Verordnung des EJPD über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen

Verordnung des EJPD über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen (EÖBV-EJPD)

vom 8. Dezember 2017

Das Eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement (EJPD), gestützt auf die Artikel 10 Absatz 5, 19 Absatz 3, 20 Absatz 2 und 26 der Verordnung vom 8. Dezember 20171 über die elektronische öffentliche Beurkundung (EÖBV), verordnet:

1. Abschnitt: Gegenstand

Art. 1 1 Diese Verordnung regelt die technischen und organisatorischen Aspekte der Erstel- lung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen.

2 Sie regelt insbesondere:

a. die technischen Anforderungen an Schnittstellen, über die Daten über Ur- kundspersonen aus anderen Systemen an das Schweizerische Register der Urkundspersonen (UPReg) geliefert werden; b. das Erstellen elektronischer Dokumente und das Anbringen von Verbalen; c. die Darstellung der elektronischen Signatur der Urkundsperson und den Sig- niervorgang; d. die Form und den Inhalt der Zulassungsbestätigung; e. das Abrufen und Anbringen der Zulassungsbestätigung; f. die Ausgabe und das Anbringen des elektronischen Siegels des UPReg; g. das Anbringen des allfälligen zusätzlichen kantonalen elektronischen Sie- gels; h. den Gegenstand der Prüfung, die das Validatorsystem durchführt.

SR 211.435.11 1 SR 211.435.1

2017-2302 107

Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und AS 2018

2. Abschnitt:

Lieferung der Daten über Urkundspersonen aus anderen Systemen über eine Schnittstelle an das UPReg

Art. 2 Technische Anforderungen (Art. 8 Abs. 4 und Art. 20 EÖBV)

Die technischen Anforderungen an Schnittstellen zum UPReg, über die Daten über Urkundspersonen aus anderen Systemen geliefert werden, sind im Anhang 1 aufge- führt.

Art. 3 Gesuch um Bewilligung, Daten zu liefern (Art. 20 EÖBV)

Das Gesuch um Bewilligung, Daten zu liefern, muss den Nachweis enthalten, dass die technischen Anforderungen nach Artikel 2 erfüllt sind.

3. Abschnitt: Erstellen elektronischer Dokumente und Verbale

Art. 4 Einlesen eines Papierdokuments (Art. 11 Abs. 2 Bst. a, Art. 12 Bst. a, Art. 13 Bst. a und Art. 15 Bst. a EÖBV)

Beim Einlesen eines Papierdokuments wählt die Urkundsperson die Einrichtungen, Hilfsmittel und Einstellungen, einschliesslich der Auflösung, so, dass: a. keine wesentlichen Informationen verlorengehen oder verändert werden; b. nur so viel Speicherplatz wie nötig beansprucht wird.

Art. 5 Verbalseite und Verbal (Art. 10 Abs. 1 Bst. b und e sowie Abs. 3 EÖBV)

1 Die Verbalseite muss das Seitenformat DIN A4 hoch aufweisen.

2 Der obere Drittel der Verbalseite ist für das Ausfertigungs- oder Beglaubigungs- verbal und für die elektronische Signatur der Urkundsperson bestimmt. Der mittlere Drittel der Verbalseite bleibt frei für die Zulassungsbestätigung. Der untere Drittel der Verbalseite bleibt frei für das allfällige kantonale elektronische Siegel nach Artikel 10 Absatz 3 EÖBV.

3 Das Bundesamt für Justiz (BJ) kann in Zusammenarbeit mit den Berufsverbänden

der Urkundspersonen Musterverbale erstellen und veröffentlichen.

Art. 6 Dateiformate der elektronischen Dokumente (Art. 10 Abs. 1 Bst. c EÖBV)

Elektronische Dokumente müssen in einem anerkannten elektronischen Dateiformat erstellt und gespeichert werden. Die anerkannten Dateiformate sind im Anhang 2 aufgeführt.

108

Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und AS 2018

4. Abschnitt:

Sichtbare Darstellung der Signatur der Urkundsperson und Signiervorgang

Art. 7

1 Die elektronische Signatur der Urkundsperson kann mit einer im Dokument sicht-

baren Darstellung verknüpft werden. In diesem Fall muss diese alle im Feld «Com- mon Name» (CN) des Zertifikats enthaltenen Namen und Vornamen der Urkunds- person enthalten. Die dabei verwendeten Schriften müssen in das Dokument eingefügt werden.

2 Die Signatur muss so in das Dokument eingefügt werden, dass das zur Zulas-

sungsbestätigung gehörende elektronische Siegel des UPReg in einem nachfolgen- den Schritt hinzugefügt werden kann.

5. Abschnitt: Form und Inhalt der Zulassungsbestätigung

Art. 8 Form und technischer Inhalt der Zulassungsbestätigung (Art. 10 Abs. 2 EÖBV) 1 Das UPReg gibt die sichtbaren Elemente der Zulassungsbestätigung als Grafik aus.

2 Das elektronische Siegel des UPReg enthält in der Signaturerklärung die Serien- nummer des Zertifikats, das die Urkundsperson zum Signieren verwendet hat.

6. Abschnitt: Abrufen und Anbringen der Zulassungsbestätigung

Art. 9 Abrufen der Zulassungsbestätigung (Art. 7 Abs. 1 Bst. i, Art. 10 Abs. 1 Bst. e und Art. 20 EÖBV)

1 Die Urkundsperson ruft die Zulassungsbestätigung über ein Programm oder über

einen vom BJ zugelassenen Dritten beim UPReg ab. 2 Sie identifiziert sich dabei mittels eines Identifikationsmittels nach Artikel 7 Ab- satz 1 Buchstabe i EÖBV, basierend auf Zertifikaten von einer nach dem Bundesge- setz vom 18. März 20162 über die elektronische Signatur (ZertES) anerkannten Anbieterin oder auf einem nach ZertES anerkannten Identifikationsverfahren.

3 Das eingesetzte Programm überprüft, ob:

a. das Dokument ein anerkanntes Dateiformat nach Artikel 6 aufweist; b. die Verbalseite das Seitenformat DIN A4 (210 mm breit × 297 mm hoch) mit zulässigen Abweichungen von ± 10 mm Breite und ± 20 mm Höhe auf- weist; und

2 SR 943.03

109

Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und AS 2018

c. die im Dokument angebrachte Signatur der Urkundsperson gültig ist.

4 Es übermittelt dem UPReg danach nur die folgenden Informationen:

a. die aus dem Dokument extrahierte Signatur mit Zeitstempel; b. das der Signatur zugrunde liegende Zertifikat der Urkundsperson; c. die zur Authentifizierung der Urkundsperson notwendigen Daten.

Art. 10 Vermittlung des Zugriffs auf das UPReg durch Dritte (Art. 10 Abs. 4 und Art. 20 EÖBV)

1 Die technischen Anforderungen für die Vermittlung des Zugriffs auf das UPReg

sind im Anhang 3 aufgeführt.

2 Das Gesuch von Dritten um Bewilligung, den Zugriff auf das UPReg zu vermit-

teln, enthält Angaben, wie die Vorgaben gemäss Anhang 3 erfüllt sind.

Art. 11 Voraussetzungen für die Ausgabe der Zulassungsbestätigung Das UPReg gibt die Zulassungsbestätigung nur aus, wenn die folgenden Bedingun- gen erfüllt sind: a. Die Urkundsperson ist im Zeitpunkt des Bezugs der Zulassungsbestätigung gemäss dem UPReg befugt, elektronische öffentliche Urkunden oder elekt- ronische Beglaubigungen zu erstellen. b. Die Person identifiziert sich gegenüber dem UPReg. c. Die identifizierte Person ist identisch mit der Person, für deren Signatur die Zulassungsbestätigung bezogen werden soll.

Art. 12 Ausgabe der Zulassungsbestätigung Das UPReg gibt die Zulassungsbestätigung als Grafik sowie in maschinenlesbarer Form aus.

Art. 13 Anbringen der Zulassungsbestätigung (Art. 10 Abs. 1 Bst. e EÖBV)

1 Das von der Urkundsperson eingesetzte Programm fügt die vom UPReg ausgege-

bene Grafik ein. 2 Es fügt den maschinenlesbaren Teil der Zulassungsbestätigung in das elektronische Siegel des UPReg ein. 3 Es erstellt eine neue eindeutige kryptografische Prüfsumme für das Dokument und übermittelt diese an das UPReg.

110

Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und AS 2018

7. Abschnitt:

Ausgabe und Anbringen des elektronischen Siegels des UPReg

Art. 14 Ausgabe des Siegels 1 Das UPReg signiert die kryptografische Prüfsumme, fügt ihr einen qualifizierten elektronischen Zeitstempel nach Artikel 2 Buchstabe j ZertES3 bei und gibt sie an das aufrufende Programm zurück. 2 Das elektronische Siegel des UPReg beruht auf einem auf die Organisation lauten- den Zertifikat einer nach ZertES anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiens- ten; als Organisation ist im Feld Common Name «Swiss Confederation – Swiss Register of Notaries» anzugeben.

Art. 15 Anbringen des Siegels an das Dokument Das von der Urkundsperson eingesetzte Programm fügt das Siegel des UPReg in das Dokument ein und speichert dieses so ab.

8. Abschnitt: Kantonale Zertifikate

Art. 16 Die zuständige Behörde stellt dem UPReg die geregelten Zertifikate zu, die zum Erstellen kantonaler elektronischer Siegel nach Artikel 10 Absatz 3 EÖBV verwen- det werden oder wurden.

9. Abschnitt:

Gegenstand der Prüfung, die das Validatorsystem durchführt

Art. 17 Das Validatorsystem prüft folgende technische Eigenschaften elektronischer öffent- licher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen nach den Artikeln 10–16 EÖBV: a. Das Dokument ist von der Urkundsperson gültig nach Artikel 10 Absatz 1 Buchstabe d EÖBV signiert; allfällig vorgängig angebrachte Signaturen werden dabei nicht beachtet. b. Das Dokument trägt ein gültiges elektronisches Siegel des UPReg nach Ar- tikel 10 Absatz 2 Buchstabe b EÖBV. c. Das Siegel des UPReg enthält in der Signaturerklärung die Seriennummer des qualifizierten Zertifikats der Urkundsperson.

3 SR 943.03

111

Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und AS 2018

d. Das Dokument ist seit dem Anbringen der Zulassungsbestätigung nicht mehr verändert oder signiert worden. Ausgenommen sind allfällig angebrachte kantonale Siegel nach Artikel 10 Absatz 3 EÖBV. e. Allfällige kantonale Siegel nach Artikel 10 Absatz 3 EÖBV sind gültig und beruhen auf dem beim UPReg hinterlegten Zertifikat des Kantons.

10. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 18 Übergangsbestimmung für Dritte Urkundspersonen, die Zulassungsbestätigungen über einen Dritten abrufen (Art. 9 Abs. 1), können sich bis zum 31. Dezember 2022 statt gegenüber dem UPReg (Art.

11 Bst. b) gegenüber dem Dritten identifizieren.

Art. 19 Übergangsbestimmung für die Überprüfung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen ohne elektronische Zulassungsbestätigung (Art. 26 EÖBV)

1 Bei elektronischen öffentlichen Urkunden und elektronischen Beglaubigungen

ohne elektronische Zulassungsbestätigung, die zwischen dem 1. August 2013 und dem 31. Dezember 2013 erstellt worden sind, prüfen die Handelsregister- und die Grundbuchämter mit dem Validatorsystem die Gültigkeit der elektronischen Signa- tur und das Vorhandensein eines gültigen Zeitstempels.

2 Zusätzlich prüfen sie visuell, ob:

a. im elektronischen Dokument die Handunterschrift der Urkundsperson sowie deren Siegel oder Stempel erkennbar abgebildet sind; b. der im elektronischen Dokument sichtbare Name der Urkundsperson mit dem Namen in der elektronischen Signatur der Urkundsperson überein- stimmt.

3 Hat das betreffende Registeramt Zweifel an der Berechtigung der Urkundsperson,

Beurkundungen vorzunehmen, so überprüft es die Berechtigung selber oder verlangt von der Urkundsperson einen Nachweis aufgrund eines verbindlichen kantonalen Verzeichnisses oder einer Bestätigung der Zulassungsbehörde.

Art. 20 Aufhebung eines anderen Erlasses Die Verordnung des EJPD vom 25. Juni 20134 über die elektronische öffentliche Beurkundung wird aufgehoben.

4 AS 2013 2347

112

Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und AS 2018

Art. 21 Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am 1. Februar 2018 in Kraft.

8. Dezember 2017 Eidgenössisches Justiz- und Polizeidepartement: Simonetta Sommaruga

113

Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und AS 2018

Anhang 15 (Art. 2)

Technische Anforderungen an Schnittstellen, über die dem UPReg Daten über Urkundspersonen aus anderen Systemen geliefert werden

Version 1

5 Der Anhang wird in der AS nicht veröffentlicht. Er kann im Internet beim Bundesamt für Justiz unter www.bj.admin.ch > Wirtschaft > Elektronische öffentliche Urkunden und elektronische Beglaubigungen konsultiert werden.

114

Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und AS 2018

Anhang 2 (Art. 6)

Anerkannte elektronische Dateiformate Bezeichnung des Dateiformats Zugrunde liegende technische Norm6

PDF/A-1 SN EN ISO 19005-1, 2005, Dokumen- tenmanagement – Elektronisches Doku- mentendateiformat für Langzeitarchivie- rung – Teil 1: Verwendung von PDF 1.4 (PDF/A-1) PDF/A-2 SN EN ISO 19005-2, 2011, Dokumenten- Management – Elektronisches Dokumen- ten-Dateiformat für die Langzeitarchivie- rung – Teil 2: Anwendung der ISO 32000-1 (PDF/A-2)

6 Die technischen Normen können eingesehen und bezogen werden bei der Schwei-

zerischen Normen-Vereinigung (SNV), Bürglistrasse 29, 8400 Winterthur, www.snv.ch oder eingesehen werden beim Bundesamt für Justiz, Bundesrain 20, 3003 Bern.

115

Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und AS 2018

Anhang 37 (Art. 10 Abs. 1)

Technische Anforderungen zur Vermittlung des Zugriffs auf das UPReg

Version 1

7 Der Anhang wird in der AS nicht veröffentlicht. Er kann im Internet beim Bundesamt für Justiz unter www.bj.admin.ch > Wirtschaft > Elektronische öffentliche Urkunden und elektronische Beglaubigungen konsultiert werden.

116