Verordnung über die Bearbeitung von Personendaten im Intranet und im Extranet des EDA (Web-EDA-Verordnung)

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf Artikel 57 h ^ter des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 1997 ¹ (RVOG)
und auf Artikel 27 Absatz 2 Buchstabe c des Bundespersonalgesetzes vom 24. März 2000 ² (BPG), ³

verordnet:

1. Abschnitt Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt die Bearbeitung von Personendaten im Intranet und im Extranet des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA) (Web EDA).

Das Intranet des EDA (Intranet EDA) ist eine geschützte Informationsplattform, die für einen begrenzten zugangsberechtigten Personenkreis zugänglich ist.

Das Extranet des EDA (Extranet EDA) ist eine Erweiterung des Intranets, auf die nebst Zugangsberechtigte des Intranets ausgewählte externe Personen einen passwortgeschützten Zugang haben.

Art. 2 Zweck der Datenbearbeitung im Web EDA

Die Bearbeitung von Personendaten im Web EDA dient der Bildung von Netzwerken und der Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern in Netzwerken im Rahmen der Aufgaben des EDA.

Art. 3 Betrieb

Das Web EDA wird vom Generalsekretariat des EDA (GS EDA) betrieben.

2. Abschnitt Daten und Datenbearbeitung

Art. 4 Personen

Im Web EDA werden Daten von folgenden Personen bearbeitet:

Angestellten des EDA;
Angestellten der übrigen Bundesverwaltung;
Dritten, die mit dem EDA oder der übrigen Bundesverwaltung in einem Vertragsverhältnis stehen und Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz haben (Dritte mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz);
Dritten, denen von der oder vom Anwendungsverantwortlichen die Zugriffsberechtigung zum Extranet EDA erteilt wurde (Dritte mit Zugriff auf das Extranet EDA).

Art. 5 Art der Personendaten, Herkunft und Veränderbarkeit

Im Web EDA werden von den Personen nach Artikel 4 die Daten gemäss Anhang bearbeitet.

Im Anhang ist aufgeführt, welche Daten in einem automatisierten Verfahren aus den Verzeichnisdiensten nach Artikel 8 der Verordnung vom 6. Dezember 2013 ⁴ über die vom BIT betriebenen Verzeichnisdienste des Bundes in das Web EDA übernommen werden, welche Daten von den Betroffenen selber erfasst werden können und welche Daten vom Web EDA automatisch vergeben werden.

Die Daten aus den vom BIT betriebenen Verzeichnisdiensten werden täglich aktualisiert und können im Web EDA nicht verändert werden.

Art. 6 Zugriffsrechte

Folgende Personen haben Zugriff auf das Intranet EDA:

Angestellte des EDA;
Angestellte der übrigen Bundesverwaltung;
Dritte mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz.

Folgende Personen haben Zugriff auf das Extranet EDA:

Personen nach Absatz 1;
Dritte mit Zugriff auf das Extranet EDA.

Art. 7 Erteilung der Zugriffsberechtigung

Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Web EDA die individuellen Zugriffsrechte.

Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

Die Zugriffsrechte können eingeschränkt werden.

Art. 8 Datenbearbeitung

Personen nach Artikel 6 können im Rahmen ihrer Zugriffsrechte alle Daten des Web EDA einsehen (Leserecht).

Die Personalnummer ist nicht sichtbar.

Jede Person kann ihre eigenen Daten, die sie selber ins Web EDA eingegeben hat, jederzeit bearbeiten.

Die Einheit für Informatik des EDA kann alle Daten im Web EDA bearbeiten, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

Art. 9 Systemverwaltung

Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet die Computersysteme, Datenbanken und Anwendungen des Web EDA.

Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er ist beim EDA angestellt.

3. Abschnitt Datenschutz und Informationssicherheit⁵

Art. 10 Auskunfts- und Berichtigungsrecht

Jede Person kann beim GS EDA schriftlich und unter Ausweisung ihrer Identität Auskunft über ihre Daten im Web EDA sowie die Berichtigung unrichtiger Daten, die automatisch vom Web EDA vergeben wurden, verlangen.

Die Auskunft erfolgt schriftlich und ist kostenlos.

Art. 11 Sorgfaltspflichten

Das GS EDA sorgt dafür, dass die Personendaten im Web EDA vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

Es vergewissert sich, dass die Personendaten im Web EDA richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 12 Datensicherheit

Die Daten- und die Informationssicherheit richten sich nach:⁶

⁷ der Datenschutzverordnung vom 31. August 2022⁸;
⁹ der Informationssicherheitsverordnung vom 8. November 2023¹⁰.¹¹

Das GS EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.

Art. 13 Protokollierung

Die Zugriffe auf das Web EDA und die Änderungen im Web EDA werden laufend protokolliert.

Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt. ¹²

4. Abschnitt Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung der Daten

Art. 14

Daten von Angestellten, deren Arbeitsverhältnis beim EDA beendet wurde, werden 30 Tage nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses vernichtet.

Daten von Dritten mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz, die mit dem EDA in einem Vertragsverhältnis stehen, werden 30 Tage nach Beendigung des Vertragsverhältnisses vernichtet.

Daten von Angestellten der übrigen Bundesverwaltung, von Dritten mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz, die mit der übrigen Bundesverwaltung in einem Vertragsverhältnis stehen, sowie von Dritten mit Zugriff auf das Extranet EDA werden spätestens 180 Tage nach dem letzten Zugriff vernichtet.

Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.

5. Abschnitt Inkrafttreten

Art. 15

Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2014 in Kraft.

Anhang

(Art. 5 Abs. 1 und 2)

Herkunft und Umfang der Daten

Zeichenerklärung

Verzeichnisdienste BIT (automatische Übernahme)
Automatische Vergabe durch das Web EDA
Manuelle Eingabe eigener Daten (freiwillig)
Manuelle Eingabe eigener Daten (obligatorisch)

A. Intranet EDA:
Herkunft und Umfang der Daten von Angestellten des EDA,
von Angestellten der übrigen Bundesverwaltung und von Dritten mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz

Daten	Herkunft
Name	A
Vorname	A
Anrede	A
Bild	C
Personalnummer (nicht sichtbar)	A
Kürzel	A
Büronummer	A
Departement	A
Organisationseinheit 1	A
Organisationseinheit 2	C
Verwaltungseinheit	A
Funktion 1	A
Funktion 2	C
Telefon 1	A
Telefon 2	C
Mobile Geschäft	C
Mobile Privat	C
E-Mail-Adresse	A
Fax	A
Adresse	A
Arbeitsort	A
Land	A
Arbeitspensum	C
Arbeitszeiten	C
Zuständigkeiten	C
Vorgesetzte Stelle (Name/Vorname)	A
Stellvertretung (Name/Vorname)	C
Kompetenzen (berufliche Erfahrung)	C
Gruppenzugehörigkeiten	B
Korrespondenzsprache	A
Sprachkenntnisse	C

B. Extranet EDA:
Herkunft und Umfang der Daten von Angestellten des EDA,
von Angestellten der übrigen Bundesverwaltung und von Dritten mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz

Daten	Herkunft
Name	C
Vorname	C
Anrede	C
Bild	C
Departement	C
Organisationseinheit	C
Verwaltungseinheit	C
Funktion	C
Telefon	C
Mobile Geschäft	C
Mobile Privat	C
E-Mail-Adresse	C
Fax	C
Adresse	C
Arbeitsort	C
Land	C
Arbeitszeiten	C
Vorgesetzte Stelle (Name/Vorname)	C
Stellvertretung (Name/Vorname)	C
Kompetenzen (berufliche Erfahrung)	C
Gruppenzugehörigkeiten	B
Korrespondenzsprache	C
Sprachkenntnisse	C

C. Extranet EDA:
Herkunft und Umfang der Daten von Dritten mit Zugriff
auf das Extranet EDA

Daten	Herkunft
Name	D
Vorname	D
Anrede	D
Bild	C
Adresse	D
Ort	D
Land	D
Homepage	C
Funktion	C
Telefon	D
Mobile Telefonnummern	C
E-Mail-Adresse	D
Fax	C
Unternehmen (tätig für ...)	D
Referenzperson im EDA (Name/Vorname)	D
Stellvertretung (Name/Vorname)	C
Arbeitszeiten	C
Kompetenzen	C
Gruppenzugehörigkeiten	B
Korrespondenzsprache	D
Sprachkenntnisse	C