Diese Verordnung regelt ung von Akten der öffentlichen Organe der kantona- m Hinblick auf die Übernahme und Archivierung archiv, ion, die Aufgaben und die Rechte des Staatsarchivs. emäss für die öffentlichen Organe der Gemeinden, ne eigenen Regelungen erlassen haben.
170.61
Archivverordnung
Präambel
Archivverordnung 170.61
1.1.20 -107
(vom 9. Dezember 1998)1
I. Allgemeines
Art. 1 Geltungsbereich a. die Aufbewahr len Verwaltung i durch das Staats b. die Organisat 2 Sie gilt sinng soweit diese kei
Art. 2 Begriffe digital u schen ode 2 Ergänze a. Steuer Geschäfts
ElektronischeundandereAufzeichnungensindinsbesondere nd analog gespeicherte Informationen auf magnetischen, opti- r anderweitigen Speichermedien. nde Unterlagen sind insbesondere ungs- und Findmittel wie Verzeichnisse, Registraturpläne, kontrollen, Karteien, Listen in jeglicher Aufzeichnungs- form,
- technische Hilfsmittel und Daten, die notwendig sind, um Informa- tionen verständlich zu machen und zu nutzen.
Aktenablagen sind Einrichtungen der öffentlichen Organe, die der geordneten Aufbewahrung der Akten dienen, bevor sie einemArchiv mit Fachpersonal zur Übernahme angeboten werden.
Amtsdruckschriften sind einmalig oder periodisch erscheinende Publikationen, die im Auftrag oder unter Mitwirkung von öffentlichen Organen erstellt wurden und für die Öffentlichkeitbestimmt oder einem eingeschränkten Empfängerkreis zugänglich sind. Als Amtsdruckschrif- ten gelten namentlich folgende Publikationen öffentlicher Organe:6
- öffentlich zugängliche Druckpublikationen,
- Handbücher und Dienstanweisungen,
- Kommissions- und Expertenberichte,
- Gutachten und Studien. Archive mit Fachpersonal
Art. 3
AlsArchivemitFachpersonalgeltennebendemStaatsarchiv die Stadtarchive von Zürich und Winterthur, das Universitätsarchiv sowiedievonderDirektionderJustizunddesInnernbezeichnetenwei- teren Archive.5
Ihnen stehen gegenüber den öffentlichen Organen in ihrem Zu- ständigkeitsbereich sinngemäss die Rechte des Staatsarchivs zu.
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Art. 4
Schutzfristen stellbar,endet
1 Sind weder Todes- noch Geburtsdatum einer Person fest- dieSchutzfrist80Jahre,nachdemdieAktengeschlossen wurden.
Wichtige Gründe für die Einsichtnahme in archivierte Akten mit
Art. 11
Personendaten verstorbener Personen im Sinn von Abs. 2 des Archivgesetzes3 liegen vor, wenn
- dieEinsichtnahmeimüberwiegendenInteressederRechtsnachfol- gerin oder des Rechtsnachfolgers der verstorbenen Person erfolgt oderdiesezugestimmthabenoderderenZustimmungnachdenUm- ständen vorausgesetzt werden kann,
- die Akten für Gesetzgebung, Rechtsprechung, statistische oder wis- senschaftliche Zwecke oder einen Entscheid über die Rechte der Rechtsnachfolgerinnen oder -nachfolgerverstorbenerPersonen be- nötigt werden.
Das Archiv entscheidet über Gesuche um Einsichtnahme. Übergang der datenschutz- rechtlichen Verantwortung
Art. 5
Mit der Übernahme von Akten wird das Staatsarchiv zum verantwortlichen Organ im Sinn des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG)2. Die Aufbewahrung im
Art. 13
Auftrag im Sinne von bleibt vorbehalten. Archiv- würdigkeit
Art. 6
Akten sind archivwürdig, wenn sie voraussichtlich von dauerndem Wert sind für
- die Dokumentierung der Organisation und der Tätigkeit des öffent- lichen Organs,
- die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter,
- das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte,
- die Gesetzgebung, die Verwaltungstätigkeit oder die Rechtspre- chung,
- die Wissenschaft und die Forschung.
Das Staatsarchiv bewertet nachAnhörung der öffentlichen Organe die Archivwürdigkeit der Akten. Es entscheidet abschliessend. II. Ablieferungspflicht für Amtsdruckschriften9
Art. 7
§ –10.10
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Art. 10
a.6 1 Die öffentlichen Organe stellen dem Staatsarchiv von je- der Amtsdruckschrift unmittelbar nach derer Fertigstellung ein Exem- plar zu. Von der Ablieferungspflicht ausgenommen sind Drucksachen mit geringem Informationsgehalt wie Werbematerial, Einladungen und Formulare.
Handbücher und Dienstanweisungen sind ablieferungspflichtig, wennsiebereichsübergreifendoderfürmindestens50Personenverbind- lich sind. Die Ablieferungspflicht bezieht sich auch auf deren Ände- rungen und Aktualisierungen.
Das ablieferungspflichtige öffentliche Organ kann für Amtsdruck- schriften, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, eine Schutzfrist von bis zu 30 Jahren festlegen. Während der Schutzfrist werden die Druckschriften wie geschützte Akten behandelt.
InbegründetenFällenkanndasStaatsarchivmitdemablieferungs- pflichtigenOrganabweichendeVereinbarungenschliessen.Esregeltins- besondere die Ablieferung von Amtsdruckschriften in elektronischer Form. III. Staatsarchiv
. Organisation und Aufgaben
Art. 11
Leitung des Inne geleitet Das Staatsarchiv ist ein Amt der Direktion der Justiz und rn und wird von der Staatsarchivarin oder dem Staatsarchivar .
Art. 12
Aufgaben a. die ar Das Staatsarchiv hat die Aufgabe: chivwürdigen Akten auszuwählen, zu bewerten und zu ver- zeichnen,
- die Bestände zu erhalten,
- die Benützbarkeit der Bestände zu gewährleisten,
- ForschungenzurLandes-, Orts-und PersonengeschichtedurchBe- ratung, durch Erarbeitung von Registern und Dokumentationen sowie durch Publikation von Quellen und Inventaren zu fördern und zu erleichtern,
- seine Bestände durch Öffentlichkeitsarbeit bekannt zu machen,
- die fachliche Aufsicht über die Archive auszuüben sowie die öffent- lichen Organe in Fragen der Aktenablage zu beraten und zu unter- stützen,
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- AufzeichnungenundÜberlieferungsgutprivaterHerkunftzuüber- nehmen, wo dies für die Ergänzung der Bestände und die zürche- rische Geschichte von Bedeutung ist. Aufbewahrung im Auftrag
Art. 13
DasStaatsarchivkannimEinvernehmenmiteinemöffent- lichen Organ Akten aufbewahren, für die noch keine Anbietungspflicht besteht und über deren Archivwürdigkeit noch nicht entschieden wor- den ist.
Bis zur Übernahme in das Archivgut des Staatsarchivs bleibt das öffentlicheOrganfürdenDatenschutzverantwortlich.DemStaatsarchiv ist nur eine Bearbeitung im Hinblick auf künftige Archivierung erlaubt. Benützungs- ordnung
Art. 14
Das Staatsarchiv erlässt eine Ordnung für die Benützung seiner Archivalien und Einrichtungen.
. Rechte des Staatsarchivs
Art. 15
§ und 16.10
Art. 17
Auslagerung einbarung be haltung, die gewährleiste schutzrechtl Teilbestände des Staatsarchivs können aufgrund einer Ver- i einer anderen Stelle aufbewahrt werden, wenn die Er- Benützbarkeit und der Schutz vor unbefugter Benützung t wird. Die Aufsicht über die Archivierung und die daten- iche Verantwortlichkeit verbleiben beim Staatsarchiv.
Art. 18
Belegexemplar der Benützung exemplar abzug DemStaatsarchivistvon Werken, dieganzoderteilweiseauf seiner Bestände beruhen, ein unentgeltliches Beleg- eben. Ältere Archivteile
Art. 19
Als ältere Archivteile im Sinn von § 6 Abs. 2 des Archiv- gesetzes3 gelten die mehr als 50 Jahre alten Bestände.
Nach der Übernahme dieser Bestände verfügt das Staatsarchiv selbstständig darüber.
. Zugänglichkeit des Archivguts
Art. 20
Einsichtnahme lichkeit im Ra setzlicher Sch
1 Die Archivbestände des Staatsarchivs stehen der Öffent- hmen der Benützungsordnung und unter Beachtung ge- utzfristen grundsätzlich unentgeltlich zur Einsichtnahme zur Verfügung.
DieEinsichtnahmegeschiehtunterAufsicht.DasStaatsarchivkann verlangen, dass sich die Benützerin oder der Benützer ausweist.
- Allgemein
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- Einschrän- kung und Verweigerung
Art. 21
1 EinschränkungundVerweigerungderEinsichtnahmerich- ten sich nach dem IDG2. Darüber hinaus kann das Staatsarchiv die Ein- sichtnahme einschränken oder verweigern, wenn
- der Zustand der Archivalien es erfordert,
- die Vereinbarung mit den Deponenten von Archivalien privater Herkunft dies verlangt.
Wo es zum Schutz der Archivalien notwendig ist, können anstelle von Originalen Kopien zur Verfügung gestellt werden.
Art. 22 Ausleihe Ausstellu a. der Zu b. die Au Sicherhei bedingung c. die Ur d. der Le heitskopi e. die Au 2 Fürdie der Übern
Ausleihe von Archivalien an Dritte ist in der Regel nur für ngen und unter den folgenden Voraussetzungen möglich: stand der Archivalien erlaubt die Ausleihe, sstellungsbedingungen entsprechen hinsichtlich Transport, t und konservatorischen Verhältnissen den Archivierungs- en, heberrechte an den Archivalien sind gewährleistet, ihnehmer oder die Leihnehmerin trägt die Kosten für Sicher- en, sleihe verursacht keinen unverhältnismässigen Aufwand. Ausleihevon Archivalien privaterHerkunft gelten diebei ahme getroffenen Vereinbarungen. Nutzung zu gewerblichen Zwecken
Art. 23
Die Nutzung von Archivalien zu gewerblichen Zwecken bedarf einer Bewilligung.
Die Bewilligung kann von einer vertraglichen Regelung des Nut- zungsumfangs und einer Gewinnbeteiligung des Staatsarchivs abhän- gig gemacht werden. Verstösse gegen die Benützungs- ordnung
Art. 24
Das Staatsarchiv kann bei schweren Verstössen gegen die BenützungsordnungdasBenützungsrechtentziehenoder einschränken.
Als schwere Verstösse gelten insbesondere vorsätzliche oder grob- fahrlässige Beschädigung und Veränderung von Archivalien sowie wiederholte Veränderung des Ordnungszustands von Archivalien. Rechte betroffener Personen
Art. 25
Betroffene Personen haben keinen Anspruch auf Berichti- gungoderVernichtungvonarchiviertenDaten.DasRechtaufAnbrin- gung eines Vermerks betreffend die Richtigkeit oder Unrichtigkeit von Daten ist gewährleistet.
.61 Archivverordnung IV. Archivkommission Zusammen- setzung
Art. 26
Die Archivkommission besteht aus der Generalsekretärin oderdemGeneralsekretärderDirektionderJustizunddesInnern,der Staatsarchivarin oder dem Staatsarchivar, den Stadtarchivarinnen oder denStadtarchivarenvonZürichundWinterthur,weiterenVertreterin- nen oder Vertretern von kommunalen Archiven, der oder dem kanto- nalen Beauftragten für den Datenschutz sowie einer Vertreterin oder einem Vertreter der obersten kantonalen Gerichte.
Art. 27
Aufgaben obersten tion des im Archiv V. Schlus Aufhebung Verordnun Die Archivkommission berät den Regierungsrat und die kantonalen Gerichte bezüglich Entwicklung und Organisa- Archivwesens in der Verwaltung sowie bezüglich Datenschutz wesen. s- und Übergangsbestimmungen von gen
Art. 28
Die nachstehenden Verordnungen werden aufgehoben:
- Verordnung über die Gemeindearchive vom 21.April 1960;
- Verordnung für die Archive der Bezirksbehörden vom 24. Novem- ber 1921;
- Verordnung über das Staatsarchiv vom 10. April 1974. Übergangs- bestimmungen
Art. 29
Abgelieferte Akten öffentlicher Organe, welche das Staats- archiv noch nicht übernommen hat, werden bis zur Übernahme oder Rückgabe nach den Bestimmungen über das Aufbewahren im Auftrag behandelt.
FürdieausdenGerichts-undGemeindearchivendemStaatsarchiv übergebenen ProzessaktenundSpruchbüchergeltenbis zurÄnderung der Verordnung des Obergerichts über die Archive der Gerichte, der Friedensrichter-, Gemeindeammann-, Stadtammann- und der Betrei- bungsämtervom29.Juni19944 dieSchutzfristendesArchivgesetzes3 und dieser Verordnung.
Art. 30
Inkrafttreten 1 OS 54, 956. Diese Verordnung tritt am 1. Januar 1999 in Kraft. Frühere Ordnungsnummer LS 432.111.
LS 170.4.
LS 170.6.
LS 211.16.
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Fassung gemäss RRB vom 22. September 2004 (OS 59, 288). In Kraft seit
. November 2004.
Eingefügt durch RRB vom 22. Juni 2005 (OS 60, 258). In Kraft seit 1. August 2005.
Fassung gemäss RRB vom 28. Mai 2008 (OS 63, 334; ABl 2008, 916). In Kraft seit 1. Oktober 2008.
Fassung gemäss RRB vom 25. Februar 2015 (OS 70, 112; ABl 2015-03-06). In Kraft seit 1. Juli 2015.
Fassung gemäss RRB vom 3. September 2019 (OS 74, 563; ABl 2019-09-13). In Kraft seit 1. Januar 2020.
Aufgehoben durchRRBvom 3. September 2019 (OS 74, 563; ABl 2019-09-13). In Kraft seit 1. Januar 2020.