Ablösung bestehender Druckerlösungen durch zentralisiertes Input-/Outputmanagement, zusätzliche gebundene Ausgabe, Vergabe, Amt für Informatik, Stellenplan

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 15. April 2026

449. Ablösung bestehender Druckerlösungen durch zentralisiertes Input-/Outputmanagement (zusätzliche gebundene Ausgabe, Vergabe, Amt für Informatik, Stellenplan)

Erwägungen

1. Ausgangslage Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 383/2018 eine neue kantonale IKT-Strategie festgesetzt und die Finanzdirektion mit der Umsetzung des IKT-Programms beauftragt. Die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes (RRB Nrn. 492/2020 und 895/2024) in den Direktionen und der Staatskanzlei sowie die Um- setzung der standardisierten IKT-Grundversorgung für die Schulen der Sekundarstufe II (RRB Nr. 543/2021) haben den Bedarf und die Dring- lichkeit eines zeitgemässen und zentralen Input-/Outputmanagements verstärkt. Das Input-/Outputmanagement ist Bestandteil der IKT-Grund- versorgung und umfasst die Multifunktionsdrucker, die dazugehörige Management-Infrastruktur sowie die für den Ausdruck, das Kopieren und Scanning von Dokumenten benötige Software. Das Input-/Outputmanagement umfasst die Verarbeitung, die Ver- waltung sowie den Eingang und die Ausgabe digitaler Dokumente. Zudem bietet es bei Bedarf die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu op- timieren und zu digitalisieren. Eingehende Papierdokumente werden dabei digitalisiert und in einem automatisierten Texterkennungsprozess verarbeitet, der das entsprechende Zielsystem ansteuert und die rele- vanten Daten übermittelt. In einem erweiterten Scanprozess werden Metadaten, wie eine Fallnummer, automatisch ausgelesen und ohne manuelle Zwischenschritte in eine Fachanwendung importiert. Das Amt für Informatik betreibt derzeit sechs historisch gewachsene Druckerlösungen in den Direktionen und der Staatskanzlei mit unter- schiedlichen Hard- und Softwarekomponenten, die teilweise individuell auf die Bedürfnisse der Direktionen angepasst sind. Neben den sechs durch das Amt für Informatik betriebenen Lösungen bestehen 46 wei- tere, individuelle Druckerlösungen in kantonalen Einheiten und Schu- len der Sekundarstufe II. Diese heterogene Systemlandschaft ist war- tungsintensiv; Betrieb und Support sind wegen spezifischer Nutzerbe- dürfnisse und einer Vielzahl externer Anbietender aufwendig. Mehrere der verwendeten Lösungen sind veraltet und werden nicht mehr weiter- entwickelt, während moderne Technologien eine vereinfachte und opti- mierte Nutzung ermöglichen.

2. Vorhaben Sämtliche bestehenden 52 Druckerlösungen in den Direktionen und der Staatskanzlei sowie den Mittel- und Berufsfachschulen werden durch eine neue Input-/Outputmanagement-Lösung ersetzt. Die Lösung er- möglicht die rechtskonforme Verarbeitung von Dokumenten und Daten bis und mit der Klassifizierungsstufe «geheim». Ein Fokus liegt zudem auf dem Ausdruck über eine Web-Applikation, einschliesslich Endver- arbeitungsoptionen wie Broschürendruck und Heften. Insbesondere an den Schulen der Sekundarstufe II besteht dafür grosser Bedarf. Weitere technische Schwerpunkte betreffen die Kompatibilität mit mehreren Hardwareherstellern und die Datensicherheit. Am 27. Januar 2023 schrieb das Amt für Informatik eine zentrale In- put-/Outputmanagement-Lösung im offenen Verfahren aus. Für die Er- bringung der Lösung wurde ein Managed Service Provider gesucht. Im Rahmen der Ausschreibung gingen keine Angebote ein. Das Amt für Informatik erhielt mehrere Absagen von etablierten Anbietenden, die sich ausserstande sahen, die gestellten Anforderungen zu erfüllen. Im Anschluss an die ergebnislose Ausschreibung prüfte das Amt für Infor- matik, ob die Syspart AG und die Triboni AG, die bereits bewährte Lö- sungen für die kantonale Verwaltung betreiben, die Anforderungen der Ausschreibung erfüllen könnten. Dies konnte bestätigt werden, wobei sich vereinzelte geforderte Features noch in der Entwicklung befanden. Im August 2023 führte das Amt für Informatik sodann eine Markt- analyse durch. Diese ergab, dass die gestellten Anforderungen (nament- lich die genannten Anforderungsschwerpunkte wie Herstellerkompa- tibilität und Datensicherheit) von keinen am Markt verfügbaren Lösun- gen vollständig abgedeckt werden und dass lediglich die Anbieterin Syspart AG in Zusammenarbeit mit den Subunternehmen Sysprint AG und Triboni AG alle Muss-Anforderungen ohne erheblichen Entwick- lungsaufwand erfüllen könnte. Deshalb wurde der Weg der freihändigen Vergabe gemäss Art. 21 Abs. 2 lit. a der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB, LS 720.1) eingeschlagen. Das Amt für Informatik erteilte der Syspart AG mit Verfügung vom 3. November 2023 einen (infolge Unterschreitens des anwendbaren Schwellenwerts von Fr. 150 000) freihändigen Zuschlag für einen Proof of Concept («PoC») zur Einführung der Gesamtlösung «Input-/Output- management». Von Januar bis November 2024 wurde die Infrastruktur für einen Pilotbetrieb aufgebaut und erfolgreich getestet. Im Anschluss wurde der Pilotbetrieb gestartet, bei dem die bestehende Hard- und Software- infrastruktur vollständig durch die neue Input-/Outputmanagement- Lösung ersetzt wurde. Am Pilotbetrieb nahmen die Kantonsschule Zürich

Nord, das Amt für Informatik und die Volkswirtschaftsdirektion mit sieben Regionalen Arbeitsvermittlungszentren teil. Zudem befindet sich eine Anbindung einer Fachapplikation (Produkt «Digital Mailroom») an die Lösungen der Staatsanwaltschaft bei der Direktion der Justiz und des Innern in Planung. Diese ist von der vorliegenden Ausgabenbewil- ligung und Vergabe mitumfasst. Nach Abschluss des Pilotbetriebs erfolgte die Abnahme, in der die Erfüllung sämtlicher Muss-Anforderungen validiert wurde. Diese Prü- fung verlief erfolgreich und bestätigte, dass die entwickelte Lösung alle Anforderungen aus dem Pflichtenheft der ursprünglichen WTO-Aus- schreibung erfüllt. Die Lösung ist somit bereit für die Einführung und den Produktivbetrieb. Da die geltenden Verträge der bestehenden Druck- umgebungen in kurzer Frist ablaufen und einzelne Umgebungen nicht mehr unterstützt werden (sogenannter End-of-Support), muss der Roll- out der neuen Input-/Outputmanagement-Lösung umgehend stattfinden. Auf diese Weise kann ein nahtloser Betrieb sichergestellt werden. Das Amt für Informatik wiederholte im Oktober 2025 seine Markt- analyse, die das Ergebnis der ersten Analyse vom August 2023 bestätigte. Auf dem Markt bestehen auch zum heutigen Zeitpunkt keine Anbieten- den, abgesehen von den mit dem PoC betrauten Unternehmen, die sämt- liche Anforderungen der Ausschreibung vom 27. Januar 2023 erfüllen könnten. Die neue Input-/Outputmanagement-Lösung ermöglicht es, bestehende Geschäftsprozesse, die papierbasiert sind oder zahlreiche Medienbrüche aufweisen, vollständig zu digitalisieren. Physische Dokumente und Akten werden entgegengenommen und digitalisiert. Die Originalunterlagen verbleiben in einem physischen Archiv, das sich über die gleiche Lösung elektronisch verwalten lässt. Digitalisierte Dokumente können direkt über eine Schnittstelle in Fachanwendungen abgelegt werden. Zudem ist es möglich, Informationen wie eine Fallnummer − sogenannte Meta- daten − automatisiert zu extrahieren und weiterzuleiten (ohne manuelles Auslesen). Die spezifischen Nutzerbedürfnisse werden durch das Amt für Informatik erhoben, priorisiert und bewertet. Gleichzeitig bietet das Amt für Informatik Unterstützung bei der technischen Umsetzung, der Entwicklung und der Durchführung von Tests sowie der Erstellung von Berichten und Schulungsunterlagen bis zur Einführung. In den jährlich wiederkehrenden Betriebsausgaben sind die finanziell notwendigen Aufwände für den Betrieb, die Weiterentwicklung sowie die Anbindung von Fachapplikationen miteinberechnet. Davon können weitere Direktionen und Ämter profitieren, und es kann bei Bedarf sichergestellt werden, dass weitere Anbindungen zu Fachapplikationen finanziert werden können.

Die Beschaffung der Multifunktionsdrucker erfolgt über den bestehen- den Rahmenvertrag der Kantonale Drucksachen- und Materialzentrale (kdmz) für Outputsysteme. Das Amt für Informatik nimmt über das AFI-Serviceportal Bestellungen von Multifunktionsdruckern der Leis- tungsbezüger entgegen, führt die Beschaffung der Multifunktionsdrucker durch und koordiniert deren Lieferung sowie Inbetriebnahme.

3. Mittelbedarf Die erforderlichen Mittel für das zentrale Input-/Outputmanagement umfassen die einmaligen Einführungskosten, die Anschaffung der MFP- Geräte und deren Betrieb, einschliesslich Schnittstellen und Weiterent- wicklungen in den Direktionen, der Staatskanzlei und den Schulen der Sekundarstufe II. Tabelle 1: Zusätzlicher Mittelbedarf zentrales Input-/Outputmanage- ment Erfolgsrechnung Investitionsrechnung in Franken in Franken Bereits bewilligte Ausgabe 280 387 Beschaffung MFP-Geräte 2025 Amtsverfügung Nr. 4610A-00716 Pilot Projekt ZIOM Beschaffung MFP-Geräte 2026–2030 10 888 332 Betriebskosten MFP-Geräte 2026–2030 10 450 000 Einführungskosten 1 800 000 Total Beschaffungs-, Betriebs- und 12 250 000 10 888 332 Einführungskosten

Tabelle 2: Gesamthafter Mittelbedarf zentrales Input-/Outputmanage- ment Investitionsrechnung in Franken Bereits bewilligte Ausgabe 280 387 Amtsverfügung Nr. 4610A-00716 Pilot Projekt ZIOM davon zulasten der Investitionsrechnung 280 387 Beschaffung MFP-Geräte, Betriebskosten und Einführungskosten 25 450 000 davon zulasten der Investitionsrechnung 2026–2030 10 888 332 davon zulasten der Erfolgsrechnung 2026–2030 12 250 000 einschliesslich Reserve rund 10% 2 311 668 Zusätzlich zu bewilligende Ausgabesumme 25 450 000 Total Ausgabesumme 25 730 387

Die Kosten für die Jahre 2026–2030 teilen sich dabei wie folgt auf: Tabelle 3: Zusätzlicher Mittelbedarf Erfolgsrechnung (in Franken) Erfolgsrechnung 2026 2027 2028 2029 2030 Total Einführungskosten 350 000 875 000 575 000 1 800 000 Betriebskosten 1 046 000 2 351 000 2 351 000 2 351 000 2 351 000 10 450 000 Total Mittelbedarf 1 396 000 3 226 000 2 926 000 2 351 000 2 351 000 12 250 000 Tabelle 4: Zusätzlicher Mittelbedarf Investitionsrechnung (in Franken) Investitionsrechnung 2026 2027 2028 2029 2030 Total MFP-Geräte 1 885 000 4 044 000 3 415 000 925 000 619 000 10 888 000 Total Mittelbedarf 1 885 000 4 044 000 3 415 000 925 000 619 000 10 888 000 Für das zentrale Input-/Outputmanagement ist eine zusätzliche Aus- gabe von Fr. 25 450 000 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, zu bewilligen. Davon gehen Fr. 14 561 668 zulasten der Er- folgsrechnung und Fr. 10 888 332 zulasten der Investitionsrechnung. Die gesamte Ausgabensumme beträgt Fr. 25 730 387. Die Beschaffung der MFP-Geräte erfüllt die Kriterien des Finanzie- rungsleasings und wird finanztechnisch als solches behandelt. Es ist so- mit eine einmalige Ausgabe in der Höhe des Barwerts der Leasingraten zulasten der Investitionsrechnung zu bewilligen. Für die Beschaffungen 2026–2030 ist der Zinssatz noch nicht bekannt. Über die gesamten Be- schaffungsjahre beträgt der Zinsaufwand Fr. 53 454 (0,5% der Ausgaben- summe). Werden die künftigen Einzelverträge abgeschlossen, gilt der dannzumalige Zinssatz bei Vertragsabschluss und die Wesentlichkeit ist erneut zu beurteilen. Darüber hinaus gibt es keine weitere Kapitalfolge- aufwände und -erträge. Es handelt sich um eine gebundene Ausgabe gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611). Die Mit- tel sind zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsauf- gaben und für eine zeitgemässe Verwaltungsführung im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung zwingend erforderlich (vgl. §§ 32 Abs. 2 und 33 Abs. 1 Gesetz über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung [LS 172.1]). Der zusätzliche Mittelbedarf für das Projekt zentrales Input-/Out- putmanagement ist im Budget 2026 der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, nicht eingestellt. Die Finanzierung 2026 erfolgt durch Kompensation innerhalb der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Infor- matik. Für die folgenden Jahre werden die Mittel im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2027–2030 der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, eingestellt. Die Nutzungsdauer der Multifunktionsdrucker beträgt fünf Jahre (§ 33 Abs. 1 lit. c Finanzcontrollingverordnung [LS 611.2]).

4. Interne Verrechnung Gemäss RRB Nr. 1233/2020 werden die Leistungen der IKT-Grund- versorgung der kantonalen Verwaltung über eine Pauschale pro Arbeits- platz verrechnet; spezifische und kostenrelevante Leistungen werden individuell verrechnet (Grundsatz 1 [G1]). Die einmaligen Einführungs- kosten werden den Leistungsbezügern in Rechnung gestellt. Die kdmz verrechnet zusätzlich eine Marge von 15%. Die Marge von 15% ist in den Mietpreisen nicht inbegriffen. Des Weiteren erfolgt eine separate Ver- rechnung an das Mittelschul- und Berufsbildungsamt für die Inanspruch- nahme der Leistungen durch die Schulen der Sekundarstufe II ab 2028. Die Abrechnung der Klickpreise für Ausdrucke und Kopien erfolgt entsprechend dem bisherigen Verrechnungsmodell, direkt durch die kdmz an die Leistungsbezüger.

5. Vergabe Nachdem im Rahmen der öffentlichen Ausschreibung vom 27. Januar 2023 betreffend eine zentrale Input-/Outputmanagement-Lösung keine Angebote eingegangen sind und die Marktanalysen von 2023 und Okto- ber 2025 bestätigt haben, dass keine entsprechenden Dienstleistungen alternativer Anbieterinnen auf dem Markt verfügbar sind, wird der Zu- schlag gestützt auf Art. 21 Abs. 2 lit. a IVöB freihändig zu einem Ge- samtpreis von Fr. 11 891 000 an die Syspart AG, Horgen, erteilt. Die Vergabesumme umfasst den im Angebot vom 5. September 2025 vor- gesehenen Nettopreis von Fr. 10 000 000 sowie zusätzliche Reserven für Unvorhergesehenes von Fr. 1 000 000 und unter Einbezug der gesetzlichen Mehrwertsteuer von 8,1% insgesamt Fr. 11 891 000.

6. Stellenbedarf Die fortlaufende Weiterentwicklung der kantonalen Gesamtlösung im Bereich Input-/Outputmanagement sowie zusätzliche, im Pilotbetrieb identifizierte Zusatzanforderungen der Direktionen und der Staats- kanzlei sowie der Schulen der Sekundarstufe II, die über den Umfang eines standardisierten Basisdienstes hinausgehen, führen zu einem struk- turellen Mehrbedarf von zwei Informatikspezialistinnen bzw. Informa- tikspezialisten im Amt für Informatik. Die zusätzlichen Informatikspezialistinnen bzw. Informatikspezia- listen übernehmen Aufgaben in der Analyse, Priorisierung und Um- setzung von fachlichen Anforderungen, in der Optimierung bestehender Prozesse sowie in der Unterstützung von technischen Erweiterungen des Basisservices. Damit wird das Amt für Informatik in die Lage ver- setzt, seine Rolle als zentrale Betriebsorganisation und koordinierende Anlaufstelle für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung der Lösung wahrzunehmen.

Die neuen Stellen tragen dazu bei, die steigende Komplexität der An- forderungen zu bewältigen, die Qualität und Wirtschaftlichkeit des Be- triebs nachhaltig zu sichern und eine konsistente Weiterentwicklung der Gesamtlösung über die Direktionen und die Staatskanzlei sowie die Schulen der Sekundarstufe II hinweg zu gewährleisten. Bei den zu schaffenden Stellen handelt es sich um eine ordentliche Aufstockung von im Stellenplan des Amtes für Informatik bereits be- stehenden Stellen (Informatikspezialist/in, Lohnklasse 18 VVO), wes- halb sich eine Einreihungsüberprüfung erübrigt.

7. Personalaufwand Es werden Fr. 175 000 pro Vollzeitstelle berechnet, der zusätzliche Personalaufwand pro Jahr beträgt damit Fr. 350 000. Die zusätzlichen Personalkosten der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, für die Jahre 2027–2030 sind im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanz- plan eingeplant.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Zur Ablösung bestehender Druckerlösungen wird für das zentrale Input-/Outputmanagement zusätzlich zur Verfügung Nr. 4610A-00716 des Amtes für Informatik eine gebundene Ausgabe von Fr. 25 450 000 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, bewilligt. Davon gehen Fr. 14 561 668 zulasten der Erfolgsrechnung und Fr. 10 888 332 zulasten der Investitionsrechnung. Die gesamte Ausgabensumme beträgt Fr. 25 730 387.

II. Der Auftrag zur Ablösung bestehender Druckerlösungen durch ein zentrales Input-/Outputmanagement wird gemäss Angebot vom 5. September 2025 zu Fr. 10 810 000 an die Syspart AG, Horgen, vergeben. Die Vergabesumme kann sich für Unvorhergesehenes auf Fr. 11 891 000 erhöhen.

III. Der Stellenplan des Amtes für Informatik wird mit Wirkung ab 1. Januar 2027 wie folgt ergänzt: Stellen Richtposition Klasse VVO 2,0 Informatikspezialist/in 18

IV. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

V. Mitteilung an die Finanzdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli