10.6212
gestützt auf Artikel 13 Absatz 3 des Gesetzes vom 20. Februar 1994 über den Schutz von Personendaten (Datenschutzgesetz, RB 2.2511),
Dieses Reglement ordnet:
| 1. | des Kantons | ||
| 2. | natürlicher und juristischer Personen des öffentlichen und privaten Rechts, soweit sie kantonale Aufgaben erfüllen. Die Urner Kantonalbank fällt nicht unter dieses Reglement | ||
| 3. | der Gemeinden, Korporationen und Privaten, soweit sie gemäss gesetzlicher Vorschrift oder privater Vereinbarung dem Staatsarchiv Unterlagen zur Archivierung übergeben | ||
Die Archivierung dient der sicheren Aufbewahrung und dokumentarischen Überlieferung rechtlicher, politischer, wirtschaftlicher, historischer, sozialer oder kultureller Unterlagen für die Organe des Kantons und die Öffentlichkeit.
Unterlagen im Sinne dieses Reglements sind alle aufgezeichneten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, sowie alle Hilfsmittel, die für deren Verständnis und Benützung notwendig sind.
Als Archivgut gelten Unterlagen, die vom Staatsarchiv als archivwürdig zur Aufbewahrung übernommen worden sind. Archivwürdig sind Daten, die voraussichtlich von dauerndem Wert sind, um:
Das Staatsarchiv ist für die Archivierung der Unterlagen und den Vollzug dieses Reglements zuständig, soweit die Gesetzgebung nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt.
Das Staatsarchiv hat insbesondere:
Das Staatsarchiv kann auch Unterlagen übernehmen, für die keine Anbietepflicht besteht und über deren Archivwürdigkeit noch nicht entschieden ist.
Die ordentlichen Finanzkompetenzen nach der Kantonsverfassung (RB 1.1101) bleiben vorbehalten.
Anbietepflichtig sind:
Wer anbietepflichtig ist, hat seine Unterlagen mit Registraturplänen zu erfassen und periodisch dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten, sobald die Unterlagen zur Erfüllung der entsprechenden Aufgaben nicht mehr benötigt werden. Das Staatsarchiv legt zusammen mit den anbietepflichtigen Stellen fest, welche Unterlagen archivwürdig sind und ins Archiv übernommen werden.
Bis zu diesem Zeitpunkt haben die anbietepflichtigen Stellen die Unterlagen in geordneten Registraturen und Zwischenarchiven aufzubewahren.
Das Staatsarchiv regelt die Einzelheiten der Anbietepflicht und der Ablieferung in Weisungen. Die Weisungen sind von der zuständigen Direktion[1] zu genehmigen.
Unterlagen, die unter die Anbietepflicht fallen, dürfen ohne Zustimmung des Staatsarchivs nicht vernichtet werden.
Das Staatsarchiv vernichtet vor Ablauf der Schutzfristen grundsätzlich keine Unterlagen ohne Zustimmung der abliefernden Stellen.
Nach Ablauf der Schutzfristen entscheidet das Staatsarchiv über die Vernichtung von Unterlagen. Bei Akten mit besonders schützenswerten Personendaten hat es vorgängig das Einverständnis der anbietepflichtigen Stelle einzuholen.
Die Vernichtung vertraglich übertragenen Archivguts richtet sich nach den Bestimmungen der Übernahmeverträge. Fehlen solche, sind diejenigen dieses Reglements anwendbar.
Unterlagen, die bereits vor der Archivierung der Öffentlichkeit zugänglich waren, bleiben öffentlich zugänglich.
Im Übrigen darf das Archivgut benützt werden, soweit die Gesetzgebung nichts anderes bestimmt und eine Schutzfrist von 30 Jahren, berechnet ab dem Datum des jüngsten Dokuments in einem Geschäft oder Dossier, verstrichen ist.
Die abliefernden Stellen können jederzeit die von ihnen abgelieferten Unterlagen benützen. Das Staatsarchiv berät sie und stellt die Unterlagen zur Verfügung.
Die Benützung von vertraglich übertragenem Archivgut richtet sich nach den Bestimmungen der Übernahmeverträge. Fehlen solche, sind diejenigen dieses Reglements anwendbar.
Die Benützung von gerichtlichem Archivgut und Archivgut, das besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthält, unterliegt einer verlängerten Schutzfrist von zehn Jahren seit dem Tod der betroffenen Person oder, wenn das Todesdatum nicht bekannt oder nur mit unverhältnismässigem Aufwand feststellbar ist, von 100 Jahren seit der Geburt. Sind weder Todes- noch Geburtsdatum feststellbar, beträgt die verlängerte Schutzfrist 80 Jahre, berechnet ab dem Datum des jüngsten Dokuments in einem Geschäft oder Dossier. Vorbehalten bleibt die Einwilligung der betroffenen Person in eine frühere Benützung des Archivguts.
Ausnahmsweise darf Archivgut vor Ablauf der Schutzfristen für wissenschaftliche, nicht personenbezogene Zwecke benützt werden. Dabei sind die Daten zu anonymisieren und die Ergebnisse dürfen nur so veröffentlicht werden, dass die betroffenen Personen nicht bestimmbar sind.
Wer eine Ausnahmebewilligung begehrt, hat ein schriftliches, begründetes Gesuch einzureichen, das namentlich den Forschungszweck und die betroffenen Akten nennt.
Solche Ausnahmebewilligungen erteilt der Regierungsrat oder, wenn es sich um gerichtliches Archivgut handelt, das betreffende Gericht. In geringfügigen Fällen und sofern keine besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile betroffen sind, erteilt das Staatsarchiv die Ausnahmebewilligung.
Die Ausnahmebewilligungen können mit Bedingungen und Auflagen verbunden werden.
Besteht bei bestimmten Kategorien von Archivgut oder im Einzelfall ein überwiegendes schutzwürdiges öffentliches oder privates Interesse gegen eine Benützung durch Dritte, so kann der Regierungsrat eine Benützung nach Ablauf der Schutzfristen einschränken oder ganz untersagen.
Das Staatsarchiv erlässt eine Benützungsordnung, die von der zuständigen Direktion[2] zu genehmigen ist.
Die Nutzung des Archivgutes zu gewerblichen Zwecken bedarf einer Bewilligung des Regierungsrates. In geringfügigen Fällen entscheidet das Staatsarchiv.
Die Bewilligung kann von einer vertraglichen Regelung des Nutzungsumfanges und allfälligen Gewinnbeteiligungen des Kantons abhängig gemacht werden.
Die gewerbliche Nutzung von vertraglich übertragenem Archivgut richtet sich nach den Bestimmungen der Übernahmeverträge. Fehlen solche, sind diejenigen dieses Reglements anwendbar.
Von allen Arbeiten und Veröffentlichungen, die ganz oder teilweise auf der Benützung von Archivgut des Staatsarchives beruhen, ist diesem unentgeltlich ein Belegexemplar abzugeben.
Dieses Reglement tritt am 1. Juli 2002 in Kraft.
| Beschluss | Inkrafttreten | Element | Änderung | CRS Fundstelle |
|---|---|---|---|---|
| 04.06.2002 | 01.07.2002 | Erlass | Erstfassung | AB 14.06.2002 |
| Element | Beschluss | Inkrafttreten | Änderung | CRS Fundstelle |
|---|---|---|---|---|
| Erlass | 04.06.2002 | 01.07.2002 | Erstfassung | AB 14.06.2002 |