852.12

Ordonnance
sur les systèmes d’information consulaires du
Département fédéral des affaires étrangères

du 18 juin 2021 (État le 1^er avril 2026)

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères ¹ ,
vu l’art. 57 h ^ter de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration ² , ³

arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation des systèmes d’information EDAssist+ et Travel Admin de la Direction consulaire (DC) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).

Art. 2 Responsabilité

La DC est responsable des systèmes d’information.

Section 2 EDAssist+

Art. 3 But

Le DFAE utilise le système EDAssist+ pour:

1. traiter les demandes soumises par la population;
2. traiter les cas de protection consulaire visés aux art. 39 à 49 de la loi du 26 septembre 2014 sur les Suisses de l’étranger (LSEtr)⁴;
3. assurer d’autres prestations consulaires au sens des art. 50 à 52 LSEtr;
4. traiter les avis de recherche de personnes portées disparues;
5. prendre des mesures en cas de crise ou de catastrophe;
6. traiter des demandes de prestations d’aide sociale au sens des art. 22 à 37 LSEtr;
7. gérer les dossiers;
8. établir des statistiques.

Art. 4 Structure

Le système EDAssist+ se compose de quatre modules:

1. la hotline;
2. la helpline;
3. la protection consulaire;
4. l’aide sociale aux Suisses de l’étranger.

Art. 5 Contenu du module hotline

Le module hotline contient des données sur les personnes suivantes:

1. les personnes visées à l’art.4, al.1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères qui sont portées disparues;
2. les personnes ayant déposé un avis de recherche.

Art. 6 Contenu du module helpline

Le module helpline contient des données sur les personnes ayant adressé une demande au DFAE.

Art. 7 Contenu du module protection consulaire

Le module protection consulaire contient des données sur les personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères et prises en charge dans le cadre de la protection consulaire.

Art. 8 Contenu du module aide sociale

Le module aide sociale contient des données sur les personnes suivantes, dans la mesure où ces informations sont nécessaires à l’examen des demandes d’aide sociale:

1. le requérant;
2. le conjoint ou le partenaire enregistré du requérant;
3. le concubin du requérant;
4. les enfants des personnes visées aux let. a à c;
5. les parents du requérant;
6. les personnes vivant dans le même ménage que le requérant;
7. les personnes de référence du requérant.

Art. 9 Type et origine des données traitées

Les données à traiter sont recensées à l’annexe 1.

Les données sont saisies par:

1. la DC;
2. les représentations diplomatiques et consulaires à l’étranger;
3. ⁵ …

Les données relatives aux personnes enregistrées dans les systèmes d’information E-VERA ou Travel Admin sont transmises automatiquement depuis ces systèmes au moyen d’une interface. Les données pouvant être transmises sont recensées à l’annexe 2.

Art. 10 Droits de traitement

La DC et les représentations peuvent traiter toutes les données du système EDAssist+ dans la limite de leurs droits d’accès.

… ⁶

L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

Les droits de traitement s’exercent en ligne.

Art. 11⁷ Communication de données

Lorsque des personnes inscrites dans les modules hotline, helpline et protection consulaire sont touchées par une crise ou une catastrophe, la DC et les représentations peuvent communiquer aux services de secours, aux représentations étrangères et aux autorités locales des données les concernant pour autant que la communication de ces données soit dans l’intérêt de ces personnes.

Art. 12 Documents

Tous les documents relatifs aux personnes saisies dans le système et aux affaires traitées sous forme électronique peuvent être enregistrés dans EDAssist+.

Art. 13 Destruction des données

Les données du module aide sociale sont détruites 10 ans après leur dernier traitement, mais au plus tard 30 ans après l’ouverture du dossier.

Les données des modules hotline, helpline et protection consulaire dont le statut est désactivé, terminé ou archivé sont détruites au plus tard cinq ans après leur dernière consultation.

Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Section 3 Travel Admin

Art. 14 But

Travel Admin permet au DFAE de localiser et de contacter, en cas d’urgence, de crise ou de catastrophe, des personnes qui voyagent ou se rendent à l’étranger.

Art. 15 Structure

Travel Admin se compose d’une base de données, d’un accès en ligne par le site web et d’une application pour les appareils mobiles.

Art. 16 Contenu

Travel Admin contient des données sur les personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères qui voyagent ou se rendent à l’étranger et qui se sont enregistrées dans le système.

Art. 17 Type et origine des données traitées

Les données à traiter sont recensées à l’annexe 3.

Les données sont saisies par les voyageurs et les représentations.

Art. 18 Droits de traitement

La DC et les représentations peuvent traiter toutes les données du système Travel Admin dans la limite de leurs droits d’accès. ⁸

Les voyageurs disposent de tous les droits de traitement sur leurs données personnelles.

L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

Tous les droits de traitement s’exercent en ligne.

Art. 19 Communication de données

La DC et les représentations peuvent communiquer à des services de secours, des représentations étrangères et des autorités locales des données concernant des personnes touchées par une crise ou une catastrophe pour autant que la communication de ces données soit dans l’intérêt de ces personnes. ⁹

Si nécessaire, les données mentionnées à l’annexe 2 sont transmises automatiquement à EDAssist+ au moyen d’une interface.

Art. 20 Destruction des données

Les données concernant les voyages sont détruites au plus tard 90 jours après l’expiration de la durée indiquée du voyage.

Les autres données sont détruites deux ans après la dernière connexion.

Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Section 4 Exploitation et droits d’accès

Art. 21 Exploitation technique et administration du système

L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique des systèmes d’information.

Les administrateurs système sont rattachés à l’unité Informatique DFAE. Ils gèrent les systèmes d’information, les bases de données et les applications.

Les responsables des applications sont rattachés à la DC. Ils servent d’interface entre les administrateurs système et les utilisateurs.

Art. 22 Attribution des droits d’accès

Les responsables des applications attribuent des droits d’accès individuels aux utilisateurs.

Ils vérifient chaque année si les utilisateurs remplissent encore les conditions pour bénéficier de leurs droits d’accès.

Section 5 Sécurité des données

Art. 23 Devoirs de diligence

La DC veille à ce que les données soient traitées conformément aux prescriptions en vigueur.

Elle garantit que les données sont correctes, complètes et actualisées, à l’exception des données de Travel Admin qui peuvent être modifiées par les voyageurs eux-mêmes.

Art. 24 Règlement relatif au traitement des données

La DC édicte pour les deux systèmes d’information un règlement relatif au traitement des données. Ce règlement définit les mesures techniques et organisationnelles visant à garantir la sécurité des données et le contrôle de leur traitement.

Art. 25 Journalisation

Les accès aux systèmes d’information et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées. ¹⁰

Section 6 Dispositions finales

Art. 26 Abrogation d’autres actes

Sont abrogées:

1. l’ordonnance SAS-DFAE du 5 novembre 2014¹¹,
2. l’ordonnance du 9 décembre 2011 sur le système d’information EDAssist+¹².

Art. 27 Entrée en vigueur

La présente ordonnance entre en vigueur le 1 ^er août 2021.

Annexe 1

(art. 9, al. 1)

Données personnelles traitées dans EDAssist+

1. Hotline

1.1 Données concernant les personnes portées disparues

1. Nom(s)
2. Prénom(s)
3. Numéro AVS
4. État: inconnu, décédé, blessé, malade, en bonne santé
5. Langue
6. Sexe
7. Date de naissance
8. Nationalité(s)
9. Lieu(x) d’origine
10. Assurance(s)
11. Adresse(s)
12. Numéro(s) de téléphone
13. Adresse(s) électronique(s)
14. Adresse du dernier lieu de résidence
15. Événement

1.2 Données sur les personnes ayant déposé un avis de recherche

1. Nom(s)
2. Prénom(s)
3. Langue
4. Sexe
5. Lien avec la personne portée disparue
6. Date de naissance
7. Nationalité(s)
8. Lieu(x) d’origine
9. Assurances
10. Adresse(s)
11. Numéro(s) de téléphone
12. Adresse(s) électronique(s)
13. Date du dernier contact

2. Helpline

1. Nom(s)
2. Prénom(s)
3. Langue
4. Sexe
5. Adresse(s)
6. Numéro(s) de téléphone
7. Adresse(s) électronique(s)
8. Demande

3. Protection consulaire

1. Nom(s)
2. Prénom(s)
3. Langue
4. Sexe
5. Date de naissance
6. Nationalité(s)
7. Lieu(x) d’origine
8. État civil
9. Numéro AVS
10. État: inconnu, décédé, blessé, malade, en bonne santé
11. Date du décès
12. Informations sur le dossier: titre, numéro de référence, événement, type de dossier, pays, compétence (représentation et responsable du dossier)
13. Adresse(s)
14. Numéro(s) de téléphone
15. Numéro(s) de fax
16. Adresse(s) électronique(s)

4. Aide sociale

	Requérant	Enfants du requérant	Conjoint ou partenaire enregistré du requérant	Enfants du conjoint ou du partenaire enregistré	Parents du requérant	Concubin du requérant	Enfants du concubin	Personnes vivant dans le même ménage que le requérant	Personnes de référence du requérant
Nom(s)	x	x	x	x	x	x	x	x	x
Prénom(s)	x	x	x	x	x	x	x	x	x
Sexe	x
Date de naissance	x	x	x	x		x	x	x
Lieu de naissance	x	x	x	x		x	x	x
Lieu d’origine	x	x	x	x			x
Canton d’origine	x	x	x	x			x
Nationalité(s) et mode d’acquisition	x	x	x	x		x	x	x
État civil	x	x	x	x		x	x
Langue de correspondance	x		x
Langue maternelle	x		x
Profession	x		x			x
Formation	x		x			x
Adresse(s)	x	x	x	x	x	x	x	x	x
Domicile	x	x	x	x		x	x	x	x
Numéro de téléphone et de fax	x	x	x	x	x	x	x	x	x
Adresse(s) électronique(s)	x	x	x	x	x	x	x	x	x
Lieu de séjour	x	x	x	x		x	x
Durée du séjour	x	x	x	x		x
Données portant sur les prestations d’aide sociale	x	x	x	x		x	x
Expertise médicale	x	x	x	x		x
Traitements médicaux	x	x	x	x		x
Bénéficiaire d’une rente AI	x	x	x	x		x
Affiliation à une assurance	x	x	x	x		x
Données sur la capacité de gain	x	x	x	x		x
Données sur le logement	x	x	x	x		x
Revenu	x	x	x	x	x	x	x
Patrimoine	x	x	x	x	x	x	x
Dettes	x	x	x	x	x	x	x
Lien avec les personnes de référence									x

Annexe 2¹³

(art. 9, al. 3)

Données enregistrées sur les interfaces

Système d’information	Données personnelles
E-VERA	Nom(s) Prénom(s) Adresse et moyens de communication: coordonnées Date de naissance Sexe Langue(s) Lieu(x) d’origine Nationalité(s) Numéro AVS Numéro de personne
Travel Admin	Nom(s) Prénom(s) Date de naissance Coordonnées Numéro(s) de téléphone Nationalité(s)

Annexe 3

(art. 17, al. 1)

Données personnelles traitées dans Travel Admin

1. Nom
2. Prénom
3. Date de naissance
4. Lieu et pays de résidence
5. Numéros de téléphone
6. Adresse(s) électronique(s)
7. Sexe
8. Titre
9. Nationalité(s)
10. Coordonnées des personnes voyageant avec la personne enregistrée: titre, nom, prénom, date de naissance, nationalités, lieu de résidence, pays, adresse électronique, numéros de téléphone
11. Adresse en cas d’urgence: titre, nom, prénom, lieu de résidence, pays, adresse électronique, numéros de téléphone
12. Informations sur l’itinéraire et la destination: longitude et latitude, ville, adresse, code du pays, code régional
13. Informations supplémentaires sur la destination
14. Informations sur la durée des voyages ou des séjours
15. Champs réservés à la gestion (non visibles pour les voyageurs): état du voyage, dernier contact, indications sur les secours (aéroport, numéro de vol, numéro de bus, etc.)