Konsolidierte Berichterstattung Personalführungskennzahlen 2012, Kenntnisnahme

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 10. Juli 2013

839. Konsolidierte Berichterstattung Personalführungskennzahlen 2012

Erwägungen

1. Ausgangslage Der Regierungsrat hat zuletzt mit den Beschlüssen Nrn. 638/2013, 1162/2012 und 1321/2011 Kenntnis über die Berichterstattungen zu den individuellen Lohnerhöhungen, Einmalzulagen und Mitarbeiterbeur- teilungen 2011 und 2012, den Austrittsgründen und der Personalfluktua- tion 2011 und zum Case Management 2010 genommen. Auf Wunsch des Regierungsrates werden ab dem Berichtsjahr 2012 die Berichterstattun- gen zu einem Gesamtbericht zusammengeführt. Um den Regierungsrat über Zeitguthaben informieren zu können, wird die Berichterstattung um die Kennzahl «Gleitzeit, Überzeit und Ferienguthaben je Direktion» erweitert. Personalkennzahlen wie z. B. Strukturdaten sind im Geschäfts- bericht unter dem Kapitel «Funktionsbereich Personal» dargestellt. Gemäss RRB Nr. 1071/2009 haben die bestehenden Regelungen zu den Austrittsgesprächen Gültigkeit für die Jahre 2010 bis 2012. Die Finanz- direktion wurde mit RRB Nr. 1162/2012 beauftragt, über deren Wirksam- keit Bericht zu erstatten. Im November 2012 wurden die Direktionen und die Staatskanzlei zu den bestehenden Regelungen befragt. Das Per- sonalamt hat die Rückmeldungen konsolidiert. Die Berichterstattung zu den Personalführungskennzahlen 2012 wurde zentral durch das Personal- amt erstellt und durch die Direktionen und die Staatskanzlei geprüft.

2. Konsolidierte Berichterstattung zu den Personalführungs- kennzahlen 2012 Die konsolidierte Berichterstattung umfasst grundsätzlich folgende Personalführungskennzahlen: – Individuelle Lohnerhöhungen – Mitarbeiterbeurteilungen – Einmalzulagen – Austrittsgründe – Nettofluktuation, Austritte – Gleitzeit, Überzeit, Ferienguthaben – Case Management

Da der Regierungsrat mit RRB Nr. 638/2013 bereits die Berichter- stattung zu den individuellen Lohnerhöhrungen, den Mitarbeiterbeurtei- lungen und den Einmalzulagen 2011 und 2012 zur Kenntnis genommen hat, sind diese nicht Bestandteil der konsolidierten Berichterstattung 2012. Ab der Berichterstattung 2013 werden diese Kennzahlen eben- falls eingebunden. Alle weiteren Kennzahlen sind dem Bericht zu ent- nehmen.

3. Wirksamkeit der Regelungen zu den Austrittsgesprächen Im November 2012 wurden die Direktionen und die Staatskanzlei zur Wirksamkeit der Regelungen schriftlich befragt. Die Regelungen betreffen zum einen die Durchführung der Austrittsgespräche, zum an- deren deren Berichterstattung. Die Berichterstattung umfasst die Aus- wertung der Austrittsgründe und der Personalfluktuation. Die Rückmeldungen ergaben, dass direktionsintern die Kommunika- tion und Berichterstattungen unterschiedlich erfolgen. Gezielte Mass- nahmen aus den Austrittsgründen wurden bisher eher selten eingeleitet. Einzelne Rückmeldungen beziehen sich auf den Fragebogen und die Wegleitung zu den Austrittsgesprächen. So müssen die Austrittsgründe im Fragebogen angepasst bzw. ergänzt werden. Zudem zeigt sich, dass der Fragebogen bei Austrittsgesprächen, insbesondere mit Mitarbeiten- den in Kaderfunktionen und bei konfliktbelasteten Abgängen, nicht ziel- führend einsetzbar ist. Aus diesem Grund solle die Verwendung des Fra- gebogens nicht, wie in den Regelungen festgelegt, verpflichtend sein. Ausserdem müssen einzelne Textpassagen der Wegleitung konkretisiert werden. Kritisch wird des Weiteren angemerkt, dass die bestehenden Regelungen in Bezug auf die Durchführung von Austrittsgesprächen für Organisationseinheiten mit einer geringen Anzahl Mitarbeitenden zu formalistisch seien. Es besteht jedoch bei den Direktionen und der Staatskanzlei Einig- keit darüber, dass Austrittsgespräche auch weiterhin geführt werden soll- ten. Die Austrittsgespräche werden zudem als wichtiges HR-Instrument bewertet, um genauere Informationen zu den Stärken und Schwächen als Arbeitgeber zu erhalten und den austretenden Mitarbeitenden Wert- schätzung entgegenzubringen.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die konsolidierte Berichterstattung zu den Personalführungskenn- zahlen 2012 wird zur Kenntnis genommen.

II. Die Finanzdirektion wird beauftragt, dem Regierungsrat jährlich eine konsolidierte Berichterstattung zu den Personalführungskennzahlen zum Beschluss vorzulegen.

III. Die Regelungen zu den Austrittsgesprächen werden in einer direk- tionsübergreifenden Arbeitsgruppe unter der Leitung des Personalamtes bis Ende 2013 überarbeitet und dem Regierungsrat zum Beschluss vor- gelegt.

IV. Die bestehenden Regelungen zu den Austrittsgesprächen haben bis auf Weiteres Gültigkeit.

V. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei, je unter Beilage der Berichterstattung.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi