Austrittsgründe und Personalfluktuation 2010, Berichterstattung, Kenntnisnahme

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 13. Dezember 2011

1531. Berichterstattung über die Austrittsgründe und die Personalfluktuation 2010

Erwägungen

1. Ausgangslage Gemäss § 139 Abs. 1 der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz wird vor dem Austritt mit dem oder der Angestellten ein Austrittsgespräch geführt. Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 1071/2009 die Finanz- direktion beauftragt, ihm jährlich über die Austrittsgespräche nach Direktion, Geschlecht und Lohnklasse sowie ergänzend über die Per- sonalfluktuation Bericht zu erstatten. Die Direktionen und die Staatskanzlei führen Austrittsgespräche mit Mitarbeitenden, die freiwillig kündigen, ordentlich oder vorzeitig pen- sioniert werden oder in einer befristeten Anstellung mit einer Anstel- lungsdauer von mindestens einem Jahr tätig waren. Dem Personalamt werden die Austrittsgründe, das Geschlecht und die Lohnklassen aller im Vorjahr ausgetretenen Mitarbeitenden jähr- lich gemeldet. Die Personalfluktuation umfasst den Umfang der erfolgten Austritte und wird nach Brutto- und Nettofluktuation unterschieden. Die Brutto- fluktuation berücksichtigt sämtliche Austritte von Mitarbeitenden pro Amt und Direktion. Die Nettofluktuation umfasst nur die freiwilligen Austritte der Mitarbeitenden (Kündigungen) pro Amt und Direktion. Sie wird auf der Grundlage der Anzahl Anstellungsverhältnisse berech- net und gibt insbesondere Hinweise zur Attraktivität des Arbeitgebers und zur Mitarbeiterzufriedenheit. Aus diesen Gründen beruht die Be- richterstattung gemäss RRB Nr. 1071/2009 auf der Nettofluktuation. Zur Gegenüberstellung der Anzahl durchgeführten Austrittsgesprä- che mit der Nettofluktuation werden bei den Austrittsgründen aus- schliesslich die Rückmeldungen der Mitarbeitenden berücksichtigt, die gekündigt haben. Gemäss RRB Nr. 1071/2009 ist für die Lehrpersonen der Volks-, Mittel- und Berufsfachschulen die Erhebung der Austritts- gründe gesondert in Zusammenarbeit zwischen der Bildungsdirektion und dem Personalamt zu erarbeiten. Aufgrund der grossen Anzahl Anstellungen von Lehrpersonen mit entsprechend vielen Austritten und der dezentralen Strukturen (bei den Volksschullehrpersonen sind

die Gemeinden die Anstellungsbehörden) werden keine persönlichen Austrittsgespräche geführt. Die Austrittsgründe wurden im Bereich der Volksschulen mittels eines berufsspezifischen Onlinefragebogens durch das Statistische Amt erhoben. Die Erhebung der Austrittsgründe der Lehrpersonen und des Verwaltungspersonals der Mittel- und Berufs- fachschulen wird erstmals für 2012 stattfinden. In der Berichterstattung sind das Verwaltungs- und Betriebspersonal gemäss Personalverordnung und das Polizeipersonal gemäss Kantons- polizeiverordnung des Lohnreglementes 01 sowie das Lehrpersonal der Volksschulen berücksichtigt. Die Berichterstattung zu den konsoli- dierten Auswertungen der Austrittsgründe sowie der Nettofluktuation wurde zentral durch das Personalamt erstellt und durch die Direktio- nen und die Staatskanzlei überprüft.

2. Berichterstattung zu den Austrittsgründen 2010 In der Berichterstattung werden ausschliesslich die Hauptaustritts- gründe aufgeführt. Die Auswertung der weiteren Austrittsgründe führ- te zu keinen weiteren Erkenntnissen. Die Staatskanzlei verzeichnete 2010 nur zwei Austritte und wird deshalb aus Datenschutzgründen in der Berichterstattung nicht aufgeführt. Das Kapitel 2.1 berücksichtigt das Verwaltungs- und Betriebspersonal gemäss der Personalverordnung und das Polizeipersonal gemäss der Kantonspolizeiverordnung des Lohnreglementes 01 sowie das Lehr- personal und die Schulleitungen der Volksschulen. Im Kapitel 2.2 sind ausschliesslich das Verwaltungs- und Betriebspersonal gemäss der Per- sonalverordnung und das Polizeipersonal gemäss der Kantonspolizei- verordnung des Lohnreglementes 01 berücksichtigt. Das Lehrpersonal und die Schulleitungen der Volksschulen sind nicht berücksichtigt, da die Lohnklassen nicht Bestandteil der Onlinebefragung waren.

2.1 Austrittsgründe nach Geschlecht und Direktion Die Direktionen meldeten für 2010 insgesamt 1284 Austrittsgründe. Davon bezogen sich 231 auf Pensionierungen und 51 auf abgelaufene befristete Anstellungsverhältnisse, die gemäss den Ausführungen in der Ausgangslage (vgl. Ziff. 1) in der folgenden Tabelle 1 nicht aufgeführt sind. Die Tabelle 1 gibt einen Überblick aller Austrittsgründe nach Ge- schlecht je Direktion.

Tabelle 1: Austrittsgründe nach Geschlecht und Direktion Austrittsgründe Justiz und Sicherheit Finanzen Volks- Gesundheit Bildung 1) Bauten Total Inneres wirtschaft F 2) M 2) F M F M F M F M F M F M Lebensumstände 11 2 16 15 4 1 6 3 43 21 129 21 2 7 281 Berufliche Entwicklung 10 11 18 15 2 7 6 10 43 21 59 22 7 11 242 Arbeitsinhalt 6 1 1 1 1 1 1 2 9 5 47 21 – 1 97 Führung 1 5 – 4 4 5 2 4 14 11 80 31 2 1 164 Entwicklungsmöglichkeiten 2 – – 1 – – 1 – 4 2 4 2 1 – 17 Arbeitsklima 1 – – – 1 – 1 – 4 1 24 7 – – 39 Anstellung – 1 – – – – – – 4 3 119 35 – – 162 Total 31 20 35 36 12 14 17 19 121 64 462 139 12 20 1002 1) ohne Lehrpersonen der Mittel- und Berufsfachschulen 2) F steht für Frauen, M steht für Männer

Kommentar: Von 1002 gemeldeten Austrittsgründen waren 690 von Frauen und 312 von Männern. Die Austritte stehen hauptsächlich im Zusammenhang mit den Lebens- umständen (281) und der beruflichen Entwicklung (242). Beide Kate- gorien machen zusammen rund 52% der gemeldeten Austrittsgründe aus. Die restlichen 48% der gemeldeten Austrittsgründe entfallen auf die Kategorien Führung (164), Anstellung (162), Arbeitsinhalt (97), Arbeitsklima (39) und Entwicklungsmöglichkeiten (17).

2.2 Austrittsgründe nach Lohnklassen und Geschlecht Tabelle 2 zeigt die Austrittsgründe des Verwaltungs- und Betriebs- personals und des Polizeipersonals gemäss der Kantonspolizeiverord- nung (LR 01) nach Lohnklassen und Geschlecht. Tabelle 2: Austrittsgründe 2010 nach Lohnklassen (LK) – LR 01 Austrittsgründe LK 1–10 LK 11–20 LK 21–29 Frauen Männer Frauen Männer Frauen Männer Total Lebensumstände 23 17 75 35 7 1 158 Berufliche Entwicklung 18 12 79 60 7 13 189 Arbeitsinhalt 4 1 21 9 2 2 39 Führung 6 2 24 30 1 3 66 Entwicklungsmöglichkeiten 2 – 7 3 – – 12 Arbeitsklima 1 1 6 – – – 8 Anstellung 1 – 3 4 1 – 9 Total 55 33 215 141 18 19 481

Kommentar: Die Verteilung der Austrittsgründe nach Lohnklassen zeigt, dass die meisten Rückmeldungen zu den Austrittsgründen von Mitarbeitenden der mittleren Lohnklassen (356) erfolgten, gefolgt von den Mitarbeiten- den der tieferen Lohnklassen (88) und der höheren Lohnklassen (37). Für die Mitarbeitenden der Lohnklassen 1 bis 10 standen die Aus- trittsgründe vorrangig im Zusammenhang mit den Lebensumständen (40) und der beruflichen Entwicklung (30). Bei den Mitarbeitenden der mittleren Lohnklassen (356) stand sowohl bei den Frauen (79) als auch bei den Männern (60) die berufliche Entwicklung im Vordergrund. Am zweithäufigsten wurden von den Frauen (75) und den Männern (35) Gründe im Zusammenhang mit den Lebensumständen genannt. Für 66 Mitarbeitende stand für ihren Austritt das Thema Führung im Vor- dergrund. Die Mitarbeitenden der Lohnklassen 21 bis 29 begründeten ihre Aus- tritte am häufigsten im Zusammenhang mit der beruflichen Entwick- lung (20), gefolgt von den Lebensumständen (8).

2.3 Austritte und Nettofluktuation sowie Rückmeldungsquote pro Direktion Die Tabelle 3 zeigt die Austritte ohne Pensionierungen und Ablauf eines befristeten Anstellungsverhältnisses des Verwaltungs- und Be- triebspersonals, des Polizeipersonals gemäss der Kantonspolizeiverord- nung des Lohnreglementes 01 und der Lehrpersonen der Volksschulen, die Nettofluktuation und die Anzahl Rückmeldungen sowie die Rück- meldungsquote der Austrittsgründe 2010 pro Direktion. Das Lehr- personal der Mittel- und Berufsschulen ist nicht berücksichtigt (vgl. Kapitel 1). Tabelle 3: Austritte und Nettofluktuation sowie Rückmeldungsquote 2010 pro Direktion Direktion Austritte Netto- Rück- Rückmeldungs- fluktuation meldungen quote Direktion der Justiz und des Innern 106 5,91% 51 48% Sicherheitsdirektion 84 2,30% 71 85% Finanzdirektion 39 4,31% 26 67% Volkswirtschaftsdirektion 54 6,27% 36 67% Gesundheitsdirektion 252 9,16% 185 73% Bildungsdirektion 1) 1533 11,06% 601 39% davon Verwaltungspersonal 141 6,95% 80 57% davon Lehrpersonen 1) 1392 11,76% 521 37% Baudirektion 57 3,82% 32 56% Total 2125 8,40% 1002 47% 1) einschliesslich Lehrpersonen und Schulleitungen der Volksschulen, jedoch ohne Lehrpersonen der Mittel- und Berufs- fachschulen

Kommentar: 2010 verzeichnen die Direktionen ohne die Lehrpersonen der Mittel- und Berufsfachschulen insgesamt 2125 Austritte. Es waren zwischen 39 Austritte in der Finanzdirektion und 1533 Austritte in der Bildungs- direktion zu verzeichnen. Die hohe Anzahl Austritte in der Bildungs- direktion ist insbesondere durch Mehrfachanstellungen, Gemeinde- wechsel und Lektionenreduktionen, die zum Wechsel der Anstellungs- behörde führen, von Lehrpersonen der Volksschulen verursacht. Die Nettofluktuation aller Direktionen liegt durchschnittlich bei 8,40% und bewegt sich zwischen 2,30% in der Sicherheitsdirektion und 11,06% in der Bildungsdirektion. Die Werte der Nettofluktuation widerspiegeln berufsgruppenspezifische Merkmale der Direktionen wie z. B. die Mehrfachanstellungen in der Bildungsdirektion und die Monopolberufe der Polizei in der Sicherheitsdirektion.

Das Verhältnis zwischen Austritten (2125) und Anzahl Rückmeldun- gen (1002) weist eine Quote von 47% auf. Hierbei zeigt die Sicherheits- direktion mit 85% eine hohe Quote und die Bildungsdirektion mit 39% eine tiefe Quote. Die tiefe Quote der Bildungsdirektion ist zum einen darin begründet, dass mit austretenden Verwaltungsmitarbeitenden an den Mittel- und Berufsfachschulen keine Austrittsgespräche geführt wurden, da diese zukünftig wie die Lehrpersonen mittels Onlinefrage- bogen befragt werden. Zum andern ist sie auf die Mehrfachanstel- lungen der Lehrpersonen zurückzuführen. Grund dafür ist, dass das Statistische Amt des Kantons die Austrittsgründe der Lehrpersonen unabhängig von der Anzahl bestehender Anstellungen zählt, die Netto- fluktuation jedoch auf der Basis jedes bestehenden Anstellungsverhält- nisses berechnet wird. Schliesslich werden die Austrittsgründe mittels Onlinefragebogen und nicht im persönlichen Gespräch erfasst, was auch eine tiefere Rücklaufquote nach sich zieht. Wie bereits in der Ausgangslage erwähnt, werden die Austrittsgründe der Lehrpersonen der Mittel- und Berufsfachschulen erstmals für 2012 ausgewertet. Deshalb wurden die vorangehenden Auswertungen ohne diese Berufsgruppe dargestellt. Die Nettofluktuation 2010 kann trotz- dem ausgewiesen werden: Sie beträgt 2,71%.

3. Zusammenfassung Die Auswertungen der Austrittsgründe zeigen, dass die Mitarbeiten- den des Verwaltungs- und Betriebspersonals und der Lehrpersonen der Volksschulen hauptsächlich aufgrund der beruflichen Entwicklung und der persönlichen Lebensumstände ihr Anstellungsverhältnis beendet haben. Die Nettofluktuationen der Direktionen weisen grössere Unter- schiede auf, was auf berufsgruppenspezifische Besonderheiten zurück- zuführen ist, insgesamt jedoch im Bereich der gewünschten Toleranz lie- gen. Einzig die Quote der Rückmeldungen der Austrittsgründe zeigt in mehreren Direktionen einen Verbesserungsbedarf. Die Anzahl der Rückmeldungen sollte sich zukünftig der Anzahl der Austritte annä- hern.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Der Bericht des Personalcontrollings betreffend die Austrittsgründe und die Personalfluktuation 2010 wird zur Kenntnis genommen.

II. Die Direktionen führen vor dem Austritt mit der oder dem Angestellten ein Austrittsgespräch. Sie berücksichtigen die wichtigsten Erkenntnisse der Berichterstattung über die Austrittsgründe und die Personalfluktuation 2010.

III. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi