Eine Anweisung stellt den Auftrag für eine Buchung zu Lasten oder zu Gunsten eines Kontos der Erfolgsrechnung, der Investitionsrechnung oder der Bilanz dar.
Mit der Belegprüfung wird die Ordnungsmässigkeit der Buchung bestätigt bezüglich: *
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- Vollständigkeit und Korrektheit der Kontierung, des Buchungstextes und des Belegs,
- Korrektheit des Betrags sowie der Begründetheit der Buchung gemäss den Rechnungslegungsstandards des Kantons.
Bei Rechnungen wird damit zusätzlich bestätigt: *
- Lieferung der Güter und Erbringung der Dienstleistungen,
- Übereinstimmung mit dem Auftrag (Offerte),
- Abzug allfälliger Rabatte und Skonti,
- Vorhandensein der Budgetmittel und falls erforderlich der Verpflichtungskredite,
- Mehrwertsteuer-Konformität der Rechnung.
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Mit der Anweisung wird bestätigt, dass die Prüfung des Belegs durch die berechtigten Personen erfolgt ist und von betrügerischen Handlungen keine Kenntnis besteht. *
Die Anweisung fällt mit der Belegprüfung zusammen bei *
- einer Buchung innerhalb desselben Aufgabenbereichs, wenn der Saldo der Erfolgsrechnung, der Investitionsrechnung und der Bilanz unverändert bleibt,
- einer Lieferantenrechnung im elektronischen Freigabeprozess, falls diese für eine gemäss Vergabe- und Ausgabenkompetenz sowie dem Vier-Augen-Prinzip elektronisch freigegebene Bestellung eingegangen ist.
Der Freigabeprozess, bestehend aus dem Erstellen des Belegs, der Belegprüfung und der Anweisung, muss von mindestens zwei Personen durchgeführt werden. Die Freigaben können elektronisch oder auf Papier erfolgen. *
Liegen die erforderlichen Freigaben vor, wird die Buchung automatisiert oder manuell von der zentralen Stelle für das Rechnungswesen vorgenommen. *
Die zuständigen Instanzen bestimmen die Anweisungsberechtigten.
Wer mit der Anweisung begünstigt wird oder gemäss § 16 des Gesetzes über die Verwaltungsrechtspflege (Verwaltungsrechtspflegegesetz, VRPG) vom 4. Dezember 2007 in den Ausstand treten müsste, ist nicht zur Belegprüfung oder Anweisung berechtigt. *