Ordinanza sul sistema elettronico di gestione delle persone, degli atti e delle pratiche dell’Ufficio federale di giustizia (Ordinanza EGPAP)

Il Consiglio federale svizzero,

visti l’articolo 57 h ^ter della legge del 21 marzo 1997 ¹ sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA);
visto l’articolo 11 a capoverso 4 della legge federale del 20 marzo 1981 ² sull’assistenza internazionale in materia penale (AIMP);
vista la legge del 18 dicembre 1998 ³ sulla medicina della procreazione, ⁴

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Sezione 1 Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto e relazione con l’ordinanza GEVER

Ai fini del trattamento di dati personali nel sistema di gestione delle persone, degli atti e delle pratiche, gestito dall’Ufficio federale di giustizia (UFG), la presente ordinanza:

disciplina i campi d’applicazione del sistema e il loro contenuto;
disciplina la rilevazione dei dati nei diversi campi d’applicazione;
designa i servizi autorizzati a trattare i dati direttamente nel sistema;
disciplina i diritti d’accesso;
disciplina la conservazione, l’archiviazione e la cancellazione dei dati.

Salvo disposizione contraria della presente ordinanza, è applicabile l’ordinanza GEVER del 30 novembre 2012 ⁵ .

Art. 2 Autorità responsabile

L’UFG è l’autorità responsabile dell’acquisto, dell’esercizio, della manutenzione e dell’ulteriore sviluppo del sistema.

Art. 3 Campi d’applicazione

Il sistema contiene dati rientranti nei seguenti campi d’applicazione:

dati riferiti ai compiti dell’UFG nel settore dell’assistenza giudiziaria internazionale in materia penale, segnatamente per quanto riguarda l’estradizione, le domande di altra assistenza, il perseguimento penale e l’esecuzione di decisioni penali in via sostitutiva, nonché il trasferimento di persone condannate;
dati riferiti ai compiti dell’UFG nei settori del diritto internazionale privato e della procedura civile internazionale, segnatamente per quanto riguarda il rapimento internazionale di minori, le adozioni internazionali, la protezione internazionale dei minori e degli adulti, l’esazione internazionale di prestazioni alimentari, le pratiche di successione internazionali e l’assistenza giudiziaria internazionale in materia civile e commerciale;
dati riferiti ai compiti dell’UFG nel settore dell’assistenza amministrativa internazionale;
dati riferiti ai compiti dell’UFG nel settore del diritto pubblico per quanto riguarda le misure coercitive a scopo assistenziale e i collocamenti extrafamiliari prima del 1981.

Art. 3a⁶ Registro dei donatori di sperma

Oltre ai campi d’applicazione menzionati nell’articolo 3, il sistema contiene anche il registro dei donatori di sperma secondo il capitolo 2 sezione 1 dell’ordinanza del 4 dicembre 2000 ⁷ sulla medicina della procreazione, in cui sono conservati i dati dei donatori di sperma.

Il registro dei donatori di sperma sottostà alla legislazione sulla medicina della procreazione, concernente in particolare i diritti di accesso e trattamento, la conservazione dei dati e il rilascio di informazioni.

Art. 4 Scopo del sistema

Gli scopi del trattamento dei dati rientranti nel campo d’applicazione di cui all’articolo 3 lettera a sono indicati nell’articolo 11 a capoverso 1 AIMP.

I dati rientranti nei campi d’applicazione di cui all’articolo 3 lettere b–d possono essere trattati per i medesimi scopi.

Sezione 2 Dati trattati e cambio del supporto

Art. 5 Dati trattati

Il sistema contiene:

i documenti sui dossier e sulle iscrizioni;
le generalità delle persone i cui dati sono trattati, in particolare:1.nomi e cognomi,2.pseudonimi,3.sesso,4.data di nascita,5.cittadinanza,6.luogo d’origine,7.luogo di nascita,8.indirizzo di residenza;
i dati necessari a trattare e gestire correttamente i dossier, in particolare:1.il tipo di procedimento,2.la data delle singole fasi procedurali,3.il nome e l’indirizzo delle autorità e parti interessate,4.le indicazioni sul luogo in cui è situato il dossier allestito prima del 1° novembre 2016,5.i reati,6.i numeri progressivi attribuiti dal sistema ai dossier.

Art. 6 Cambio del supporto

L’UFG può disciplinare il cambio del supporto nel regolamento sul trattamento dei dati (art. 7 dell’ordinanza GEVER del 30 nov. 2012 ⁸ ) derogando alle disposizioni della Cancelleria federale di cui all’articolo 10 capoverso 1 dell’ordinanza GEVER.

Sezione 3 Diritti d’accesso e di trattamento dei servizi dell’UFG

Art. 7 Diritti d’accesso

Per adempiere ai suoi compiti, l’Incaricato dell’informazione dell’UFG ha accesso ai dati rilevati nel campo d’applicazione secondo l’articolo 3 lettera a.

I collaboratori dell’UFG che trattano dati nel sistema nel quadro dei loro compiti hanno accesso alle generalità di tutte le persone registrate nel sistema, sempre che tale accesso sia indispensabile all’adempimento dei loro compiti legali.

Art. 8 Diritti di trattamento

I collaboratori dell’ambito direzionale Assistenza giudiziaria internazionale possono trattare i dati direttamente nel sistema, sempre che lo richieda il compito loro assegnato. Sono fatti salvi i dati dei campi d’applicazione dell’esazione internazionale di prestazioni alimentari, del rapimento internazionale di minori, delle adozioni internazionali, della protezione internazionale di minori e adulti e delle successioni internazionali.

I collaboratori del settore Diritto internazionale privato possono trattare direttamente nel sistema i dati rilevati riguardanti i campi d’applicazione di cui all’articolo 3 lettera b, sempre che lo richieda il compito loro assegnato.

I collaboratori del settore Misure coercitive a scopo assistenziale e collocamenti extrafamiliari prima del 1981 possono trattare direttamente nel sistema i dati rilevati riguardanti il campo d’applicazione di cui all’articolo 3 lettera d, sempre che lo richieda il compito loro assegnato.

I collaboratori dei settori Gestione delle pratiche, Gestione e registrazione dei documenti e Gestione del sistema possono trattare direttamente nel sistema i dati rilevati riguardanti tutti i campi d’applicazione di cui all’articolo 3 ai fini di assicurarne la rilevazione e la gestione, di garantire la sorveglianza tecnica e di rimediare ad eventuali problemi tecnici.

L’UFG può autorizzare altri collaboratori a trattare i dati direttamente nel sistema, sempre che i loro compiti rientrino in uno dei campi d’applicazione di cui all’articolo 3.

Sezione 4 Diritti d’accesso della Segreteria di Stato della migrazione, dell’Ufficio federale di polizia e del Servizio delle attività informative della Confederazione

Art. 9 Accesso della Segreteria di Stato della migrazione

Le seguenti unità organizzative della Segreteria di Stato della migrazione possono accedere in linea alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nell’ambito dell’assistenza giudiziaria internazionale in materia penale:

⁹ ambito direzionale Immigrazione e integrazione: divisione Cittadinanza e divisione Identificazione e controlli di sicurezza;
ambito direzionale Pianificazione e risorse: sezione Gestione dei documenti, servizio Gestione dei documenti Immigrazione e integrazione,servizio Gestione dei dati Asilo e ritorno;
ambito direzionale Asilo.

Art. 10 Accesso dell’Ufficio federale di polizia

Le seguenti unità organizzative dell’Ufficio federale di polizia possono accedere in linea alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nell’ambito dell’assistenza giudiziaria internazionale in materia penale:

ambito direzionale Polizia giudiziaria federale;
ambito direzionale Servizio federale di sicurezza: divisione Protezione persone della Confederazione e rappresentanze estere, nonché divisione Protezione visite e conferenze internazionali;
ambito direzionale Cooperazione internazionale di polizia: divisione Addetti di polizia, divisione Cooperazione operativa di polizia, nonché divisione Centrale operativa fedpol / SIRENE Svizzera;
ambito direzionale Servizi: settore RIPOL ricerca di persone;
ambito direzionale Stato maggiore: divisione Diritto e protezione dei dati,nonché divisione Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro MROS.

Se esegue compiti attribuiti all’UFG in virtù dell’articolo 11 a capoverso 3 AIMP, la divisione Centrale operativa fedpol / SIRENE Svizzera dell’ambito direzionale Cooperazione internazionale di polizia può accedere in linea anche ai dati rientranti nel campo d’applicazione dell’assistenza giudiziaria internazionale in materia penale necessari alla localizzazione dei dossier allestiti prima del 1° novembre 2016.

Art. 11 Servizio delle attività informative della Confederazione

Le unità organizzative del Servizio delle attività informative della Confederazione competenti per l’esecuzione della legge federale del 21 marzo 1997 ¹⁰ sulle misure per la salvaguardia della sicurezza interna possono accedere in linea alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall’UFG nel campo d’applicazione dell’assistenza giudiziaria internazionale in materia penale.

Sezione 5 Comunicazione di dati ad altre autorità

Art. 12

Su richiesta scritta e motivata, l’UFG può, nel singolo caso, comunicare dati del sistema ad autorità della Confederazione o dei Cantoni, se tali dati sono indispensabili all’adempimento dei compiti legali dell’autorità che li riceve.

In casi urgenti le domande e i dati richiesti possono essere comunicati per telefono o per via elettronica.

Ogni forma di comunicazione va indicata nel sistema.

Sezione 6 Correttezza dei dati, sicurezza delle informazioni, durata di conservazione, archiviazione e statistica¹¹

Art. 13 Correttezza dei dati

Ogni unità organizzativa dell’UFG controlla regolarmente la correttezza dei dati rilevati nel suo settore.

I dati inesatti sono rettificati d’ufficio.

Art. 14 Sicurezza dei dati e delle informazioni¹²

La sicurezza dei dati e delle informazioni è retta:¹³

¹⁴ dall’ordinanza del 31 agosto 2022^¹⁵ sulla protezione dei dati;
¹⁶ dall’ordinanza dell’8 novembre 2023¹⁷ sulla sicurezza delle informazioni;
¹⁸ ...

In deroga all’articolo 12 capoverso 2 dell’ordinanza GEVER del 30 novembre 2012 ¹⁹ i documenti nel sistema non sono criptati; sono tuttavia protetti da accessi non autorizzati mediante misure tecniche.

Art. 15 Verbalizzazione

Ogni accesso e trattamento di dati nel sistema deve essere verbalizzato elettronicamente.

I verbali sono conservati per due anni separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali. ²⁰

Art. 16 Durata di conservazione e archiviazione

I dati sono offerti all’Archivio federale per l’archiviazione al più tardi dieci anni dopo l’ultimo trattamento.

I dati che l’Archivio federale reputa non degni di essere archiviati sono cancellati, sempre che non continuino a essere utilizzati in un procedimento secondo l’articolo 3.

Art. 17 Statistica

L’utilizzazione dei dati personali rilevati nel sistema per scopi statistici è retto dall’articolo 39 della legge federale del 25 settembre 2020 ²¹ sulla protezione dei dati. ²²

I dati utilizzati e pubblicati per scopi statistici devono essere trattati in modo da rendere impossibile risalire alle persone in questione.

Sezione 7 Disposizioni finali

Art. 18 Abrogazione di un altro atto normativo

L’ordinanza PAGIRUS del 16 dicembre 2009 ²³ è abrogata.

Art. 19 Disposizioni transitorie

L’UFG introduce il sistema previsto nella presente ordinanza al più tardi il 1° aprile 2017. Fino all’introduzione del sistema i dati elettronici e i dossier cartacei sono gestiti secondo il diritto anteriore.

Sono rilevati elettronicamente nel sistema secondo la presente ordinanza e cancellati dal sistema PAGIRUS e dai dossier cartacei PAGIRUS i seguenti dati:

tutti i dati disponibili in PAGIRUS in formato elettronico;
i documenti cartacei necessari per l’ulteriore trattamento di un caso.

I documenti dei dossier PAGIRUS rilevati elettronicamente nel sistema soggiacciono al nuovo diritto. Al rilevamento elettronico di documenti cartacei si applicano in particolare l’articolo 10 dell’ordinanza GEVER del 30 novembre 2012 ²⁴ e le pertinenti disposizioni del regolamento sul trattamento concernenti il cambio di supporto.

I rimanenti dossier cartacei PAGIRUS con i documenti che ancora contengono continuano a essere assoggettati al diritto anteriore.

Art. 19a²⁵ Disposizione transitoria della modifica del 2 novembre 2022

I dati contenuti nel precedente registro dei donatori di sperma sono trasferiti nel sistema e successivamente eliminati dal precedente registro.

Art. 20 Entrata in vigore

La presente ordinanza entra in vigore il 1° novembre 2016.