Diese Verordnung regelt die Archivierung der Akten der undbuchund Konkursämter sowie des Schiffregisteramtes. Bestimmungen
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Verordnung über die Archive der Notariate
Präambel
(vom 7. Dezember 2011)1, 2
Das Obergericht,
gestützt auf § 32 des Notariatsgesetzes vom 9. Juni 19854 und § 6 Abs. 1
des Archivgesetzes vom 24. September 19955,
beschliesst:
Archivverzeichnis
i_geltungsbereich I. Geltungsbereich
Art. 1 Organisation Notariate, Gr II. Allgemeine
Art. 2 Zweck
Das Notariatsarchiv bezweckt, sämtliche im Geschäftsbetrieb erstellten oder beigezogenen Akten zur weiteren Benützung durch die Parteien, Amtsstellen oder Dritte zu gewährleisten.
Art. 3 Aktenarten
Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeichnungen im Sinne von § 3 des Archivgesetzes5, die durch die in § 1 genannten Ämter erstellt oder beigezogen wurden.
Art. 4 Aufsicht
Die Aufsicht über das Archivwesen der Notariate obliegt dem Obergericht. Archivverzeichnis
Art. 5
Über sämtliche Akten, die länger als zehn Jahre aufzubewahren sind, ist ein nach Sachgebieten geordnetes Verzeichnis zu führen. Dieses wird elektronisch geführt.
Die Akten sind mit den dem Archivverzeichnis entsprechenden Signaturen und Aufschriften zu versehen und nach diesen geordnet aufzubewahren. Notariatsbibliothek
Art. 6 Die Notariatsbibliothek wird von den Vorschriften dieser
Verordnung nicht erfasst. -- 1 of 7 --
Herausgabe und Einsichtnahme
Art. 7
Sämtliche Belege dürfen an Gerichte und Strafuntersuchungsbehörden ausgehändigt werden, aber nur so weit, als sie dem Notariat entbehrlich sind und die Umstände den Ersatz durch beglaubigte Abschriften, durch Fotokopien oder durch die persönliche Einvernahme des Notariates nicht erlauben. Beim Notariat bleibt eine beglaubigte Kopie bei den Akten. Nach Abschluss des Verfahrens sind die Belege dem Notariat zurückgegeben.
Anderen Amtsstellen und Dritten sind sie nach Prüfung der Einsichtsberechtigung in den Amtsräumen vorzulegen. III. Elektronische Dokumentenverwaltung Elektronische Dokumentenverwaltung
Art. 8
In der elektronischen Dokumentenverwaltung werden mit der Einführung des informatisierten Grundbuches die Hauptbücher sowie die Servitutenprotokolle erfasst.
Ab der Einführung des informatisierten Grundbuches werden die Hauptbelege A in die elektronische Dokumentenverwaltung eingelesen. Die Original-Papierakten sind geordnet und sicher aufzubewahren.
Die elektronischen Akten sind so zu speichern, dass die Anforderungen an die digitale Langzeitsicherung, insbesondere Authentizität, Integrität und dauerhafte Lesbarkeit, erfüllt werden.
Das Obergericht kann die elektronische Dokumentenverwaltung auf weitere Akten ausdehnen.
Akten, die für die elektronische Dokumentenverwaltung vorgesehen sind, dürfen das Format DIN A3 nicht überschreiten. Erstellung authentischer Kopien
Art. 9 Elektronisch archivierte Akten dienen als Grundlage zur Er-
stellung von authentischen Kopien der Originalakten. IV. Anbietepflicht an das Staatsarchiv, Schutzfrist und Vernichtung der Akten Aufbewahrungsdauer
Art. 10
Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach den Bestimmungen im Anhang dieser Verordnung.
Für eingebundene Verzeichnisse und Akten berechnet sich die Frist nach dem letzten Eintrag oder Erledigungsvermerk. Anbietung der elektronischen Akten
Art. 11 Die elektronischen Akten werden dem Staatsarchiv perio-
disch durch das Notariatsinspektorat angeboten. -- 2 of 7 --
Anbietung der übrigen Akten
Art. 12
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bzw. spätestens nach 100 Jahren sind die Akten dem Staatsarchiv anzubieten.
Akten, welche in der elektronischen Dokumentenverwaltung erfasst wurden, können dem Staatsarchiv vor Ablauf der Aufbewahrungsdauer angeboten werden.
Die Akten sind dem Staatsarchiv geordnet und mit einem Verzeichnis versehen abzuliefern. Nach der Ablieferung geht die Verfügungsgewalt auf das Staatsarchiv über.
Art. 13 Vernichtung
Die vom Staatsarchiv nicht übernommenen Akten können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, sofern die Akten nicht dauernd im Notariatsarchiv aufzubewahren sind.
Es ist dafür zu sorgen, dass ein Missbrauch der Akten ausgeschlossen ist.
v_schlussund_uebergangsbestimmungen V. Schlussund Übergangsbestimmungen
Art. 14 Das in Buchform oder auf losen Blättern geführte Archiv-
buch ist innert fünf Jahren nach Inkrafttreten dieser Verordnung in das elektronische Archivverzeichnis zu übertragen. Aufhebung bisherigen Rechts
Art. 15 Die Verordnung über die Archive der Notariate vom 14. De-
zember 1988 wird aufgehoben.
Art. 16 Inkrafttreten Die Verwaltung
Diese Verordnung bedarf der Genehmigung3 des Bundes. skommission des Obergerichts bestimmt den Zeitpunkt des Inkrafttretens.
OS 67, 123; Begründung siehe ABl 2012, 273.
Inkrafttreten: 1. Mai 2012.
Vom Bund genehmigt am 25. Januar 2012.
LS 242.
LS 432.11; heute: LS 170.6. -- 3 of 7 --
Anhang Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist
Grundbuchbereich und Notariatsbereich A
.1 Grundbuch
.1.1 Grundbuchprotokolle, Grundregister, Grundbücher Grundbuchkollektivblätter und Grundregisterkollektivblätter samt Liegenschaftsbeschreibungen zeitlich unbeschränkt
.1.2 Hauptbelege A Grundbuchbelege, Planakten zeitlich unbeschränkt
.1.3 Tagebücher zeitlich unbeschränkt
.1.4 Vermessungspläne Grundbuchpläne, Mutationen zeitlich unbeschränkt
.2 Hilfsregister
.2.1 Eidgenössische Hilfsregister
.2.1.1 Eigentümerverzeichnis zeitlich unbeschränkt
.2.1.2 Gäubigerregister zeitlich unbeschränkt
.2.2 Kantonale Hilfsregister
.2.2.1 Servitutenprotokoll zeitlich unbeschränkt
.2.2.2 Grundkataster Lose Grundkataster können vernichtet werden, wenn sie unter Beibehaltung der gleichen Nummer durch neue Karten ersetzt werden. zeitlich unbeschränkt
.2.2.3 Verzeichnis der Korporationsteilsrechte zeitlich unbeschränkt
.2.2.4 Strassenverzeichnis zeitlich unbeschränkt
.2.2.5 Verzeichnis der öffentlichen Gewässer zeitlich unbeschränkt -- 4 of 7 --
Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist
.2.2.6 Flurwegverzeichnis zeitlich unbeschränkt
.2.2.7 Schuldbriefregister Titelkontrolle, Pfandtitelverzeichnis 30 Jahre
.1.2.8 Sammlung der Doppel der Anzeigen an die Grundpfandgläubiger und das dazugehörende Verzeichnis
Jahre
.2.3 Aufgehobene Hilfsregister Pfandbuch, Berichtigungsbuch, Urkundenbuch A zeitlich unbeschränkt
.3 Diverses
.3.1 Auszugskontrolle 10 Jahre
.3.2 Empfangsscheine zum Schuldbriefregister
Jahre
.3.3 Gelöschte Grundpfandtitel Die Vernichtung gelöschter Grundpfandtitel richtet sich nach den Bestimmungen der kantonalen Grundbuchverordnung.
.3.4 Nebenbelege A Pläne und wichtige Aktenstücke sind dauernd aufzubewahren.
Jahre
.3.5 Akten zur Grundbucheinführung, Verzeichnis der Streitfälle, Akten von Güterzusammenlegungen, Akten von Waldzusammenlegungen
Jahre nach Einführung des jeweiligen Grundbuchs
.3.6 Handänderungsanzeigen und Beurkundungsanzeigen
Jahre
.3.7 Verzeichnis der noch nicht angemeldeten beurkundeten Grundbuchgeschäfte Beurkundungsverzeichnis 30 Jahre
.4 Schiffsregister
.4.1 Hauptbuch zeitlich unbeschränkt
.4.2 Tagebuch zeitlich unbeschränkt
.4.3 Hilfsregister Eigentümerverzeichnis, Gläubigerregister, Pfändungsregister, Berichtigungsbuch zeitlich unbeschränkt -- 5 of 7 --
Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist
Notariatsbereich B
.1 Hauptbelege B Protokollbücher und Belege (Urkundenbuch B)
Jahre
.2 Nebenbelege B 30 Jahre
.3 Testamentskontrolle 80 Jahre
.4 Testatorenkartei 80 Jahre
.5 Akten Testamentskontrolle 30 Jahre
.6 Geschäftsverzeichnis über Erbschaftssachen und andere Verwaltungsgeschäfte
Jahre
.7 Protokolle zu Verwaltungsgeschäften (Erbschaftssachen und dergleichen)
Jahre seit Beendigung der Verfahren
.8 Akten zu Erbschaftssachen und anderen Verwaltungsgeschäften
Jahre seit Beendigung der Verfahren
.9 Depositenverzeichnis und dazugehörende Akten
Jahre
.10 Beglaubigungskontrolle mit dem Unterschriftenbuch und dazugehörende Akten
Jahre
.11 Wechselkontrolle 30 Jahre
.12 Sammlung der Wechselprotestkopien und dazugehörende Akten
Jahre
Konkursbereich
.1 Konkursprotokolle und Konkursverzeichnisse
Jahre seit Beendigung der Verfahren
.2 Akten in Schuldbetreibungsund Konkurssachen
Jahre seit Beendigung der Verfahren
.3 Wertschriftenverzeichnis in Konkursen
Jahre -- 6 of 7 --
Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist
.4 Akten zum Wertschriftenverzeichnis in Konkursen
Jahre
Diverses
.1 Rechnungsführung
.1.1 Journalhauptbücher und Kontokorrente
Jahre
.1.2 Hilfsbücher und Belege zur Buchhaltung
Jahre
.1.3 Rechnungsdoppel 10 Jahre
.2 Personalakten Die Aufbewahrung von Personalakten richtet sich nach der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (LS 177.111).
.3 Archivverzeichnis Archivbuch zeitlich unbeschränkt
.4 Akten zum Archivverzeichnis 30 Jahre
.5 Aktenausgangskontrolle 30 Jahre -- 7 of 7 --