Verordnung über den Schutz von Personendaten des Bundespersonals

Verordnung über den Schutz von Personendaten des Bundespersonals (BPDV)

Änderung vom 7. Juni 2013

Der Schweizerische Bundesrat verordnet:

I Die Verordnung vom 26. Oktober 2011¹ über den Schutz von Personendaten des Bundespersonals wird wie folgt geändert:

Ingress gestützt auf die Artikel 27 Absatz 2, 27a Absatz 6, 27c Absatz 7, 27d Absatz 6 und

28 Absatz 1quater des Bundespersonalgesetzes vom 24. März 20002 (BPG),

Art. 5 Abs. 1

1 Die betroffenen Personen können ihr Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungs-

recht beim jeweiligen Personaldienst oder Fachdienstleistungszentrum Personal, bei der Personal- und Sozialberatung der Bundesverwaltung (PSB) sowie dem ärztlichen Dienst geltend machen. Vorbehalten bleiben die Artikel 22, 35 und 38.

Gliederungstitel vor Art. 36

5. Kapitel:

Dossier der Personal- und Sozialberatung der Bundesverwaltung

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 36 Inhalt Die im Dossier der PSB enthaltenen Daten sind in Anhang 4 aufgeführt.

Art. 36a Aufbewahrung und Vernichtung

1 Die Daten des Dossiers werden nach Fallabschluss bei der PSB aufbewahrt.

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Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2013

2 Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre bei:

a. Beratungen und Unterstützung in den Bereichen Arbeit, Soziales, Gesund- heit und Finanzen; b. Fallführung (Case Management).

3 Sie beträgt zehn Jahre bei:

a. Beratungen und Unterstützung im Bereich Einkommensverwaltung und bei Schuldenregulierungen; b. Entscheiden über Leistungsgesuche nach der Verordnung vom 18. Dezem- ber 20023 über den Unterstützungsfonds für das Bundespersonal; c. Mittelzuteilungen für die berufliche Integration von Menschen mit Behinde- rungen in die Bundesverwaltung.

4 Die Anträge um Mittelzuteilung nach Absatz 3 Buchstabe c werden beim EPA

nach Abschluss der Mittelzuteilung zehn Jahre aufbewahrt.

5 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten dem Bundesarchiv zur

Übernahme angeboten. Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichneten Daten werden vernichtet.

Gliederungstitel vor Art. 36b

2. Abschnitt: Informationssystem der PSB

Art. 36b Zweck Das Informationssystem der PSB dient der elektronischen Verwaltung, Bewirtschaf- tung und Ablage von Daten der Personen, die an sie gelangen.

Art. 36c Zugriffsrechte Die PSB erteilt im Einzelfall den Personen und Stellen nach Artikel 27d Absatz 4 BPG ein zeitlich und inhaltlich beschränktes Zugriffsrecht.

Art. 36d Protokollierung

1 Die Zugriffe und Änderungen im Informationssystem der PSB werden laufend

protokolliert.

2 Die Protokolle werden während zwei Jahren vom BIT aufbewahrt.

Art. 36e Verantwortlichkeit

1 Die PSB ist für das Informationssystem der PSB verantwortlich.

2 Das BIT ist für den technischen Betrieb des Informationssystems der PSB verant- wortlich.

3 SR 172.222.023

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Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2013

Gliederungstitel vor Art. 37

6. Kapitel: Gesundheitsdaten

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 37 Inhalt der medizinischen Akten Die medizinischen Akten können insbesondere die in Anhang 5 aufgeführten Daten enthalten.

Art. 38 Auskunftsrecht Ist der ärztliche Dienst der Ansicht, die Angaben in den medizinischen Akten könn- ten der angestellten Person schaden, so kann er die darin enthaltenen Daten einer von ihr bezeichneten Vertrauensärztin oder einem von ihr bezeichneten Vertrauens- arzt mitteilen.

Art. 39 Weitergabe von Daten an Dritte

1 Dem Personaldienst wird nur die Schlussfolgerung aus ärztlichen Feststellungen

des ärztlichen Dienstes weitergegeben. Der Inhalt der medizinischen Akten wird dem Personaldienst oder Dritten nur dann weitergegeben, wenn die Betroffenen ihre schriftliche Einwilligung erteilt haben. 2 Wenn die Betroffenen ihre Einwilligung nicht erteilt haben, ist der Rechtsdienst des EPA befugt, dem ärztlichen Dienst die Erlaubnis zu geben, den zuständigen Stellen Gesundheitsdaten oder medizinische Akten weiterzugeben (Art. 28 Abs. 3 und 4 BPG).

Art. 40 Aufbewahrung

1 Die medizinischen Akten der Bewerberinnen und Bewerber sowie der Angestellten

werden beim ärztlichen Dienst aufbewahrt.

2 Die medizinischen Akten der Angestellten werden nach Beendigung des Arbeits-

verhältnisses 40 Jahre aufbewahrt.

3 Die medizinischen Akten der Bewerberinnen und Bewerber, die nicht angestellt

wurden, werden zehn Jahre aufbewahrt.

4 Die Verwaltungseinheiten informieren den ärztlichen Dienst über die Beendigung

des Arbeitsverhältnisses der Angestellten und über die Nichtanstellung von Bewer- berinnen und Bewerbern.

5 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten dem Bundesarchiv zur

Übernahme angeboten. Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichneten Daten werden vernichtet.

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Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2013

Gliederungstitel vor Art. 41

2. Abschnitt: Informatiksystem des ärztlichen Dienstes

Art. 41 Zweck Das Informatiksystem des ärztlichen Dienstes dient der elektronischen Verwaltung, Bewirtschaftung und Ablage von Akten der Angestellten sowie der Bewerberinnen und Bewerber.

Art. 41a Zugriffsrechte Der ärztliche Dienst erteilt im Einzelfall seinen Mitarbeitenden nach ihrer Funktion und Rolle in der Applikation ein zeitlich und inhaltlich beschränktes Zugriffsrecht.

Art. 41b Protokollierung

1 Die Zugriffe und Änderungen im Informatiksystem des ärztlichen Dienstes werden

laufend protokolliert.

2 Die Protokolle werden während zwei Jahren vom ärztlichen Dienst aufbewahrt.

Art. 41c Verantwortlichkeit 1 Der ärztliche Dienst ist für das Informatiksystem des ärztlichen Dienstes verant- wortlich. 2 Die Informatikabteilung des Eigners des ärztlichen Dienstes ist für den technischen Betrieb des Informatiksystems des ärztlichen Dienstes verantwortlich und trifft angemessene organisatorische und technische Massnahmen zur Sicherung der Per- sonendaten.

II

1 Anhang 1 erhält die neue Fassung gemäss Beilage.

2 Diese Verordnung erhält die zusätzlichen Anhänge 4 und 5 gemäss Beilage.

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Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2013

III Die Finanzhaushaltverordnung vom 5. April 20064 wird wie folgt geändert:

Ingress gestützt auf das Bundesgesetz vom 7. Oktober 20055 über den eidgenössischen Finanzhaushalt (FHG) und Artikel 27e Absatz 7 des Bundespersonalgesetzes vom 24. März 20006 (BPG),

Art. 72 Sparkasse Bundespersonal

1 Im Rahmen der Bundestresorerie führt die Finanzverwaltung eine Sparkasse für

das Personal der Bundesverwaltung und für weitere dem Bund angeschlossene Personengruppen.

2 Das Finanzdepartement erlässt ein Reglement für die Sparkasse Bundespersonal

(SKB), das die Grundsätze ihrer Geschäftstätigkeit regelt. 3 Die SKB führt ein Informationssystem, das insbesondere folgende Daten enthalten kann: a. Personalien; b. unpersönliche Identifikationsnummer; c. Kontonummer; d. sämtliche nötigen Angaben gemäss dem Geldwäschereigesetz vom 10. Oktober 19977, einschliesslich Angaben über Vollmachten und wirt- schaftlich berechtigte Personen; e. Daten zu allen bereits bezogenen und derzeit genutzten Dienstleistungen.

IV Diese Änderung tritt am 1. Juli 2013 in Kraft.

7. Juni 2013 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Ueli Maurer Die Bundeskanzlerin: Corina Casanova

4 SR 611.01 5 SR 611.0 6 SR 172.220.1 7 SR 955.0

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Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2013

Anhang 1 (Art. 8 und 10 Abs. 4)

BV PLUS Daten und Umfang des Zugriffs sowie Berechtigung zur Datenbearbeitung

Zeichenerklärung

Bemerkung Umfang Zweck M¹ Mutieren nur mit schriftl. Auftrag VE A Ganze BV 1 Personalbewirtschaftung M² Mutieren nur für betriebliche Notfälle B Mehrere Buchungskreise im Auftrag 2 Controlling/Genehmigung M3) Mutieren nur über HR-Portal C Eigener Buchungskreis 3 Revisionen M Mutieren D Eigene Daten 4 Controlling S Sichten E Eigene und Daten unterstellte MA 5 Betriebsunterstützung G Genehmigen 6 Technischer Betrieb

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Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2013

Bezeichnung

EPA-CCHR (Support pflegen) BIT-CCSAP (Support pflegen) Fachdienstleistungszentren Revisoren Personaldienste Finanzdienste Mitarbeitende Vorgesetzte EFK

Nur via Portal S, M3) S, G, M3) Nur sichten S S S Mutieren M¹ M² M M Zweck 5 6 3 3 1 1 4 1 1, 2 Umfang A A A A B C C D E Personalmassnahmen M¹ M² S S M M S S Organisatorische Zuordnung M¹ M² S S M M S S S Daten zur Person M¹ M² S S M M M3) M3) Abrechnungsstatus M¹ M² S S M M M3) M3) Behinderungen M¹ M² S S M M Urlaubsanspruch M¹ M² S S M M S S Anschriften M¹ M² S S M M M3) M3) Sollarbeitszeit M¹ M² S S M M S S Basisbezüge M¹ M² S S M M S S Bankverbindungen M¹ M² S S M M M3) Externe Überweisungen M¹ M² S S M M Wiederkehrende Be- und Abzüge M¹ M² S S M M

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Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2013

Bezeichnung

EPA-CCHR (Support pflegen) BIT-CCSAP (Support pflegen) Fachdienstleistungszentren Revisoren Personaldienste Finanzdienste Mitarbeitende Vorgesetzte EFK

Ergänzende Zahlungen M¹ M² S S M M Vertragsbestandteile M¹ M² S S M M S S Reiseprivilegien M¹ M² S S M M S Terminverfolgung M¹ M² S S M M S S Familie / Bezugsperson M¹ M² S S M M M3) M3) Ausbildung M¹ M² S M M S S Andere / Frühere Arbeitgeber M¹ M² S M M Qualifikationen S EDA Beurteilungen M¹ M² S M M Kostenverteilung M¹ M² S S M M S S Vollmachten M¹ M² S M M Betriebsinterne Daten M¹ M² S M M S S Statistiken M¹ M² S M M Betriebliche Funktionen M¹ M² S M M S S Belehrungen M¹ M² S M M Sozialversicherung Schweiz M¹ M² S S M M S S Versicherungen M¹ M² S S M M

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Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2013

Bezeichnung

EPA-CCHR (Support pflegen) BIT-CCSAP (Support pflegen) Fachdienstleistungszentren Revisoren Personaldienste Finanzdienste Mitarbeitende Vorgesetzte EFK

Steuerdaten CH M¹ M² S S M M S S Leihgaben M¹ M² S S M M S S Datumsangaben M¹ M² S S M M S S Darlehen M¹ M² S S M M Aufenthaltsstatus M¹ M² S S M M Zeiterfassungsinformation M¹ M² S S M M S S Mitgliedschaften M¹ M² S S M M S Darlehenszahlungen M¹ M² S S M M Wehr-/Zivildienst M¹ M² S S M M M3) M3) Abgeltung Urlaubsansprüche M¹ M² S S M M S S Kommunikation M¹ M² S S M M S S Mitteilungen M¹ M² S S M M S Grunddaten Pensionskasse M¹ M² S S M M Individuelle Werte Pensionskasse M¹ M² S S M M Ergänzende Massnahmen M¹ M² S S M M Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt M¹ M² S S M M Nebentätigkeit M¹ M² S S M M

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Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2013

Bezeichnung

EPA-CCHR (Support pflegen) BIT-CCSAP (Support pflegen) Fachdienstleistungszentren Revisoren Personaldienste Finanzdienste Mitarbeitende Vorgesetzte EFK

Exportstatus S S S Zeitkontingentabgeltungen M¹ M² S S M M Datenübertragungsinformation S S S Ortszuschlag Amt M¹ M² S S M M S S Planung Personalkosten M¹ M² S S M M Aus- und Weiterbildungskosten CH M¹ M² S S M M Objekt (Org-Einheit, Planstelle) M¹ M² S S M M S S Objekt (Stelle) M¹ M² S S S Verknüpfung M¹ M² S S M M S S Verbale Beschreibung (Org-Einheit, Planstelle) M¹ M² S S M M Abteilung Stab (Org-Einheit, Planstelle) M¹ M² S S M M Sollbezahlung M¹ M² S S M M Vakanz M¹ M² S S M M Kontierungsmerkmale (Org-Einheit, Planstelle) M¹ M² S S M M Arbeitszeit (Org-Einheit, Planstelle) M¹ M² S S M M Mitarbeitergruppe / -kreis M¹ M² S S M M Kostenverteilung (Org-Einheit, Planstelle) M¹ M² S S M M S

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Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2013

Bezeichnung

EPA-CCHR (Support pflegen) BIT-CCSAP (Support pflegen) Fachdienstleistungszentren Revisoren Personaldienste Finanzdienste Mitarbeitende Vorgesetzte EFK

Adressen (Org-Einheit) M¹ M² S M M Personalkategorie M¹ M² S M M Abwesenheiten M¹ M² S M M M3) S Anwesenheiten M¹ M² S M M M3) S Bereitschaft M¹ M² S M M M3) G, M3) Abwesenheitskontingente M¹ M² S M M S S Anwesenheitskontingente M¹ M² S M M M3) G, M3) Entgeltbelege M¹ M² S M M Zeitereignisse M¹ M² S M M M3) S Zeitumbuchungsvorgaben M¹ M² S M M S S Kontingentkorrektur M¹ M² S M M S Kostenplanung M¹ M² S S M M Auslandanrechte M¹ M² S S M M Zusatzinformation Basisbezüge M¹ M² S S M M S S Genehmigungen M¹ M² S S S M3) G

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Anhang 4 (Art. 36)

Daten des Dossiers der PSB

1 Stammdaten

1.1 Personalien

1.2 Beziehungen

1.3 Arbeitsverhältnis

1.4 Renten

1.5 Beratungsbereiche

2 Falldaten

2.1 Journal

2.2 Situationsanalyse

2.3 Grunddaten Case Management

2.4 Integrationsplan (inkl. Auswertung im Rahmen des Case Managements

PSB)

2.5 Lohnfortzahlung/Arbeitsunfähigkeit

2.6 Mittelzuteilung berufliche Integration

2.7 Gesuch an den Unterstützungsfonds für das Bundespersonal

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Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung AS 2013

Anhang 5 (Art. 37)

Daten der medizinischen Akten

1 Stammdaten

1.1 Personalien (Name, Vorname, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Beruf, Quali-

fikation, Funktion, vorgesetzte Person etc.)

1.2 Ärztinnen und Ärzte, Spitäler

1.3 Berufskategorien

1.4 Dienststellen und -orte

1.5 Kostenträger

2 Falldaten

2.1 Korrespondenz (Dienststellen, Arztberichte, Mitarbeitende oder deren Ver-

tretung, wie eine Anwältin oder ein Anwalt, eine Gewerkschaft etc.)

2.2 Leistungserfassung

2.3 Terminierungen

2.4 Untersuchungsresultate

2.5 Diagnosen

2.6 Medizinische Eignung

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