Verordnung über das Informationssystem Tangram

Verordnung über das Informationssystem Tangram (Tangram-Verordnung)

vom 30. September 2009

Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000¹ über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten und Artikel 27 Absatz 2 Buchstabe c des Bundespersonalgesetzes vom 24. März 2000², verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems Tangram (Tangram) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegen- heiten (EDA).

Art. 2 Zweck von Tangram

1 Tangram dient dem EDA zur Erfüllung seiner Aufgaben im Bereich Personalein-

satz und Versetzungen.

2 Es dient dazu, Fähigkeiten und Kompetenzen von Bewerberinnen und Bewerbern

übersichtlich mit den Anforderungen und Rahmenbedingungen der ausgeschriebe- nen Stellen zu vergleichen, die administrative Abwicklung von Versetzungen und Personaleinsätzen zu vereinfachen und dadurch eine optimale Stellenbesetzung zu erzielen.

Art. 3 Betrieb Tangram wird vom Bereich Personal EDA betrieben.

SR 235.23

2008-2746 5101

Tangram-Verordnung AS 2009

Art. 4 Struktur von Tangram

1 Tangram besteht aus den beiden Komponenten Tangram HR und Tangram-Portal.

2 In Tangram HR kann der Bereich Personal EDA:

a. Daten der Angestellten sowie ihrer Begleitpersonen und Kinder bearbeiten; b. freie Stellen für Angestellte ausschreiben; c. Bewerbungen beurteilen und Stellen zuweisen.

3 Im Tangram-Portal können:

a. die Angestellten:

1. sich im Abrufverfahren auf ausgeschriebene Stellen bewerben,

2. im Rahmen ihrer Bearbeitungsrechte nach Artikel 8 ihre Daten einse-

hen und bearbeiten; b. die Vorgesetzten und die Stelleninhaberinnen und -inhaber Stellenausschrei- bungen bearbeiten.

2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung

Art. 5 Personendaten

1 Tangram enthält Daten über:

a. folgende Angestellte:

1. versetzungspflichtige Angestellte des EDA,

2. Rotationspersonal der Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit,

3. andere im Ausland eingesetzte Angestellte nach Artikel 3 Buchstabe b

der Verordnung des EDA vom 20. September 20023 zur Bundesperso- nalverordnung (VBPV-EDA); b. Begleitpersonen und Kinder nach Artikel 3 Buchstaben d und e VBPV-EDA von Angestellten nach Buchstabe a.

2 Die Daten sind in den Anhängen 1–4 aufgeführt.

Art. 6 Herkunft der Personendaten 1 Die Daten in den Anhängen 1 und 2 sind statische Daten, die Daten in den Anhän- gen 3 und 4 sind dynamische Daten.

2 Die statischen Daten nach den Anhängen 1 und 2, einschliesslich der Daten zur

Nationalität, werden in einem automatisierten Verfahren aus dem Personalinforma- tionssystem BV Plus nach den Artikeln 26–34 der Verordnung vom 3. Juli 20014 über den Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung in Tangram übernom- men. Sie können in Tangram nicht verändert werden.

3 SR 172.220.111.343.3 4 SR 172.220.111.4

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Tangram-Verordnung AS 2009

3 Die statischen Daten werden täglich aktualisiert.

4 Die dynamischen Daten werden wie folgt erfasst:

a. Daten nach Anhang 3: durch den Bereich Personal EDA und die Angestell- ten; b. Daten nach Anhang 4: durch den Bereich Personal EDA.

5 Die dynamischen Daten können in Tangram verändert werden.

Art. 7 Stellendaten Tangram enthält Daten über ausgeschriebene Stellen, einschliesslich Namen und Vornamen der zuständigen vorgesetzten Person. Diese Daten werden durch den Bereich Personal EDA, die zuständigen Vorgesetzten sowie die Stelleninhaberinnen und -inhaber erfasst.

Art. 8 Bearbeitungsrechte und Abrufverfahren

1 Die Angestellten haben die folgenden Bearbeitungsrechte:

a. Daten nach Anhang 1: Leserecht bezüglich der eigenen Daten und derjeni- gen ihrer Begleitpersonen und Kinder; b. Daten nach Anhang 2: kein Leserecht; c. Daten nach Anhang 3: Bearbeitungsrecht bezüglich der eigenen Daten sowie derjenigen ihrer Begleitpersonen und Kinder; d. Daten nach Anhang 4: kein Lese- und Bearbeitungsrecht; e. Stellendaten: Leserecht.

2 Der Bereich Personal EDA hat das Recht, alle Daten in Tangram einzusehen sowie

alle dynamischen Personendaten und alle Stellendaten zu bearbeiten. 3 Die für eine ausgeschriebene Stelle zuständigen Vorgesetzten sowie die Stellen- inhaberinnen und -inhaber haben das Recht, die Stellendaten zu bearbeiten. 4 Die Angestellten, die Vorgesetzten und die Stelleninhaberinnen und -inhaber üben ihre Bearbeitungsrechte im Abrufverfahren aus.

Art. 9 Systemverwaltung

1 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet die Computer-

systeme, Datenbanken und Applikationen. Sie oder er plant, installiert, konfiguriert und pflegt die informationstechnische Infrastruktur von Tangram.

2 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen den

Systemadministratorinnen und -administratoren und den Benutzerinnen und Benut- zern. Sie oder er stellt die Benutzerzufriedenheit sicher und führt Bedürfnisabklä- rungen für die Weiterentwicklung von Tangram durch. Sie oder er gehört dem Bereich Personal EDA an.

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Tangram-Verordnung AS 2009

Art. 10 Erteilung der individuellen Zugriffsberechtigung Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Mitarbeitenden des Bereichs Personal EDA, den Angestellten sowie den für eine ausgeschriebene Stelle verant- wortlichen Vorgesetzten und den Stelleninhaberinnen und -inhabern die individuelle Zugriffsberechtigung. Sie oder er überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

3. Abschnitt: Datenschutz und Datensicherheit

Art. 11 Auskunfts- und Berichtigungsrecht Jede Person, die in einer Eigenschaft nach Artikel 5 Absatz 1 in Tangram erfasst wird, kann bei der Direktion für Ressourcen und Aussennetz (DRA), Bereich Perso- nal EDA, schriftlich und unter Ausweisung ihrer Identität Auskunft über ihre Perso- nendaten sowie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

Art. 12 Sorgfaltspflichten 1 Der Bereich Personal EDA sorgt dafür, dass die Daten vorschriftsgemäss bearbei- tet werden.

2 Er vergewissert sich, dass die Daten, die in Tangram eingegeben worden sind,

richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 13 Datensicherheit

1 Die Datensicherheit richtet sich nach der Verordnung vom 14. Juni 19935 zum

Bundesgesetz über den Datenschutz und nach dem Abschnitt über die Informatik- sicherheit in der Bundesinformatikverordnung vom 23. Februar 20006.

2 Die DRA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen

und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung. 3 Sie trifft organisatorische und technische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbei- ten sowie gegen Zerstörung und Entwendung der Daten. 4 Jede Datenbearbeitung ist mit individuellen Benutzerprofilen und Passwörtern zu sichern.

Art. 14 Protokollierung Die Zugriffe und Änderungen in Tangram werden laufend protokolliert. Die Proto- kollierungen werden drei Jahre aufbewahrt.

5 SR 235.11 6 SR 172.010.58

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Art. 15 Aufsicht und Koordination

1 Die DRA übt die Aufsicht über die Bearbeitung der Personendaten in Tangram im

Sinne dieser Verordnung und der gestützt darauf erlassenen Weisungen aus. 2 Sie übt die Aufsicht über die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicher- heit aus.

4. Abschnitt: Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung der Daten

Art. 16

1 Nach spätestens fünf Jahren werden vernichtet:

a. Daten von Angestellten, deren Arbeitsverhältnis beim EDA aufgelöst wurde oder die nicht mehr der Versetzungspflicht unterliegen; b. Daten der Begleitpersonen und Kinder von Angestellten nach Buchstabe a; c. Daten der Begleitpersonen und Kinder, welche die Voraussetzungen nach Artikel 3 Buchstaben d und e VBPV-EDA7 nicht mehr erfüllen.

2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen des Archivierungsgesetzes vom 26. Juni

19988 und seiner Ausführungsvorschriften.

5. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 17 Änderung bisherigen Rechts Der Anhang der Verordnung vom 3. Juli 20019 über den Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung wird wie folgt geändert:

7 SR 172.220.111.343.3 8 SR 152.1 9 SR 172.220.111.4

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Anhang (Art. 29 Abs. 3)

Liste der elektronischen Systeme

Bereich Dateninhalt Periodizität

VBS (DIK)10 Alle Personalstamm- und Lohndaten des VBS monatlich Zoll Alle Personalstamm- und Lohndaten der monatlich Zollverwaltung BFM11 Personalstammdaten der Dolmetscherinnen und monatlich Dolmetscher des BFM EDA Personalstammdaten von: täglich

1. versetzungspflichtigen Angestellten des EDA;

2. Rotationspersonal der Direktion für Entwicklung

und Zusammenarbeit;

3. anderen im Ausland eingesetzten Angestellten nach

Artikel 3 Buchstabe b der Verordnung des EDA vom 20. September 200212 zur Bundespersonalver- ordnung (VBPV-EDA)

4. Begleitpersonen und Kindern der Personen nach

den Ziffern 1–3 nach Artikel 3 Buchstaben d und e der VBPV-EDA

Art. 18 Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am 1. November 2009 in Kraft.

30. September 2009 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Hans-Rudolf Merz Die Bundeskanzlerin: Corina Casanova

10 Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBS, Direktion Informatik DIK

11 Bundesamt für Migration

12 SR 172.220.111.343.3

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Tangram-Verordnung AS 2009

Anhang 1 (Art. 6 und 8)

Statische Daten nach Artikel 8 Absatz 1 Buchstabe a

1. Namen

2. Vornamen

3. Geburtsdatum

4. Personalnummer

5. Dienstzugehörigkeit

6. Geschlecht

7. Titel

8. Adresse

9. Kommunikationsart (Fax, Telefon, E-Mail)

10. Heimatort

11. Nationalitäten

12. Muttersprache

13. Korrespondenzsprache

14. Beschäftigungsgrad

15. Funktion/Planstelle

16. Nebenbeschäftigungen

17. Bisherige Posten

18. Bisherige Bewerbungen

19. Kompetenzen (Führungs-, Selbst-, Sozial-, querschnitts- und departements-

spezifische Kompetenzen)

20. Datum der letzten Leistungsbeurteilung

21. Absolvierte Weiterbildungskurse

22. Namen Begleitperson und Kinder

23. Vornamen Kinder

24. Nationalitäten Begleitperson und Kinder

25. Geburtsdatum Begleitperson und Kinder

26. Geschlecht Kinder

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Tangram-Verordnung AS 2009

Anhang 2 (Art. 6 und 8)

Statische Daten nach Artikel 8 Absatz 1 Buchstabe b

1. Vertragsart

2. Vertragsstatus inkl. Datum

3. Erwerbsdatum Titel

4. Zivilstand

5. Lohnklasse inkl. Datum

6. Funktionsband mit Endposition

7. Ergebnis Leistungsbeurteilung

8. Versetzungsdatum

9. Austrittsdatum

10. Vorgesetzte Ansprechperson

11. Geschlecht Begleitperson

12. Vornamen Begleitperson

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Tangram-Verordnung AS 2009

Anhang 3 (Art. 6 und 8)

Dynamische Daten nach Artikel 8 Absatz 1 Buchstabe c

1. Foto (freiwillig)

2. Datum Volée

3. Art des Haushalts (gemeinsam/getrennt)

4. Partnerin oder Partner beim Bund tätig

5. Berufliche Ziele/Weiterentwicklung

6. Postenwünsche

7. Qualifikationen und Spezialisierungen (Ausbildung, Erfahrungen, Sprachen,

geografische und thematische Spezialisierungen)

8. Sprachkenntnisse Begleitperson und Kinder

9. Ausbildung Begleitperson

10. Berufliche Tätigkeit Begleitperson

11. Schulbedürfnisse der Kinder

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Tangram-Verordnung AS 2009

Anhang 4 (Art. 6 und 8)

Dynamische Daten nach Artikel 8 Absatz 1 Buchstabe d

1. Frühere Nationalitäten

2. Konfession

3. Geplantes Versetzungsdatum

4. Geplantes Austrittsdatum

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