AS 2002 111
Verordnung über das informatisierte Personennachweis-, Aktennachweis- und Verwaltungssystem im Bundesamt für Polizei
Verordnung über das informatisierte Personennachweis-, Aktennachweis- und Verwaltungssystem im Bundesamt für Polizei (IPAS-Verordnung)
vom 21. November 2001
Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 351octies Absatz 8 des Strafgesetzbuches1 (StGB), verordnet:
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand Das Bundesamt für Polizei (Bundesamt) betreibt ein informatisiertes Personennach- weis-, Aktennachweis- und Verwaltungssystem (IPAS). Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Nutzung des IPAS.
Art. 2 Zweck des IPAS IPAS dient dazu: a. festzustellen, ob das Bundesamt Daten über eine bestimmte Person bearbei- tet; b. im Nachrichtenaustausch mit Interpol erhaltene Daten zu bearbeiten, die sich auf bestimmte Personen, Geschäfte und Dossiers des Bundesamtes beziehen, sowie Daten zu bearbeiten, die die Personenidentifikation, die Nachfor- schung nach vermissten Personen und Ausweise betreffen; c. die Dossiers nachzuführen, den Arbeitsablauf zu organisieren und Statisti- ken zu erstellen.
Art. 3 Struktur des IPAS Das IPAS besteht aus: a. einem Hauptsystem; b. einem Index; c. einer Funktion für die Verwaltung und Bearbeitung von Unterlagen und Dossiers (Informationsmanagement).
SR 361.2 1 SR 311.0
2001-1657 111
IPAS-Verordnung AS 2002
Art. 4 Hauptsystem
1 Das Hauptsystem umfasst die folgenden Unterkategorien:
a. Stämme; darin werden Angaben über natürliche und juristische Personen sowie Objekte gespeichert; b. Dossiers; darin werden der Standort der Akten, Angaben über das Recht auf Dossierzugriff und Angaben über die Aktenausleihe gespeichert; c. Geschäfte; darin werden die Kategorie des Dossiers gemäss Artikel 5 Ab- satz 1, der Stand der Arbeit und Angaben über die mit der Bearbeitung des Dossiers betraute Person gespeichert. d. Geschäftsinhalt; darin werden Detailangaben über Vorgänge betreffend natürliche und juristische Personen beziehungsweise Objekte gespeichert.
2 Die spezifischen Daten, die in den in Absatz 1 aufgeführten Unterkategorien
gespeichert sind, werden in Anhang 1 (Datenkatalog) aufgelistet.
Art. 5 Im Hauptsystem bearbeitete Daten
1 Im Hauptsystem werden Daten und Unterlagen entsprechend den folgenden Kate-
gorien bearbeitet: a. Daten und Unterlagen zu Personen, die von schweizerischen oder auslän- dischen Polizeibehörden erkennungsdienstlich behandelt und dem Bundes- amt zum Datenvergleich gemeldet worden sind (Kategorie AFIS); b. Daten und Unterlagen zu Personen, die im Rahmen gerichtspolizeilicher Ermittlungsverfahren oder präventiver polizeilicher Tätigkeit von in- oder ausländischen Strafverfolgungs- und Polizeibehörden der Bundeskriminal- polizei (BKP) oder der zuständigen Stelle bei Interpol als Tatverdächtige, Geschädigte oder Zeugen gemeldet worden sind (Kategorie Interpol); c. Daten und Unterlagen zu Personen, die in der Schweiz oder im Ausland vermisst werden (Kategorie Nachforschungen nach vermissten Personen); d. Daten und Unterlagen zu Personen, die in Zusammenhang stehen mit Geschäften der Koordinationsstelle für Identitäts- und Legitimationsaus- weise (Kategorie Identitätsausweise).
2 Daten und Unterlagen, die zu mehreren Kategorien gemäss Absatz 1 einen Bezug
aufweisen, werden in jeder der betroffenen Datenkategorie bearbeitet.
Art. 6 Index
1 Der Index dient dazu festzustellen, ob das Bundesamt Daten über eine bestimmte
natürliche oder juristische Person bearbeitet.
2 Der Index enthält die:
a. Personalien der Personen, deren Daten das Bundesamt bearbeitet; b. Bezeichnungen der Dienststellen des Bundesamtes, in welchen über eine be- stimmte Person Daten bearbeitet werden;
IPAS-Verordnung AS 2002
c. Bezeichnungen der Informationssysteme des Bundesamtes, in denen eine bestimmte Person verzeichnet ist, mit Ausnahme von Systemen nach Arti- kel 11 des Bundesgesetzes vom 7. Oktober 19942 über kriminalpolizeiliche Zentralstellen des Bundes (ZentG) und Artikel 15 des Bundesgesetzes vom 21. März 19973 über Massnahmen zur Wahrung der inneren Sicherheit (BWIS).
Art. 7 Informationsmanagement
1 Das Informationsmanagement dient dazu, die Verwaltung der Unterlagen und Dos-
siers des Bundesamtes zu erleichtern, die sich auf Geschäfte beziehen, die natürliche und juristische Personen oder Objekte betreffen.
2 Informationsmanagement erlaubt den Zugriff auf:
a. spezifische, in Text- oder Bildform gespeicherte Unterlagen, die sich auf Geschäfte des Bundesamtes beziehen; b. Daten über die Übermittlung und Bearbeitung von Unterlagen und Dossiers; c. den Standort der Akten und Angaben über die Aktenausleihe.
Art. 8 Kopieren von Daten
1 Um eine doppelte Erfassung zu vermeiden, können Daten, die über den Interpol-
Kanal eingegangen sind und in den Zuständigkeitsbereich der BKP fallen, in das Informationssystem der BKP (JANUS) kopiert werden.
2 Das Bundesamt regelt im in Artikel 14 erwähnten Bearbeitungsreglement das Vor-
gehen im Einzelnen.
2. Abschnitt: Zugriff auf das IPAS und Datenbekanntgabe
Art. 9 Amtsinterne Systembenutzung
1 Die Mitarbeitenden des Bundesamtes können das IPAS online abfragen, sofern sie
zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben Daten benötigen, die im System gespei- chert sind.
2 Die Zugriffsberechtigungen sind im Anhang 2 geregelt.
Art. 10 Amtsexterne Systembenutzung Die folgenden Behördens können die im Index aufgeführten Daten online abfragen: a. Die Schweizerische Bundesanwaltschaft im Rahmen gerichtspolizeilicher Ermittlungen;
2 SR 360 3 SR 120
IPAS-Verordnung AS 2002
b. Die Bundesbehörden, die betraut sind mit der Sicherheitsprüfung nach Arti- kel 2 Absatz 4 Buchstabe c BWIS4; c. Das Grenzwachtkorps, um abzuklären, ob eine bestimmte Person bei der BKP oder bei der mit Interpol-Belangen befassten Dienststelle registriert ist; d. Die Sektion Auslieferung des Bundesamtes für Justiz (BJ).
Art. 11 Weitergabe von Daten Vorbehaltlich der gesetzlichen Bestimmungen über erkennungsdienstliche Daten, Interpol, die Nachforschung nach vermissten Personen und Ausweise kann das Bun- desamt in speziellen Fällen und im Rahmen der Amtshilfe aus dem IPAS stammende Daten an folgende Behörden weitergeben, sofern sie diese Daten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflichten benötigen: a. die Polizei- oder Strafverfolgungsbehörden des Bundes, der Kantone und des Auslandes; b. die Nationalen Zentralbüros Interpol und das Generalsekretariat Interpol; c. der für die Identifikation von Flüchtlingen und Schutzbedürftigen zuständige Dienst des Bundesamtes für Flüchtlinge; d. die für die Erfüllung der Aufgaben laut Bundesgesetz vom 26. März 19315 über Aufenthalt und Niederlassung der Ausländer und das Bürgerrechtsge- setz vom 29. September 19526 zuständigen Dienste des Bundesamtes für Ausländerfragen; e. die für die internationale Rechtshilfe zuständige Abteilung des BJ; f. die für die Prüfung der Einreisevoraussetzungen zuständigen Dienste der Eidgenössischen Zollverwaltung; g. die für die Erteilung von Visa zuständigen schweizerischen Vertretungen im Ausland.
Art. 12 Weitere Bestimmungen zur Weitergabe von Daten
1 Bei der Bekanntgabe von Daten aus dem IPAS sind Verwertungsverbote zu beach-
ten. Das Bundesamt darf Daten über Asylsuchende, anerkannte Flüchtlinge und vor- läufig Aufgenommene nach Rücksprache mit dem zuständigen Bundesamt an die in Artikel 11 aufgeführen ausländischen Behörden weitergeben.
2 Das Bundesamt verweigert eine Weitergabe von Daten aus dem IPAS, wenn über-
wiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen. Nicht zur Weitergabe geeignete Daten müssen im IPAS entsprechend gekennzeichnet werden.
3 Bei jeder Bekanntgabe sind die Empfängerinnen und Empfänger über die Art, die
Bewertung und die Aktualität der Daten aus dem IPAS zu informieren. Sie dürfen die Daten nur zu dem Zweck verwenden, für den sie ihnen bekanntgegeben worden
4 SR 120 5 SR 142.20 6 SR 141.0
IPAS-Verordnung AS 2002
sind. Bei der Bekanntgabe von Daten sind sie auf die Verwendungsbeschränkungen hinzuweisen und darauf, dass es sich das Bundesamt vorbehält, Auskunft über die vorgenommene Verwendung zu verlangen.
4 Die Bekanntgabe von Daten, die empfangende Stelle oder Person und der Gegen-
stand und Grund des Auskunftsersuchens sind im IPAS zu registrieren.
5 Das Bundesamt regelt in dem in Artikel 14 erwähnten Bearbeitungsreglement die
Datenweitergabe im Einzelnen.
3. Abschnitt: Schutz und Sicherheit von Daten
Art. 13 Rechte der Betroffenen
1 Jede Person kann vom Bundesamt Auskünfte betreffend Daten verlangen, die über
sie im Hauptsystem gespeichert sind, und deren Berichtigung oder Löschung verlan- gen. Bei Anfragen über eine vermisste Person können auch die Angehörigen der vermissten Person im Sinne von Artikel 110 Absatz 1 StGB dieses Recht ausüben.
2 Das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung von Daten richtet sich nach
den Bestimmungen des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19927 über den Datenschutz (DSG). Für Daten, die durch Interpol vermittelt wurden, bleibt Artikel 13 der Ver- ordnung vom 1. Dezember 19868 über das Nationale Zentralbüro Schweiz vorbe- halten. Für den Eintrag von Daten, die in die Zustänkigkeit der BKP fallen, in den Index bleibt Artikel 14 ZentG9 vorbehalten.
Art. 14 Aufsicht und Verantwortlichkeit
1 Das Bundesamt trägt die Verantwortung für das IPAS. Es erlässt ein Reglement
zur Bearbeitung der im IPAS gespeicherten Daten.
2 Das Bundesamt bestellt einen Kontrolldienst. Dieser regelt den Zugriff auf das
IPAS, koordiniert Daten des Index und stellt sicher, dass diese nach Rücksprache mit den für die Erfassung Verantwortlichen verändert oder gelöscht werden. 3 Das Informatik Service-Center des Departements für Justiz und Polizei (Departe- ment) stellt die für den Betrieb des IPAS erforderlichen Informatikmittel.
Art. 15 Datensicherheit Für die Gewährleistung der Datensicherheit gilt die Bundesinformatikverordnung vom 23. Februar 200010.
7 SR 235.1 8 SR 351.21 9 SR 360.0 10 SR 172.010.58
IPAS-Verordnung AS 2002
Art. 16 Aufbewahrungsdauer
1 Die im Hauptsystem gespeicherten Daten, die einen Bezug aufweisen zu den im
Automatischen Fingerabdruck-Identifizierungssystem (Verordnung vom 21. No- vember 200111 über die Bearbeitung erkennungsdienstlicher Daten; AFIS) gespei- cherten Daten oder zu den im DNA-Profil-Informationssystem (EDNA-Verordnung vom 31. Mai 200012) gespeicherten DNA-Profilen, werden gleichzeitig mit den ent- sprechenden, in diesen Informationssystemen abgelegten Daten gelöscht.
2 Bei der Löschung der DNA-Profile werden auch alle anderen, im IPAS aufbe-
wahrten Daten der betroffenen Person gelöscht, wenn sich kein weiteres erken- nungsdienstliches Material auf dieselbe Person bezieht. Können die weiteren im IPAS gespeicherten Daten nicht gelöscht werden, so ist gleichzeitig mit der Löschung des DNA-Profils auch der Vermerk über das Bestehen eines solchen Pro- fils im IPAS zu löschen.
3 Die Prozesskontrollnummer wird gelöscht, wenn über die Person beim Bund keine
erkennungsdienstlichen Daten mehr aufbewahrt werden.
4 Die in den Kategorien Nachforschung nach vermissten Personen und Identitäts-
ausweise gespeicherten Daten werden nach 15 Jahren gelöscht.
5 Die anderen im Hauptsystem gespeicherten Daten werden nach zehn Jahren ge-
löscht.
Art. 17 Protokollierung Jede Bearbeitung von Daten im IPAS ist in einem Protokoll festzuhalten.
Art. 18 Archivierung
1 Das Bundesamt bietet dem Bundesarchiv nicht länger benötigte oder zur Löschung
bestimmte Daten und die dazugehörigen Unterlagen zur Archivierung an.
2 Vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichnete Daten und Unterlagen wer-
den vernichtet.
11 SR 361.3; AS 2002 ... 12 SR 361.1
IPAS-Verordnung AS 2002
4. Abschnitt: Schlussbestimmungen
Art. 19 Änderung bisherigen Rechts Die nachstehenden Verordnungen werden wie folgt geändert:
1. Verordnung vom 31. Mai 200013 über das DNA-Profil-Informationssystem
Art. 22 Aufgehoben
2. Verordnung vom 16. März 199814 über die Meldestelle für Geldwäscherei
Art. 3 Abs. 1 Bst. c
1 Zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben kann die Meldestelle mittels eines
Online-Abrufverfahrens mit den folgenden Datenbanken vernetzt werden: c. informatisiertes Personennachweis-, Aktennachweis- und Verwaltungs- system im Bundesamt für Polizei (IPAS);
Art. 20 Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2002 in Kraft.
21. November 2001 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Moritz Leuenberger
11699 Die Bundeskanzlerin: Annemarie Huber-Hotz
13 SR 361.1 14 SR 955.23
IPAS-Verordnung AS 2002
Anhang 1 (Art. 4 Abs. 2)
Datenkatalog
Hauptsystem A. Kategorie AFIS Stämme natürlicher Personen
1. Nummer
2. Name
3. Vorname
4. Geburtsdatum
5. Geschlecht
6. Staatsangehörigkeit
7. Adresse
8. Geburtsort
9. Heimatort
10. Elternnamen
11. Zivilstand
12. Muttersprache
13. Ausweise
14. Identität kontrolliert/festgestellt
15. Verstorben am
16. Signalement
(besondere Kennzeichen, Grösse, Augen-, Haut- und Haarfarbe)
17. Aliasname(n) und Kennzeichen
Stämme juristischer Personen
1. Nummer
2. Name
3. Sitz
4. Staatsangehörigkeit
5. Rechtsform
6. Angaben des Handelsregisters
7. Namen der Mitglieder und leitenden Personen
IPAS-Verordnung AS 2002
8. Adresse
9. Andere Namen und Kennzeichen
Stämme von Objekten
1. Nummer
2. Name des Objektes
3. Beschreibung
4. Ereignisbezogene Daten
5. Land, aus dem die Information stammt
6. Merkmale
7. Adresse
Dossiers der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte
1. Nummer
2. Name der Person, die das Dossier bearbeitet
3. Heimatstandort (Dokumentationszentrum)
4. Aktueller Standort (Name des Entleihenden)
5. Bandnummer
6. Angaben zu den das Dossier betreffenden Stammdaten
7. Datum und Aktennummer
8. Bemerkungen
Geschäfte der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte
1. Nummer
2. Typ (Eingang/Ausgang, Ausgabe- oder Empfangsstelle)
3. Geschäftsdatum
4. Erfassungsdatum und -verantwortliche(r)
5. Für die erkennungsdienstliche Behandlung zuständige Behörde
6. Grund der erkennungsdienstlichen Behandlung
7. Datum der erkennungsdienstlichen Behandlung
8. Ort der erkennungsdienstlichen Behandlung
9. Priorität
10. Frist
11. Referenz
12. Kategorie
13. Geschäftsschritt (Schritt)
IPAS-Verordnung AS 2002
14. Geschäftsdatum
15. Mit dem Geschäftsschritt befasste Sachbearbeitenden
Geschäftsinhalt der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte
1. Prozesskontrollnummer (Fingerabrücke und/oder DNA)
2. Bestehende DNA-Profile in CODIS
3. Angaben über vorhandene Fotos, Fingerabdrücke und DNA-Profile
4. Anmerkungen (Fragen und Antworten in Bezug auf das Geschäft)
5. «Hit» (Vergleiche, Ergebnisse)
6. Massnahmen
B. Kategorie Interpol Stämme natürlicher Personen
1. Nummer
2. Name
3. Vorname
4. Geburtsdatum
5. Geschlecht
6. Staatsangehörigkeit
7. Adresse
8. Geburtsort
9. Heimatort
10. Elternnamen
11. Zivilstand
12. Muttersprache
13. Ausweise
14. Identität kontrolliert/festgestellt
15. Verstorben am
16. Signalement
(besondere Kennzeichen, Grösse, Augen-, Haut- und Haarfarbe)
17. Aliasname(n) und Kennzeichen
Stämme juristischer Personen
1. Nummer
2. Name
3. Sitz
4. Staatsangehörigkeit
IPAS-Verordnung AS 2002
5. Rechtsform
6. Angaben des Handelsregisters
7. Namen der Mitglieder und leitenden Personen
8. Adresse
9. Andere Namen und Kennzeichen
Stämme von Objekten
1. Nummer
2. Name des Objektes
3. Beschreibung
4. Ereignisbezogene Daten
5. Land, aus dem die Information stammt
6. Merkmale
7. Adresse
Dossiers der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte
1. Nummer
2. Name der Person, die das Dossier bearbeitet
3. Heimatstandort (Dokumentationszentrum)
4. Aktueller Standort (Name des Entleihenden)
5. Bandnummer
6. Angaben zu den das Dossier betreffenden Stammdaten
7. Datum und Aktennummer
8. Bemerkungen
Geschäfte der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte
1. Nummer
2. Typ (Eingang/Ausgang, Ausgabe- oder Empfangsstelle)
3. Geschäftsdatum
4. Erfassungsdatum und verantwortliche Person
5. Meldungsbehörde
6. Grund der Meldung
7. Datum der Meldung
8. Ort der Meldung
9. Priorität
10. Frist
11. Referenz
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12. Kategorie
13. Geschäftsschritt (Schritt)
14. Geschäftsdatum
15. Für den Geschäftsschritt zuständige Sachbearbeiterin/zuständiger Sachbear-
beiter Geschäftsinhalt der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte
1. Anmerkungen (Text bestehend aus 600 Zeichen über Vorgänge und Tat-
bestände, die die Person oder das Objekt betreffen.)
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Anhang 2 (Art. 9 Abs. 2)
IPAS Zugriffsrechte
G = Get (anzeigen) A = Add (anzeigen, Daten erfassen, und die von der Verwaltungseinheit erfassten Daten ändern und löschen)
Dienst Kategorie AFIS Kategorie Interpol
Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt
BAP Dienste Fachstelle Identifikation A A A A A A A A Sektion AFIS A A A A A A A G Auskunftsstelle 24h A A A G A A A A Sektion Fahndungen/ G – – – G G G – RIPOL Sektion Ausweisschriften G – – – G G G – Meldestelle Geldwäscherei G – – – G – – – Bundeskriminalpolizei Abteilungschef Einsatz A A A G A A A A und Planung Kommissariat allgemeine A A A G A A A A Kriminalität
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Dienst Kategorie AFIS Kategorie Interpol Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt
Einsatzleitstelle A A A G A A A A Abteilung Koordination G G G – G G G G JANUS Kontrolldienst G – – – G G G G Kommissariat PolSys G – – G G G – Ermittlungsoffizier G – G – G G G – Abteilungen Ermittlungen G – G – G G G – Abteilung Vorermittlungen G – G – G G G – Dienst für Analyse und Prävention Terrorismusabwehr G – – – G – – – Extremismus G – – – G – – – Nachrichtendienst G – – – G – – – Nonproliferation G – – – G – – – Kommissariat OST G – – – G – – – Kommissariat MITTE G – – – G – – – Kommissariat WEST G – – – G – – – Analyse OK/WK/AK G – – – G – – – Ausländerdienst G – – – G – – – Lage- und Berichtszentrum G – – – G – – –
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Dienst Kategorie AFIS Kategorie Interpol Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt
Support Dossierverwaltung A A A G A A A A Post G – – – G – – – Dokumentation G – – – G – – – Kontrolldienst IPAS A A A G A A A A Stab Datenschutzberater G G G G G G G G Bundessicherheitsdienst Dienst für Information G – – – G – – – und Auswertung Schutz und Sicherheit (DIAS) Kommissariat Sicherheit G – – – G – – – Magistraten und auslän- dische Vertretungen Kommissariat Sicherheit G – – – G – – – ausländische Besucher und Luftfahrt
BJ Sektion Auslieferung G – – – G – – –
IPAS-Verordnung AS 2002
Dienst Kategorie AFIS Kategorie Interpol Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt
Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) Abteilung Informations- G – – – G – – – und Objektsicherheit