Die Anwältinnen und Anwälte führen ein Beurkundungsregister, eine Beglaubigungskontrolle und eine Aktensammlung.
Anwaltskanzleien mit mehreren Anwältinnen oder Anwälten können Register, Kontrolle und Aktensammlung gemeinsam führen. Dabei müssen die einzelnen Beurkundungen und Beglaubigungen der beurkundenden Anwältin oder dem beurkundenden Anwalt zugeordnet werden können.
Das Beurkundungsregister und die Beglaubigungskontrolle können in Papierform oder in elektronischer Form geführt werden. Die Aktensammlung wird in jedem Fall in Papierform geführt; öffentliche Urkunden dürfen nicht bloss in elektronischer Form aufbewahrt werden. Von elektronischen Registern und Kontrollen ist jährlich ein Ausdruck zu erstellen.
Das Beurkundungsregister muss folgende Angaben enthalten: Die Ordnungsnummer des Geschäfts, die Personalien der Parteien oder ihrer Vertretung, die Art des beurkundeten Rechtsgeschäfts sowie das Datum und den Ort der Beurkundung. Das Beurkundungsregister dient zugleich als Verzeichnis der aufbewahrten öffentlichen Urkunden.
Die Beglaubigungskontrolle enthält unter fortlaufender Nummerierung, die jedes Jahr neu beginnt, das Datum der Beglaubigung, die Bezeichnung des beglaubigten Schriftstücks sowie den Namen der Antragstellerin oder des Antragstellers.
In die Aktensammlung ist für jedes Beurkundungsgeschäft ein chronologisch geordnetes Dossier samt Aktenverzeichnis zu legen. Das Dossier enthält mindestens eine Abschrift der öffentlichen Urkunde mit der Ordnungsnummer sowie gegebenenfalls weitere wichtige Belege.