Las autoritads designeschan en lur sectur da cumpetenza ils posts che gesteschan ils documents.
Mintga post che gestescha ils documents designescha ina persuna ch'è responsabla per la gestiun dals documents.
490.010
Ordinaziun tar la lescha davart la gestiun da documents e l'archivaziun
(OGDA)
dals 22-12-2015 (versiun dals 01-04-2024)
Preambel
sa basond sin l'art. 45 al. 1 da la constituziun chantunala,
relaschada da la regenza ils 22 da december 2015
1. Gestiun da documents e metter en salv documents
Art. 1 Posts che gesteschan ils documents
Art. 2 Sistem d'ordinaziun
Ils posts che gesteschan ils documents fixeschan per lur documents in sistem d'ordinaziun che reparta ils documents en gruppas d'actas. Per gruppa d'actas sto vegnir reglà almain il suandant:
- la furma lianta dals documents tenor l'artitgel 3 alinea 1;
- ils termins d'archivaziun e las reglas d'archivaziun;
- il sistem duvrà respectivamain l'applicaziun duvrada;
- la moda e maniera da la cataloghisaziun.
Art. 3 Gestiun da documents sin palpiri e da documents digitals
La gestiun da documents po vegnir fatga sin palpiri, en moda digitala u en ina furma maschadada.
Per che l'archivaziun possia vegnir fatga, stoi esser garantì ch'ils documents cun valur archivara possian vegnir selecziunads or dals sistems duvrads. Igl è admess da simplifitgar ils documents.
Per l'archivaziun vegnan duvrads – uschenavant che quai è pussaivel – puncts da contact da standard.
Per documents sin palpiri sto vegnir duvrà palpiri ch'è adattà per l'archivaziun. Ils deposits da las autoritads ston vegnir plazzads en localitads che garanteschan ch'ils documents survivan il temp, durant il qual els ston vegnir archivads, en in stadi bun ed ordinà.
Art. 3a * Transfurmaziun dal purtader
Versiuns digitalas d'actas inoltradas sin palpiri valan sco originals, sch'ellas vegnan transfurmadas, suenter l'entrada, en in format digital tras ina procedura da digitalisaziun ch'è reglada en moda unitara e sch'ellas vegnan messas en il sistem d'administraziun da fatschentas da l'autoritad.
Cun transfurmar il document en la furma digitala stoi vegnir garantì tenor il stadi da la tecnica, ch'il document digital correspundia al document sin palpiri e ch'el na possia betg vegnir midà, senza che quai possia vegnir constatà.
En cooperaziun cun ils posts pertutgads decretescha il Departament da finanzas e vischnancas ina directiva che fixescha ils detagls davart la procedura da digitalisaziun ch'è reglada en moda unitara sco er davart la conservaziun transitorica e davart la destrucziun da las actas inoltradas sin palpiri.
En ina prescripziun organisatorica sto l'autoritad documentar las persunas ch'èn responsablas per la digitalisaziun, ils documents ch'èn exceptads da la digitalisaziun e da la destrucziun sco er la durada che vala per la conservaziun dals documents.
Art. 4 Offrir documents
Ils posts che gesteschan ils documents offreschan lur documents, dals quals il temp d'als tegnair en salv è passà, almain mintga 5 onns a l'archiv cumpetent.
Art. 5 Consegna da stampats uffizials
Las autoritads surdattan a l'archiv cumpetent exemplars da cumprova:
- da stampats uffizials u d'autras publicaziuns ch'ellas publitgeschan e che han ina valur documentara;
- da mintga publicaziun ch'ellas gidan a concepir u ch'ellas sustegnan finanzialmain.
2. Archivaziun
Art. 6 Furma da l'archivaziun
Da princip vegnan ils documents che vegnan surpigliads per l'archivaziun archivads en quella furma, en la quala els èn vegnids administrads tar il post che gestescha ils documents.
Conversiuns da la furma digitala a la furma sin palpiri e viceversa èn admessas. En spezial duain ils documents d'ina fatschenta administrativa vegnir archivads – sche pussaivel – mo en ina furma.
Art. 7 Surdada dals documents a l'archiv cumpetent
Avant la consegna metta il post cedent ils documents en ina furma ch'è adattada per l'archivaziun. Documents digitals ston esser avant maun en formats ch'èn adattads per l'archivaziun e ston esser munids cun elements descriptivs ch'èn necessaris per savair da tge ch'i sa tracta e per als archivar.
Per transportar ils documents en l'archiv è cumpetent il post cedent.
Ensemen cun ils documents ston vegnir consegnads ils meds da tschertga che tutgan tiers respectivamain ils registers respectivs. Tar mintga consegna tutga ina glista da consegna che menziunescha ils documents consegnads en moda summarica cun inditgar l'object, la perioda e la quantitad.
L'archiv dal stadi relascha directivas tecnicas per preparar las consegnas.
Art. 8 Segirar las archivalias
Locals d'archiv e sistems d'archiv ston garantir la protecziun da las archivalias cunter privels da la natira, fieu, aua, infracziun ed enguladitsch sco er cunter l'invista nunautorisada. Il clima en ils locals d'archiv sto vegnir tegnì constantamain uschia che las archivalias restan mantegnidas a lunga vista.
Las archivalias digitalas vegnan controlladas periodicamain, sch'ellas èn cumplettas e sch'ellas èn legiblas. Las mesiras necessarias per mantegnair las datas, en spezial migraziuns da format e midadas da purtaders da datas, ston vegnir planisadas en il rom dal mantegniment da l'effectiv.
Art. 9 Emprest temporar d'archivalias
Igl è admess d'emprestar temporarmain archivalias per exposiziuns u ad instituziuns professiunalas ed a persunas dal fatg. Igl è mintgamai da garantir che las archivalias vegnian tegnidas en salv al lieu da l'emprest en ina moda adequata e segirada suffizientamain.
3. Accessibladad da las archivalias
Art. 10 Dretg d'access a las archivalias
Il dretg d'access cumpiglia:
- consultaziun dals meds da tschertga (registers);
- consultaziun dals documents;
- reproducziun autonoma dals documents cun als scriver giu u cun als fotografar;
- reproducziun ed ulteriura utilisaziun da las infurmaziuns obtegnidas, cunzunt en publicaziuns.
Art. 11 Premissas e cundiziuns generalas da l'access a las archivalias
In archiv sto pudair vegnir duvrà entaifer 7 dis suenter in'annunzia.
Sin dumonda ston persunas che dovran in archiv preschentar in document d'identitad ed explitgar l'intent da lur retschertgas.
Persunas che dovran in archiv na dastgan per regla betg sa trategnair senza surveglianza en las localitads da magasin d'in archiv.
Persunas che dovran in archiv ston surdar a l'archiv in exemplar d'autur da las publicaziuns che sa basan dal tuttafatg u per part sin lur retschertgas en quel archiv.
Per motivs conservatorics po vegnir bloccada l'utilisaziun d'effectivs per in tschert temp.
Art. 12 Urden d'utilisaziun
L'autoritad ch'è cumpetenta per in archiv relascha in urden d'utilisaziun.
Art. 13 Invista da las archivalias durant il temp da protecziun 1. per persunas pertutgadas
A persunas petentas che giavischan l'invista da las archivalias che pertutgan ellas sezzas vegn senz'auter concedida l'invista, uschenavant che las archivalias relevantas sa laschan eruir a maun dals meds da tschertga ed uschenavant ch'i n'èn betg pertutgadas datas persunalas spezialmain sensiblas da terzas persunas.
Sche datas persunalas da terzas persunas èn pertutgadas, vegnan quellas datas anonimisadas, uschenavant che quai po vegnir fatg en il rom d'ina gestiun raziunala da l'archiv. Cas cuntrari vegn la dumonda d'invista tractada tenor la procedura da l'artitgel 15.
Art. 14 2. per autoritads
Ad autoritads che ston – per ademplir lur incumbensas – sa basar sin archivalias ch'ellas han surdà a l'archiv, vegn concedì l'access en ina procedura nunformala.
Art. 15 3. per terzas persunas
Dumondas da prender invista d'archivalias durant il temp da protecziun ston vegnir motivadas ed inoltradas en scrit a l'archiv cumpetent. Las archivalias correspundentas ston vegnir descrittas en moda uschè exacta sco pussaivel. La decisiun vegn prendida entaifer 21 dis.
La procedura d'access fin a la decisiun da l'archiv cumpetent è gratuita.
La decisiun pertutgant l'invista vegn prendida sin basa d'ina ponderaziun dals interess, en spezial tenor ils suandants criteris:
- actualitad e relevanza d'in project da perscrutaziun che furma la basa per la dumonda d'invista;
- protecziun da la sfera privata da terzas persunas, en spezial da persunas vivas;
- interess publics da la segirezza e da l'urden;
- interess privats vi da l'observaziun da secrets professiunals, da secrets da fatschenta u da secrets da fabricaziun.
La permissiun d'ina dumonda d'invista po vegnir colliada cun cundiziuns, en spezial per anonimisar las persunas che vegnan menziunadas en las archivalias duvradas.
4. Organisaziun
Art. 16 Nominaziun da persunas ch'èn responsablas per l'archiv
L'autoritad ch'è cumpetenta per in archiv nominescha ina persuna ch'è responsabla per l'archiv ed annunzia tala a l'archiv dal stadi.
Art. 17 Schliaziun d'autoritads che han access ad in archiv
Sche autoritads che han access ad in archiv vegnan schliadas u fusiuneschan cun autras autoritads, sto l'ulteriura existenza da l'archiv vegnir reglada.
Las archivalias avant maun ston vegnir transferidas en in archiv public existent.
Art. 18 Organisaziun da la surveglianza da l'archiv
Ils archivs en il chantun vegnan inspectads periodicamain da l'archiv dal stadi, almain però mintga 7 onns.
Ils resultats da las inspecziuns e las mesiras che ston vegnir prendidas vegnan communitgadas als archivs inspectads per las realisar.
Sche mancanzas na vegnan betg liquidadas per in temp pli lung, inoltrescha l'archiv dal stadi ina proposta a la regenza che po ordinar la liquidaziun da las mancanzas sin donn e custs da l'autoritad cumpetenta.
Egress
2015-054
Tabella da las modificaziuns - tenor conclus
| Conclus | Entrada en vigur | Element | Modificaziun | Publicaziun en la CUL |
|---|---|---|---|---|
| 22-12-2015 | 01-01-2016 | relasch | emprima versiun | 2015-054 |
| 05-03-2024 | 01-04-2024 | Art. 3a | integraziun | 2024-008 |
Tabella da las modificaziuns - tenor element
| Element | Conclus | Entrada en vigur | Modificaziun | Publicaziun en la CUL |
|---|---|---|---|---|
| relasch | 22-12-2015 | 01-01-2016 | emprima versiun | 2015-054 |
| Art. 3a | 05-03-2024 | 01-04-2024 | integraziun | 2024-008 |