Lexipedia

551.103

Verordnung über das Polizei-Informationssystem POLIS (POLIS-Verordnung)

(vom 13. Juli 2005)1

Präambel

POLIS-Verordnung 551.103

(vom 13. Juli 2005)1

Der Regierungsrat,

gestützt auf § 60 Abs. 1 lit. b und c des Polizeigesetzes (PolG) vom

23. April 20075,14

beschliesst:

Verantwortung

und Aufsicht

i_allgemeine_bestimmungen I. Allgemeine Bestimmungen

Art. 114 Gegenstand des Datenbearbeitungs-

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung und Informationssystems POLIS.

Art. 2 Betreiber

Betreiber von POLIS sind die Kantonspolizei und die Stadtpolizeien Zürich und Winterthur. Weitere beteiligte Polizeien und Forensisches Institut Zürich

Art. 3

Gesuche weiterer kommunaler Polizeien um Zugriff auf POLIS gemäss § 54 Abs. 4 PolG sind bei der Kantonspolizei einzureichen.14

Für den Umgang mit den in POLIS gespeicherten Daten unterstehen die weiteren kommunalen Polizeien und das Forensische Institut Zürich den gleichen Vorschriften wie die Betreiber.16 Zweck von POLIS

Art. 414 POLIS dient folgenden Zwecken:12

  1. Erfüllung der Aufgaben als Strafverfolgungsbehörde gemäss StPO7,
  2. Erstellen von Berichten und Lagebeurteilungen,
  3. Festhalten von ungesicherten Sachverhalten (Arbeitsregister),
  4. Dokumentation polizeilichen Handelns,
  5. Recherche,
  6. Erstellen von Täterschaftsprofilen,
  7. Datenübermittlung in Systeme des Bundes,
  8. Datenübermittlung in die interkantonale ViCLAS-Datenbank,
  9. Datenaustausch mit weiteren Justiz-, Polizeiund Verwaltungsbehörden,
  10. Datenübernahme von Polizeien, die nicht an POLIS beteiligt sind, -- 1 of 10 --

551.103 POLIS-Verordnung

  1. Sicherstellung der Verfügbarkeit von Daten, die für Polizeiermittlungen, insbesondere zur Aufklärung von Straftatbeständen benötigt werden,
  2. Automatisierte Aktenund Datenverwaltung nach definierten Aufbewahrungsfristen,
  3. Statistische Auswertungen. Bestandteile von POLIS

Art. 514

POLIS besteht aus:

  1. dem Journal,
  2. dem Rapport,
  3. der Personendatenbank,
  4. der Geschäftsdatenbank,
  5. den themenspezifischen Datenbanken,
  6. der Recherche,
  7. der Archiv-Datenbank,
  8. der Gästekontrolle von Beherbergungsbetrieben (Gästekontrolle),
  9. der Asservaten-Datenbank. II. Inhalt einzelner Bestandteile von POLIS Inhalt der Geschäftsdatenbank

Art. 6 Der Datensatz über das Geschäft (Falldatensatz) kann fol-

gende Daten enthalten:

  1. Geschäfts-Nummer, Dokumentennummer,
  2. Lauffrist (Löschdatum),
  3. Journalnummer,
  4. UAP-Nummer (Unfallaufnahme-Protokoll),
  5. Projektschutz (allgemein, projektgeschützt),
  6. Geschäftsstatus (neutral, geklärt, ungeklärt),
  7. Infotext (Bezeichnung des Geschäfts oder der Akten zur Person),
  8. Angabe Sachgebiet (Einbruch, Verkehr, unbestimmt usw.),
  9. Geschäfts-Nummer Hauptgeschäft, Anzahl Nebengeschäfte,
  10. Geschäftstyp (Fall oder Akten zur Person),
  11. RIPOL-Fallnummer, Hauptdokument, Nachtragsdokument,
  12. Ereignisdatum (Tag, Zeit),
  13. Strasse, Nummer, Bezirk, Kanton, Nation,
  14. PLZ/Ort, Stadtkreis, -- 2 of 10 --

POLIS-Verordnung 551.103

  1. Erfassungs-Sachbearbeiter, Erfassungsdatum, Organisations-Einheit,
  2. Mutations-Sachbearbeiter, Mutationsdatum. Inhalt der Personendatenbank

Art. 7

Der Datensatz über Personen (Personendatensatz) kann folgende Daten enthalten:

  1. Name, Vorname, Geburtsname, Rufname, Genanntname, Genanntvorname, Aliasname, Spitzname,
  2. Firma, Institution,
  3. Branche,
  4. Geburtsort, Geburtsstaat, Geburtsdatum,
  5. Geschlecht,
  6. Nationalität, Heimatort,
  7. Zivilstand,
  8. Beruf,
  9. Sprache,
  10. Wohnsitz (PLZ/Ort, Strasse/Nr., Stadtkreis, Kanton, Nation, Adresszusatz),
  11. Eltern,
  12. Ehegatte, Lebenspartner, Lebenspartnerin,
  13. Arbeitsort,
  14. Konfession,
  15. Anzahl Kinder,
  16. 11 Vormundin oder Vormund bzw. Beiständin oder Beistand,
  17. Ausweispapier,
  18. Foto, Haarfarbe, Grösse,
  19. Telefon/Fax/Mobiltelefon usw. (Kommunikationsmittel),
  20. Personen-Nummer, Personen-Code (Identität steht fest, alias, angeblich),
  21. Status Person (Verknüpfungen, Personen-Identifikation, erkennungsdienstliche Behandlung, Warnungshinweis),
  22. Sterbedatum,
  23. Freitext (Bemerkungen),
  24. Erfassungsdatum, Erfassungs-Sachbearbeiter,
  25. Mutationsdatum, Mutations-Sachbearbeiter.

Für Rapporte werden Personenkategorien mit definierten Datenfeldern zur Verfügung gestellt.14 -- 3 of 10 --

551.103 POLIS-Verordnung Inhalt der themenspezifischen Datenbanken

Art. 7a13 Die themenspezifischen Datenbanken können Journal-,

Personenund Geschäftsdaten gemäss §§ 6 und 7 enthalten. Inhalt der Gästekontrolle

Art. 7b13

Die Gästekontrolle kann folgende Daten enthalten:

  1. Name, Vorname,
  2. Geschlecht,
  3. Geburtsdatum,
  4. Nationalität,
  5. Adresse,
  6. Ausweispapier (bei ausländischer Staatsangehörigkeit),
  7. Ausweisnummer (bei ausländischer Staatsangehörigkeit),
  8. Aufenthaltsdaten,
  9. Fahrzeugdaten,
  10. Bemerkungen (z. B. Gruppenbuchungen). Datenfelder für Rapporte

Art. 8 Für Rapporte werden Bausteine mit Datenfeldern zur Ver-

fügung gestellt. Mit den Bausteinen können Rapporttypen zusammengestellt werden. Es werden insbesondere folgende Hauptentitäten bearbeitet:

Art. 6 a. Geschäft (

),

Art. 7 b. Person (

),

  1. Signalement,
  2. Spur,
  3. Sache,
  4. Fahrzeug. III. Bekanntgabe von Daten Ausschreibungen in RIPOL und SIS

Art. 914 Die in POLIS erfassten Daten können soweit erforderlich

in die Fahndungssysteme RIPOL und SIS übermittelt werden. Die Ausschreibungen von ungeklärten Straftaten betreffen Personen-, Sachund Fahrzeugfahndungen. Diese werden nach Eingabe durch die ausschreibende Behörde über die Filtrierstelle der Kantonspolizei verbreitet. -- 4 of 10 --

POLIS-Verordnung 551.103 Amtsund Rechtshilfe

Art. 10

Die in POLIS bearbeiteten Daten können auf Anfrage an folgende Behörden zwecks Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben oder internationaler Verpflichtungen bekannt gegeben werden:

  1. Justizund Polizeibehörden,
  2. Grenzstellen,
  3. Strassenverkehrsämter,
  4. Schweizerische Vertretungen im Ausland mit konsularischen Aufgaben,
  5. Fremdenpolizeioder Migrationsbehörden,
  6. Behörden anderer Länder mit Polizeiund Strafverfolgungsfunktionen,
  7. Unfalluntersuchungsbehörden,
  8. Weitere Verwaltungsbehörden, die Aufgaben nach § 4 erfüllen.

Die Bekanntgabe von Daten setzt voraus, dass die anfragende Behörde über einen gesetzlichen Anspruch auf Amtsoder Rechtshilfe verfügt.

Die Bekanntgabe von Daten ist mit einem Hinweis zu versehen, wonach die Auskunft vertraulich zu behandeln ist und nicht an weitere Personen oder Stellen weitergegeben werden darf. Zudem ist darauf hinzuweisen, dass die Daten dem Stand im Zeitpunkt ihrer Erfassung in POLIS entsprechen und über den Ausgang allfälliger Verfahren keine Auskunft geben.

Art. 11 Akteneinsicht

Gesuche um Akteneinsicht, die keine Anfragen gemäss

Art. 10 darstellen, sind schriftlich bei einer der an POLIS beteiligten

Polizeien einzureichen.

Gesuche müssen enthalten:

  1. Name, Adresse und Telefonnummer der Gesuchstellenden,
  2. Grund und Zweck des Gesuches (Legitimation),
  3. Art, Ort und Zeit des Vorfalls,
  4. Namen und Adressen der Beteiligten,
  5. bei Privatpersonen einen Identitätsnachweis,
  6. bei Dritten einen Nachweis über die Einwilligung der betroffenen Person oder deren Vollmacht.

Die Akteneinsicht kann eingeschränkt oder ganz verweigert werden, wenn

  1. in laufenden Verfahren der Untersuchungszweck gefährdet würde oder
  2. 10 eine der Voraussetzungen gemäss § 23 des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG)2 gegeben ist. -- 5 of 10 --

551.103 POLIS-Verordnung

Gesuche werden von derjenigen Polizei bearbeitet, die für die entsprechenden Daten verantwortlich ist. Entspricht die Polizei dem Gesuch nicht, erlässt sie einen begründeten Entscheid.

Für Begehren um Akteneinsicht kann eine Gebühr erhoben werden. IV. Rechte der Betroffenen

Art. 12 Auskunftsrecht

Die Wahrnehmung des Auskunftsrechts gemäss § 20 Abs. 2 IDG2 erfolgt im gleichen Verfahren wie die Akteneinsicht nach § 11 dieser Verordnung. Gesuche müssen die Angaben gemäss § 11 Abs. 2 lit. a und lit. e oder lit. f enthalten.10

Die Auskunftserteilung erfolgt kostenlos. Eine angemessene Beteiligung an den Kosten kann verlangt werden, wenn

  1. der antragstellenden Person in den zwölf Monaten vor Einreichen des Gesuches die gewünschten Auskünfte bereits mitgeteilt wurden und kein schutzwürdiges Interesse an einer neuen Auskunftserteilung nachgewiesen werden kann;
  2. die Auskunftserteilung mit einem besonders grossen Arbeitsaufwand verbunden ist.

Ein schutzwürdiges Interesse gemäss Abs. 2 lit. a ist insbesondere gegeben, wenn die Personendaten ohne Mitteilung an die betroffene Person verändert wurden.

Die Kostenbeteiligung beträgt höchstens 300 Franken. Gesuchstellende sind über die Höhe der Beteiligung vor der Auskunftserteilung in Kenntnis zu setzen und können ihre Gesuche innert zehn Tagen zurückziehen.

Art. 13 Andere Rechte

Gesuche zur Wahrnehmung von anderen Rechten, insbesondere des Berichtigungsrechts nach § 21 IDG2, sind schriftlich bei einer der an POLIS beteiligten Polizeien einzureichen.10

Gesuche müssen die Angaben gemäss § 11 Abs. 2 lit. a und lit. e oder lit. f enthalten sowie den Nachweis eines schützenswerten Interesses.

In Fällen von Freispruch, Einstellung oder Nichtanhandnahme von Strafverfahren erfolgt die Nachführung der Eintragungen in POLIS gemäss § 54 a Abs. 1 PolG von Amtes wegen. Erhält die Polizei keine Mitteilung von einem solchen Abschluss eines Strafverfahrens, kann die betroffene Person unter Vorlage des formell rechtskräftigen Entscheids die Nachführung verlangen.14 -- 6 of 10 --

POLIS-Verordnung 551.103

v_schutz_und_sicherheit_der_daten V. Schutz und Sicherheit der Daten

Art. 1416

Für die Datenhaltung und -pflege ist die Behörde verantwortlich, welche die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben bearbeitet oder bearbeiten lässt.

Die an POLIS beteiligten Polizeien und das Forensische Institut Zürich bestimmen je eine Datenverantwortliche oder einen Datenverantwortlichen. Diese koordinieren die Tätigkeiten unter der Hauptverantwortung der oder des Datenverantwortlichen der Kantonspolizei. Die Datenverantwortlichen überwachen die Einhaltung dieser Verordnung und der gestützt darauf erlassenen Weisungen.

Die Aufsicht über POLIS obliegt den für die beteiligten Polizeien zuständigen Datenschutzbeauftragten.

Art. 15 Datenzugriff Daten Zugriff

Die Benutzerinnen oder Benutzer haben auf diejenigen , die sie zur Erfüllung ihrer jeweiligen gesetzlichen Aufgaben benötigen.

Die Sicherheitsdirektion9 regelt für die einzelnen Benutzergruppen die Zugriffsrechte. Die Freigabe an die einzelnen Benutzerinnen und Benutzer erfolgt unter der Verantwortung der jeweiligen Datenverantwortlichen der beteiligten Polizeien.

Die an POLIS beteiligten Polizeien erlassen Weisungen über die Form der Datenbearbeitung und legen Benutzergruppen fest.

Art. 16 Datensicherheit Datensysteme erf

Die elektronische Datenübermittlung aus POLIS an andere olgt chiffriert.

Die an POLIS beteiligten Polizeien treffen in ihren Bereichen die gemäss den datenschutzrechtlichen Bestimmungen angemessenen organisatorischen und technischen Massnahmen.

Der Zugriff auf POLIS erfolgt mit starker Authentifizierung.14

Die an POLIS beteiligten Polizeien regeln die Zugangsberechtigung zu den Datenstationen und sichern die Arbeitsräume wirksam gegen den Zutritt unbefugter Personen.

Art. 17 Protokollierung

In POLIS werden Benutzerzugriffe auf Daten protokolliert. Das Protokoll ist während eines Jahres zugriffsund schreibgeschützt aufzubewahren.

Die zuständigen Datenverantwortlichen können Kontrollen oder Auswertungen von Benutzerzugriffen zur Verhinderung von Missbrauch von in POLIS gespeicherten Daten anordnen. -- 7 of 10 --

551.103 POLIS-Verordnung Aufbewahrungsdauer

Art. 18

Dokumente und Verknüpfungen mit Personendaten werden mit den Geschäftsdaten gelöscht.

Geschäftsdaten werden gelöscht, wenn die Löschfrist abgelaufen oder die Verfolgungsverjährung eingetreten ist. Die Löschfrist beginnt mit dem Datum des Ereignisses.

Personendaten werden gelöscht, wenn keine Verknüpfungen zu Rapporten gemäss § 5 lit. b mehr bestehen.

Übertretungen erhalten eine Löschfrist zwischen zwei und fünf Jahren, solche des kommunalen Rechts werden in der Regel nach zwei Jahren gelöscht.

Im Übrigen gelten folgende Löschfristen:14

  1. Aussergewöhnliche Todesfälle 30 Jahre
  2. Grossereignisse/Katastrophen 30 Jahre
  3. Vermisste 30 Jahre
  4. Ausweisverluste 15 Jahre
  5. Fürsorgerische Unterbringungen 15 Jahre
  6. Aufzubewahrende Zuschriften 10 Jahre
  7. Gewaltschutzverfahren 10 Jahre
  8. Leumunds-, Bürgerrechtsberichte 10 Jahre
  9. Suizidversuche 10 Jahre
  10. Aufenthaltsnachforschungen 5 Jahre
  11. Entweichung/Entlaufen 5 Jahre
  12. Fundsachen 5 Jahre
  13. Informationsberichte 5 Jahre
  14. Personenund Fahrzeugmeldekarten 5 Jahre
  15. Übrige Berichte 5 Jahre
  16. Andere Ereignisse 5 Jahre
  17. Daten der Gästekontrolle 3 Jahre

Nach dem Festhalten von ungesicherten Sachverhalten (Arbeitsregister) sind Dokumente über geklärte Straftaten dem entsprechenden POLIS-Geschäft beizufügen; sie werden mit der Lauffrist des Geschäftes gelöscht. Dokumente über ungeklärt gebliebene Straftaten sind gemäss Verjährungsfrist des Straftatbestandes zu löschen.

Vorbehalten bleiben die gesetzlichen Bestimmungen über die Archivierung4. -- 8 of 10 --

POLIS-Verordnung 551.103 VI. Schlussbestimmungen

Art. 19 Kostentragung

Die Betreiber übernehmen die Anschaffungsund Betriebskosten der erforderlichen Hardund Software.

Die Betreiber übernehmen die Kosten für die Weiterentwicklung von POLIS nach Kostenschlüssel.

Die weiteren beteiligten Polizeien haben für ihre Beteiligung an POLIS eine Entschädigung zu entrichten. Diese wird in einer Vereinbarung mit den Betreibern festgesetzt. Übergangsbestimmung

Art. 20 Die Aufbewahrungsdauer von vor Inkrafttreten dieser Ver-

ordnung in POLIS erfassten Daten ist innert zweier Jahre an die Regelung von § 18 anzupassen.

Art. 21 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt zusammen mit dem Polizeiorganisationsgesetz6 in Kraft8. Anhang15