Geschäftsordnung der Stiftung Pro Helvetia

Geschäftsordnung der Stiftung Pro Helvetia

vom 24. Januar 2002 Vom Eidgenössischen Departement des Innern genehmigt am 14. März 2002

Der Stiftungsrat der Stiftung Pro Helvetia, in Ausführung von Artikel 11 des Bundesgesetzes vom 17. Dezember 1965¹ betreffend die Stiftung «Pro Helvetia» (Gesetz), beschliesst:

1. Abschnitt: Stiftungsrat

Art. 1 Aufgaben 1 Der Stiftungsrat ist oberstes Organ der Stiftung. Er bestimmt die Leitlinien der Stiftungstätigkeit.

2 Er hat folgende Aufgaben:

a. Er legt die mittelfristigen Ziele und Schwerpunkte der Stiftungstätigkeit fest und verabschiedet die periodische Finanzierungseingabe der Stiftung zuhan- den des Eidgenössischen Departements des Innern (EDI). b. Er genehmigt jährlich den Voranschlag samt Verteilungsplan der Mittel auf die Sachgebiete, das Jahresprogramm, den Jahresbericht sowie die Jahres- rechnung und unterbreitet sie dem EDI zur Genehmigung. c. Er wählt aus seiner Mitte den Leitenden Ausschuss. In Ergänzung zu dieser Geschäftsordnung überträgt er ihm im Einzelfall Aufgaben. d. Er wählt aus seiner Mitte die Arbeitsgruppen und sorgt für die unverzügliche Veröffentlichung dieser Wahl. In Ergänzung zu dieser Geschäftsordnung überträgt er den Arbeitsgruppen im Einzelfall Aufgaben. e. Er wählt für eine Amtsdauer von vier Jahren zwei Vizepräsidentinnen oder -präsidenten des Stiftungsrates. Die Erste Vizepräsidentin oder der Erste Vizepräsident ist Mitglied einer Arbeitsgruppe und des Leitenden Ausschus- ses, die Zweite Vizepräsidentin oder der Zweite Vizepräsident ist Mitglied des Leitenden Ausschusses. f. Er wählt die Direktorin oder den Direktor sowie die Stellvertretende Direk- torin oder den Stellvertretenden Direktor oder eine Stellvertreterin oder einen Stellvertreter des Direktors oder der Direktorin. g. Er verabschiedet die Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 2002²; diese muss vom Bundesrat genehmigt werden.

SR 447.11

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3 Die Präsidentin oder der Präsident vertritt den Stiftungsrat und den Leitenden Aus- schuss nach aussen.

Art. 2 Arbeitsweise und Beschlussfassung

1 Der Stiftungsrat tritt auf Einladung des Präsidiums so oft als nötig zusammen,

mindestens aber zweimal im Jahr. Fünf Mitglieder können eine ausserordentliche Sitzung verlangen. 2 Die Einladung erfolgt spätestens zehn Tage vor der Sitzung und enthält die Trak- tandenliste. Jedes Mitglied kann die Aufnahme eines Traktandums beantragen. 3 Der Stiftungsrat darf nur über traktandierte Geschäfte beschliessen. Mit Zustim- mung aller Anwesenden kann er auch über nicht traktandierte Geschäfte Beschluss fassen, sofern sie dringlich sind und nicht voraussehbar waren. 4 Der Stiftungsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist. Er entscheidet mit einfachem Mehr der Stimmenden. Die oder der Vorsitzende stimmt mit und gibt bei Stimmengleichheit den Ausschlag.

5 Beschlüsse zu Geschäften, für welche die Beschlussfähigkeit nicht gegeben ist,

werden rechtskräftig, wenn von den abwesenden Mitgliedern keine Einsprache erfolgt, nachdem ihnen die Beschlüsse zusammen mit einer Einsprachefrist schrift- lich mitgeteilt worden sind. Andernfalls ist das Geschäft neu zu behandeln.

2. Abschnitt: Leitender Ausschuss

Art. 3 Aufgaben 1 Der Leitende Ausschuss sorgt für die Umsetzung der vom Stiftungsrat festgelegten Leitlinien. Er ist verantwortlich für die Organisation der Stiftung und beaufsichtigt die Geschäftsführung.

2 Der Leitende Ausschuss hat folgende Aufgaben:

a. Er bereitet die Geschäfte des Stiftungsrates vor und stellt diesem Antrag. b. Er erarbeitet die periodische Finanzierungseingabe der Stiftung zuhanden des EDI. c. Er überwacht die Zielorientierung und die Erfüllung des Jahresprogramms. d. Er entscheidet auf Antrag der Koordinationsgruppe der Arbeitsgruppen:

1. über stiftungseigene Vorhaben, welche von den mittelfristigen Stif-

tungszielen oder vom Jahresprogramm abweichen,

2. über stiftungseigene Vorhaben, welche die Sachgebiete mehrerer

Arbeitsgruppen betreffen und nicht in die abschliessende Zuständigkeit der Geschäftsstelle fallen. e. Er entscheidet auf Antrag der Arbeitsgruppen oder der Koordinationsgruppe der Arbeitsgruppen über Richtlinien für die Entwicklung stiftungseigener Vorhaben.

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f. Er entscheidet über regelmässig wiederkehrende Beiträge an Organisationen und Institutionen. g. Er löst stiftungseigene Vorhaben aus und kann dafür Sachverständige bei- ziehen. h. Er sorgt für die regelmässige Evaluation der Stiftungstätigkeit. i. Er bestimmt die Aufgabenzuweisung, soweit sie nicht durch diese Geschäftsordnung vorgegeben ist, die Abläufe sowie den Stellenplan der Geschäftsstelle und beaufsichtigt diese. j. Er wählt das übrige Personal der Geschäftsstelle. k. Er verfügt über die Reserve im Voranschlag. l. Er erfüllt alle Aufgaben, die diese Geschäftsordnung, die Beitragsverord- nung Pro Helvetia vom 22. August 20023 oder das Gesetz nicht einem anderen Organ zuweisen.

3 Die Aufgaben und Kompetenzen des Leitenden Ausschusses bei der Behandlung

von Gesuchen um Beiträge der Stiftung richten sich nach dem der Beitragsverord- nung Pro Helvetia vom 22. August 2002.

Art. 4 Zusammensetzung und Anforderungen

1 Der Leitende Ausschuss besteht aus der Präsidentin oder dem Präsidenten des

Stiftungsrates, den zwei Vizepräsidentinnen oder Vizepräsidenten des Stiftungsrates und vier weiteren Mitgliedern. Die Präsidentin oder der Präsident führt den Vorsitz.

2 Die Mitglieder des Leitenden Ausschusses haben besondere Kenntnisse in Kultur-

politik, Recht, Betriebswirtschaft und öffentlicher Verwaltung aufzuweisen. Mindes- tens zwei Mitglieder vertreten lateinische Kulturen. 3 Die Erste Vizepräsidentin oder der Erste Vizepräsident und zwei weitere Mitglie- der des Leitenden Ausschusses wirken in Arbeitsgruppen mit.

Art. 5 Arbeitsweise und Beschlussfassung 1 Der Leitende Ausschuss tritt auf Einladung der Präsidentin oder des Präsidenten so oft als nötig, jedoch mindestens sechsmal im Jahr zusammen. Zwei Mitglieder kön- nen eine ausserordentliche Sitzung verlangen.

2 Im Übrigen gilt Artikel 2 sinngemäss.

3 SR 447.12

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3. Abschnitt: Arbeitsgruppen und Koordinationsgruppe

Art. 6 Aufgaben

1 Die Arbeitsgruppen sorgen für die fachliche Qualität der Stiftungstätigkeit.

2 Innerhalb ihrer Sachgebiete sowie im Rahmen des Voranschlages, des Jahrespro-

gramms und der mittelfristigen Stiftungsziele behandeln die Arbeitsgruppen Gesu- che um Beiträge der Stiftung und entwickeln stiftungseigene Vorhaben. Sie sorgen mit der Geschäftsstelle für die Umsetzung der Vorhaben. Vorbehalten bleiben die Fälle der abschliessenden Zuständigkeit des Leitenden Ausschusses oder der Geschäftsstelle.

3 Weiter erfüllen die Arbeitsgruppen für ihre Sachgebiete folgende Aufgaben:

a. Sie bereiten zuhanden des Leitenden Ausschusses die Festlegung der mittel- fristigen Ziele und Schwerpunkte der Stiftungstätigkeit sowie die Finanzie- rungseingabe vor. b. Sie bereiten zuhanden des Leitenden Ausschusses jährlich den Voranschlag und das Jahresprogramm vor. c. Sie evaluieren zuhanden des Leitenden Ausschusses die Tätigkeiten der Abteilungen der Geschäftsstelle. d. Sie stehen dem Leitenden Ausschuss und der Geschäftsstelle beratend zur Verfügung. e. Sie können Richtlinien für die Entwicklung von stiftungseigenen Vorhaben erarbeiten und unterbreiten sie dem Leitenden Ausschuss.

4 Die Aufgaben und Kompetenzen der Arbeitsgruppen bei der Behandlung von

Gesuchen um Beiträge der Stiftung richten sich nach der Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 20024.

Art. 7 Zusammensetzung und Anforderungen 1 Die Arbeitsgruppen bestehen aus wenigstens vier Mitgliedern. Sie wählen aus ihrer Mitte die Präsidentin oder den Präsidenten und konstituieren sich im Übrigen selbst.

2 Die Mitglieder der Arbeitsgruppen haben besondere Kenntnisse in den Sach-

gebieten ihrer Zuständigkeit aufzuweisen. 3 Die Erste Vizepräsidentin oder der Erste Vizepräsident des Stiftungsrates und zwei weitere Mitglieder des Leitenden Ausschusses wirken in Arbeitsgruppen mit.

Art. 8 Koordinationsgruppe

1 Die Koordinationsgruppe koordiniert die Tätigkeit der Arbeitsgruppen und sorgt

für die spartenübergreifende Entwicklung sowie den Zusammenhang der Stiftungs- tätigkeit.

4 SR 447.12

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2 Sie besteht aus je einem Mitglied jeder Arbeitsgruppe. Die Mitglieder der Koordi- nationsgruppe dürfen nicht dem Leitenden Ausschuss angehören. 3 Sie wählt aus ihrer Mitte die Präsidentin oder den Präsidenten und konstituiert sich im Übrigen selbst.

4 Sie hat folgende Aufgaben:

a. Sie entwickelt stiftungseigene Vorhaben, die Sachgebiete mehrerer Arbeits- gruppen betreffen, und stellt dem Leitenden Ausschuss Antrag; vorbehalten bleiben die Fälle abschliessender Zuständigkeit der Geschäftsstelle. b. Sie behandelt stiftungseigene Vorhaben, die den Rahmen des Jahrespro- gramms oder der Stiftungsziele überschreiten, und stellt dem Leitenden Aus- schuss Antrag. c. Sie erarbeitet Richtlinien für die Entwicklung von stiftungseigenen Vor- haben und unterbreitet sie dem Leitenden Ausschuss.

5 Die Aufgaben und Kompetenzen der Koordinationsgruppe bei der Behandlung von

Gesuchen um Beiträge der Stiftung richten sich nach der Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 20025.

Art. 9 Arbeitsweise und Beschlussfassung 1 Die Arbeitsgruppen und die Koordinationsgruppe treten auf Einladung ihrer Präsi- dentin oder ihres Präsidenten so oft als nötig zusammen. Zwei Mitglieder können eine ausserordentliche Sitzung verlangen.

2 Im Übrigen gilt Artikel 2 sinngemäss.

4. Abschnitt:

Gemeinsame Verfahrensbestimmungen für die Stiftungsorgane

Art. 10 Dringliche Geschäfte 1 Für dringliche Geschäfte können die Präsidentinnen und Präsidenten des Stiftungs- rates, des Leitenden Ausschusses, der Arbeitsgruppen und der Koordinationsgruppe die Beschlussfassung auf dem Zirkulationsweg anordnen. Der Beschluss gilt als zustande gekommen, wenn zwei Drittel der Mitglieder zustimmen. Jedes Mitglied kann die mündliche Behandlung fordern.

2 Ist die Anordnung eines Geschäfts auf dem Zirkulationsweg wegen seiner akuten

Dringlichkeit nicht möglich, kann es durch Präsidialverfügung erledigt werden. Die übrigen Mitglieder sind durch die Präsidentin oder den Präsidenten unverzüglich schriftlich zu orientieren.

3 Akute Dringlichkeit liegt vor, wenn bei nicht rechtzeitiger Vornahme des

Geschäfts der Stiftung ein erheblicher Nachteil oder ein nicht leicht zu ersetzender Schaden droht.

5 SR 447.12

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Art. 11 Übertragung der Entscheidkompetenz Jedes entscheidungsberechtigte Organ kann Geschäfte von grundsätzlicher Bedeu- tung der nächsthöheren Stiftungsinstanz zum Entscheid vorlegen.

Art. 12 Protokoll 1 Die Sitzungen des Stiftungsrates, des Leitenden Ausschusses, der Arbeitsgruppen und der Koordinationsgruppe werden protokolliert. 2 Das Protokoll enthält die wichtigsten Elemente der Beratungen und die Beschlüs- se. Jedes Mitglied kann verlangen, dass ein bestimmtes Votum unter seinem Namen protokolliert wird. 3 Das Protokoll ist von der Präsidentin oder dem Präsidenten und der protokollfüh- renden Person der Geschäftsstelle zu unterzeichnen und an der nächstfolgenden Sit- zung zur Genehmigung zu unterbreiten.

4 Jedes Mitglied des Stiftungsrats kann Einblick in alle Protokolle verlangen.

Art. 13 Amtsverschwiegenheit 1 Die Mitglieder des Stiftungsrates und das Personal der Geschäftsstelle sind ver- pflichtet, über die Tatsachen, die ihnen bei der Ausübung ihrer Funktion zur Kennt- nis gelangen, Verschwiegenheit zu wahren. 2 Vorgesetzte Behörde nach Artikel 320 Ziffer 2 des Strafgesetzbuches6 ist das Eid- genössische Departement des Innern.

Art. 14 Übrige Verfahrensbestimmungen, Unterschriftenberechtigung

1 Für die Gewährung von Beiträgen an Dritte sowie die entsprechende Unter-

schriftsberechtigung gilt die Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 20027.

2 Die übrigen Beschlüsse der Stiftung werden von der Präsidentin oder dem Präsi-

denten oder einem Mitglied des Vizepräsidiums sowie von der Direktorin oder dem Direktor oder deren Stellvertretung unterzeichnet. Der Leitende Ausschuss kann weitere Mitglieder mit der Unterschrift betrauen.

5. Abschnitt: Geschäftsstelle

Art. 15 Kompetenzen 1 Die Geschäftsstelle ist die operative Geschäftsstelle der Stiftung und führt die Beschlüsse des Stiftungsrats, des Leitenden Ausschusses und der Arbeitsgruppen aus.

6 SR 311.0 7 SR 447.12

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2 Im Rahmen des Voranschlages, des Jahresprogramms und der mittelfristigen Stif-

tungsziele kann die Geschäftsstelle bis zu einem maximalen Betrag von 50 000 Franken selbständig stiftungseigene Vorhaben entwickeln und umsetzen.

3 Über die administrativen Ausgaben verfügt die Geschäftsstelle im Rahmen des

Voranschlags frei.

4 Die Aufgaben und Kompetenzen der Geschäftsstelle bei der Behandlung von

Gesuchen um Beiträge der Stiftung richten sich nach der Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 20028.

Art. 16 Organisation

1 Die Geschäftsstelle besteht aus:

a. der Direktion; b. den Abteilungen; c. den Diensten.

2 Die Abteilungen teilen sich auf in:

a. visuelle Künste und Film; b. Musik; c. Literatur; d. Theater und Tanz; e. Kultur und Gesellschaft.

3 Die Dienste teilen sich auf in:

a. Kommunikation; b. Evaluation; c. Zentrale Dienste, bestehend aus einem Finanz-, Personal-, Logistik- und Informatik-Technologiedienst; d. International; e. Dienste innerhalb der Abteilungen.

Art. 17 Direktion 1 Die Direktorin oder der Direktor trägt die operative Verantwortung für die Stif- tungstätigkeit und leitet die Geschäftsstelle. Sie oder er ist verantwortlich für die Öffentlichkeitsarbeit der Stiftung und vertritt diese nach aussen, soweit die Vertre- tung nach aussen nicht in die Kompetenz der Präsidentin oder des Präsidenten des Stiftungsrates fällt. Sie oder er ist dem Leitenden Ausschuss verantwortlich.

8 SR 447.12

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2 Die Direktorin oder der Direktor:

a. steht den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Geschäftsstelle vor; b. bestimmt die Aufgabenteilung und Zusammenarbeit mit der Stellvertreten- den Direktorin oder dem Stellvertretenden Direktor und orientiert den Lei- tenden Ausschuss darüber; c. führt die Geschäftsstelle nach den Grundsätzen der Delegation und der Ziel- vereinbarung und stellt ein entsprechendes Controlling sicher; d. beaufsichtigt und koordiniert die Tätigkeit der Abteilungen und Dienste, sorgt für die Zielorientierung und für die Einhaltung von Voranschlag und Jahresprogramm; e. stellt einen zweckmässigen Geschäftsablauf sowie eine einwandfreie Rech- nungsführung und Kreditkontrolle sicher; f. entscheidet im Rahmen der der Geschäftsstelle zustehenden Kompetenz über stiftungseigene Vorhaben; die Direktorin oder der Direktor kann die Ent- scheidkompetenz mit Zustimmung des Leitenden Ausschusses an eine Abteilungsleiterin oder an einen Abteilungsleiter oder an eine Dienstleiterin oder an einen Dienstleiter delegieren; g. bereitet die Geschäfte des Leitenden Ausschusses vor, nimmt an den Sitzun- gen des Stiftungsrates und des Leitenden Ausschusses mit beratender Stim- me und Antragsrecht teil und sorgt für die Protokollführung und den Voll- zug der Beschlüsse; h. sorgt für die Vorbereitung und die Protokolle der Sitzungen der Koordina- tionsgruppe und kann mit beratender Stimme und Antragsrecht jederzeit an ihren Sitzungen teilnehmen; i. kann jederzeit mit beratender Stimme an den Sitzungen der Arbeitsgruppen teilnehmen.

3 Die Aufgaben und Kompetenzen der Direktorin oder des Direktors bei der

Behandlung von Gesuchen um Beiträge der Stiftung richten sich nach der Beitrags- verordnung Pro Helvetia vom 22. August 20029.

Art. 18 Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter 1 Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter führen ihre Abteilungen unter Auf- sicht der Direktorin oder des Direktors selbständig.

2 Sie sind die Sekretärinnen und Sekretäre der Arbeitsgruppen und sorgen:

a. für die Vorbereitung der Sitzungen und einzelnen Geschäfte; b. für die Sitzungsprotokolle; c. für die Ausarbeitung und den Vollzug der Beschlüsse; d. für die Einhaltung der Verpflichtungs- und Zahlungskredite;

9 SR 447.12

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e. für die Überwachung subventionierter Arbeiten und die Auszahlung der Beiträge; f. für die jährliche Berichterstattung über die Tätigkeit der Arbeitsgruppen, im Einvernehmen mit deren Präsidentinnen und Präsidenten.

3 Sie nehmen mit beratender Stimme an den Sitzungen der Arbeitsgruppen und,

soweit erforderlich, an denjenigen der Koordinationsgruppe, des Leitenden Aus- schusses und des Stiftungsrates teil. 4 Sie entwickeln von sich aus oder im Auftrag der Direktion oder der Stiftungsorga- ne stiftungseigene Vorhaben und führen sie im Rahmen der gesprochenen Kredite aus.

5 Die Aufgaben und Kompetenzen der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter

bei der Behandlung von Gesuchen um Beiträge der Stiftung richten sich nach der Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 200210.

Art. 19 Dienstleiterinnen und Dienstleiter

1 Die Dienstleiterinnen und Dienstleiter führen ihre Dienste unter Aufsicht der

Direktorin oder des Direktors selbständig. 2 Wenn für bestimmte Fachgebiete ihrer Dienste Arbeitsgruppen bestellt sind, sind sie deren Sekretärinnen und Sekretäre und sorgen für: a. die Vorbereitung der Sitzungen und einzelnen Geschäfte; b. die Sitzungsprotokolle; c. die Ausarbeitung und den Vollzug der Beschlüsse; d. die Einhaltung der Verpflichtungs- und Zahlungskredite; e. die Überwachung subventionierter Arbeiten und die Auszahlung der Beiträ- ge; f. die jährliche Berichterstattung über die Tätigkeit der Arbeitsgruppen, im Einvernehmen mit deren Präsidentinnen und Präsidenten. 3 Wenn für bestimmte Fachgebiete ihrer Dienste Arbeitsgruppen bestellt sind, neh- men sie mit beratender Stimme an deren Sitzungen und, soweit erforderlich, an denjenigen der Koordinationsgruppe, des Leitenden Ausschusses und des Stiftungs- rates teil. 4 Sie entwickeln von sich aus oder im Auftrag der Direktion oder der Stiftungsorga- ne stiftungseigene Vorhaben und führen sie im Rahmen der gesprochenen Kredite aus.

5 Die Aufgaben und Kompetenzen der Dienstleiterinnen und Dienstleiter bei der

Behandlung von Gesuchen um Beiträge der Stiftung richten sich nach der Beitrags- verordnung Pro Helvetia vom 22. August 200211.

10 SR 447.12 11 SR 447.12

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6. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 20 Aufhebung bisherigen Rechts Die Geschäftsordnung der Stiftung Pro Helvetia vom 20. November 199712 wird aufgehoben.

Art. 21 Inkrafttreten Diese Geschäftsordnung tritt am 14. März 2002 in Kraft.

24. Januar 2002 Im Namen des Stiftungsrates der Stiftung Pro Helvetia: Die Präsidentin: Yvette Jaggi

12 AS 1999 866

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