Verordnung über die elektronische Geschäftsverwaltung in der Bundesverwaltung

Verordnung über die elektronische Geschäftsverwaltung in der Bundesverwaltung (GEVER-Verordnung)

vom 3. April 2019

Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und Verwaltungsorganisations- gesetzes vom 21. März 1997¹ (RVOG), verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Geltungsbereich

1 Diese Verordnung gilt für die Verwaltungseinheiten der zentralen Bundesverwal-

tung nach Artikel 7 der Regierungs- und Verwaltungsorganisationsverordnung vom 25. November 1998² (RVOV).

2 Die Departemente und die Bundeskanzlei können die ihnen zugeordneten Verwal-

tungseinheiten der dezentralen Bundesverwaltung nach Artikel 7a RVOV mit einer Verordnung der vorliegenden Verordnung unterstellen, soweit die dezentralen Einheiten nicht ermächtigt sind, selbstständig zu archivieren.

3 Die Bestimmungen dieser Verordnung über die Zuständigkeiten in der Bundes-

verwaltung (4. Abschnitt) gelten nur, soweit das vom IKT-Standarddienst GEVER bereitgestellte Geschäftsverwaltungssystem (standardisiertes GEVER) genutzt wird. 4 Diese Verordnung gilt nicht, soweit die Gesetzgebung für ein System abweichende Regelungen aufstellt.

Art. 2 Inhalt und Zweck von Geschäftsverwaltungssystemen 1 Die Bundesverwaltung bearbeitet ihre geschäftsrelevanten Informationen in elekt- ronischen Geschäftsverwaltungssystemen.

SR 172.010.441

2018-3729 1311

GEVER-Verordnung AS 2019

2 Geschäftsrelevant sind Informationen, die für den Nachweis der Geschäftstätigkeit im Sinne von Artikel 22 RVOV3 notwendig sind.

3 Als Geschäftsverwaltungssystem gilt ein Informatiksystem, das im Sinne von

Artikel 57h RVOG der Registrierung, Verwaltung, Indexierung und Kontrolle von Schriftverkehr und Geschäften dient.

Art. 3 Nutzung des standardisierten GEVER und nicht standardisierter Geschäftsverwaltungssysteme

1 Die Verwaltungseinheiten der zentralen Bundesverwaltung nutzen das standardi-

sierte GEVER. 2 Sie können zudem für spezifische Aufgaben ein nicht standardisiertes Geschäfts- verwaltungssystem nach dieser Verordnung nutzen, wenn die folgenden Vorausset- zungen erfüllt sind: a. Die Erfüllung der Aufgaben kann mit dem standardisierten GEVER nicht adäquat unterstützt werden, und die Beschaffung, Entwicklung und der Be- trieb des nicht standardisierten Systems ist daher unter Berücksichtigung al- ler Kosten für den Bund insgesamt günstiger. b. Die Voraussetzung nach Buchstabe a ist aufgrund einer dokumentierten Prü- fung nachgewiesen. c. Das zuständige Departement beziehungsweise die Bundeskanzlei haben ihr Einverständnis erklärt.

Art. 4 Verbot der parallelen Bewirtschaftung

1 Geschäftsrelevante Informationen dürfen nicht in mehreren Systemen parallel

bewirtschaftet werden.

2 Sie dürfen vorübergehend ausserhalb von Geschäftsverwaltungssystemen bearbei-

tet werden, insbesondere um die Zusammenarbeit mit bundesexternen Stellen zu ermöglichen. Nach Abschluss der Arbeiten sind die geschäftsrelevanten Informatio- nen in das jeweilige Geschäftsverwaltungssystem zurückzuführen.

2. Abschnitt: Anforderungen an die Geschäftsverwaltung

Art. 5 Digitalisierung von physischen Dokumenten 1 Die Verwaltungseinheiten lesen Dokumente, die auf Papier oder in anderer physi- scher Form eingehen oder erstellt werden und die geschäftsrelevante Informationen enthalten, elektronisch ein. Ausgenommen sind physische Dokumente, die sich aus technischen Gründen nicht dafür eignen.

2 Das elektronische Dokument wird für die Zwecke der Geschäftsverwaltung als

massgebliche Version behandelt.

3 SR 172.010.1

GEVER-Verordnung AS 2019

3 Die Verwaltungseinheiten vernichten die physischen Dokumente drei Monate nach

dem Einlesen. Nicht vernichtet werden Dokumente: a. solange sie aufgrund gesetzlicher Regelungen aufzubewahren sind; b. solange sie voraussichtlich benötigt werden, um rechtserhebliche Sachver- halte zu beweisen; die Verwaltungseinheiten definieren hierzu in den Orga- nisationsvorschriften (Art. 10) Kategorien von Dokumenten; c. solange sie für die Erledigung der Geschäfte noch benötigt werden; d. die aufgrund ihrer historischen oder kulturellen Bedeutung aufzubewahren sind.

4 Im Geschäftsverwaltungssystem wird der Standort von nicht vernichteten physi-

schen Dokumenten festgehalten.

Art. 6 Ordnungsgemässe Geschäftsverwaltung 1 Die Geschäftstätigkeit der Verwaltungseinheit stützt sich unter anderem auf die ordnungsgemässe Geschäftsverwaltung; diese besteht namentlich aus der systemati- schen Aufzeichnung des Geschäftsprozesses und aus der Verwaltung der dabei entstehenden Informationen. 2 Die während der Laufzeit eines Geschäfts registrierten Informationen müssen das Geschäft vollständig und verlässlich dokumentieren.

Art. 7 Grundstruktur der Ablage

1 DieVerwaltungseinheiten führen in ihren Geschäftsverwaltungssystemen ein

Ordnungssystem. 2 Die Informationen sind in Dossiers abzulegen. Jedes Dossier muss einer Position des Ordnungssystems eindeutig zugeordnet sein.

3 Bei Bedarf können die Dossiers weiter unterteilt werden.

Art. 8 Aufbau und Umfang des Ordnungssystems

1 Das Ordnungssystem muss nach dem Aufgabenprinzip aufgebaut sein und alle

Aufgaben der Verwaltungseinheit umfassen. Es muss angemessen detailliert und ausbaufähig sein sowie eine einheitliche Systematik aufweisen.

2 Um eine automatisiert gesteuerte Bewirtschaftung der Informationen im gesamten

Lebenszyklus zu ermöglichen, werden Metadaten vergeben betreffend Federfüh- rung, Aufbewahrungsfrist, Datenschutz, Klassifizierung, Zugriffsrecht und Archiv- würdigkeit.

Art. 9 Vernichtung nicht archivwürdiger Informationen Nicht archivwürdige Informationen können nach Ablauf der von der Verwaltungs- einheit festgelegten Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, sofern nicht aufgrund anderer Erlasse eine längere Aufbewahrung vorgeschrieben ist.

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Art. 10 Organisationsvorschriften

1 Die Verwaltungseinheiten erlassen Organisationsvorschriften.

2 Die Organisationsvorschriften regeln den Aufbau und den Ablauf der Geschäfts-

verwaltung durch die Zuweisung von Aufgaben, Zuständigkeiten, Verfahren und Mitteln.

3 Die Verwaltungseinheiten führen ihre Organisationsvorschriften laufend nach.

4 Sie überprüfen regelmässig, ob ihre Organisationsvorschriften eingehalten werden.

3. Abschnitt: Informations- und Datenschutz

Art. 11 Bearbeitung von klassifizierten Informationen

1 Informationen, die nach Artikel 6 der Informationsschutzverordnung vom 4. Juli

20074 als VERTRAULICH klassifiziert sind, werden in Geschäftsverwaltungssys-

temen verschlüsselt.

2 Informationen, die nach Artikel 5 der Informationsschutzverordnung als GEHEIM

klassifiziert sind, dürfen nicht in Geschäftsverwaltungssystemen bearbeitet werden.

Art. 12 Für den Datenschutz verantwortliches Bundesorgan Jede Verwaltungseinheit ist für den Datenschutz in Bezug auf ihr Geschäftsverwal- tungssystem verantwortlich.

Art. 13 Protokollierung Die Geschäftsverwaltungssysteme müssen Zugriffe auf Informationen, Druck und Versand von Informationen sowie Änderungen an der Klassifizierung oder an den Zugriffsberechtigungen protokollieren.

Art. 14 Elektronische Bestätigung Die Geschäftsverwaltungssysteme müssen es ermöglichen, Informationen mit elekt- ronischen Bestätigungen zu versehen, insbesondere um die Kenntnisnahme zu bestätigen oder eine Genehmigung einzuholen oder zu erteilen.

4. Abschnitt: Zuständigkeiten in der Bundesverwaltung

Art. 15 Generalsekretärenkonferenz

1 Die Generalsekretärenkonferenz (GSK) ist das strategische Steuerungsorgan für

die Geschäftsverwaltung der Bundesverwaltung (GEVER Bund).

4 SR 510.411

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2 Sie legt die GEVER-Geschäftsstrategie fest und überwacht deren Umsetzung aus

strategischer Geschäftssicht.

Art. 16 Steuerungsausschuss GEVER Bund

1 Der Steuerungsausschuss GEVER Bund ist das operative Steuerungsorgan.

2 Er setzt sich zusammen aus einer Vertreterin oder einem Vertreter jedes Departe- ments und der Bundeskanzlei. Die Vertreterin oder der Vertreter der Bundeskanzlei hat den Vorsitz.

3 Die Vertreterinnen und Vertreter der Departemente und der Bundeskanzlei müs-

sen: a. der Geschäftsleitung des Generalsekretariats des Departements beziehungs- weise der Geschäftsleitung der Bundeskanzlei angehören; b. die Geschäftssicht ihres Departements beziehungsweise der Bundeskanzlei vertreten; und c. als ständige Vertreterinnen und Vertreter bestimmt werden.

4 Jedes Mitglied des Steuerungsausschusses verfügt über eine Stimme. Bei Stim-

mengleichheit hat die oder der Vorsitzende den Stichentscheid.

5 Mit beratender Stimme nehmen die Leiterin oder der Leiter der Fachstelle GEVER

Bund, je eine Vertreterin oder ein Vertreter des Bundesarchivs (BAR), des Informa- tiksteuerungsorgans des Bundes (ISB) und des Information Service Center des WBF (ISCeco) an den Sitzungen teil. Fallweise können weitere Personen zur Beratung beigezogen werden.

6 Der Steuerungsausschuss hat folgende Aufgaben:

a. Er genehmigt die Massnahmen zur Umsetzung der GEVER-Geschäfts- strategie auf Antrag der Fachstelle GEVER Bund. b. Er überwacht die Umsetzung der Massnahmen aus operativer Geschäfts- sicht. c. Er priorisiert und genehmigt die Geschäftsanforderungen an das standardi- sierte GEVER zuhanden des ISB auf Antrag der Fachgruppe GEVER Bund.

Art. 17 Fachgruppe GEVER Bund

1 Die Fachgruppe GEVER Bund setzt sich zusammen aus der Leiterin oder dem

Leiter der Fachstelle GEVER Bund sowie aus einer Vertreterin oder einem Vertreter jedes Departements und der Bundeskanzlei. Die Leiterin oder der Leiter der Fach- stelle GEVER Bund hat den Vorsitz.

2 Die Vertreterinnen und Vertreter der Departemente und der Bundeskanzlei müs-

sen: a. die operative GEVER-Verantwortung in ihrem Departement beziehungswei- se in der Bundeskanzlei tragen;

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b. die Geschäftssicht ihres Departements beziehungsweise der Bundeskanzlei vertreten; und c. als ständige Vertreterinnen und Vertreter bestimmt werden.

3 Jedes Mitglied der Fachgruppe verfügt über eine Stimme. Bei Stimmengleichheit

hat die oder der Vorsitzende den Stichentscheid. 4 Mit beratender Stimme nimmt je eine Vertreterin oder ein Vertreter des BAR, des ISB und des ISCeco an den Sitzungen teil. Fallweise können weitere Personen zur Beratung beigezogen werden.

5 Die Fachgruppe unterstützt die Fachstelle GEVER Bund bei:

a. der Umsetzung der GEVER-Geschäftsstrategie; b. der Einschätzung und Konsolidierung der Geschäftsanforderungen an das standardisierte GEVER; c. der Erstellung und Aktualisierung des GEVER-Leitfadens. 6 Sie entscheidet über die fachliche Konfiguration des standardisierten GEVER und bereitet Entscheide des Steuerungsausschusses GEVER Bund über die Priorisierung der Geschäftsanforderungen vor.

Art. 18 Fachstelle GEVER Bund

1 Die Bundeskanzlei führt die Fachstelle GEVER Bund.

2 Die Fachstelle hat namentlich folgende Aufgaben:

a. Sie bereitet die GEVER-Geschäfte der GSK, des Steuerungsausschusses GEVER Bund sowie der Fachgruppe GEVER Bund vor und vollzieht die sich daraus für die Fachstelle ergebenden Aufträge. b. Sie erstellt und aktualisiert periodisch die GEVER-Geschäftsstrategie zur Beratung und Entscheidung durch die GSK. c. Sie erarbeitet die Massnahmenplanung zur Umsetzung der GEVER- Geschäftsstrategie, initialisiert die entsprechenden Umsetzungsmassnahmen und führt das Umsetzungscontrolling. d. Sie nimmt Geschäftsanforderungen an das standardisierte GEVER auf Stufe der Departemente und der Bundeskanzlei auf, prüft diese insbesondere auf deren Beitrag zur Umsetzung der GEVER-Geschäftsstrategie und nimmt ei- ne Konsolidierung sowie Priorisierung der Anforderungen zuhanden der Fachgruppe GEVER Bund vor. Sie nimmt die Interessen für die Umsetzung der Geschäftsanforderungen im IKT-Standarddienst GEVER aus Geschäfts- sicht wahr. e. Sie initiiert, begleitet und koordiniert Vorhaben zur Identifikation und Um- setzung von verwaltungseinheitsübergreifenden Geschäftsprozessen und E- Government-Vorhaben, die ganz oder teilweise mit dem standardisierten GEVER abgewickelt werden können. Sie unterstützt die Verwaltungseinhei- ten bei entsprechenden Umsetzungsvorhaben und stellt insbesondere die Ak-

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tualisierung der dazu notwendigen Konfigurationen des standardisierten GEVER sicher. f. Sie nimmt Anforderungen an die bundesweit geltende fachliche Konfigura- tion des standardisierten GEVER auf Stufe der Departemente und der Bun- deskanzlei auf und stellt zuhanden der Fachgruppe GEVER Bund Ände- rungsanträge. Sie nimmt die Interessen für die Umsetzung der fachlichen Konfiguration im standardisierten GEVER wahr. g. Sie nimmt Anforderungen an die bundesweit geltenden Dokumentvorlagen des standardisierten GEVER auf Stufe der Departemente und der Bundes- kanzlei auf, stimmt diese mit der Fachstelle CD Bund und den Fachämtern ab und stellt zuhanden der Fachgruppe GEVER Bund Änderungsanträge. Sie organisiert Schulungen zur Verwendung der Vorlagen, berät und unterstützt die Vorlagenverantwortlichen der Departemente und der Bundeskanzlei bei der Umsetzung spezifischer Vorlagen und verwaltet das zentrale Vorlagen- management. h. Sie erstellt und pflegt den GEVER-Leitfaden; dieser gibt den Verwaltungs- einheiten Empfehlungen ab zum Umgang mit dem standardisierten GEVER und stellt ihnen Erfahrungen zur Verfügung. i. Sie organisiert Anlässe zur Förderung des Erfahrungsaustauschs. j. Sie erstellt und aktualisiert die verwaltungseinheitsneutralen Schulungsun- terlagen für das standardisierte GEVER und stellt diese allen Verwaltungs- einheiten zur Verfügung. k. Sie erstellt jährlich zuhanden des Bundesrates den «Tätigkeitsbericht GEVER Bund».

3 Sie arbeitet mit Organisationen und Partnern im Bereich der elektronischen Ge-

schäftsverwaltung zusammen und vertritt den Bund in entsprechenden Organisatio- nen.

4 Sie kann zur Erfüllung ihrer Aufgaben temporäre Arbeitsgruppen einsetzen. Die

Departemente und die Bundeskanzlei benennen ihre Vertreterinnen und Vertreter.

5. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 19 Aufhebung eines anderen Erlasses und von Weisungen Es werden aufgehoben: a. die GEVER-Verordnung vom 30. November 20125; b. die Weisungen des EDI vom 13. Juni 19996 über die Aktenführung in der Bundesverwaltung.

5 AS 2012 6669, 2014 723

6 BBl 1999 5428

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Art. 20 Änderung anderer Erlasse Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:

1. Verordnung vom 16. August 20177 über die Informations- und Speicher-

systeme des Nachrichtendienstes des Bundes Art. 36 Abs. 2

2 In Abweichung von Artikel 11 der GEVER-Verordnung vom 3. April 20198 wer-

den in GEVER NDB Daten der Klassifizierungsstufen «vertraulich» und «geheim» unverschlüsselt abgelegt.

2. Archivierungsverordnung vom 8. September 19999

Art. 3 Abs. 2 Aufgehoben

Art. 4 Abs. 1

1 Unterlagen gelten als nicht mehr ständig benötigt und müssen deshalb dem Bun-

desarchiv angeboten werden, wenn die anbietepflichtige Stelle keinen häufigen, regelmässigen Gebrauch mehr von ihnen macht, jedoch spätestens fünf Jahre nach dem letzten Aktenzuwachs.

3. Regierungs- und Verwaltungsorganisationsverordnung vom

25. November 199810 Art. 22 Nachweis der Verwaltungstätigkeit 1 Die Verwaltungseinheiten führen den Nachweis über die eigene Geschäftstätigkeit aufgrund einer systematischen Geschäftsverwaltung.

2 Sie setzen zu diesem Zweck elektronische Geschäftsverwaltungssysteme nach der

GEVER-Verordnung vom 3. April 201911 ein, soweit die Gesetzgebung nicht eine andere Art der Geschäftsverwaltung vorsieht.

Art. 21 Übergangsbestimmung

1 Nicht standardisierte Geschäftsverwaltungssysteme können bis zum Ende ihres

Lebenszyklus gestützt auf diese Verordnung genutzt werden, auch wenn die Voraus- setzungen nach Artikel 3 Absatz 2 nicht erfüllt sind, sofern beim Inkrafttreten dieser Verordnung: a. ihr Betrieb schon aufgenommen worden ist; oder

7 SR 121.2 8 SR 172.010.441 9 SR 152.11 10 SR 172.010.1 11 SR 172.010.441

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b. ihre Erneuerung oder Beschaffung nur noch mit unverhältnismässigem Aufwand abgebrochen werden kann.

2 Absatz 1

kann nicht angerufen werden für Systeme, die im Rahmen des Pro- gramms GENOVA durch das standardisierte GEVER abgelöst werden sollen.

Art. 22 Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am 1. April 2020 in Kraft.

3. April 2019 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Ueli Maurer Der Bundeskanzler: Walter Thurnherr

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