Ordonnance relative aux procédures administratives par voie électronique

(OeCPJA)

du 15.05.2017 (version entrée en vigueur le 01.06.2017)

Préambule

Procédures administratives par voie électronique – O

Le Conseil d'Etat du canton de Fribourg

Vu l'annexe 1 au code du 23 mai 1991 de procédure et de juridiction administrative (CPJA), introduite par la loi du 2 novembre 2016 sur le guichet de cyberadministration de l'Etat;

Vu le préavis de la Commission de la cyberadministration du 27 avril 2017;

Sur la proposition de la Direction des finances et de la Chancellerie d'Etat,

Arrête:

1 Communication d'écrits (annexe 1 CPJA[1], ch. 1.3 et 1.4)

Art. 1 Admissibilité

Le guichet de cyberadministration de l'Etat indique les autorités devant lesquelles les écrits peuvent être communiqués par voie électronique. Il précise les procédures concernées ainsi que les canaux et formats à utiliser.

L'autorité peut exclure la communication électronique des écrits dans certaines phases de la procédure ou pour certains types de documents. Elle peut aussi demander à la partie concernée de fournir en sus des exemplaires imprimés des documents qui ne peuvent pas être imprimés ou édités de manière satisfaisante sur les appareils usuellement à la disposition des parties ou de l'autorité.

Ces règles s'appliquent par analogie aux procédures qui se déroulent par le biais d'un guichet communal.

Art. 2 Formats

Les parties communiquent leurs écrits et les pièces qui y sont annexées dans le format spécifié pour le canal de communication utilisé.

Si un écrit ou une pièce annexe ne peut pas être consulté par l'autorité, celle-ci impartit à la partie un court délai:

pour réexpédier les écrits ou documents sous un format qu'elle spécifie, ou
pour lui remettre, après impression, tout ou partie des écrits et pièces annexes.

Art. 3 Signature

Lorsqu'une signature électronique est requise, l'autorité concernée indique quel type de signature est reconnu.

Si la signature électronique requise fait défaut, l'autorité peut impartir à la partie un délai pour corriger ce vice. La partie le corrige soit en réitérant l'envoi avec une signature électronique reconnue, soit en expédiant l'écrit muni de sa signature manuscrite conformément à la procédure ordinaire du CPJA[2].

2 Notification des décisions (annexe 1 CPJA[3], ch. 1.5)

Art. 4 Acceptation anticipée

Toute personne qui est régulièrement partie à une procédure devant une autorité déterminée ou qui représente régulièrement des parties devant elle peut demander à cette autorité de lui notifier par voie électronique les décisions afférentes à l'ensemble des procédures ou à un ensemble déterminé de procédures.

L'acceptation peut être révoquée en tout temps, moyennant un préavis d'un mois.

Art. 5 Modalités

La notification passe par un mode de transmission qui permet:

d'assurer l'identification de la personne destinataire;
d'enregistrer de manière précise le moment de la notification;
et de protéger la communication jusqu'à la personne destinataire de toute modification et de toute prise de connaissance par des personnes non autorisées.

En cas de notification par le biais d'un guichet de cyberadministration, celle-là est confirmée par l'envoi d'un message électronique à la personne destinataire.

Les décisions et les pièces annexes sont transmises au format électronique fixé par les Archives de l'Etat.

Les décisions sont munies d'une signature électronique qualifiée basée sur un certificat qualifié qui émane d'un fournisseur reconnu par la Confédération ou le canton.

Lorsqu'un grand nombre de décisions qui ne peuvent pas être signées individuellement par l'autorité sont notifiées, elles peuvent être munies d'une signature électronique qui fait l'objet d'un certificat délivré par un fournisseur reconnu et qui a été créée par des moyens dont seule la personne titulaire du certificat détient le contrôle.

Art. 6 Moment de la notification

La notification est réputée avoir lieu au moment où l'envoi est téléchargé depuis l'emplacement de destination convenu ou est consulté d'une autre manière.

Si l'envoi n'a pas été téléchargé ou consulté d'une autre manière dans les sept jours suivant sa mise à disposition à l'emplacement de destination convenu, la notification est réputée avenue.

3 Utilisation de plusieurs supports de données

Art. 7 Notification additionnelle

Si la communication électronique est admise pour la procédure en cause, les parties peuvent exiger que l'autorité leur remette par voie électronique une copie des décisions qui leur ont été notifiées sous une autre forme.

L'autorité joint au document électronique une attestation selon laquelle il est conforme à la décision.

La remise d'une copie ne fait pas courir à nouveau un éventuel délai.

Art. 8 Impression d'un document électronique

Lorsqu'un document muni d'une signature électronique est imprimé à des fins officielles (par ex. envoi à une partie ou archivage), le document imprimé doit contenir l'attestation selon laquelle il est conforme à la version électronique.

L'attestation garantit:

l'intégrité du document;
l'identité de la personne qui a signé;
la validité et la qualité de la signature électronique, y compris celles d'éventuels attributs ayant une portée juridique;
la date et l'heure de la signature électronique, y compris la qualité de ces informations.

L'attestation est datée et signée, avec indication de l'identité de la personne qui l'a signée. Toutefois, les Archives de l'Etat peuvent dispenser de munir d'une signature manuscrite l'attestation concernant les documents destinés exclusivement à l'archivage ou certaines catégories de ces documents.

4 Entrée en vigueur

Art. 9

Cette ordonnance entre en vigueur le 1^er juin 2017.

Egress

2017_042

Tableau des modifications – Par date d'adoption

Adoption	Elément touché	Type de modification	Entrée en vigueur	Source (ROF depuis 2002)
15.05.2017	Acte	acte de base	01.06.2017	2017_042

Tableau des modifications – Par article

Elément touché	Type de modification	Adoption	Entrée en vigueur	Source (ROF depuis 2002)
Acte	acte de base	15.05.2017	01.06.2017	2017_042