120.101

Gemeindearchivverordnung

Vom 27.10.2009 (Stand 01.01.2010)

Präambel

Der Regierungsrat des Kantons Schaffhausen,

gestützt auf Art. 99 Abs. 2 des Gemeindegesetzes vom 17. August 1998[1],

beschliesst:

Art. 1 Zweck und Geltungsbereich

Die Gemeindearchivverordnung enthält die Vorschriften über die Einrichtung und Ordnung der Gemeindearchive sowie die Aufsicht darüber und legt die Mindestdauer für die Aufbewahrung von Verwaltungsakten fest.

Die Stadtarchive von Schaffhausen und Stein am Rhein, die von ausgebildetem Fachpersonal geführt werden, sowie die vom zuständigen Departement bezeichneten weiteren Gemeindearchive können im Rahmen von Art. 99 Abs. 1 des Gemeindegesetzes eigene Archivbestimmungen erlassen. Diese müssen anerkannten Standards entsprechen und sind dem zuständigen Departement zur Kenntnisnahme zuzustellen.

Art. 2 Grundsatz

Das Gemeindearchiv ist das zentrale Endarchiv der Gemeinde.

Die Gemeinde bewahrt ihre wichtigen Akten im Original im Gemeindearchiv auf. Sie sind deren unveräusserliches, öffentliches Eigentum.

Das Gemeindearchiv dient den Behörden und Dritten im Sinne von § 4, deren Akten darin verwahrt werden, und steht übrigen Dritten im Interesse von Wissenschaft und Rechtsanwendung zur Benützung offen.

Art. 3 Bestände der Gemeinde

Als wichtige Akten gelten insbesondere:

1. die überlieferten Bestände vor 1912
2. Akten, die von Gesetzes wegen oder kraft behördlicher Vorschrift dauernd aufbewahrt werden müssen
3. gemeindeeigene Rechtserlasse (Gemeindeverfassung, Reglemente, Verordnungen, Gebührenordnungen, Tarife) sowie die dazugehörenden wesentlichen Akten (Anträge an die Gemeindeversammlung oder den Einwohnerrat, Genehmigungsentscheide usw.)
4. wichtige Akten der Gemeindebetriebe sowie der Betriebe, an denen die Gemeinde beteiligt ist
5. wichtige Verträge mit Privaten oder Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts sowie die dazugehörigen wesentlichen Akten
6. Pläne (Nutzungsplanung, Zonen-, Baulinien-, Quartier- und Landumlegungspläne, Pläne und Bauabrechnungen über gemeindeeigene Bauten und Anlagen) sowie die dazugehörenden wesentlichen Akten
7. geologische Untersuchungsergebnisse
8. Baubewilligungsakten inkl. Pläne
9. Protokolle der Gemeindeversammlung, der Bürgergemeinde- und Bürgerversammlung und des Einwohnerrates sowie die dazugehörenden wesentlichen Akten
10. Protokolle des Gemeinderates und anderer Gemeindebehörden wie der Vormundschafts- und Erbschaftsbehörde, der Sozialhilfebehörde, der Schulbehörde
11. Wahl- und Abstimmungsprotokolle über Gemeindewahlen und Gemeindeabstimmungen
12. Amtsübergabeprotokolle sowie die Verzeichnisse der Gemeindefunktionäre mit Ein- und Austrittsdatum
13. Jahresrechnungen und Finanzpläne
14. wichtige Statistiken und Verzeichnisse (inkl. Kataster), die für Gemeindezwecke erstellt worden sind
15. Einwohnerregister und Einwohnerkarteikarten
16. Einbürgerungsakten
17. Akten über das Erbschafts- und Vormundschaftswesen
18. Akten über die Sozialhilfe
19. Dokumente über wichtige, gemeinderelevante Entwicklungsprojekte
20. Jahresberichte und Drucksachen der Gemeinde (Gemeindeversammlungs- und Abstimmungsvorlagen, Begrüssungsschriften, Prospekte usw.)
21. Bild- und Tondokumente sowie Akten zu besonderen, wesentlichen Anlässen der Gemeinde

Art. 4 Bestände und Sammlungen Dritter

Zweckverbände und öffentlich-rechtliche Anstalten der Gemeinden schliessen mit der Gemeinde einen Vertrag über die Aufbewahrung der Akten im Gemeindearchiv. Körperschaften, denen mehrere Gemeinden angehören, bestimmen eine dieser Gemeinden als Archivort.

Sind Archivalien von natürlichen oder juristischen Personen für die Gemeinde von besonderer Bedeutung, so kann die Gemeinde mit diesen einen Vertrag über die Archivierung deren Akten im Gemeindearchiv abschliessen.

Die Bestimmungen dieser Verordnung sind sinngemäss anwendbar.

Art. 5 Elektronische Akten

Wichtige Akten, die in elektronischer Form vorhanden sind, sind auf alterungsbeständiges Papier auszudrucken und aufzubewahren. In Zweifelsfällen ist das Staatsarchiv anzufragen.

In elektronischer Form vorhandene Akten werden bezüglich der Aufbewahrungsfristen und der Schutzfristen wie Papierakten behandelt.

Art. 6 Gemeindezusammenschlüsse

Bei Gemeindezusammenschlüssen übernimmt die neue Gemeinde das Archivgut der aufgehobenen Gemeinde. Das Archivgut der aufgehobenen Gemeinde wird zu diesem Zweck in seiner Gesamtheit in das Archiv der neuen Gemeinde überführt.

Art. 7 Aufbewahrungsfristen

Wichtige Akten im Sinne von § 3 werden dauernd im Gemeindearchiv aufbewahrt.

Akten Dritter im Sinne von § 4 sind solange im Gemeindearchiv aufzubewahren, wie es im Vertrag vereinbart wurde.

Für Akten, deren Aufbewahrungsfrist gesetzlich oder vertraglich nicht besonders geregelt ist, gilt eine Mindestaufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Bei Bewilligungen beginnt die Frist mit dem Ablauf der Bewilligung.

Auszuscheidende Akten sind dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. Bei Platzmangel kann der Gemeinderat das Staatsarchiv ersuchen, eine Verdichtung der Bestände vorzunehmen. Übernahme, Verdichtung und Vernichtung sind zu protokollieren.

Art. 8 Schutzfristen

Nichtveröffentlichte oder unter Ausschluss der Öffentlichkeit entstandene Akten sind während einer Schutzfrist von 50 Jahren seit ihrer Anfertigung der Öffentlichkeit nicht zugänglich.

Für besonders schützenswerte Personendaten beträgt die Frist 100 Jahre seit ihrer Anfertigung.

Während der Schutzfrist kann im Interesse von Wissenschaft und Rechtsanwendung Einsicht in Akten gewährt werden, wenn nicht überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen.

Art. 9 Unterbringung

Das Gemeindearchiv und dessen Bestände befinden sich nach Möglichkeit in einem einzigen Gebäude.

Die Archivräume müssen trocken, lüftbar, feuer- und einbruchsicher sein.

Die Archivräume dürfen nicht zu archivfremden Zwecken verwendet werden; ausgenommen ist die Verwendung als Büroraum der Gemeindeverwaltung.

Art. 10 Benützung

Die archivierten Akten sind in den Archivräumen zu benützen.

Sie dürfen ausnahmsweise ausgeliehen werden, wenn:

1. die Benützerin oder der Benützer vertrauenswürdig und der Archivarin oder dem Archivar bekannt ist und
2. das Anfertigen von Kopien zu aufwendig oder für die archivierten Akten aus konservatorischen Gründen nicht möglich ist

Die Bestimmungen über die Schutzfristen bleiben vorbehalten.

Art. 11 Aufsicht

Der Gemeinderat beaufsichtigt das Gemeindearchiv.

Die fachtechnische Aufsicht über die Gemeindearchive übt das Staatsarchiv aus. Es führt dazu periodisch Inspektionen durch und berät die Archivarinnen und Archivare.

Art. 12 Zuständigkeit des Gemeinderates

Der Gemeinderat:

1. bestimmt die Archivarin bzw. den Archivar
2. erlässt eine Betriebs- und Benützungsordnung
3. erlässt den Archivplan
4. sorgt für die Ablieferung und Archivierung der Akten, welche nicht mehr für die unmittelbare Verwaltungstätigkeit benötigt werden
5. ist zuständig für die Verlängerung der Schutzfrist und für die Einsichtnahme während der Schutzfrist
6. erteilt die Zustimmung zur Vernichtung oder zum Ausscheiden von Aktenbeständen

Art. 13 Zuständigkeit der Archivarin bzw. des Archivars

Die Archivarin bzw. der Archivar:

1. sorgt für eine zweckmässige Archivierung und den Schutz der Akten
2. führt ein Verzeichnis der Akten, wobei Neuzugänge unverzüglich nachzutragen sind
3. ist für die Benützung des Gemeindearchivs gemäss Benützungsordnung verantwortlich
4. entscheidet in eigenem Ermessen, ob Akten länger als erforderlich aufzubewahren sind

Art. 14 Übergangsbestimmung

Die Gemeinden setzen diese Verordnung innerhalb von zwei Jahren nach deren Inkrafttreten um.

Art. 15 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2010 in Kraft.

Sie ist im Amtsblatt zu veröffentlichen[2] und in die kantonale Gesetzessammlung aufzunehmen.

Egress

Abl. 2009, S. 1683

Änderungstabelle - Nach Beschluss

Beschluss	Inkrafttreten	Element	Änderung	Fundstelle
27.10.2009	01.01.2010	Erlass	Erstfassung	Abl. 2009, S. 1683

Änderungstabelle - Nach Artikel

Element	Beschluss	Inkrafttreten	Änderung	Fundstelle
Erlass	27.10.2009	01.01.2010	Erstfassung	Abl. 2009, S. 1683