹ M² S S M M M³ M³ Sollarbeitszeit M¹ M² S S M M S S Basisbezüge M¹ M² S S M M S S Bankverbindungen M¹ M² S S M M M³ Externe Überweisungen M¹ M² S S M M

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

Bezeichnung

EPA-CCHR (Support pflegen) BIT-CCSAP (Support pflegen) Fachdienstleistungszentren Revisoren Personaldienste Finanzdienste Mitarbeitende Vorgesetzte EFK

Wiederkehrende Be- und Abzüge M¹ M² S S M M Ergänzende Zahlungen M¹ M² S S M M Vertragsbestandteile M¹ M² S S M M S S Reiseprivilegien M¹ M² S S M M S Terminverfolgung M¹ M² S S M M S S Familie / Bezugsperson M¹ M² S M M M³ M³ Ausbildung M¹ M² M M S S Andere / Frühere Arbeitgeber M¹ M² M M Qualifikationen EDA Beurteilungen M¹ M² M M Kostenverteilung M¹ M² S S M M S S Vollmachten M¹ M² M M Betriebsinterne Daten M¹ M² M M S S Statistiken M¹ M² M M Betriebliche Funktionen M¹ M² S M M S S Belehrungen M¹ M² S M M Sozialversicherung Schweiz M¹ M² S S M M S S

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

Bezeichnung

EPA-CCHR (Support pflegen) BIT-CCSAP (Support pflegen) Fachdienstleistungszentren Revisoren Personaldienste Finanzdienste Mitarbeitende Vorgesetzte EFK

Versicherungen M¹ M² S S M M Steuerdaten CH M¹ M² S S M M S S Leihgaben M¹ M² S S M M S S Datumsangaben M¹ M² S S M M S S Darlehen M¹ M² S S M M Aufenthaltsstatus M¹ M² S S M M Zeiterfassungsinformation M¹ M² S S M M S S Mitgliedschaften M¹ M² S S M M S Darlehenszahlungen M¹ M² S S M M Wehr-/Zivildienst M¹ M² S S M M M³ M³ Abgeltung Urlaubsansprüche M¹ M² S S M M S S Kommunikation M¹ M² S S M M S S Mitteilungen M¹ M² S S M M S Grunddaten Pensionskasse M¹ M² S S M M Individuelle Werte Pensionskasse M¹ M² S S M M Ergänzende Massnahmen M¹ M² S S M M Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt M¹ M² S S M M

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

Bezeichnung

EPA-CCHR (Support pflegen) BIT-CCSAP (Support pflegen) Fachdienstleistungszentren Revisoren Personaldienste Finanzdienste Mitarbeitende Vorgesetzte EFK

Nebentätigkeit M¹ M² S S M M Exportstatus S S Zeitkontingentabgeltungen M¹ M² S S M M Datenübertragungsinformation S S Ortszuschlag Amt M¹ M² S S M M S S Planung Personalkosten M¹ M² S S M M Aus- und Weiterbildungskosten CH M¹ M² S S M M Objekt (Org-Einheit, Plste) M¹ M² S S M M S S Objekt (Stelle) M¹ M² S S Verknüpfung M¹ M² S S M M S S Verbale Beschreibung (Org-Einheit, Plste) M¹ M² S S M M Abteilung Stab (Org-Einheit, Plste) M¹ M² S S M M Sollbezahlung M¹ M² S S M M Vakanz M¹ M² S S M M Kontierungsmerkmale (Org-Einheit, Plste) M¹ M² S S M M Arbeitszeit (Org-Einheit, Plste) M¹ M² S S M M Mitarbeitergruppe / -kreis M¹ M² S S M M

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

Bezeichnung

EPA-CCHR (Support pflegen) BIT-CCSAP (Support pflegen) Fachdienstleistungszentren Revisoren Personaldienste Finanzdienste Mitarbeitende Vorgesetzte EFK

Kostenverteilung (Org-Einheit, Plste) M¹ M² S S M M S Adressen (Org-Einheit) M¹ M² M M Personalkategorie M¹ M² M M Abwesenheiten M¹ M² M M M³ S Anwesenheiten M¹ M² M M M³ S Bereitschaft M¹ M² M M M³ G, M³ Abwesenheitskontingente M¹ M² M M S S Anwesenheitskontingente M¹ M² M M M³ G, M³ Entgeltbelege M¹ M² M M Zeitereignisse M¹ M² M M M³ S Zeitumbuchungsvorgaben M¹ M² M M S S Kontingentkorrektur M¹ M² M M S Kostenplanung M¹ M² S S M M Auslandanrechte M¹ M² S S M M Zusatzinformation Basisbezüge M¹ M² S S M M S S Genehmigungen M¹ M² S S M³ G

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

Anhang 2 (Art. 16)

Daten des Bewerbungsdossiers

Foto Anrede Titel Vorname Name Geburtsdatum E-Mail-Adresse Passwort Korrespondenzsprache Strasse PLZ Ort Land Telefon Motivationsschreiben Lebenslauf Zeugnisse, Diplome, Referenzen und weitere Dokumente

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

Anhang 3 (Art. 26)

Daten des Personaldossiers

1 Personalgewinnung

1.1 Bewerbungsdossier

1.2 Anstellungsunterlagen

1.3 Sicherheit

2 Personalführung

2.1 Personaldaten und Daten zu Familie und Bezugspersonen

2.2 Stellenbeschreibungen

2.3 Zeugnisse

2.4 Arbeitszeit

2.5 Personaleinsatz

2.6 Disziplinarwesen

2.7 Bewilligungen

2.8 Öffentliche Ämter und Nebenbeschäftigungen

3 Personalhonorierung

3.1 Lohn / Zulagen

3.2 Spesen

3.3 Prämien

3.4 Lohnnebenleistungen / Vergünstigungen

3.5 Familienergänzende Kinderbetreuung

4 Sozialversicherungen

4.1 AHV/IV/EO/ALV

4.2 SUVA / Unfallversicherung

4.3 Familienzulagen

4.4 PUBLICA

4.5 Militärversicherung (MV)

5 Gesundheit

5.1 Tauglichkeitsbescheinigung bei Eintritt

5.2 Beurteilung der medizinischen Tauglichkeit

5.3 Arztzeugnisse

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

5.4 Ermächtigung für Ärzte und Versicherungen

5.5 Anfragen / Stellungnahmen ärztlicher Dienst

5.6 Dauer der Absenzen infolge Krankheit und Unfall

6 Versicherungen Allgemein

6.1 Unterlagen Haftpflichtfälle

6.2 Effektenschäden

7 Personalentwicklung

7.1 Aus- und Weiterbildung

7.2 Entwicklungsmassnahmen

7.3 Qualifikationen

7.4 Verhaltens- und Fachkompetenzen

7.5 Ergebnisse von Persönlichkeitstests und Potenzialbeurteilungen

7.6 Kaderentwicklung

7.7 Berufliche Grundbildung

8 Austritt / Übertritt

8.1 Kündigung Arbeitgeber (AG)

8.2 Kündigung Arbeitnehmer (AN)

8.3 Pensionierung

8.4 Todesfall

8.5 Austrittsformalitäten

8.6 Übertrittsformalitäten

9 Besondere Personalkategorien

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

Anhang 4 (Art. 42 Abs. 2)

Änderung bisherigen Rechts

I Die Verordnung vom 16. Dezember 200910 über die militärischen Informations- systeme (MIV) wird wie folgt geändert:

Ingress gestützt auf Artikel 186 des Bundesgesetzes vom 3. Oktober 200811 über die militärischen Informationssysteme (MIG) und Artikel 27c Absatz 7 des Bundespersonalgesetzes vom 24. März 200012 (BPG),

Gliederungstitel vor Art. 34a

8. Abschnitt: Informationssystem Personaldossiers Verteidigung

Art. 34a Verantwortliches Organ Der Bereich Personal Verteidigung betreibt das Informationssystem Personal- dossiers Verteidigung (IPDV).

Art. 34b Zweck Das IPDV dient der Gruppe Verteidigung zur Verwaltung, Bewirtschaftung und Ablage von Personal- und Abrechnungsdaten der Angestellten.

Art. 34c Daten Die im IPDV enthaltenen Personen- und Abrechnungsdaten sind in Anhang 13a aufgeführt.

Art. 34d Datenbeschaffung Die zuständigen Personalfachbereiche beschaffen die Daten für das IPDV: a. aus dem BV PLUS über eine Schnittstelle; b. bei den Angestellten und deren direkten Vorgesetzten; c. bei den zuständigen Stellen.

10 SR 510.911 11 SR 510.91 12 SR 172.220.1

Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2011

Art. 34e Datenbekanntgabe 1 Die zuständigen Personalfachbereiche Verteidigung erteilen folgenden Stellen und Personen die Berechtigung, im Abrufverfahren auf das IPDV zuzugreifen: a. den Angestellten für die Einsicht und die Bearbeitung ihrer Daten; b. den Vorgesetzten für die Einsicht in die Daten der ihnen unterstellten Ange- stellten sowie für die Kontrolle und Genehmigung der durch ihre Angestell- ten bearbeiteten eigenen Daten. 2 Jeder Zugriff auf das Personaldossier wird elektronisch einer Berechtigungsprü- fung unterzogen und protokolliert. Die Protokolle werden von der Führungsunter- stützungsbasis der Armee (FUB) während zwei Jahren aufbewahrt.

3 Die Personalfachbereiche gleichen die Daten des IPDV regelmässig über die

Schnittstelle mit dem BV PLUS ab.

Art. 34f Datenaufbewahrung

1 Die Daten des IPDV werden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zehn Jahre

aufbewahrt.

2 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden sie dem Bundesarchiv zur Übernah-

me angeboten. Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichneten Daten werden vernichtet.

3 Die Ergebnisse von Persönlichkeitstests und Potenzialbeurteilungen werden wäh-

rend fünf Jahren aufbewahrt und anschliessend vernichtet. Diese Frist gilt auch im Falle der Auflösung des Arbeitsverhältnisses. 4 Die Leistungsbeurteilungen sowie die Entscheide, die auf einer Beurteilung beru- hen, werden während fünf Jahren aufbewahrt. Sie können ausnahmsweise länger aufbewahrt werden, wenn ein Rechtsstreit über Ansprüche aus dem Arbeitsverhält- nis dies rechtfertigt. In solchen Fällen werden sie längstens bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt und anschliessend vernichtet.