Ordinanza sul sistema elettronico di gestione delle persone, degli atti e delle pratiche dell'Ufficio federale di giustizia (Ordinanza EGPAP)

Ordinanza sul sistema elettronico di gestione delle persone, degli atti e delle pratiche dell’Ufficio federale di giustizia (Ordinanza EGPAP)

del 23 settembre 2016

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 1997¹ sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione; visto l’articolo 11a capoverso 4 della legge federale del 20 marzo 1981² sull’assistenza internazionale in materia penale (AIMP), ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto e relazione con l’ordinanza GEVER 1 Ai fini del trattamento di dati personali nel sistema di gestione delle persone, degli atti e delle pratiche, gestito dall’Ufficio federale di giustizia (UFG), la presente ordinanza: a. disciplina i campi d’applicazione del sistema e il loro contenuto; b. disciplina la rilevazione dei dati nei diversi campi d’applicazione; c. designa i servizi autorizzati a trattare i dati direttamente nel sistema; d. disciplina i diritti d’accesso; e. disciplina la conservazione, l’archiviazione e la cancellazione dei dati. 2 Salvo disposizione contraria della presente ordinanza, è applicabile l’ordinanza GEVER del 30 novembre 2012³.

Art. 2 Autorità responsabile L’UFG è l’autorità responsabile dell’acquisto, dell’esercizio, della manutenzione e dell’ulteriore sviluppo del sistema.

RS 351.12

2016-0814 3261

O EGPAP RU 2016

Art. 3 Campi d’applicazione Il sistema contiene dati rientranti nei seguenti campi d’applicazione: a. dati riferiti ai compiti dell’UFG nel settore dell’assistenza giudiziaria inter- nazionale in materia penale, segnatamente per quanto riguarda l’estra- dizione, le domande di altra assistenza, il perseguimento penale e l’esecu- zione di decisioni penali in via sostitutiva, nonché il trasferimento di persone condannate; b. dati riferiti ai compiti dell’UFG nei settori del diritto internazionale privato e della procedura civile internazionale, segnatamente per quanto riguarda il rapimento internazionale di minori, le adozioni internazionali, la protezione internazionale dei minori e degli adulti, l’esazione internazionale di presta- zioni alimentari, le pratiche di successione internazionali e l’assistenza giu- diziaria internazionale in materia civile e commerciale; c. dati riferiti ai compiti dell’UFG nel settore dell’assistenza amministrativa internazionale; d. dati riferiti ai compiti dell’UFG nel settore del diritto pubblico per quanto riguarda le misure coercitive a scopo assistenziale e i collocamenti extrafa- miliari prima del 1981.

Art. 4 Scopo del sistema

1 Gli scopi del trattamento dei dati rientranti nel campo d’applicazione di cui

all’articolo 3 lettera a sono indicati nell’articolo 11a capoverso 1 AIMP. 2 I dati rientranti nei campi d’applicazione di cui all’articolo 3 lettere b–d possono essere trattati per i medesimi scopi.

Sezione 2: Dati trattati e cambio del supporto

Art. 5 Dati trattati Il sistema contiene: a. i documenti sui dossier e sulle iscrizioni; b. le generalità delle persone i cui dati sono trattati, in particolare:

1. nomi e cognomi,

2. pseudonimi,

3. sesso,

4. data di nascita,

5. cittadinanza,

6. luogo d’origine,

7. luogo di nascita,

8. indirizzo di residenza;

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c. i dati necessari a trattare e gestire correttamente i dossier, in particolare:

1. il tipo di procedimento,

2. la data delle singole fasi procedurali,

3. il nome e l’indirizzo delle autorità e parti interessate,

4. le indicazioni sul luogo in cui è situato il dossier allestito prima del

1° novembre 2016,

5. i reati,

6. i numeri progressivi attribuiti dal sistema ai dossier.

Art. 6 Cambio del supporto L’UFG può disciplinare il cambio del supporto nel regolamento sul trattamento dei dati (art. 7 dell’ordinanza GEVER del 30 nov. 20124) derogando alle disposizioni della Cancelleria federale di cui all’articolo 10 capoverso 1 dell’ordinanza GEVER.

Sezione 3: Diritti d’accesso e di trattamento dei servizi dell’UFG

Art. 7 Diritti d’accesso 1 Per adempiere ai suoi compiti, l’Incaricato dell’informazione dell’UFG ha accesso ai dati rilevati nel campo d’applicazione secondo l’articolo 3 lettera a. 2 I collaboratori dell’UFG che trattano dati nel sistema nel quadro dei loro compiti

hanno accesso alle generalità di tutte le persone registrate nel sistema, sempre che tale accesso sia indispensabile all’adempimento dei loro compiti legali.

Art. 8 Diritti di trattamento 1 I collaboratori dell’ambito direzionale Assistenza giudiziaria internazionale posso- no trattare i dati direttamente nel sistema, sempre che lo richieda il compito loro assegnato. Sono fatti salvi i dati dei campi d’applicazione dell’esazione internazio- nale di prestazioni alimentari, del rapimento internazionale di minori, delle adozioni internazionali, della protezione internazionale di minori e adulti e delle successioni internazionali. 2 I collaboratori del settore Diritto internazionale privato possono trattare diretta- mente nel sistema i dati rilevati riguardanti i campi d’applicazione di cui all’arti- colo 3 lettera b, sempre che lo richieda il compito loro assegnato. 3 I collaboratori del settore Misure coercitive a scopo assistenziale e collocamenti extrafamiliari prima del 1981 possono trattare direttamente nel sistema i dati rilevati riguardanti il campo d’applicazione di cui all’articolo 3 lettera d, sempre che lo richieda il compito loro assegnato. 4 I collaboratori dei settori Gestione delle pratiche, Gestione e registrazione dei documenti e Gestione del sistema possono trattare direttamente nel sistema i dati

4 RS 172.010.441

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rilevati riguardanti tutti i campi d’applicazione di cui all’articolo 3 ai fini di assicu- rarne la rilevazione e la gestione, di garantire la sorveglianza tecnica e di rimediare ad eventuali problemi tecnici. 5 L’UFG può autorizzare altri collaboratori a trattare i dati direttamente nel sistema, sempre che i loro compiti rientrino in uno dei campi d’applicazione di cui all’arti- colo 3.

Sezione 4: Diritti d’accesso della Segreteria di Stato della migrazione, dell’Ufficio federale di polizia e del Servizio delle attività informative della Confederazione

Art. 9 Accesso della Segreteria di Stato della migrazione Le seguenti unità organizzative della Segreteria di Stato della migrazione possono accedere in linea alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nell’ambito dell’assistenza giudiziaria internazionale in materia penale: a. ambito direzionale Immigrazione e integrazione: divisione Cittadinanza, sezione Cittadinanza Svizzera tedesca 1, sezione Cittadinanza Svizzera tede- sca 2 e sezione Cittadinanza Svizzera francese e Ticino; divisione Entrata, sezione Identificazione e Consultazione Visti; b. ambito direzionale Pianificazione e risorse: sezione Gestione dei documenti, servizio Gestione dei documenti Immigrazione e integrazione, servizio Gestione dei dati Asilo e ritorno; c. ambito direzionale Asilo.

Art. 10 Accesso dell’Ufficio federale di polizia 1 Le seguenti unità organizzative dell’Ufficio federale di polizia possono accedere in linea alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nell’ambito dell’assistenza giudiziaria internazionale in materia penale: a. ambito direzionale Polizia giudiziaria federale; b. ambito direzionale Servizio federale di sicurezza: divisione Protezione per- sone della Confederazione e rappresentanze estere, nonché divisione Prote- zione visite e conferenze internazionali; c. ambito direzionale Cooperazione internazionale di polizia: divisione Addetti di polizia, divisione Cooperazione operativa di polizia, nonché divisione Centrale operativa fedpol / SIRENE Svizzera; d. ambito direzionale Servizi: settore RIPOL ricerca di persone; e. ambito direzionale Stato maggiore: divisione Diritto e protezione dei dati, nonché divisione Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro MROS.

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2 Se esegue compiti attribuiti all’UFG in virtù dell’articolo 11a capoverso 3 AIMP, la divisione Centrale operativa fedpol / SIRENE Svizzera dell’ambito direzionale Cooperazione internazionale di polizia può accedere in linea anche ai dati rientranti nel campo d’applicazione dell’assistenza giudiziaria internazionale in materia penale necessari alla localizzazione dei dossier allestiti prima del 1° novembre 2016.

Art. 11 Servizio delle attività informative della Confederazione Le unità organizzative del Servizio delle attività informative della Confederazione competenti per l’esecuzione della legge federale del 21 marzo 19975 sulle misure per la salvaguardia della sicurezza interna possono accedere in linea alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nel campo d’applicazione dell’assistenza giudiziaria internazionale in materia penale.

Sezione 5: Comunicazione di dati ad altre autorità

Art. 12 1 Su richiesta scritta e motivata, l’UFG può, nel singolo caso, comunicare dati del sistema ad autorità della Confederazione o dei Cantoni, se tali dati sono indispensa- bili all’adempimento dei compiti legali dell’autorità che li riceve. 2 In casi urgenti le domande e i dati richiesti possono essere comunicati per telefono o per via elettronica.

3 Ogni forma di comunicazione va indicata nel sistema.

Sezione 6: Correttezza dei dati, sicurezza informatica, durata di conservazione, archiviazione e statistica

Art. 13 Correttezza dei dati 1 Ogni unità organizzativa dell’UFG controlla regolarmente la correttezza dei dati rilevati nel suo settore.

2 I dati inesatti sono rettificati d’ufficio.

Art. 14 Sicurezza informatica

1 La sicurezza dei dati è retta:

a. dall’ordinanza del 14 giugno 19936 relativa alla legge federale sulla prote- zione dei dati;

5 RS 120 6 RS 235.11

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b. dall’ordinanza del 9 dicembre 20117 sull’informatica nell’Amministrazione federale; c. dalle istruzioni del Consiglio federale del 1° luglio 20158 sulla sicurezza TIC nell’Amministrazione federale.

2 In deroga all’articolo 12 capoverso 2 dell’ordinanza GEVER del 30 novem-

bre 20129 i documenti nel sistema non sono criptati; sono tuttavia protetti da accessi non autorizzati mediante misure tecniche.

Art. 15 Verbalizzazione 1 Ogni accesso e trattamento di dati nel sistema deve essere verbalizzato elettroni- camente. 2 I verbali sono conservati per due anni a decorrere dalla data del loro allestimento.

Art. 16 Durata di conservazione e archiviazione 1 I dati sono offerti all’Archivio federale per l’archiviazione al più tardi dieci anni dopo l’ultimo trattamento. 2 I dati che l’Archivio federale reputa non degni di essere archiviati sono cancellati, sempre che non continuino a essere utilizzati in un procedimento secondo l’arti- colo 3.

Art. 17 Statistica 1 L’utilizzazione dei dati personali rilevati nel sistema per scopi statistici è retto dall’articolo 22 della legge federale del 19 giugno 199210 sulla protezione dei dati. 2 I dati utilizzati e pubblicati per scopi statistici devono essere trattati in modo da rendere impossibile risalire alle persone in questione.

Sezione 7: Disposizioni finali

Art. 18 Abrogazione di un altro atto normativo L’ordinanza PAGIRUS del 16 dicembre 200911 è abrogata.

Art. 19 Disposizioni transitorie

1 L’UFG introduce il sistema previsto nella presente ordinanza al più tardi il

1° aprile 2017. Fino all’introduzione del sistema i dati elettronici e i dossier cartacei sono gestiti secondo il diritto anteriore.

7 RS 172.010.58 8 FF 2015 4787 9 RS 172.010.441 10 RS 235.1 11 RU 2010 1, 2012 6731, 2014 3789

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2 Sono rilevati elettronicamente nel sistema secondo la presente ordinanza e cancel- lati dal sistema PAGIRUS e dai dossier cartacei PAGIRUS i seguenti dati: a. tutti i dati disponibili in PAGIRUS in formato elettronico; b. i documenti cartacei necessari per l’ulteriore trattamento di un caso.

3 I documenti dei dossier PAGIRUS rilevati elettronicamente nel sistema soggiac-

ciono al nuovo diritto. Al rilevamento elettronico di documenti cartacei si applicano in particolare l’articolo 10 dell’ordinanza GEVER del 30 novembre 201212 e le pertinenti disposizioni del regolamento sul trattamento concernenti il cambio di supporto.

4 I rimanenti dossier cartacei PAGIRUS con i documenti che ancora contengono

continuano a essere assoggettati al diritto anteriore.

Art. 20 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° novembre 2016.

23 settembre 2016 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Johann N. Schneider-Ammann Il cancelliere della Confederazione, Walter Thurnherr

12 RS 172.010.441

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