Verordnung über das Personen-, Akten- und Geschäftsverwaltungssystem der Konsularischen Direktion

Verordnung über das Personen-, Akten- und Geschäftsverwaltungssystem der Konsularischen Direktion (SAS-EDA-Verordnung)

vom 5. November 2014

Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 57h des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 1997¹ (RVOG), gestützt auf Artikel 25 des Bundesgesetzes vom 21. März 1973² über Sozialhilfe und Darlehen an Schweizer Staatsangehörige im Ausland (BSDA), verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Personen-, Akten- und Geschäftsverwaltungssystems (SAS-EDA).

Art. 2 Zweck von SAS-EDA Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) verwendet SAS-EDA im Rahmen der Aufgaben der Konsularischen Direktion (KD) im Bereich der Sozialhilfeleistungen an schweizerische Staatsangehörige im Ausland sowie für die auf einen Staatsvertrag gestützte Gewährung von Sozialhilfeleistungen an Aus- länderinnen und Ausländer in der Schweiz, um: a. festzustellen, ob über eine bestimmte Person Daten bearbeitet werden; b. Gesuche um Sozialhilfeleistungen zu erfassen und zu bearbeiten; c. Statistiken zu erstellen.

Art. 3 Betrieb SAS-EDA wird von der KD betrieben.

SR 852.12

2014-1792 3895

SAS-EDA-Verordnung AS 2014

2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung

Art. 4 Daten der betroffenen Personen Die in Anhang 1 aufgeführten Daten zu den folgenden Personenkategorien werden in SAS-EDA bearbeitet, soweit dies für die Prüfung der Gesuche um Sozialhilfeleis- tungen erforderlich ist: a. gesuchstellende Person; b. Kinder der gesuchstellenden Person; c. Ehegattin oder Ehegatte, eingetragene Partnerin oder eingetragener Partner; d. Kinder der Ehegattin oder des Ehegatten oder der eingetragenen Partnerin oder des eingetragenen Partners; e. Vater und Mutter; f. Konkubinatspartnerin oder Konkubinatspartner; g. Kinder der Konkubinatspartnerin oder des Konkubinatspartners; h. Personen, die im selben Haushalt leben wie die gesuchstellende Person; i. Bezugspersonen.

Art. 5 Daten zur Lokalisierung und Verwaltung der Dossiers

1 Die Daten zur Lokalisierung und Verwaltung der Dossiers werden ebenfalls in

SAS-EDA bearbeitet.

2 Die zu erfassenden Daten sind in Anhang 2 aufgeführt.

Art. 6 Dokumente Alle Dokumente zu elektronisch gespeicherten Geschäften können in SAS-EDA erfasst werden.

Art. 7 Aufbewahrungsdauer, Archivierung und Vernichtung von Daten

1 Die Daten werden nach Ablauf von zehn Jahren nach der letzten Bearbeitung,

spätestens aber nach Ablauf von 30 Jahren nach Eröffnung des Dossiers, dem Bun- desarchiv zur Archivierung angeboten.

2 Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig eingestuften Daten werden vernich-

tet.

Art. 8 Systemverwaltung

1 Die Systemadministratorinnen und -administratoren verwalten das Computersys-

tem, die Datenbank und die Anwendung.

2 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen den

Systemadministratorinnen und -administratoren und den Benutzerinnen und Benut- zern. Sie oder er gehört der KD an.

3896

SAS-EDA-Verordnung AS 2014

Art. 9 Erteilung individueller Zugriffsberechtigungen

1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Mitarbeiterinnen und Mitar-

beitern der KD und der für die Archivierung zuständigen Dienststelle des EDA individuelle Zugriffsberechtigungen, soweit dies zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. 2 Sie oder er überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigung weiterhin erfüllt sind.

3. Abschnitt: Datenschutz und Informatiksicherheit

Art. 10 Auskunfts- und Berichtigungsrecht

1 Jede Person kann bei der KD schriftlich und unter Ausweisung ihrer Identität

Auskunft über ihre Daten sowie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

2 Die Auskunft erfolgt schriftlich und kostenlos.

Art. 11 Sorgfaltspflicht

1 Die KD sorgt dafür, dass die Daten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

2 Sie kontrolliert die erfassten Daten regelmässig auf ihre Richtigkeit.

3 Falsche Daten sind von Amtes wegen zu berichtigen.

Art. 12 Informatiksicherheit

1 Die Informatiksicherheit richtet sich nach:

a. der Verordnung vom 14. Juni 19933 zum Bundesgesetz über den Daten- schutz; b. dem Abschnitt über die Informatiksicherheit in der Bundesinformatikver- ordnung vom 9. Dezember 20114; c. den Weisungen des Bundesrates vom 14. August 20135 über die IKT-Sicher- heit in der Bundesverwaltung. 2 Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kon- trolle der Datenbearbeitung.

Art. 13 Protokollierung Die Zugriffe auf SAS-EDA und die dabei vorgenommenen Änderungen werden laufend protokolliert. Die Protokolle sind während eines Jahres nach der Erstellung aufzubewahren.

3 SR 235.11 4 SR 172.010.58

5 BBl 2013 6713

3897

SAS-EDA-Verordnung AS 2014

Art. 14 Aufsicht

1 Die KD sorgt für die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit.

2 Das EDA übt die Aufsicht über die Bearbeitung der Daten in SAS-EDA im Sinne

dieser Verordnung aus.

4. Abschnitt: Inkrafttreten

Art. 15 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2015 in Kraft.

5. November 2014 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Didier Burkhalter Die Bundeskanzlerin: Corina Casanova

3898

SAS-EDA-Verordnung AS 2014

Anhang 1 (Art. 4)

In SAS-EDA bearbeitete Daten und betroffene Personen

Kinder der gesuchstellenden Person Kinder des Ehegatten/der Ehegattin

Kinder der Konkubinatspartnerin /

Personen im selben Haushalt Ehegatte/ Ehegattin und oder der eingetragenen Partnerin /

Gesuchstellende Person Konkubinatspartner/in des Konkubinatspartners eingetragene/r Partner/in des eingetragenen Partners Vater und Mutter Bezugspersonen

Namen und Vornamen x x x x x x x x x Aliasnamen x Geschlecht x Geburtsdatum und Geburtsort x x x x x x x Heimatort und Heimatkanton x x x x x Staatsangehörigkeiten und Art des Erwerbs x x x x x x x Zivilstand x x x x x x Korrespondenzsprache x x Muttersprache x x Beruf x x x Ausbildung x x x Adressen x x x x x x x x x

3899

SAS-EDA-Verordnung AS 2014

Kinder der gesuchstellenden Person Kinder des Ehegatten/der Ehegattin

Kinder der Konkubinatspartnerin /

Personen im selben Haushalt Ehegatte/ Ehegattin und oder der eingetragenen Partnerin /

Gesuchstellende Person Konkubinatspartner/in des Konkubinatspartners eingetragene/r Partner/in des eingetragenen Partners Vater und Mutter Bezugspersonen

Wohnsitz x x x x x x x x Aufenthaltsort x x x x x x Aufenthaltsdauer x x x x x Daten über Sozialhilfeleistungen x x x x x x Medizinisches Gutachten x x x x x Medizinische Behandlungen x x x x x IV-Bezüger/in x x x x x Versicherung x x x x x Daten zur Erwerbsfähigkeit x x x x x Daten zur Wohnung x x x x x Einkommen x x x x x x x Vermögen x x x x x x x Schulden x x x x x x x Art der Beziehung zu den Bezugspersonen x

3900

SAS-EDA-Verordnung AS 2014

Anhang 2 (Art. 5 Abs. 2)

Daten zur Lokalisierung und Verwaltung der Dossiers

1. Daten zur Lokalisierung des Dossiers

2. Fortlaufende vom Betriebssystem vergebene Nummern

3901

SAS-EDA-Verordnung AS 2014

3902