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Archivverordnung

ArchV

Präambel

Archivverordnung (ArchV) 1

(Vom 8. März 2016)

Der Regierungsrat des Kantons Schwyz,

Art. 24

gestützt auf Abs. 3 des Archivgesetzes (ArchG) vom 18. November 2015,2 beschliesst:

1. Grundsätze der Archivierung

Art. 1 Nachvollziehbarkeit des staatlichen Handelns

Die öffentlichen Organe stellen sicher, dass ihre Geschäftstätigkeit aufgrund ihrer Unterlagen jederzeit überprüft und nachvollzogen werden kann.

Sie bewahren deshalb vollständige und authentische Unterlagen gemäss den

Art. 6

Grundsätzen der Archivierung (§ - 11 ArchG) unbefristet auf.

Art. 2 Archivwürdigkeit

Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie von dauerndem Wert sind für:

1. die Wahrung der Interessen der öffentlichen Organe;
2. die Wahrung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter;
3. die Verwaltungstätigkeit, Gesetzgebung und Rechtsprechung;
4. die Nachvollziehbarkeit der Tätigkeiten und Organisation der Behörden;
5. die Wissenschaft, Forschung und Kultur.

Sind Unterlagen nicht archivwürdig, können sie nach einer Aufbewahrungsfrist von 20 Jahren vernichtet werden, sofern sie zur Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt werden und keine besonderen gesetzlichen Bestimmungen dage- gen sprechen.

Art. 3 Registraturpläne und Zwischenarchive

Registraturpläne bestimmen die Systematik der Aktenablage. Zwischenarchive sind physische Aufbewahrungsorte für Unterlagen vor ihrer Archivierung.

Die öffentlichen Organe erstellen Registraturpläne für ihre Ablagen und führen diese nach.

Sie bezeichnen hierfür eine verantwortliche Person.

Art. 4 Aufgaben des Staatsarchivs

Das Staatsarchiv erfüllt die Aufgaben gemäss Archivgesetz. Zusätzlich hat es:

1. archivtechnische Weisungen zu dieser Verordnung zu erlassen;
2. Merkblätter zuhanden der öffentlichen Organe zur Verfügung zu stellen;
3. die kantonale Sammlung der Altertümer zu verwalten, zu dokumentieren und nach Möglichkeit in geeigneter Weise der Öffentlichkeit zu präsentieren; SRSZ 1.2.2016 1

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1. die kantonale Kunstsammlung zu verwalten;
2. eine archäologische Fundortkartei zu führen und die organisatorischen und administrativen Belange von archäologischen Untersuchungen sicherzustel- len;
3. den Kulturgüterschutz in fachlichen Belangen zu unterstützen;
4. die Benutzer seiner Bestände im Rahmen seiner Möglichkeiten in ihren Forschungen zu unterstützen.

Das Staatsarchiv erlässt in Absprache mit dem Amt für Informatik Weisungen für die elektronische Archivierung. II. Archivgut des Kantons

Art. 5 Anbietepflicht

Archivwürdige Unterlagen müssen dem Staatsarchiv angeboten werden, wenn sie zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt werden, spätestens je- doch 20 Jahre nach dem Abschluss des Geschäfts.

Die Ablieferungsbedingungen der analogen wie auch der digitalen Unterlagen werden mit einer Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv und der abliefernden Stelle geregelt.

Art. 6 Bewertung durch das Staatsarchiv

Die öffentlichen Organe des Kantons bezeichnen die Unterlagen, die sie ge-

Art. 2

mäss risch Aufwa Bst. d ArchG als archivwürdig erachten und bereiten sie organisato- und konservatorisch so auf, dass ihre Archivwürdigkeit ohne zusätzlichen nd bewertet werden kann.

Das Staatsarchiv bewertet die Unterlagen und entscheidet über ihre Archivwür- digkeit nach Anhörung des abliefernden öffentlichen Organs.

Das Staatsarchiv entscheidet, ob Unterlagen in analoger, in elektronischer Form oder in beiden Formen archiviert werden.

Art. 7 Ablieferung

Die Staatskanzlei ist zur Ablieferung der archivwürdigen Unterlagen des Kan- tonsrates und des Regierungsrates verpflichtet.

Die Departemente, Ämter, Dienststellen und Anstalten sind zur Ablieferung der archivwürdigen Unterlagen aus ihrem Zuständigkeitsbereich verpflichtet.

Die Gerichte und Strafverfolgungsbehörden liefern die archivwürdigen Unterla- gen gemäss besonderer Vereinbarung mit dem Staatsarchiv ab.

Art. 8 Unterlagen aus elektronischen Systemen

Bereits bei der Planung neuer elektronischer Systeme sind das Staatsarchiv und das Amt für Informatik bezüglich Archivierungsfragen in angemessener Form beizuziehen.

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Das Staatsarchiv erhält Zugang zu allen elektronischen Unterlagen, die auf ihre Archivwürdigkeit geprüft werden müssen, soweit dies zur Erfüllung seiner Aufga- ben erforderlich ist.

Elektronische Unterlagen sind nach ihrer Ablieferung an das Staatsarchiv in den Systemen des zuständigen öffentlichen Organs zu löschen. Eine Löschung zu einem späteren Zeitpunkt ist nach Absprache mit dem Staatsarchiv zulässig.

Art. 9 Überführung der Unterlagen

Die öffentlichen Organe des Kantons sind für die Überführung der Unterlagen ins Staatsarchiv verantwortlich. Die Überführung der Unterlagen erfolgt nach Absprache der Beteiligten.

Die Unterlagen sind dem Staatsarchiv so anzubieten, dass sie jederzeit gelesen und erschlossen werden können.

Den abzuliefernden Unterlagen ist ein Verzeichnis der Unterlagen beizulegen, das folgende Informationen enthält:

1. Inhaltsbeschreibung;
2. Hinweis auf Personendaten;
3. Laufzeiten serieller Unterlagen;
4. Umfang und Volumen.

Art. 10

Übernahmeprotokoll Das Staatsarchiv erstellt ein Übernahmeprotokoll der abgelieferten Unterlagen.

Art. 11 Archivierung von elektronischen Unterlagen

Das Staatsarchiv ist für die Bereitstellung eines zentralen Speichers sowie eines Verzeichnissystems für die Archivierung von elektronischen Unterlagen der öffentlichen Organe des Kantons verantwortlich.

Der Standort des zentralen Speichers wird in Absprache mit dem Amt für In- formatik bestimmt. III. Öffentlichkeit und Nutzung des kantonalen Archivguts

Art. 12 Einsichtsrecht

Die Bestände des Staatsarchivs stehen der Öffentlichkeit unter Vorbehalt von

Art. 1

§ Abs. 3 und 15-18 ArchG zur Verfügung.

Das Staatsarchiv kann anstelle von Originalen Kopien (z.B. Mikrofilm) oder Digitalisate zur Verfügung stellen, wenn es zum Schutz des Archivguts nötig ist.

Art. 13

Zugang über Internet Das Staatsarchiv kann unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmun- gen elektronische Findmittel, Transkriptionen, Bilder und Fotos im Internet zugänglich machen. SRSZ 1.2.2016 3

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Art. 14 Beschränkung des Einsichtsrechts

Das Staatsarchiv kann die Einsichtnahme beschränken oder verweigern, wenn das betroffene Archivgut wegen seines Alters oder seiner Beschaffenheit nicht oder nur unter besonderen Schutzmassnahmen vorgelegt werden kann.

Die Einsichtnahme in Archivgut kann wegen unverhältnismässigen Aufwands verweigert werden, namentlich wenn die personellen Ressourcen nicht ausrei- chen.

Art. 15 Nutzungsreglement

Das Staatsarchiv regelt die Benützung seiner Bestände in einem Reglement.

Bei Widerhandlungen gegen das Reglement oder bei Nichteinhalten von Wei- sungen des Personals des Staatsarchivs kann die Amtsleitung Personen von der weiteren Nutzung ausschliessen. IV. Archivgut der Bezirke, Gemeinden und weiteren öffentlichen Organe

Art. 1

Die Bestimmungen von § die Archive der Bezirk -3, 5-6, 12-15 und 19 gelten sinngemäss auch für e und Gemeinden sowie der weiteren öffentlichen Organe

Art. 2

gemäss Bst. a ArchG.

Die Bezirks- und Gemeinderäte sowie die zuständigen Stellen der weiteren öffentlichen Organe regeln die Führung ihrer Archive näher.

Art. 10

Urkundspersonen gemäss unterstehen nicht der A dem Weisungsrecht des S die Aufsicht obliegt de EGzZGB3 ufsicht und taatsarchivs. Für sie gilt die Spezialgesetzgebung und m Kantonsgericht.

Art. 17 Mitwirkung des Staatsarchivs

Das Staatsarchiv berät die Bezirke, Gemeinden und die weiteren öffentlichen Organe in allen Archivfragen und stellt die notwendigen Hilfsmittel zur Verfü- gung.

Dem Staatsarchiv sind Archivreglemente, Archivpläne und Inventare zuzustel- len.

Das Staatsarchiv nimmt die fachliche Aufsicht in der Regel im Rahmen der Kommunaluntersuche wahr.

Art. 18

Elektronische Archivierung im Staatsarchiv Für die Benützung der kantonalen Archivlösung zur elektronischen Archivierung erlässt das Staatsarchiv in Absprache mit dem Amt für Informatik Weisungen.

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1. Archivgut anderer Herkunft

Art. 19 Archivgut Dritter

Vor der Eröffnung eines Depots muss zwischen dem zuständigen Archiv und dem Deponenten ein Vertrag abgeschlossen werden.

Das zuständige Archiv erstellt ein Übernahmeprotokoll über die abgelieferten Unterlagen. VI. Bundesbriefmuseum

Art. 20

Das Archivgut gemäss Öffentlichkeit zugäng ArchG wird dauernd im Bundesbriefmuseum der lich gemacht.

Das Bundesbriefmuseum hat seinen Charakter als Dokumentationsstätte der Entwicklung der Eidgenossenschaft und als Zeugnis des historischen Verständ- nisses seiner Gründungszeit zu bewahren. Es ist von nationaler Bedeutung und dient als Empfangsort offizieller Besuche.

Mit der Dauerausstellung, mit Wechselausstellungen sowie geeigneten Informa- tionsmitteln und -angeboten, insbesondere auch für Schulen, ist das Verständnis für die Frühzeit der Eidgenossenschaft und die ältere schweizerische Verfas- sungsgeschichte zu fördern.

Art. 21 Organisation

Die Museumsleitung ist für die Dauerausstellung, Sonderausstellungen sowie die Sicherstellung der Besucherbetreuung und der Angebote im Museum ver- antwortlich.

Das Amt für Kultur erlässt eine Hausordnung. Die Öffnungszeiten des Bundes- briefmuseums müssen den Usanzen nationaler Museen entsprechen.

Art. 22 Behandlung des Ausstellungsgutes

Die Aufbewahrung und Darstellung des national bedeutenden Ausstellungsgu- tes hat fachgerecht zu erfolgen. Dazu können bei Bedarf externe Fachleute beigezogen werden.

Eine Ausleihe einzelner Exponate kann nur ausnahmsweise und mit Bewilli- gung des Regierungsrates vorgenommen werden. VII. Schlussbestimmungen

Art. 23

Aufhebung bisherigen Rechts Mit Inkrafttreten dieser Verordnung wird die Verordnung über das Archivwesen des Kantons Schwyz vom 10. Mai 19944 aufgehoben. SRSZ 1.2.2016 5

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Art. 24 Inkrafttreten

Diese Verordnung wird im Amtsblatt veröffentlicht und in die Gesetzsammlung aufgenommen.

Sie tritt am 1. April 2016 in Kraft.5

GS 24-64.

SRSZ 140.610.

SRSZ 210.100.

GS 18-435.

Abl 2016 568.