APPROVATO

Linee guida per il processo internazionale Settore Orizzontale

H_BUC_01 – Scambio di informazioni ad hoc

Data: 07/07/2017 Versione del documento: v1.0 Basato su: H_BUC_01 versione 1.0.1 Common Data Model, versione 4.0.16

INDICE

H_BUC_01 – Scambio di informazioni ad hoc ......................................................................................... 4 Come avviare questo BUC? ..................................................................................................................... 5 Qual è il mio ruolo nello scambio di informazioni relative alla sicurezza sociale? .................. 5 CO.1 Con chi devo scambiare informazioni? ........................................................................... 5 CO.2 Come posso individuare la/e istituzione/i giusta/e con cui scambiare informazioni? ... 5 CO.3 Come posso inviare un SED H001 (Notifica/Richiesta di informazioni)? ........................ 6 CO.4 Come devo procedere dopo aver inviato la notifica/tutte le notifiche o la richiesta/tutte le richieste di informazioni? ............................................................................ 6 CP.1 Cosa devo fare se ricevo un SED H001?........................................................................... 6 CP.2 Cosa devo fare se ho esaminato il SED H001 e voglio inviare un SED H002 (Risposta a richiesta informazioni)? ........................................................................................................... 7 CP.3 Cosa devo fare se ho esaminato il SED H001 e non occorre che invii un SED H002 (Risposta a richiesta informazioni)? ......................................................................................... 7 CP.4 Cosa devo fare se ricevo un SED H002?........................................................................... 7 Diagramma BPMN per il processo H_BUC_01 ........................................................................................ 9 Documenti elettronici strutturati (SED) utilizzati nel presente processo ............................................... 9 Sotto-processi amministrativi ................................................................................................................. 9

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Cronologia del documento

Revisione Data Autori Breve descrizione V0.1 07/04/2017 Segreteria Prima bozza del documento sottoposta per revisione al gruppo ad hoc orizzontale V0.2 08/05/2017 Segreteria Implementazione delle modifiche e degli aggiornamenti in base ai commenti del gruppo ad hoc Versione sottoposta per revisione al CA V0.99 16/06/2017 Segreteria Versione sottoposta per approvazione al CA V1.0 07/07/2017 Versione approvata dal CA con modeste correzioni di formattazione e chiarimenti

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H_BUC_01 – Scambio di informazioni ad hoc

Descrizione: il processo (Business use case, BUC) H_BUC_01 è usato per richiedere o comunicare informazioni concernenti un caso o un fatto suscettibile di incidere sulla situazione/sui diritti cui si applica il regolamento (CE) n. 883/2004 (regolamento di base). I SED H001 e H002 vanno usati per chiedere informazioni su una persona, un datore di lavoro o il rimborso di un credito. Questo è l’unico BUC che consenta di identificare una persona fisica, qualora ciò non sia possibile con un altro BUC.

Base legale: la base legale del processo H_BUC_01 consiste nei requisiti generali di cooperazione di cui all’articolo 76 del regolamento (CE) n. 883/2004 (regolamento di base). La tabella seguente indica i SED utilizzati nel presente BUC e gli articoli che costituiscono la base legale per ciascun SED.

Regolamento di base (CE) n. 883/2004 SED Art. 76 H001 – Notifica/Richiesta di informazioni  H002 – Risposta a richiesta informazioni 

SED di richiesta e di risposta

SED DI RICHIESTA SED DI RISPOSTA H001 – Notifica/Richiesta di informazioni H002 – Risposta a richiesta informazioni

Glossario dei termini principali impiegati nel processo H_BUC_01

Termine Descrizione impiegato

Case owner Nel presente BUC, il case owner è l’istituzione competente di uno Stato membro che (CO) avvia lo scambio di informazioni ad hoc o invia una notifica.

Controparte Nel presente BUC, la controparte è l’istituzione che riceve il messaggio dal case owner (CP) e risponde fornendo informazioni al case owner richiedente e alle altre controparti, se del caso.

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Come avviare questo BUC?

Per aiutarvi a capire il processo H_BUC_01 abbiamo elaborato una serie di domande che vi guideranno attraverso lo scenario principale del processo e i possibili sotto-scenari o opzioni disponibili tappa per tappa. Ponetevi ciascuna delle domande e cliccate su uno dei collegamenti ipertestuali per la risposta. Potrete notare che in alcune tappe in cui è possibile usare sotto-processi amministrativi supplementari, questi sono elencati sotto la descrizione della tappa in questione. Qual è il mio ruolo nello scambio di informazioni relative alla sicurezza sociale?

Se siete l’istituzione di uno Stato membro che notifica alla/e istituzione/i di un altro/altri Stato/i membro/i informazioni utili concernenti un caso o un fatto suscettibile di incidere sul diritto a una prestazione o sul trattamento di un caso (recupero, rimborso) o che si rende conto di aver bisogno di informazioni supplementari da parte di un’altra istituzione, il vostro ruolo è quello del case owner. Sono il case owner. (Tappa CO.1)

Se siete l’istituzione che ha ricevuto dall’istituzione di un altro Stato membro un SED H001, il vostro ruolo è quello della controparte. Sono la controparte. (Tappa CP.1)

CO.1 Con chi devo scambiare informazioni?

In qualità di case owner, la prima tappa di ogni nuova richiesta di informazioni consiste nell’individuare lo Stato membro o gli Stati membri responsabile/i con cui scambiare informazioni o cui inviare una notifica. La seconda tappa consiste nell’individuare la/e pertinente/i istituzione/i in questo/i Stato/i membro/i, responsabile/i per le informazioni che volete comunicare o richiedere. In questo modo stabilirete la/e controparte/i con cui lavorerete per raccogliere le informazioni. Ho bisogno di individuare la/e controparte/i. (Tappa CO.2) Ho individuato la/e controparte/i da contattare. (Tappa CO.3)

CO.2 Come posso individuare la/e istituzione/i giusta/e con cui scambiare informazioni?

Per individuare la/e istituzione/i competente/i di un altro/altri Stato/i membro/i va consultato l’apposito registro delle istituzioni. Questo elenco indica, per ogni Stato membro, tutte le istituzioni e gli organismi di collegamento che sono o sono stati responsabili per il coordinamento internazionale delle informazioni relative alla sicurezza sociale. Vogliate tenere presente che l’organismo di collegamento (se attribuito al BUC in questione) va scelto solo se non si può individuare l’istituzione competente dello Stato membro in questione o se il caso è di competenza dell’organismo di collegamento. Per accedere al registro delle istituzioni, cliccate su questo link.

Ho individuato la/e istituzione/i competente/i dello/degli Stato/i membro/i da contattare. (Tappa CO.3)

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CO.3 Come posso inviare un SED H001 (Notifica/Richiesta di informazioni)? Compilate il SED H001 (Notifica/Richiesta di informazioni) inserendo tutte le informazioni richieste. Vogliate tenere presente che il SED H001 può essere usato per fornire alla/e controparte/i informazioni importanti oppure per richiedere informazioni supplementari di cui avete bisogno per trattare il vostro caso. Inviate quindi alla/e controparte/i individuata/e il SED H001, compresi eventuali allegati. Potete inviare diversi SED H001, ad esempio se avete bisogno di chiedere più informazioni e non è possibile farlo con un unico SED H001. Potete usare il SED H001 per fornire informazioni importanti a una o più controparti. Ho inviato il SED H001 a tutte le controparti. (Tappa CO.4) Tappe di sotto-processi a disposizione del case owner in questa fase: Voglio aggiungere un altro partecipante a questo caso (AD_BUC_03). Voglio eliminare un partecipante da questo caso (AD_BUC_04). Voglio inoltrare il caso a un’altra istituzione nel mio Stato membro (AD_BUC_05). Voglio invalidare il SED H001 che ho inviato (AD_BUC_06). Se invalidate un SED già inviato, potete crearne e inviarne uno nuovo in seguito. Voglio sollecitare la controparte in merito al SED H002 che deve inviarmi (AD_BUC_07). Voglio aggiornare le informazioni contenute nel SED H001 che ho inviato (AD_BUC_10).

CO.4 Come devo procedere dopo aver inviato la notifica/tutte le notifiche o la richiesta/tutte le richieste di informazioni? Se avete inviato la/e notifica/di informazioni, il processo si conclude. Se avete inviato una richiesta/richieste di informazioni, dovreste ricevere da una o più controparti un SED H002 (Risposta a richiesta di informazioni) , che potete quindi esaminare. Se non avete bisogno di maggiori informazioni, il processo si conclude. Ho bisogno di maggiori informazioni dalla/e controparte/i e devo inviare un altro SED H001 (Notifica/Richiesta di informazioni) (Tappa CO.3) Tappe di sotto-processi a disposizione del case owner in questa fase: Voglio aggiungere un altro partecipante a questo caso (AD_BUC_03). Voglio eliminare un partecipante da questo caso (AD_BUC_04). Voglio inoltrare il caso a un’altra istituzione nel mio Stato membro (AD_BUC_05). Voglio invalidare il SED H001 che ho inviato (AD_BUC_06) Se invalidate un SED già inviato, potete crearne e inviarne uno nuovo in seguito. Voglio sollecitare la controparte in merito al SED H002 che deve inviarmi (AD_BUC_07). Voglio aggiornare le informazioni contenute nel SED H001 che ho inviato (AD_BUC_10).

CP.1 Cosa devo fare se ricevo un SED H001? Se ricevete dal case owner un SED H001 (Notifica/Richiesta di informazioni), potete esaminarlo. Tenete presente che il SED H001 può essere usato per fornirvi nuove informazioni che non necessitano di una risposta o per richiedervi nuove informazioni, nel qual caso dovete rispondere in modo adeguato. Ho esaminato il SED H001 e voglio inviare un SED H002 (Risposta a richiesta informazioni). (Tappa CP.2) Ho esaminato il SED H001 e non occorre alcuna risposta alla notifica (Tappa CP.3). Tappe di sotto-processi a disposizione della controparte in questa fase: Voglio inoltrare il caso a un’altra istituzione nel mio Stato membro (AD_BUC_05). Linee guida per il processo EESSI H_BUC_01 – Scambio di informazioni ad hoc 6

Voglio sollecitare un’altra controparte in merito a un SED H002 che deve inviarmi (AD_BUC_07).

CP.2 Cosa devo fare se ho esaminato il SED H001 e voglio inviare un SED H002 (Risposta a richiesta informazioni)? Dopo aver esaminato il SED H001 (Notifica/Richiesta di informazioni), potete scegliere di compilare e inviare un SED H002 (Risposta a richiesta informazioni). Se volete inviare un SED H002, dovete inserire tutte le informazioni richieste e inviarlo, con gli allegati necessari, al case owner e a tutte le eventuali altre controparti. Se avete inviato il SED H002 e non ricevete ulteriori messaggi, il processo si conclude. È tuttavia possibile che riceviate altri SED H001 o H002 da altre parti del caso. Ho ricevuto un altro SED H001 dal case owner (Tappa CP.1). Ho ricevuto un SED H002 da un’altra controparte e voglio esaminarlo (Tappa CP.4). Tappe di sotto-processi a disposizione della controparte in questa fase: Voglio inoltrare il caso a un’altra istituzione nel mio Stato membro (AD_BUC_05). Voglio invalidare il SED H002 che ho inviato (AD_BUC_06). Se invalidate un SED già inviato, potete crearne e inviarne uno nuovo in seguito. Voglio sollecitare un’altra controparte in merito a un SED H002 che deve inviarmi (AD_BUC_07). Voglio aggiornare le informazioni contenute nel SED H002 che ho inviato (AD_BUC_10).

CP.3 Cosa devo fare se ho esaminato il SED H001 e non occorre che invii un SED H002 (Risposta a richiesta informazioni)? Se avete esaminato il SED H001 (Notifica/Richiesta di informazioni) e non ricevete ulteriori messaggi, il processo si conclude. È tuttavia possibile che riceviate altri SED H001 o H002 (Risposta a richiesta informazioni) da altri partecipanti al caso. Ho ricevuto un altro SED H001 dal case owner (Tappa CP.1). Ho ricevuto un SED H002 da un’altra controparte e voglio esaminarlo (Tappa CP.4). Tappe di sotto-processi a disposizione della controparte in questa fase: Voglio inoltrare il caso a un’altra istituzione nel mio Stato membro (AD_BUC_05). Voglio sollecitare una controparte in merito a un SED H002 che deve inviarmi (AD_BUC_07).

CP.4 Cosa devo fare se ricevo un SED H002? Se avete ricevuto uno o più SED H002 da altre controparti, potete esaminarlo/i. Se non ricevete ulteriori messaggi, il processo si conclude. Ho ricevuto un altro SED H001 dal case owner (Tappa CP.1).

Tappe di sotto-processi a disposizione della controparte in questa fase: Voglio inoltrare il caso a un’altra istituzione nel mio Stato membro (AD_BUC_05). Voglio invalidare il SED H002 che ho inviato (AD_BUC_06). Se invalidate un SED già inviato, potete crearne e inviarne uno nuovo in seguito. Voglio sollecitare una controparte in merito a un SED H002 che deve inviarmi (AD_BUC_07). Voglio aggiornare le informazioni contenute nel SED H002 che ho inviato (AD_BUC_10). Linee guida per il processo EESSI H_BUC_01 – Scambio di informazioni ad hoc 7

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Diagramma BPMN per il processo H_BUC_01

Cliccare qui per aprire il/i diagramma/i BPMN relativo/i al processo H_BUC_01.

Documenti elettronici strutturati (SED) utilizzati nel presente processo

Nel processo H_BUC_01 sono utilizzati i SED seguenti: • SED H001 – Notifica/Richiesta di informazioni • SED H002 – Risposta a richiesta informazioni

Sotto-processi amministrativi

Il processo H_BUC_01 comprende i sotto-processi amministrativi seguenti: • Sotto-processo AD_BUC_03 – Aggiungere un partecipante • Sotto-processo AD_BUC_04 – Eliminare un partecipante • Sotto-processo AD_BUC_05 – Inoltrare un caso • Sotto-processo AD_BUC_06 – Invalidare un SED • Sotto-processo AD_BUC_07 – Inviare un sollecito • Sotto-processo AD_BUC_10 – Aggiornare un SED I sotto-processi seguenti servono per trattare eccezioni nel processo che si presentano nell’ambito dello scambio di informazioni relative alla sicurezza sociale in un contesto elettronico. Vi si può ricorrere in qualsiasi momento del processo. • Sotto-processo AD_BUC_11 – Eccezione nel processo • Sotto-processo AD_BUC_12 – Modificare un partecipante

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