17.61
Vu la loi du 10 septembre 2015 sur l'archivage et les Archives de l'Etat (LArch);
Vu l'article 70 al. 1 de la loi du 16 octobre 2001 sur l'organisation du Conseil d'Etat et de l'administration (LOCEA);
Vu l'article 35 al. 2 de la loi du 31 mai 2010 sur la justice (LJ);
Vu les articles 7a al. 2, 60 al. 3 let. n, 103, 103bis al. 3 et 4 et 126 de la loi du 25 septembre 1980 sur les communes (LCo);
Vu l'article 34 al. 1 let. n de la loi du 19 septembre 1995 sur les agglomérations (LAgg);
Vu l'article 26 al. 3 de la loi du 25 novembre 1994 sur la protection des données (LPrD);
Vu les articles 20 al. 2, 37 al. 2 et 38 al. 1 de la loi du 9 septembre 2009 sur l'information et l'accès aux documents (LInf);
Vu les articles 2 al. 1 let. a et 5 de la loi du 2 octobre 1991 sur les institutions culturelles de l'Etat (LICE);
Sur la proposition de la Chancellerie d'Etat,
Le présent règlement complète les dispositions de la loi sur l'archivage et les Archives de l'Etat (LArch)[1] relatives:
Il s'applique aux organes publics mentionnés à l'article 2 LArch[2].
Le domaine de l'archivage relève de la compétence de la Chancellerie d'Etat.
La Chancellerie dispose à cet effet des Archives de l'Etat. Elle approuve les directives adoptées par ces dernières avant leur entrée en vigueur.
Elle institue, en fonction des besoins, des groupes de travail chargés d'assurer, pour des projets ou des thèmes déterminés, la liaison entre les Archives de l'Etat et les divers milieux internes ou externes concernés, notamment les communes ainsi que la communauté des professionnel‑le‑s intéressés.
Les Archives de l'Etat (ci-après: les AEF) accomplissent les missions qui leur sont confiées par la loi et par le présent règlement à l'égard de l'Etat, des communes et des tiers.
Elles sont consultées sur les projets qui ont un impact direct sur les questions liées à l'archivage.
Elles participent, avec les autres institutions et services de l'Etat en charge des questions patrimoniales, au développement d'une politique coordonnée de sauvegarde du patrimoine.
Elles sont placées sous la direction administrative et scientifique de l'archiviste cantonal‑e, secondé‑e par un ou une archiviste cantonal‑e adjoint ou adjointe.
Le Service de l'informatique et des télécommunications (ci-après: le SITel) assiste et conseille les AEF pour tout ce qui touche aux aspects informatiques de l'archivage électronique.
Il exerce en outre les tâches et responsabilités qui lui sont attribuées dans ce domaine par le présent règlement.
En complément des notions définies à l'article 3 LArch[3], on entend par:
Les organes publics gèrent et conservent leurs dossiers et documents de manière à pouvoir vérifier en tout temps leurs activités et en rendre compte.
Ils prennent les mesures organisationnelles et techniques nécessaires pour prévenir et empêcher la perte, la détérioration, la falsification et l'accès non autorisé.
Les organes publics dressent et tiennent à jour un plan de classement et de gestion de leurs dossiers.
Le plan de classement et de gestion comprend:
Le plan de classement et de gestion ainsi que ses modifications sont approuvés par les AEF avant leur entrée en vigueur.
Les organes publics désignent au besoin une personne de référence chargée de l'organisation de leurs archives courantes et intermédiaires. La même personne peut exercer cette fonction pour plusieurs organes.
Les AEF sont informées de la désignation des personnes de référence et de tout changement de titulaire. Elles assurent leur formation et les soutiennent dans leurs activités.
A défaut d'une personne de référence, les tâches mentionnées à l'alinéa 1 sont exercées par les chef‑fe‑s des unités administratives ou par la présidence des commissions.
En matière de gestion des archives courantes et intermédiaires, les AEF exercent les tâches suivantes:
Elles exercent en outre une surveillance générale sur l'application des dispositions relatives à l'archivage et peuvent dans ce contexte:
Les dossiers et documents dont le délai de conservation auprès de l'organe public est échu sont proposés à intervalles réguliers aux AEF.
Les dossiers et documents qui revêtent une valeur archivistique sont proposés sous la forme d'un bordereau de versement; les autres dossiers et documents sont soumis sous la forme d'un bordereau d'élimination.
L'évaluation est fondée sur les critères mentionnés à l'article 3 al. 1 let. e LArch[6], d'entente entre les AEF et l'organe concerné.
Sur la base de cette évaluation, les AEF déterminent le sort final des dossiers et documents (versement ou élimination).
L'évaluation et la détermination du sort final ont lieu en règle générale lors de l'élaboration et de la mise à jour des plans de classement et de gestion. Les résultats sont consignés dans ces derniers.
Les versements portent uniquement sur les dossiers et documents destinés à une conservation définitive au sein des archives historiques.
Les supports sur lesquels les documents sont versés sont définis d'entente entre les AEF et l'organe versant.
Les dossiers et documents sont classés, inventoriés, conditionnés et transférés aux AEF par l'organe versant.
L'élimination des dossiers et documents nécessite l'autorisation expresse des AEF, y compris lorsqu'elle est prévue dans les plans de classement et de gestion.
Les documents de corbeille peuvent être éliminés en tout temps sans autorisation écrite ni bordereau d'élimination; en cas de doute lors de leur identification, l'organe public se renseigne auprès des AEF.
Les AEF gèrent, dans le respect des normes et standards professionnels, les infrastructures nécessaires à la conservation des archives historiques aux formats papier et électronique. Le SITel met à disposition les systèmes informatiques requis pour la mise en place de l'archivage électronique.
Toutefois, la gestion du système d'archivage électronique et des infrastructures nécessaires peut être confiée à une autre collectivité publique ou mutualisée avec plusieurs collectivités publiques ou déléguée à un tiers spécialisé après signature d'une convention. Le cas échéant, la décision est prise par le Conseil d'Etat.
Chaque entrée d'archives est enregistrée par les AEF.
Les archives historiques sont classées dans la mesure du possible par provenance et selon le principe du respect des fonds.
Elles sont munies de cotes permettant leur identification.
Elles sont accompagnées d'instruments de recherche établis conformément aux normes et standards archivistiques.
Les principales publications officielles de l'Etat sont versées chaque année aux AEF par l'organe qui en assume la responsabilité.
Les AEF établissent la liste des publications concernées et la complètent au besoin par d'autres documents importants.
Les dossiers et documents électroniques détenus par les organes de l'Etat sont soumis aux règles de la présente section.
Les AEF et le SITel préparent et mettent à la disposition des organes de l'Etat des instruments leur permettant d'assurer l'évaluation, le versement ou l'élimination ainsi que la conservation des dossiers et documents électroniques qu'ils détiennent.
Avec l'appui du SITel, les AEF assument les responsabilités suivantes:
Les organes de l'Etat mettent en œuvre les instruments et procédures fournis par les AEF et le SITel de manière à assurer l'évaluation ainsi que le versement ou l'élimination des dossiers et documents électroniques.
Lors de l'introduction de nouvelles solutions informatiques, ils:
Sont signalés à l'attention du public, mis à sa disposition et, dans la mesure du possible, publiés sur Internet:
Toutefois, les instruments de recherche contenant des données personnelles sensibles sont soumis aux délais de protection spéciaux prévus à l'article 16 LArch[8].
Les AEF mettent en place une procédure de contrôle permettant de garantir le respect des délais de protection fixés par la loi.
Elles veillent en particulier au respect du délai de protection spécial auquel sont soumis les dossiers et documents classés selon des noms de personnes et qui contiennent des données personnelles sensibles au sens de la législation sur la protection des données.
L'article 17 LArch[10] relatif à la consultation des archives par l'organe versant est réservé.
Les archives historiques sont accessibles au public en principe par consultation sur place, dans des espaces distincts des locaux de conservation et sous la surveillance du personnel.
Afin de préserver l'état de conservation des originaux, des copies peuvent être fournies à leur place.
La consultation peut en outre être restreinte, soumise à conditions ou refusée lorsque l'état de conservation des dossiers et documents l'exige ou que le fonds d'archives n'est pas encore classé ni inventorié. Dans la mesure du possible, des solutions alternatives sont proposées.
Le public qui consulte les archives historiques est conseillé et orienté dans ses recherches. Cette assistance est fournie de manière impartiale et gratuite.
Il est en outre répondu gratuitement aux demandes de renseignements reçues de l'extérieur.
Lorsqu'elle dépasse ce qui est raisonnablement exigible, l'assistance peut, dans la limite des disponibilités du personnel, être accordée contre émolument (art. 33 al. 1 let. a).
Les AEF précisent les modalités de la consultation et de l'assistance au public dans un règlement de consultation.
La personne qui contrevient gravement ou de façon répétée au règlement de consultation peut se voir interdire l'accès aux locaux de consultation.
Pendant le délai de protection, les documents sont accessibles au public aux conditions et selon les modalités fixées par la législation sur l'information et l'accès aux documents.
La demande est traitée par l'organe versant selon les règles ordinaires du droit d'accès, avec la collaboration du personnel des AEF.
En dehors des cas visés à l'article 24, la consultation des archives historiques pendant le délai de protection est en principe exclue.
Des dérogations peuvent toutefois être accordées aux personnes et institutions qui accomplissent des recherches scientifiques ou qui font valoir un autre intérêt légitime, à condition qu'aucun intérêt public ou privé prépondérant ne s'y oppose.
Les dérogations sont octroyées par l'organe versant, sur le préavis des AEF. Elles peuvent être assorties de charges et de conditions et précisent comment les archives peuvent être consultées et utilisées.
Les demandes de consultation fondées sur le droit d'accès à ses données personnelles sont traitées conformément à la législation sur la protection des données.
Lorsque la personne concernée fait valoir un intérêt digne de protection, la demande est traitée par l'organe versant, avec la collaboration des AEF.
Dans les autres cas, la demande peut être refusée (art. 25 al. 2 LPrD[12]). Toutefois, si elle porte sur des données classées par noms de personnes ou sur des dossiers ou documents clairement identifiés, les organes concernés y donnent suite indépendamment de l'existence d'un intérêt digne de protection.
La personne qui requiert l'inscription d'une mention relative au caractère litigieux ou inexact d'un document archivé doit justifier de son identité et présenter sa demande aux AEF sous la forme d'une contestation écrite.
La contestation doit explicitement apparaître comme telle et contenir en outre le lieu, la date, les nom et prénom ainsi que la signature de la personne requérante.
La demande ne peut être admise que dans la mesure où le document contesté est identifié précisément et concerne la personne requérante. La décision est prise par les AEF.
Lorsque la demande est acceptée, l'organe versant en est informé, et la contestation est jointe au document archivé de manière à pouvoir être lue par toute personne qui consultera ce dernier.
Les conditions d'accès aux fonds d'archives d'origine privée sont fixées par la convention de donation ou de dépôt dont elles font l'objet.
A défaut de convention, les dispositions relatives à la consultation des archives versées par les organes publics s'appliquent aux fonds privés. Toutefois:
La reproduction de séries complètes d'archives n'est possible que pour des projets présentant un intérêt public ou scientifique prépondérant. Elle nécessite l'accord préalable des AEF.
Dans les autres cas, la reproduction d'archives historiques est autorisée. Toutefois, lorsque la conservation des dossiers et documents l'exige, le droit d'en obtenir une reproduction peut être restreint ou supprimé.
Les modalités de la reproduction et les moyens autorisés sont fixés par les AEF.
Le prêt d'archives historiques nécessite la signature d'une convention de prêt. La conclusion d'un contrat d'assurance peut en outre être exigée pour le prêt à des organes ou personnes externes à l'Etat.
L'utilisation des archives historiques à des fins commerciales est soumise à une autorisation des AEF.
L'autorisation peut être assortie de charges ou de conditions.
Lorsqu'une publication est fondée entièrement ou principalement sur des archives historiques, l'auteur‑e en remet gratuitement un exemplaire justificatif aux AEF dans l'année suivant sa parution.
Il en va de même pour les travaux de maturité et les travaux universitaires (mémoires de bachelor et de master, thèses de doctorat).
Un émolument peut, conformément au tarif figurant dans l'Annexe 1, être perçu pour les prestations suivantes:
Il peut être renoncé à tout ou partie de l'émolument lorsque la recherche ou la publication qui en résulte présente un intérêt public ou scientifique prépondérant.
Lorsque la demande de consultation est fondée sur la législation sur l'information et l'accès aux documents (art. 25) ou sur la législation sur la protection des données (art. 27), la perception des émoluments est régie par ces législations.
Peuvent demander à conserver eux-mêmes leur archives historiques:
L'autorisation est délivrée par les AEF si l'organe concerné démontre qu'il dispose des compétences et ressources nécessaires en personnel, en locaux et en moyens financiers et signe la convention relative aux modalités de l'archivage autonome prévue par la loi.
Les AEF tiennent à jour une liste des organes concernés et la publient sur Internet.
Les organes qui sont au bénéfice d'une autorisation d'archivage autonome organisent l'archivage de leurs dossiers et documents et donnent accès à leurs archives historiques conformément aux dispositions de la loi, du présent règlement et des directives des AEF.
La convention relative aux modalités de l'archivage autonome précise notamment les principaux dossiers et documents qui doivent être conservés, la délégation de certaines compétences, l'obligation de rapport périodique de la part de l'organe et le droit de contrôle des AEF.
Les organes qui sont au bénéfice d'une autorisation d'archivage autonome peuvent y renoncer en tout temps.
Les AEF peuvent révoquer l'autorisation d'archivage autonome en cas de non-respect des principes posés par la loi, des dispositions du présent règlement ou des exigences de la convention.
En cas de renonciation ou de révocation, les archives historiques de l'organe sont versées aux AEF selon la procédure usuelle.
Il en va de même en cas de dissolution de l'organe, à moins qu'un autre organe ne lui succède dans ses compétences et ne reprenne ses archives après signature d'une nouvelle convention.
Les organes du Pouvoir judiciaire organisent l'archivage de leurs dossiers et documents conformément aux dispositions de la loi et du présent règlement.
Ils veillent à la désignation de personnes de référence (art. 8). Le Tribunal cantonal peut toutefois décider de nommer une ou plusieurs personnes qui exercent cette fonction pour l'ensemble du Pouvoir judiciaire.
Les dérogations suivantes aux règles de la section 2 sont toutefois applicables au Pouvoir judiciaire:
Les communes, les associations de communes et les agglomérations organisent l'archivage de leurs dossiers et documents et donnent accès à leurs archives historiques conformément aux principes fixés par la loi et aux dispositions du présent règlement.
Elles déterminent elles-mêmes leurs besoins en matière d'archivage électronique.
Elles peuvent collaborer entre elles pour exécuter leurs tâches en matière d'archivage.
Les conseils communaux exercent, à l'égard de leur commune et des établissements qui s'y rattachent, les compétences dévolues aux AEF dans les domaines suivants:
Ils peuvent déléguer tout ou partie des tâches découlant de ces compétences conformément aux articles 10 al. 3 LArch[19]et 103 al. 2 LCo[20].
Même en cas de délégation, ils conservent la responsabilité générale de la bonne gestion des archives de leur commune et des établissements qui s'y rattachent.
Sous réserve d'une solution différente décidée par la corporation concernée, les archives courantes, intermédiaires et historiques des associations de communes et des agglomérations sont gérées et conservées par la commune-siège de la corporation.
Les conventions relatives aux ententes intercommunales règlent le sort des archives courantes, intermédiaires et historiques de ces dernières. A défaut, ces archives sont gérées par la commune qui tient la comptabilité de l'entente.
Les archives courantes et intermédiaires des conférences régionales sont gérées par les préfectures et leurs archives historiques sont versées aux AEF, sous réserve d'une solution différente décidée par l'une d'entre elles. Les frais qui en découlent sont pris en charge par les communes membres de la conférence concernée, selon la clé de répartition prévue.
Les communes conservent elles-mêmes leurs archives historiques.
Elles peuvent toutefois, après signature de la convention prévue par la loi et avec l'accord des AEF, déposer auprès de ces dernières celles de leurs archives historiques qui ont plus de cent ans ou qui revêtent une valeur archivistique particulière.
Elles procèdent à leurs frais au classement, à l'inventaire, au conditionnement et au transfert de ces archives.
Les archives historiques des communes qui fusionnent doivent être closes au jour de la fusion; la responsabilité de leur conservation incombe à la nouvelle commune.
Lorsqu'une association ou une agglomération est dissoute, ses archives historiques sont closes au jour où la liquidation est achevée. Le lieu et les modalités de leur conservation et de leur mise à la disposition du public sont réglés dans la décision de dissolution; à défaut, l'article 41 al. 1 s'applique.
Les communes, associations de communes et agglomérations règlent par convention l'archivage autonome prévu par l'article 10 al. 4 LArch[21]. Au besoin, elles appliquent par analogie les articles 34 et suivants. L'organe exécutif de la collectivité concernée conserve dans tous les cas ses compétences en matière de gestion des archives courantes et intermédiaires.
Les activités de conseil et de soutien aux communes, associations de communes et agglomérations leur sont fournies gratuitement par les AEF, dans la mesure des moyens disponibles.
Lorsque les AEF effectuent une visite locale à des fins de conseil ou qu'elles procèdent à une inspection, elles rendent systématiquement à la collectivité concernée un rapport de visite, avec au besoin des recommandations.
Les archives courantes, intermédiaires et historiques des bourgeoisies sont gérées et conservées par la commune au même titre que ses propres archives. Elles constituent toutefois un fonds distinct.
Les bourgeoisies peuvent décider de gérer et de conserver elles-mêmes leurs archives. Elles sont alors soumises par analogie aux dispositions de la loi et du présent règlement applicables aux communes.
Lorsque des tâches publiques sont déléguées à des personnes ou institutions privées, l'organe délégant rappelle aux tiers concernés leur soumission à la législation sur l'archivage et veille à l'application de celle-ci.
Les directives adoptées par les AEF ou par les conseils communaux en application de l'article 9 al. 1 let. a peuvent prévoir des dérogations aux exigences de la section 2 pour les personnes et institutions privées auxquelles des tâches publiques ont été déléguées.
Les AEF dispensent en principe gratuitement des conseils aux Eglises et communautés religieuses reconnues, aux corporations ecclésiastiques ainsi qu'aux personnes juridiques canoniques sur des questions d'organisation et de gestion d'archives lorsque la demande en est faite.
Avec l'accord des paroisses, les AEF effectuent une copie des anciens registres paroissiaux (baptêmes, confirmations, mariages et sépultures), principalement de ceux qui datent d'avant 1876, année de la mise en place de l'état civil laïque. Elles mettent ces copies à la disposition du public.
Les Eglises et communautés religieuses reconnues, les corporations ecclésiastiques ainsi que les personnes juridiques canoniques peuvent, avec l'accord des AEF, déposer auprès de ces dernières celles de leurs archives historiques qui ont plus de cent ans ou qui revêtent une valeur archivistique particulière.
Elles signent au préalable une convention fixant les conditions du dépôt.
Elles procèdent, en principe à leurs frais, au classement, à l'inventaire, au conditionnement et au transfert de ces archives.
Les AEF s'efforcent de collecter des fonds d'archives d'origine privée qui ont un lien significatif avec le canton de Fribourg.
Elles ne peuvent toutefois accepter de tels fonds que s'ils:
Les critères d'acceptation sont précisés dans une politique d'acquisition et de sauvegarde du patrimoine fribourgeois établie d'entente entre les AEF, le Service de la culture et les autres institutions culturelles et services de l'Etat chargés de la sauvegarde du patrimoine.
Les communes peuvent également accepter des fonds privés. Au besoin, elles appliquent par analogie les règles de la présente section.
Les fonds privés sont recueillis en principe à titre gratuit, sous la forme d'une donation ou exceptionnellement d'un dépôt; lorsqu'une donation revêt une importance particulière ou que son acceptation a des conséquences financières non négligeables, le Conseil d'Etat en est informé au préalable.
La donation ou le dépôt font l'objet d'une convention précisant les conditions de la remise du fonds et de sa consultation. A défaut de convention, une donation ne peut être acceptée que si le transfert de propriété au canton peut être prouvé.
Les AEF peuvent acquérir à titre onéreux des fonds qui répondent aux critères fixés dans la politique d'acquisition.
Les organes publics disposent d'un délai de cinq ans dès l'entrée en vigueur du présent règlement pour établir leur plan de classement et de gestion et le faire approuver (art. 7); les anciens systèmes de classement sont maintenus pour les dossiers et documents antérieurs à l'entrée en vigueur des nouveaux plans.
Les communes ainsi que les établissements, services et institutions qui sont au bénéfice d'une autorisation d'archivage autonome disposent d'un délai de cinq ans pour mettre à la disposition du public la liste de leurs fonds d'archives (art. 19 al. 1 let. a).
Tant que les moyens et procédures permettant d'assurer l'archivage électronique des dossiers et documents n'ont pas été mis en place, les organes publics peuvent choisir:
Le tarif pour les frais courants est le suivant:
| 1. | par page A4 en noir/blanc: 20 centimes | ||
| 2. | par page A4 en couleurs: 40 centimes | ||
| 3. | par page A3 en noir/blanc: 40 centimes | ||
| 4. | par page A3 en couleurs: 80 centimes | ||
| 1. | par page A4 en noir/blanc: 50 centimes | ||
| 2. | par page A4 en couleurs: 1 franc | ||
| 3. | par page A3 en noir/blanc: 1 franc | ||
| 4. | par page A3 en couleurs: 2 francs | ||
| 1. | par image ou photographie numérique: 5 francs | ||
| 2. | par page scannée en haute résolution: 5 francs | ||
Les autres frais (confections de copies spéciales, supports d'information électroniques, etc.) sont facturés au prix coûtant.
La présente disposition est également applicable aux organes qui sont au bénéfice d'une autorisation d'archivage autonome ainsi qu'aux communes, associations de communes et agglomérations. Toutefois, les organes et collectivités concernés peuvent établir leur propre tarif, à condition que les montants ne dépassent pas ceux qui sont mentionnés ci-dessus.
| Adoption | Elément touché | Type de modification | Entrée en vigueur | Source (ROF depuis 2002) |
|---|---|---|---|---|
| 04.06.2019 | Acte | acte de base | 01.07.2019 | 2019_043 |
| 15.12.2025 | Art. A1-1 al. 1, e) | modifié | 01.01.2026 | 2025_109 |
| 15.12.2025 | Art. A1-1 al. 1, f) | modifié | 01.01.2026 | 2025_109 |
| Elément touché | Type de modification | Adoption | Entrée en vigueur | Source (ROF depuis 2002) |
|---|---|---|---|---|
| Acte | acte de base | 04.06.2019 | 01.07.2019 | 2019_043 |
| Art. A1-1 al. 1, e) | modifié | 15.12.2025 | 01.01.2026 | 2025_109 |
| Art. A1-1 al. 1, f) | modifié | 15.12.2025 | 01.01.2026 | 2025_109 |