577.311
Dieses Geschäftsreglement regelt:
Die Rechnung von «RhySearch» wird nach schweizerischem Handelsrecht geführt. Die wichtigsten Grundsätze werden im Geschäftsbericht erläutert.
Bei einem positiven Rechnungssaldo (Gewinn) dürfen zu Lasten des Gewinns Rücklagen gebildet werden. Die maximal zulässigen, jährlichen Rücklagen umfassen (kumulativ):
Gewinn, der nach Bildung der Rücklagen übrig bleibt, wird im Verhältnis nach Art. 24 VFIR an die Träger zurückerstattet oder von diesen an den Betriebsbeitrag des Folgejahrs angerechnet.
Bei einem negativen Rechnungssaldo (Verlust) werden die Rücklagen zur Verminderung des Verlustes eingesetzt.
Im Weiteren können die Rücklagen für eigene Forschungsprojekte genutzt werden, sofern nicht genügend Mittel von Privaten oder öffentlichen Institutionen zur Verfügung stehen.
Aus den Rücklagen dürfen keine Erfolgsbeteiligungen an Mitarbeiter und Verwaltungsräte ausbezahlt werden.
Die Träger bestimmen aus den Mitgliedern des Verwaltungsrats einen Vorsitzenden oder eine Vorsitzende. Im Übrigen konstituiert sich der Verwaltungsrat selbst.
Der Verwaltungsrat bestimmt einen Vizepräsidenten oder eine Vizepräsidentin.
Der Verwaltungsrat übt die Oberleitung und die Aufsicht und Kontrolle über die Geschäftsführung aus. Er erlässt Richtlinien für die Geschäftspolitik und lässt sich regelmässig von der Geschäftsleitung über den Geschäftsgang orientieren.
Der Verwaltungsrat ist befugt, über alle Angelegenheiten Beschluss zu fassen, die nicht durch die VFIR den Trägern oder einem anderen Organ von «RhySearch» vorbehalten sind.
Er kann durch Reglement oder Beschluss Aufgaben und Kompetenzen an Ausschüsse oder einzelne Mitglieder oder an die Geschäftsleitung übertragen. Ausgenommen sind die nicht delegierbaren Aufgaben und Kompetenzen nach Art. 17 VFIR.
Der Verwaltungsrat führt Sitzungen durch, wenn es die Geschäfte erfordern. Jedes Mitglied des Verwaltungsrats kann die Durchführung einer Sitzung verlangen.
Sitzungen werden von der Vorsitzenden oder vom Vorsitzenden einberufen und geleitet, im Falle der Verhinderung durch die Vizepräsidentin oder den Vizepräsidenten. Die Einladung wird spätestens sieben Tage vor dem Sitzungstermin per Mail versandt. In dringenden Fällen ist eine verkürzte Frist zulässig.
Mit der Einladung werden die Traktanden bekanntgegeben und die notwendigen Unterlagen zugestellt. Über Geschäfte, die auf der Traktandenliste nicht aufgeführt sind, kann nur beschlossen werden, wenn sämtliche Mitglieder des Verwaltungsrats der Behandlung des Geschäftes zustimmen.
An den Sitzungen nehmen der Geschäftsleiter (CEO), ein Vertreter der Kooperationspartner und ein Delegierter des Unterstützungsvereins mit beratender Stimme teil. Der Verwaltungsrat kann weitere Personen zur beratenden Teilnahme an der Sitzung einladen.
Der Verwaltungsrat fasst seine Beschlüsse an Sitzungen. Er ist beschlussfähig, wenn zwei Drittel der Mitglieder anwesend sind.
Die Beschlüsse werden durch einfaches Mehr der Stimmenden gefasst. Bei Stimmengleichheit trifft der Vorsitzende oder die Vorsitzende den Stichentscheid.
Beschlüsse können auf dem Zirkulationsweg oder in dringenden Fällen telefonisch gefasst werden. Diese Beschlüsse erfordern Einstimmigkeit.
Über Sitzungen wird ein Protokoll geführt, das vom Vorsitzenden und vom Protokollführer zu unterzeichnen ist.
Das Protokoll enthält mindestens:
Es wird jeweils an der nächsten Sitzung dem Verwaltungsrat zur Genehmigung vorgelegt.
Zirkulationsbeschlüsse und telefonisch gefasste Beschlüsse werden ins Protokoll, das an der nächsten Sitzung zur Genehmigung vorgelegt wird, aufgenommen.
Der Verwaltungsrat kann Ausschüsse bilden. Diese bestehen aus mindestens zwei Mitgliedern des Verwaltungsrats. Der Verwaltungsrat regelt den Vorsitz und die Dauer der Mitgliedschaft im Ausschuss.
Ausschüsse haben in erster Linie vorberatende Funktion. Der Verwaltungsrat kann ihnen durch Reglement oder Beschluss Entscheidungskompetenzen übertragen.
Die Bestimmungen dieses Reglements über die Sitzungen, Beschlüsse und das Protokoll des Verwaltungsrats gelten sachgemäss auch für die Ausschüsse.
| 1. | erarbeitet zuhanden des Verwaltungsrats die Ziele und Grundsätze der Personalpolitik; | ||
| 2. | lässt sich mindestens einmal pro Jahr von der Geschäftsleitung über die Umsetzung der Personalpolitik informieren. Dazu gehören u.a. Führung und Zusammenarbeit, Löhne, Ausbildung und die interne Kommunikation; | ||
| 3. | lässt sich mindestens einmal pro Jahr von der Geschäftsleitung über die Personalentwicklung und die entsprechenden konkreten Massnahmen der einzelnen Führungsstufen orientieren; | ||
| 4. | beurteilt einmal pro Jahr den CEO und überprüft vom CEO vorgenommene Beurteilung der übrigen Mitglieder der Geschäftsleitung. | ||
| 1. | evaluiert er mindestens alle 3 Jahre die Angemessenheit der Haftpflichtversicherung für die Mitglieder des Verwaltungsrats und der Mitarbeitenden und schlägt dem Verwaltungsrat Anpassungen vor; | ||
| 2. | lässt er sich mindestens alle 3 Jahre über die Personalvorsorge der Mitarbeitenden informieren und schlägt dem Verwaltungsrat Anpassungen vor. | ||
| 1. | bereitet mit den Vertretern der Träger die mehrjährige Rahmenvereinbarung und die jährliche Leistungsvereinbarung vor; | ||
| 2. | beurteilt Voranschlag, Jahresrechnung und Jahresbericht und beantragt dem Verwaltungsrat deren Genehmigung; | ||
| 3. | legt zusammen mit der Revisionsstelle den Prüfungsplan, den Prüfungsumfang, die Prüfungsschwergewichte und die Termine der Berichterstattung fest; | ||
| 4. | nimmt zusammen mit den Vertretern der Träger die Ergebnisse der Revisionsstelle entgegen und beurteilt diese zuhanden des Verwaltungsrats; | ||
| 5. | beurteilt und überwacht das interne Kontrollsystem; | ||
| 6. | beurteilt und überwacht das Risikomanagement. Insbesondere überwacht er laufend die Bereiche mit den grössten finanziellen Risiken. | ||
Jedes Mitglied des Verwaltungsrats kann jederzeit sowohl bei der oder beim Vorsitzenden als auch bei der Geschäftsleitung Auskunft über alle Angelegenheiten von «RhySearch» verlangen.
Die Mitglieder des Verwaltungsrats:
Die Geschäftsleitung besteht aus mindestens einer Person (Geschäftsführer/in). Es können aber auch weitere Geschäftsleitungsmitglieder gewählt werden.
Die Geschäftsleitung ist für die operative Geschäftsführung zuständig. Die entsprechenden Kompetenzen sind in Anhang II im Detail geregelt.
Bei ausserordentlichen Ereignissen kann die Geschäftsleitung Massnahmen ausserhalb ihres Kompetenzbereichs treffen, soweit diese notwendig sind, um weiteren Schaden zu vermeiden. Sie lässt die Massnahmen vom Verwaltungsrat nachträglich genehmigen.
Die Geschäftsleitung ist für die Finanzkontrolle und die Finanzplanung verantwortlich.
Die Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle und der Finanzplanung sind in Anhang I im Detail geregelt.
Die Geschäftsleitung orientiert den Verwaltungsrat vierteljährlich schriftlich über den aktuellen Geschäftsgang. Die Vorgaben für das Reporting werden vom Verwaltungsrat festgelegt.
Über ausserordentliche Ereignisse (schwerwiegende Unfälle, Strafuntersuchungen etc.) orientiert die Geschäftsleitung den Verwaltungsrat umgehend.
Die Geschäftsleitung ist für den Verkehr mit den Medien (Presse, Radio, TV) zuständig. Sie informiert vorgängig den Verwaltungsrat, wenn Medienberichte über «RhySearch» zu erwarten sind.
Medienauskünfte zu heiklen Themen spricht die Geschäftsleitung vorgängig mit der oder dem Vorsitzenden des Verwaltungsrats ab. In Krisenlagen ist der Verwaltungsrat direkt für den Verkehr mit den Medien zuständig.
Die Entschädigung der Geschäftsleitung wird vom Verwaltungsrat festgelegt. Die Vereinbarung einer Erfolgsbeteiligung ist im Rahmen der budgetierten Gesamtlohnsumme zulässig. Es dürfen keine Abgangsentschädigungen vereinbart werden.
Der Verwaltungsrat von «RhySearch» kann einen wissenschaftlichen Beirat einsetzen. Darin sind mehrere Fachgebiete von «RhySearch» vertreten. Je Fachgebiet gehören höchstens drei ausgewiesene Fachleute dem wissenschaftlichen Beirat an.
Der wissenschaftliche Beirat stellt die Früherkennung von wissenschaftlich-technologischen Trends sicher und dient der Geschäftsleitung und dem Verwaltungsrat als Sounding Board in wissenschaftlich-technologischen Fragestellungen.
Die Mitglieder des wissenschaftlichen Beirats sind Ansprechpersonen für spezielle technologische Fragestellungen und können Doktorierende betreuen, die bei «RhySearch» ihre Dissertation erarbeiten. Die Vermittlung von Forschungsprojekten, insbesondere solche, die eine Mitarbeit von «RhySearch» in grösseren Projektverbunden ermöglichen, ist ausdrücklich erwünscht.
Der wissenschaftliche Beirat tagt wenigstens einmal jährlich. Die Mitglieder des wissenschaftlichen Beirats stehen für bilaterale Besprechungen mit den Fachgebietsvertreterinnen und -vertretern zur Verfügung.
Die Mitglieder des wissenschaftlichen Beirats werden für ihre Spesen entschädigt. Ein Honorar wird ausnahmsweise nach vorheriger Vereinbarung bezahlt. Der Verwaltungsrat regelt die Einzelheiten.
«RhySearch» arbeitet mit Kooperationspartnern zusammen. Hierfür schliesst der Verwaltungsrat auf Antrag des CEO eine Kooperationsvereinbarung mit den Kooperationspartnern ab.
Die Kooperationsvereinbarung regelt die Grundsätze der Zusammenarbeit zwischen den Partnern bei der Akquisition und der Durchführung von Forschungsprojekten und Dienstleistungen. Sie ist eine Rahmenvereinbarung, die für jedes konkrete Projekt um eine spezielle Projektvereinbarung zwischen den beteiligten Partnern ergänzt wird.
Die Kooperationspartner wählen aus ihrer Mitte einen Delegierten, welcher an den Sitzungen des Verwaltungsrats mit beratender Stimme teilnimmt.
Die Kooperationspartner werden vor einem Investitionsentscheid in technische Einrichtungen angehört, um Doppelspurigkeiten in der Beschaffung zu verhindern, ohne dass dabei Investitionsentscheide bei «RhySearch» präjudiziert werden. Schlüsselinvestitionen sollen im Konsens mit den Kooperationspartnern entschieden werden und nicht zur gegenseitigen Konkurrenzierung führen. Die Koordination läuft über die Gatekeeper.
Dieses Reglement regelt die Stellung der Kooperationspartner nicht abschliessend. In der Kooperationsvereinbarung können weitergehende Mitwirkungsrechte und Pflichten vereinbart werden.
Die Mitglieder des Verwaltungsrats zeichnen mit Kollektivunterschrift zu zweien.
Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer zeichnet mit Kollektiv-Prokura zu zweien.
Den übrigen Mitarbeitenden von «RhySearch» kann die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer eine Zeichnungsberechtigung erteilen. Für die Erteilung der Kollektiv-Prokura ist der Verwaltungsrat zuständig.
Verträge, die «RhySearch» mit Mitarbeitenden oder einem seiner Organe abschliesst, müssen schriftlich abgeschlossen werden und bedürfen der Zustimmung des Verwaltungsrats. Ausgenommen sind Arbeitsverträge.
Der Verwaltungsrat kann weitere Reglemente erlassen, insbesondere Business Conduct Guidelines, welche die Wahrung der ethischen Grundsätze durch «RhySearch» sicherstellen.
Vorbehalten bleibt die Genehmigungspflicht nach Art. 11 Abs. 1 Bst. f der Vereinbarung über das Forschungs- und Innovationszentrum Rheintal vom 17. April 2012 zwischen dem Fürstentum Liechtenstein und dem Kanton St.Gallen.
Alle Organe und Beiräte von «RhySearch» sowie deren Mitglieder legen allfällige Interessenkonflikte umgehend dem Verwaltungsrat offen. Insbesondere sind Geschäfte, die sie selbst oder nahestehende natürliche oder juristische Personen betreffen, zu melden. Der Verwaltungsrat entscheidet, ob ein Ausstandsgrund nach Art. 7 des Gesetzes über die Verwaltungsrechtspflege (sGS 951.1) gegeben ist.*
Im Falle eines Ausstandgrundes darf der oder die Betroffene weder bei der Beschlussfassung anwesend sein, noch sich vorgängig zum Geschäft äussern können.
Dieses Reglement tritt mit der Genehmigung durch die Träger in Kraft und ersetzt das Geschäftsreglement vom 23. Januar 2014.
Die beiliegenden Anhänge I–II[4] bilden integrierenden Bestandteil dieses Geschäftsreglements:
| Bestimmung | Änderungstyp | nGS-Fundstelle | Erlassdatum | Vollzugsbeginn |
|---|---|---|---|---|
| Erlass | Grunderlass | - | 15.02.2016 | 22.03.2016 |
| Gliederungstitel 4a. | eingefügt | 2023-042 | 22.05.2023 | 22.05.2023 |
| Ziff. 4a.1 | eingefügt | 2023-042 | 22.05.2023 | 22.05.2023 |
| Ziff. 4a.2 | eingefügt | 2023-042 | 22.05.2023 | 22.05.2023 |
| Ziff. 6.4, Abs. 1 | geändert | 2023-042 | 22.05.2023 | 22.05.2023 |
| Erlassdatum | Vollzugsbeginn | Bestimmung | Änderungstyp | nGS-Fundstelle |
|---|---|---|---|---|
| 15.02.2016 | 22.03.2016 | Erlass | Grunderlass | - |
| 22.05.2023 | 22.05.2023 | Gliederungstitel 4a. | eingefügt | 2023-042 |
| 22.05.2023 | 22.05.2023 | Ziff. 4a.1 | eingefügt | 2023-042 |
| 22.05.2023 | 22.05.2023 | Ziff. 4a.2 | eingefügt | 2023-042 |
| 22.05.2023 | 22.05.2023 | Ziff. 6.4, Abs. 1 | geändert | 2023-042 |