Mitteilung zur Änderung der Wegleitung über Versicherungsausweis und individuelles Konto (WL VA/IK) infolge Aufhebung von Artikel 136 AHVV

Eidgenössisches Departement des Innern EDI Bundesamt für Sozialversicherungen BSV Geschäftsfeld AHV, Berufliche Vorsorge und Ergänzungsleistungen

26.05.2016

Mitteilungen an die AHV-Ausgleichskassen und EL-Durchführungsstellen Nr. 377

Mitteilung zur Änderung der Wegleitung über Versicherungsaus- weis und individuelles Konto (WL VA/IK) infolge Aufhebung von Ar- tikel 136 AHVV

1. Hintergrund

Am 8. Dezember 2015 hat die Bundesversammlung die Motion Niederberger (14.3728) gutgeheissen. Das Ziel der Motion ist die Abschaffung der Pflicht zur monatlichen Anmeldung neu eintretender Ar- beitnehmender, um den administrativen Aufwand der Arbeitgeber zu verringern.

Artikel 136 AHVV (SR 831.101) wird per 1. Juni 2016 aufgehoben. Die WL VA/IK wird gleichzeitig an- gepasst, insbesondere das Kapitel 4 im ersten Teil « VA bei Änderung der Erwerbstätigkeit oder der Kassenzugehörigkeit ».

Daher sind die Arbeitgeber nicht mehr verpflichtet, neu eintretende Mitarbeitende innerhalb eines Mo- nats zu melden, und es wird kein Versicherungsnachweis mehr erstellt. Hingegen muss der Arbeitge- ber immer noch neu eintretende Arbeitnehmende bei der Ausgleichskasse identifizieren.

Arbeitgeber haben neu eintretende Arbeitnehmende, die bereits über eine AHV-Nummer verfügen, künftig jährlich anzumelden, wenn sie die individuelle Beitragsabrechnung einreichen. Arbeitneh- mende ohne AHV-Nummer werden wie bis anhin umgehend bei der Ausgleichskasse gemeldet, damit sie eine entsprechende Nummer erhalten.

2. Angaben

2.1. Pflicht zur Identifikation der Arbeitnehmenden

Die Abschaffung der Pflicht der Arbeitgeber, neu eintretende Arbeitnehmende innerhalb eines Monats nach deren Stellenantritt anzumelden, bedeutet keineswegs, dass Arbeitgeber die Mitarbeitenden nicht mehr identifizieren müssen. Denn die vom Arbeitgeber bei der Identifikation erhobenen Daten sind für die individuelle Beitragsabrechnung und die Eintragung der Löhne in den individuellen Konten der Versicherten äusserst wichtig (Artikel 51 Absatz 2 AHVG). Um nachträgliche Probleme zu vermei- den, muss der Arbeitgeber Arbeitnehmende unmittelbar nach deren Stellenantritt identifizieren.

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Mitteilungen an die AHV-Ausgleichskassen und EL-Durchführungsstellen Nr. 377

Die unverzügliche Identifikation geht aus Artikel 143 Absatz 2 AHVV hervor, wonach die Arbeitgeber die Löhne und die weiteren Angaben für die Eintragung in das individuelle Konto laufend aufzuzeich- nen haben. Die obligatorische und unverzügliche Identifikation wird von der Motion Niederberger nicht in Frage gestellt.

Die Aufhebung der Meldepflicht des Arbeitgebers verursacht ein zusätzliches Risiko. Somit kann es vorkommen, dass einem Arbeitgeber, der seine Identifikationspflicht versäumt hat, zum Zeitpunkt der Erstellung der individuellen Beitragsabrechnung die Identifikationsdaten einer Person nicht mehr zur Verfügung stehen, da diese das Unternehmen inzwischen verlassen hat. In diesem Fall wird das mas- sgebende Einkommen den Arbeitnehmenden in einem behelfsmässigen Konto der Ausgleichskasse eingetragen. Da nun ein Teil des massgebenden Einkommens auf den individuellen Konten fehlt, wer- den Arbeitnehmende bei der Rentenberechnung benachteiligt.

2.2. Verfahren

Um die Arbeitgeber dazu zu bewegen, ihre Mitarbeitenden zu identifizieren, werden in der WL VA/IK zwingende vorsorgliche Massnahmen vorgesehen. Diese zielen darauf ab, dass ein Arbeitgeber, der seiner Identifikationspflicht nicht nachgekommen ist, die nachträgliche Identifikation trotz der zusätzli- chen administrativen Komplexität durchführt. Weiter sollen diese Massnahmen den Arbeitgeber, der die nachträgliche Identifikation nicht mehr durchführen kann, von einer künftigen Unterlassung dieser Pflicht abhalten.

Den in der WL VA/IK beschriebenen Mahn- und Ordnungsbussenverfahren geht eine Aufforderung voraus, die fehlenden Daten zu liefern. Diese Massnahmen sind notwendig für eine strikte und einheit- liche Anwendung der Gesetzgebung. Sie übertragen den Ausgleichkassen die erforderlichen Befug- nisse, um die individuellen Konten der Versicherten vollständig zu führen.

Diese zwingenden vorsorglichen Massnahmen kommen nur bei einer individuellen Beitragsabrech- nung zum Tragen, nicht jedoch im Rahmen einer Arbeitgeberkontrolle. Da die meisten Arbeitgeber ihre Arbeitnehmenden bereits jetzt mit der nötigen Sorgfalt identifizieren, wird sich der Versand von Mahnungen und Ordnungsbussen in Grenzen halten. Gegenwärtig stehen die meisten Eintragungen in behelfsmässige Konten in Zusammenhang mit den Arbeitgeberkontrollen oder Veranlagungen.

3. Mitteilung an die Mitglieder

Die Ausgleichskassen sind angehalten, ihre Mitglieder über diese Praxisänderung zu informieren.