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170.8

Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit

IVSV

Präambel

V über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) 170.8

1.1.20 -107

Verordnung

über die Informationsverwaltung und -sicherheit

(IVSV)

(vom 3. September 2019)1, 2

Der Regierungsrat,

Art. 5

Abs gestütztauf§ und den Date

und13Abs.2desGesetzesüberdieInformation nschutz vom 12. Februar 2007 (IDG)3, beschliesst:

  1. Geltungsbereich

Art. 1

Diese Verordnung regelt die Verwaltung und den Schutz von Informationen der öffentlichen Organe von Kanton und Gemeinden.

  1. Ordnungssystem und Dossiers Ordnungs- system

Art. 2

DasöffentlicheOrganverwaltetseineGeschäftsfällemiteinem Ordnungssystem, das eine eindeutige Zuordnung und eine zielgerich- tete Suche von Informationen ermöglicht.

Art. 3 Dossiers Nachvollz in einem 2 Auf Inf rechtlich

Das öffentliche Organ legt alle für die Bearbeitung und die iehbarkeit eines Geschäftsfalls notwendigen Informationen Dossier ab. ormationen, die aus technischen, organisatorischen oder en Gründen gesondert abgelegt werden, wird im Dossier ver- wiesen.

Art. 4 Federführung federführende 2 Diese ist f

DasöffentlicheOrganbezeichnetfürjedenGeschäftsfalleine Stelle. ür die Vollständigkeit des Dossiers verantwortlich.

Art. 5 Metadaten arbeitung der dazuge

DossierswerdenmitInformationenversehen,diefürdieBe- und die Zuordnung eines Geschäftsfalls sowie für den Schutz hörigen Informationen nötig sind (Metadaten).

.8 V über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV)

Sie enthalten insbesondere folgende Metadaten:

  1. Titel des Geschäftsfalls,
  2. Eröffnungs- und Abschlussdatum,
  3. federführende Stelle. Dossier- abschluss

Art. 6

Ist ein Geschäftsfall beendet, überprüft die federführende Stelle die Vollständigkeit des Dossiers und schliesst es ab.

Sie kann Informationen, die für die Nachvollziehbarkeit des Ge- schäftsfalls nicht notwendig sind, entfernen.

  1. Informationsträger Wahl des Informations- trägers

Art. 7

DasöffentlicheOrganlegtfest,inwelcherFormesseineDos- siers führt. Es führt die Dossiers in elektronischer Form, soweit dies möglich und wirtschaftlich ist. Im Übrigen führt es die Dossiers in phy- sischer Form oder aus besonderen Gründen in gemischter Form.

Es legt zudem fest:

  1. für Dossiers in elektronischer Form: den Umgang mit physischen Informationen,insbesonderesolchen,diezurWahrungderRechts- wirksamkeit oder zu Beweiszwecken im Original aufbewahrt wer- den müssen,
  2. für Dossiers in physischer Form: den Umgang mit elektronischen Informationen.

Führt das öffentliche Organ seine Dossiers nicht ausschliesslich in elektronischer Form, erstattet es der vorgesetzten Stelle oder der Auf- sichtsbehörde jährlich Bericht über die Gründe. Technische Mittel

Art. 8

Führt ein öffentliches Organ neue technische Mittel, insbe- sondereneueInformationsverwaltungssysteme,ein,stelltessicher,dass die vorhandenen Informationen und Metadaten weiter verwendet wer- den können.

Es verwendet technische Mittel, welche die Übertragung der ver- walteten Informationen in archivtaugliche Formate ermöglichen.

  1. Anbietungspflicht und Archivierung Anbietungs- pflicht

Art. 9

Das öffentliche Organ sondert Dossiers aus, wenn

  1. ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist,
  2. die entsprechende öffentliche Aufgabe dahingefallen ist.

V über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) 170.8

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Es bietet die ausgesonderten Dossiers zusammen mit den dazu- gehörigen Metadaten dem zuständigen Archiv an und liefert die vom Archiv ausgewählten Dossiers ab.

Es vernichtet oder löscht unwiederbringlich:

  1. die vom Archiv nicht übernommenen Dossiers,
  2. Doppel der dem Archiv abgelieferten Informationen.

Archivwürdige Dossiers, die das Archiv aus Kapazitätsgründen nicht sofort übernehmen kann, bewahrt das öffentliche Organ weiter auf. Übrige Pflichten des öffentlichen Organs

Art. 10

Das öffentliche Organ

  1. gewährt dem Archiv Zugang zu seinen Informationen, soweit dies für dessen Aufgabenerfüllung notwendig ist,
  2. hört das Archiv bei Projekten zur elektronischen Informationsver- waltung an.

Art. 11

Weisungsrecht Informationen E. Information Das Archiv kann für die Anbietung und die Übernahme von Weisungen erlassen. ssicherheit

Art. 12 Zuständigkeit Schutzbedarf f einer der vom 2 Das öffentli sene Massnahme Wirkung, die K

Die federführende Stelle beurteilt die Risiken und den ür die von ihr verwalteten Informationen. Sie weist diese Regierungsrat festgelegten Schutzstufen zu. che Organ legt gestützt darauf in einem Plan angemes- n zum Schutz der Informationen fest. Es gibt dazu die osten und die Termine an.

Art. 13

Massnahmen das öffentl a. für das triktiver B sierung bei b. für das diger Infor c. für das sowie die U Krisenlagen d. für das tifikate un ZurErreichungderSchutzzielegemäss§ 7Abs.2IDGprüft iche Organ insbesondere folgende Massnahmen: Schutzziel Vertraulichkeit: die Definition und Vergabe res- erechtigungen, die Verschlüsselung sowie die Anonymi- der Übermittlung, Schutzziel Unversehrtheit: die Verwendung alterungsbestän- mationsträger und deren sichere Aufbewahrung, Schutzziel Verfügbarkeit: den Aufbau von Redundanzen msetzung von Vorsorgemassnahmen für Notfälle und , Schutzziel Zurechenbarkeit: die Verwendung digitaler Zer- d Signaturen,

.8 V über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV)

  1. für das Schutzziel Nachvollziehbarkeit: die Protokollierung und Überwachung von Zugriffen und Änderungen,
  2. für alle Schutzziele: Personensicherheitsprüfungen sowie die Sen- sibilisierung der Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit Informa- tionen.
  3. Qualitätssicherung

Art. 14 Überprüfung nung durch s 2 Es überprü Zweckmässigk

Das öffentliche Organ stellt die Einhaltung dieser Verord- eine Verwaltungseinheiten sicher. ft regelmässig die Einhaltung der Verordnung und die eit der getroffenen Massnahmen zum Schutz der Infor-

Art. 7

mationen. Werden die Schutzziele gemäss Abs. 2 IDG nicht mehr erreicht, passt es die Massnahmen an.

Es dokumentiert die Ergebnisse der Überprüfung und die Anpas- sung der Massnahmen. Informations- bearbeitung durch Dritte

Art. 15

BeauftragtdasöffentlicheOrganDrittemitderInformations- bearbeitung, sorgt es dafür, dass die Vorgaben dieser Verordnung ein- gehalten werden.

OS 74, 558; Begründung siehe ABl 2019-09-13.

Inkrafttreten: 1. Januar 2020.

LS 170.4.