Verordnung über die Organisation der Gesamtkirchlichen Dienste

VO GKD

Präambel

V – Organisation der Gesamtkirchlichen Dienste (VO GKD) 181.221 Verordnung über die Organisation der Gesamtkirchlichen Dienste (VO GKD) (vom 16. Juni 2021)1, 2

Der Kirchenrat, gestützt auf

Art. 142 Abs. 1 und 223 Abs. 1 der Kirchenordnung der

Evangelisch-reformierten Landeskirche des Kantons Zürich vom 17. März 2009 (KO)6, beschliesst:

1. Abschnitt: Grundlagen

§ 1 1 Die Gesamtkirchlichen Dienste und ihre Mitarbeitenden Handlungs-

verstehen ihren Dienst als Dienst an den Behörden, Mitarbeitenden grundsätze und Mitgliedern der Landeskirche sowie an den einzelnen Menschen und der Gesellschaft. Sie beachten die Grundsätze der Nachhaltigkeit in sozialer, ökologischer und wirtschaftlicher Hinsicht. Sie handeln im Rahmen des Rechts. 2 Sie richten ihr Handeln nach den Zielen des Kirchenrates und nach

deren Vorrang. 3 Sie verfolgen wichtige Entwicklungen, prüfen frühzeitig den Hand-

lungsbedarf und erarbeiten zuhanden des Kirchenrates entsprechende Ziele, Mittel, Massnahmen und Umsetzungsmöglichkeiten. 4 Sie sind frühzeitig für den Informationsaustausch und die erfor-

derlichen Absprachen mit dem Kirchenrat und innerhalb der Gesamt- kirchlichen Dienste besorgt.

Art. 142 Abs. 2 und 3 KO zugewiesenen und die vom Kirchenrat über-

tragenen Aufgaben wahr. 2 Den Gesamtkirchlichen Diensten obliegen insbesondere:

a. Erarbeitung, Weiterentwicklung und Vermittlung von Grundlagen in den kirchlichen Handlungsfeldern, b. Verfolgen und Aufnehmen gesellschaftlicher Entwicklungen für die Entwicklung und Erprobung entsprechender Formen kirchlichen Lebens, c. Personalentwicklung und Behördenschulung,

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d. Ausbildung sowie Sicherstellung der Aus- und Weiterbildung von Pfarrerinnen und Pfarrern sowie von Angestellten und Freiwilligen der Kirchgemeinden, e. Sicherstellung und Unterstützung der Präsenz der Kirchgemeinden in Verkündigung, Seelsorge, Diakonie, Bildung und Religionspäda- gogik, f. Öffentlichkeitsarbeit, g. Ressourcenbewirtschaftung, h. Pflege von Partnerschaften, i. Unterstützung des Kirchenrates. 3 Die Aufgabenerfüllung erfolgt im Rahmen von Leistungs- und

Projektaufträgen. Mitarbeitende

§ 3 Mitarbeitende der Gesamtkirchlichen Dienste sind die An-

gestellten der Gesamtkirchlichen Dienste sowie die Pfarrerinnen und Pfarrer in Institutionen, in Pfarrämtern mit gemischter Trägerschaft und in Pfarrämtern der Gesamtkirchlichen Dienste.

2. Abschnitt: Organisationseinheiten

A. Grundsatz

Gliederung

§ 4 1 Die Organisationseinheiten der Gesamtkirchlichen Dienste

sind: a. die Stabsdienste, b. die Abteilungen, c. die Bereiche. 2 Bei der Bildung und Organisation der Organisationseinheiten wer-

den insbesondere berücksichtigt: a. der Zusammenhang der Aufgaben, b. die Zweckmässigkeit der Führung, namentlich hinsichtlich der Zahl der unterstellten Organisationseinheiten und Mitarbeitenden sowie der zu erfüllenden Aufgaben, c. die Ausgewogenheit unter den Organisationseinheiten.

V – Organisation der Gesamtkirchlichen Dienste (VO GKD) 181.221 B. Stabsdienste

§ 5 1 Die Stabsdienste unterstützen den Kirchenrat, die Kirchen- Grundauftrag

ratspräsidentin oder den Kirchenratspräsidenten, die Kirchenratsschrei- berin oder den Kirchenratsschreiber, die Geschäftsleitung und die Ab- teilungen in der Erfüllung ihrer Aufgaben. 2 Den Stabsdiensten obliegen insbesondere:

a. Sicherstellung der Rechtmässigkeit des Handelns der kirchlichen Behörden und Organe, b. Bereitstellung, Pflege und Weiterentwicklung von rechtlichen Grund- lagen und strategischen Steuerungsinstrumenten, c. Beratung und Unterstützung von Behörden und Organen der Lan- deskirche, der kirchlichen Bezirke und der Kirchgemeinden in Rechtsfragen, d. Planung, Vor- und Nachbereitung sowie administrative Begleitung der Sitzungen des Kirchenrates und der Geschäftsleitung sowie von Konferenzen und Veranstaltungen des Kirchenrates, e. Ausfertigung der Beschlüsse des Kirchenrates sowie von Verfügun- gen der Kirchenratspräsidentin oder des Kirchenratspräsidenten und der Kirchenratsschreiberin oder des Kirchenratsschreibers, f. Führung der laufenden und ruhenden Ablage des Kirchenrates und der Gesamtkirchlichen Dienste sowie periodische Aktenablieferun- gen an das Staatsarchiv.

C. Abteilungen

§ 6 Die Gesamtkirchlichen Dienste umfassen folgende Abteilun- Bestand

gen: a. Ressourcen, b. Kommunikation, c. Kirchenentwicklung, d. Lebenswelten, e. Spezialseelsorge.

§ 7 1 Die Abteilung Ressourcen stellt den Gesamtkirchlichen Grundauftrag

Diensten die personellen und betriebswirtschaftlichen Mittel und a. Ressourcen Grundlagen zur Aufgabenerfüllung sowie die hierfür benötigte Infra- struktur bereit.

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2 Der Abteilung Ressourcen obliegen insbesondere: a. die Finanz- und Investitionsplanung der Landeskirche, b. Erstellung und laufende Überwachung von Budget und Jahresrech- nung der Zentralkasse, c. Bearbeitung von Beitragsgesuchen, d. die Personal- und Lohnadministration für Pfarrerinnen, Pfarrer und Angestellte der Landeskirche, e. Vermittlung von Stellvertreterinnen und Stellvertretern gemäss

Art. 121 Abs. 1 KO,

f. Bereitstellung und Unterhalt der von den Gesamtkirchlichen Diens- ten benötigten IT-Infrastruktur, g. Betreuung der Belange des E-Governments in Zusammenarbeit mit den Stabsdiensten, h. Betreuung und Unterhalt der von den Gesamtkirchlichen Diens- ten genutzten Liegenschaften, i. Beratung von Kirchgemeinden in den Bereichen Personal, Finan- zen, IT und Liegenschaften in Zusammenarbeit mit den Stabsdiens- ten und der Abteilung Kirchenentwicklung. b. Kommunika-

§ 8 1 Die Abteilung Kommunikation trägt zu einer positiven

tion Wahrnehmung der Landeskirche und ihrer Kirchgemeinden in der Öf- fentlichkeit bei. Sie informiert die Öffentlichkeit über die kirchlichen Handlungsfelder und Angebote. Sie ist zuständig für die Beziehungen zu und die Vernetzung mit anderen Kirchen und Religionsgemeinschaf- ten sowie weiteren Körperschaften. 2 Der Abteilung Kommunikation obliegen insbesondere:

a. Betreuung der Medien, der Öffentlichkeitsarbeit und des Marke- tings zugunsten der Landeskirche und ihrer Kirchgemeinden, b. Information der Behörden und Mitarbeitenden der Landeskirche sowie der Öffentlichkeit, c. Befähigung von Behörden und Mitarbeitenden der Kirchgemein- den zur Wahrnehmung von Kommunikationsaufgaben, d. Bereitstellen eines landeskirchlichen und eines ökumenischen Er- scheinungsbildes sowie von Mitteln zur digitalen Kommunikation, e. Pflege der ökumenischen und der internationalen Beziehungen, der Beziehungen zu den kirchlichen Werken sowie des interreligiösen Dialogs.

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§ 9 1 Die Abteilung Kirchenentwicklung fördert die Gemeinde- c. Kirchen-

entwicklung vor Ort, in der Region und in überregionalen Kontexten. entwicklung Sie stärkt die Beteiligten in ihren Kompetenzen und trägt damit zu einer innovativen, lernbereiten und gesellschaftlich relevanten Kirche bei. Zu diesem Zweck unterstützt sie die fachliche Entwicklung von Mit- arbeitenden und Behörden, ermutigt zur Vernetzung, fördert die Be- teiligung der Mitglieder am kirchlichen Leben und wirkt mit an einer Kirche, die anschlussfähig ist an die Lebenswelten der Menschen. 2 Der Abteilung Kirchenentwicklung obliegen insbesondere:

a. Förderung der Gemeindeentwicklung, insbesondere im Rahmen des Zusammenschlusses von Kirchgemeinden, und der Beteiligung am kirchlichen Leben, b. Schulung von Mitgliedern kirchlicher Behörden und Organe, c. Nachwuchsförderung und Personalentwicklung für die kirchlichen Berufe, d. Aus- und Weiterbildung in den kirchlichen Berufen, e. Personalführung der Pfarrerinnen und Pfarrer, f. Unterstützung der Kirchgemeinden bei der Umsetzung von landes- kirchlichen Konzepten, g. Unterstützung und Förderung von Formen des kirchlichen Lebens gemäss

Art. 155

KO.

§ 10 1 Die Abteilung Lebenswelten ermöglicht durch ihre Ange- d. Lebenswelten

bote, Menschen mit grösserer Distanz zur Kirche eine Verbindung zu dieser aufzubauen. Sie tut, was Kirchgemeinden allein und in Zusam- menarbeit untereinander nicht leisten können. Durch die Kommunika- tion des Evangeliums trägt sie dazu bei, die Kirche mit anderen Teilen der Gesellschaft im Gespräch zu halten. Sie vernetzt sich mit weiteren Akteurinnen und Akteuren und pflegt den Kontakt zu Verantwortungs- trägerinnen und Verantwortungsträgern in der Gesellschaft. 2 Der Abteilung Lebenswelten obliegen insbesondere:

a. der Betrieb des Klosters Kappel, b. das Pilgerpfarramt, c. Beteiligung an theologischen und gesellschaftlichen Diskursen über digitale und andere Kanäle sowie Vernetzung und lernbereiter Aus- tausch mit den hierfür relevanten Akteurinnen und Akteuren, d. Förderung und Unterstützung der theologischen Erwachsenenbil- dung auf der Ebene der Landeskirche, e. Begleitung von Schülerinnen und Schülern sowie Studierenden an den Mittel- und Hochschulen durch geeignete Angebote.

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e. Spezial-

§ 11 1 Die Abteilung Spezialseelsorge gewährleistet über Einrich-

seelsorge tungen und Netzwerke die seelsorgliche Begleitung und die sozialsorg- liche Beratung von Menschen in ihren besonderen Lebenslagen und in ihren spezifischen Lebenswelten. Sie vernetzt Seel- und Sozialsorge in Institutionen mit der Seel- und Sozialsorge in Kirchgemeinden. 2 Der Abteilung Spezialseelsorge obliegen insbesondere:

a. die Seelsorge in Spitälern, psychiatrischen Kliniken und Pflegezen- tren, b. die Seelsorge in Gefängnissen, c. die Seelsorge in Pfarrämtern mit gemischter Trägerschaft, d. die Seelsorge in Pfarrämtern für Menschen mit Behinderungen, e. das Zurverfügungstellen von Beratungsangeboten für Paare, f. das Zurverfügungstellen oder Unterstützen von Beratungsangebo- ten für Lernende und bei Erwerbslosigkeit.

D. Bereiche

Gliederung

§ 12 1 Die Stabsdienste und die Abteilungen gliedern sich in Be-

reiche. 2 Die Bereiche der Stabsdienste sind die Kirchenratskanzlei und

der Rechtsdienst. 3 Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter legen die Bereiche

ihrer Abteilung fest. Diese Festlegung bedarf der Genehmigung der Kirchenratsschreiberin oder des Kirchenratsschreibers. Auftrag

§ 13 Die Aufträge der Bereiche ergeben sich aus den Grundauf-

trägen gemäss §

§ 50 –52

sowie den vom Kirchenrat, von der Kirchenratsschreiberin oder dem Kirchenratsschreiber und von der Abteilungsleiterin oder dem Abtei- lungsleiter erteilten Aufträgen.

3. Abschnitt: Leitung

A. Kirchenratsschreiberin, Kirchenratsschreiber

Funktion,

§ 14 1 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber

Stellung und leitet die Gesamtkirchlichen Dienste und die Stabsdienste. Aufgaben

V – Organisation der Gesamtkirchlichen Dienste (VO GKD) 181.221 2 Funktion, Stellung und Aufgaben der Kirchenratsschreiberin oder

des Kirchenratsschreibers richten sich nach §

§ 38 und 40 der Geschäfts-

ordnung des Kirchenrates vom 10. Juni 2020 (GO KR)7 und nach dieser Verordnung.

§ 15 Die Zuständigkeit zum Erlass von Verfügungen, die Unter- Entscheidungs-

schriftenberechtigung und die Ausgabenbefugnisse richten sich nach und Zeichnungs- befugnisse §

§ 41

, 45 und 46 GO KR.

B. Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter

§ 16 1 Jeder Abteilung steht eine Abteilungsleiterin oder ein Ab- Organisation

teilungsleiter vor. 2 Jede Abteilungsleiterin und jeder Abteilungsleiter bezeichnet für

sich im Einvernehmen mit der Kirchenratsschreiberin oder dem Kir- chenratsschreiber mindestens eine Stellvertreterin oder einen Stellver- treter.

§ 17 1 Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter sind direkte Stellung

Vorgesetzte der Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter ihrer Abteilung sowie weiterer direkt unterstellter Mitarbeitender. 2 Sie verfügen unter Vorbehalt der Befugnisse der Kirchenratsschrei-

berin oder des Kirchenratsschreibers gegenüber den Mitarbeitenden ihrer Abteilung im Einzelfall über uneingeschränkte Weisungs-, Über- wachungs- und Selbsteintrittsrechte.

§ 18 1 Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter leiten, steu- Aufgaben

ern und koordinieren die Tätigkeiten ihrer Abteilung. 2 Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter

a. unterstützen die Mitglieder des Kirchenrates und die Kirchenrats- schreiberin oder den Kirchenratsschreiber in der Wahrnehmung der Aufgaben, b. tragen als Mitglieder der Geschäftsleitung zur Entwicklung der Gesamtkirchlichen Dienste und zur Auftragserfüllung durch diese bei, c. regeln im Rahmen dieser Verordnung die Organisation ihrer Ab- teilung, d. legen im Rahmen dieser Verordnung die Aufgaben und Zuständig- keiten der Bereiche und der Mitarbeitenden ihrer Abteilung fest, e. führen ihre Abteilung fachlich, personell und administrativ,

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f. verantworten das Erfüllen von Leistungs- und Projektaufträgen ih- rer Abteilung und erstatten in der Geschäftsleitung regelmässig Be- richt, g. nehmen die weiteren von der Kirchenratsschreiberin oder dem Kir- chenratsschreiber und gemäss dieser Verordnung zugewiesenen Auf- gaben wahr. Zeichnungs-

§ 19 Die Unterschriftenberechtigung der Abteilungsleiterinnen

befugnisse und Abteilungsleiter und ihre Befugnis, in eigener Zuständigkeit Aus- gaben zu tätigen, richten sich nach §

§ 45

und 46 GO KR.

C. Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter

Organisation

§ 20 1 Jedem Bereich steht eine Bereichsleiterin oder ein Bereichs-

leiter vor. 2 Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter können einen Be-

reich anstelle einer Bereichsleiterin oder eines Bereichsleiters leiten. 3 Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter bezeichnen für

jede Bereichsleiterin und jeden Bereichsleiter mindestens eine Stell- vertreterin oder einen Stellvertreter. Stellung

§ 21 1 Die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter sind direkte Vor-

gesetzte der Mitarbeitenden ihres Bereichs. 2 Sie verfügen unter Vorbehalt der Befugnisse der Kirchenratsschrei-

berin oder des Kirchenratsschreibers und der Abteilungsleiterin oder des Abteilungsleiters gegenüber den Mitarbeitenden ihres Bereichs im Einzelfall über uneingeschränkte Weisungs-, Überwachungs- und Selbst- eintrittsrechte. Aufgaben

§ 22 1 Die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter leiten, steuern

und koordinieren die Tätigkeiten ihres Bereichs. 2 Die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter

a. unterstützen die Mitglieder des Kirchenrates, die Kirchenratsschrei- berin oder den Kirchenratsschreiber und die Abteilungsleiterin oder den Abteilungsleiter in der Wahrnehmung der Aufgaben, b. tragen mit an der Entwicklung der Abteilung und der Gesamtkirch- lichen Dienste sowie an der Auftragserfüllung durch diese, c. legen im Rahmen dieser Verordnung die Aufgaben und Zuständig- keiten der Mitarbeitenden ihres Bereichs fest, unter Vorbehalt der Befugnisse der Abteilungsleiterin oder des Abteilungsleiters, d. führen ihren Bereich fachlich, personell und administrativ,

V – Organisation der Gesamtkirchlichen Dienste (VO GKD) 181.221 e. verantworten das Erfüllen von Leistungs- und Projektaufträgen ihres Bereichs und erstatten der Abteilungsleiterin oder dem Ab- teilungsleiter regelmässig Bericht, f. nehmen die weiteren von der Kirchenratsschreiberin oder dem Kir- chenratsschreiber, von der Abteilungsleiterin oder dem Abteilungs- leiter und gemäss dieser Verordnung zugewiesenen Aufgaben wahr.

§ 23 Die Unterschriftenberechtigung der Bereichsleiterinnen und Zeichnungs-

Bereichsleiter und ihre Befugnis, in eigener Zuständigkeit Ausgaben befugnisse zu tätigen, richten sich nach §

§ 45

und 46 GO KR.

4. Abschnitt: Führungsgrundsätze

§ 24 1 Die Vorgesetzten fordern von ihren Mitarbeitenden ziel- Personal-

und qualitätsorientierte Leistungen und ein ihrer Funktion angemes- führung senes Verhalten. Sie fördern die Selbstständigkeit der Mitarbeitenden, ihre Aus- und Weiterbildung und ihre persönliche Weiterentwicklung. Sie äussern im Gespräch mit den Mitarbeitenden regelmässig ihre Wahr- nehmungen und Beurteilungen. 2 Sie tragen und übergeben Verantwortung. Sie schaffen den Mitar-

beitenden Rahmenbedingungen und Freiräume, damit diese ihre Ziele erreichen und sich laufend verbessern können. 3 Sie berücksichtigen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und

streben ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis unter den Mitarbei- tenden an. 4 Sie beachten die Grundsätze der Personalpolitik gemäss

§ 8 der

Personalverordnung der Evangelisch-reformierten Landeskirche des Kantons Zürich vom 11. Mai 2010 (PVO)8.

§ 25 1 Vorgesetzte und Mitarbeitende kommunizieren von sich aus Kommunikation

und beschaffen sich die für ihre Aufgabenerfüllung notwendigen Infor- mationen. 2 Sie setzen sich gemeinsam für eine offene und konstruktive Kul-

tur der Rückmeldung ein.

§ 26 1 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber, Entscheidungen

die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter sowie die Bereichslei- terinnen und Bereichsleiter stellen sicher, dass wichtige Entscheidun- gen, insbesondere solche mit erheblichen rechtlichen oder finanziellen Auswirkungen, nach dem Mehr-Augen-Prinzip vorbereitet werden. 2 Sie beziehen mitbetroffene Stellen und Personen rechtzeitig in den

Entscheidungsprozess ein.

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Mitarbeitende

§ 27 Die Mitwirkung der Mitarbeitenden richtet sich nach dem

Mitwirkungsstatut der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gesamt- kirchlichen Dienste vom 28. November 20199.

5. Abschnitt: Führungsinstrumente

A. Geschäftsleitung

Zusammen-

§ 28 1 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber

setzung sowie die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter bilden die Ge- schäftsleitung. 2 Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter nehmen an den

Sitzungen der Geschäftsleitung mit beratender Stimme und Antrags- recht teil. Ausstand

§ 29 1 Der Ausstand richtet sich nach den Bestimmungen des Ver-

waltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959 (VRG)5. 2 Er wird im Protokoll festgehalten.

Aufgaben

§ 30 Die Geschäftsleitung

a. bereitet Geschäfte zuhanden des Kirchenrates vor, b. koordiniert die Geschäfts- und Terminplanung der Gesamtkirch- lichen Dienste, c. initiiert und steuert abteilungsübergreifende Projekte, d. dient der gegenseitigen Information und dem Austausch unter ihren Mitgliedern, e. erarbeitet Verfahrensrichtlinien und Arbeitshilfen für die Gesamt- kirchlichen Dienste, insbesondere zu Fragen der Führung, des Ge- schäftsverkehrs, der Information und der Öffentlichkeitsarbeit, f. berät Anliegen und Geschäfte, die ihre Mitglieder einbringen, g. bearbeitet weitere Geschäfte, die ihr die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber zuweist. Geschäfts-

§ 31 1 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber

planung legt die Geschäftsplanung der Geschäftsleitung fest. 2 Die Geschäftsplanung stellt sicher, dass die Geschäftsleitung ihre

Geschäfte entsprechend ihrer Bedeutung und Dringlichkeit behandeln kann. Sie umfasst die wichtigsten Geschäfte und Themenschwerpunkte und erstreckt sich über ein Semester oder ein Kalenderjahr.

V – Organisation der Gesamtkirchlichen Dienste (VO GKD) 181.221

§ 32 1 Die Geschäftsleitung versammelt sich, so oft es die Ge- Einberufung

schäfte erfordern. 2 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber beruft

die Sitzungen der Geschäftsleitung ein. 3 Mindestens zwei Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter kön-

nen unter Angabe der zu traktandierenden Geschäfte und des gewünsch- ten Termins jederzeit die Durchführung einer Sitzung verlangen.

§ 33 1 Die Mitglieder der Geschäftsleitung sind zur Teilnahme an Teilnahme

den Sitzungen verpflichtet. Im Verhinderungsfall nimmt die Stellver- treterin oder der Stellvertreter der Abteilungsleiterin oder des Abtei- lungsleiters teil. Verhinderungsgründe sind der Kirchenratsschreiberin oder dem Kirchenratsschreiber rechtzeitig mitzuteilen. 2 Die Protokollführerin oder der Protokollführer nimmt an den Sit-

zungen mit beratender Stimme teil. 3 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber kann

weitere Personen mit beratender Stimme zu einzelnen Geschäften bei- ziehen.

§ 34 1 Die Sitzungen der Geschäftsleitung finden zeitlich abge- Sitzungs-

stimmt mit den Sitzungen des Kirchenrates statt. ordnung 2 Die Geschäftsleitung kann Klausurtagungen durchführen, an denen

sie insbesondere grundlegende Fragestellungen mit weitreichender Be- deutung berät.

§ 35 1 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber Einladung

erstellt die Einladung mit der Angabe der traktandierten Geschäfte. 2 Sie oder er sorgt dafür, dass die Einladung und die wesentlichen

Unterlagen zu den traktandierten Geschäften den Mitgliedern der Ge- schäftsleitung in der Regel mindestens drei Arbeitstage vor der Sitzung zur Verfügung stehen.

§ 36 Die Sitzungen der Geschäftsleitung sind nicht öffentlich. Ausschluss der

Öffentlichkeit

§ 37 Jedes Mitglied der Geschäftsleitung kann die Beratung eines Anträge

Geschäfts beantragen. a. Antrag- stellung

§ 38 1 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber b. Form

verfügt in der Regel gestützt auf schriftliche Anträge. 2 Sie oder er prüft die schriftlichen Anträge unter formellen, inhalt-

lichen und rechtlichen Gesichtspunkten.

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c. Fristen

§ 39 1 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber

ist verantwortlich, dass die Geschäftsleitung die Geschäfte fristgerecht behandeln kann. 2 Anträge zu Geschäften, die vom Kirchenrat beschlossen werden

müssen, sind in der Regel so einzureichen, dass sie im Kirchenrat spä- testens in der zweitletzten Sitzung vor Fristablauf traktandiert werden können. Geschäfts-

§ 40 1 Jedes Mitglied der Geschäftsleitung kann Änderungen der

behandlung Traktandenliste beantragen. 2 Geschäfte, die nicht traktandiert sind, können behandelt werden,

wenn kein Mitglied Einspruch erhebt. 3 Die Geschäfte werden einzeln aufgerufen und beraten. Wird keine

Beratung verlangt, gilt ein Geschäft als beraten. Umfrage

§ 41 Die Umfrage am Schluss jeder Sitzung dient der Information

und dem Gedankenaustausch. Protokoll

§ 42 1 Über die Verhandlungen der Geschäftsleitung wird ein Pro-

a. Führung und tokoll geführt. Genehmigung 2 Die von der Kirchenratsschreiberin oder dem Kirchenratsschrei-

ber bezeichnete Person führt das Protokoll. 3 Das Protokoll wird den Mitgliedern der Geschäftsleitung in der

Regel binnen sieben Arbeitstagen nach der Sitzung zur Einsichtnahme bereitgestellt. 4 Es wird der Geschäftsleitung in der nächstfolgenden Sitzung zur

Genehmigung und dem Kirchenrat zur Kenntnisnahme vorgelegt. b. Inhalt

§ 43 Das Protokoll enthält insbesondere:

a. die genaue Bezeichnung aller Geschäfte, b. die Verfügungen der Kirchenratsschreiberin oder des Kirchenrats- schreibers mit den entsprechenden Erwägungen, c. zu jeder Verfügung die Feststellung, ob der Informationszugang gemäss dem Gesetz über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG)3 ohne Weiteres gewährt werden kann, d. die wesentlichen Ergebnisse von Aussprachen, e. die Informationen aus der Umfrage. c. Zugang

§ 44 1 Das Protokoll steht allen Mitgliedern der Geschäftsleitung

zur Verfügung. 2 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber bezeich-

net die Mitarbeitenden der Gesamtkirchlichen Dienste, denen das Pro- tokoll zugänglich gemacht wird.

V – Organisation der Gesamtkirchlichen Dienste (VO GKD) 181.221 3 Im Übrigen richtet sich die Veröffentlichung und Aushändigung

von Protokollauszügen nach

Art. 23

KO und dem IDG.

§ 45 1 Die Kirchenratskanzlei fertigt die Verfügungen der Kirchen- Ausfertigung

ratsschreiberin oder des Kirchenratsschreibers aus. 2 Die Verfügungen werden durch Protokollauszug und ausnahms-

weise durch besondere Mitteilung eröffnet. Sie tragen den Namen der zuständigen Person der Kirchenratskanzlei und werden von dieser unter- zeichnet. 3 Verfügungen der Kirchenratsschreiberin oder des Kirchenrats-

schreibers gestützt auf schriftliche Anträge, die in der Sitzung der Ge- schäftsleitung nicht abgeändert werden, werden nach der Sitzung un- verzüglich ausgefertigt. Im Übrigen werden Verfügungen unverzüglich ausgefertigt, sobald sie die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchen- ratsschreiber oder die von ihm bezeichnete Person freigibt.

B. Konferenzen

§ 46 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber Mitarbeitenden-

lädt in der Regel zweimal jährlich zur Konferenz der Mitarbeitenden konferenz der Gesamtkirchlichen Dienste ein.

§ 47 1 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber Kaderkonferenz

lädt nach Bedarf zur Kaderkonferenz ein. 2 An der Kaderkonferenz nehmen die Abteilungsleiterinnen und

Abteilungsleiter sowie die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter der Gesamtkirchlichen Dienste teil.

§ 48 Die Konferenz der Mitarbeitenden der Gesamtkirchlichen Beratungs-

Dienste und die Kaderkonferenz dienen der Information und der gegen- gegenstände seitigen Vernetzung. Sie befassen sich insbesondere mit: a. Querschnittthemen, b. Schwerpunktthemen des Kirchenrates und der Gesamtkirchlichen Dienste, c. Weiterbildung, d. Informationen durch aussenstehende Personen zu ausgewählten Themen.

§ 46 und 47 besteht Teilnahme- Teilnahme-

pflicht. Die Verhinderung an der Teilnahme und die Gründe dafür sind pflicht der einladenden Stelle rechtzeitig mitzuteilen.

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C. Leistungs- und Projektaufträge

Leistungs-

§ 50 1 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber

aufträge erteilt den Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleitern sowie den Lei- a. Grundsatz terinnen oder Leitern der Kirchenratskanzlei und des Rechtsdienstes Leistungsaufträge für die von ihnen geleiteten Abteilungen und Berei- che. 2 Die Leistungsaufträge unterliegen der Genehmigung durch den Kir-

chenrat. b. Inhalt

§ 51 Der Inhalt der Leistungsaufträge richtet sich insbesondere

nach dem Grundauftrag der Stabsdienste und der Abteilungen gemäss §

§ 5 und 7–11, den Legislaturzielen des Kirchenrates, den Projektaufträ-

gen gemäss

§ 53 sowie den weiteren vom Kirchenrat und den Gesamt-

kirchlichen Diensten zu erfüllenden Aufgaben. c. Festlegung

§ 52 1 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber

und Dauer legt die Leistungsaufträge im Anschluss an die Verabschiedung der Legislaturziele durch den Kirchenrat fest. Sie bzw. er erteilt die Leis- tungsaufträge binnen sechs Monaten seit der Kenntnisnahme der Legis- laturziele durch die Kirchensynode. 2 Leistungsaufträge werden längstens auf die Dauer der Legislatur-

ziele erteilt. Projektaufträge

§ 53 1 Der Kirchenrat, die Kirchenratsschreiberin oder der Kir-

chenratsschreiber sowie die Abteilungsleiterinnen und Abteilungslei- ter erteilen im Rahmen ihrer Befugnisse Projektaufträge. 2 Projektaufträge sind nach Gegenstand, Inhalt und Dauer begrenzt.

Sind sie abteilungs- oder bereichsübergreifend, bestimmt die auftrags- erteilende Stelle die verantwortliche Abteilung oder den verantwort- lichen Bereich. Pflichtenheft

§ 54 1 Die Mitarbeitenden der Gesamtkirchlichen Dienste verfü-

gen über ein Pflichtenheft. 2 Die Projektaufträge gemäss

§ 53 bilden zusammen mit der Stellen-

beschreibung gemäss §

§ 19

und 20 PVO das Pflichtenheft.

D. Internes Kontrollsystem

Funktion

§ 55 1 Die Gesamtkirchlichen Dienste verfügen über ein internes

Kontrollsystem, insbesondere um das Einhalten der massgebenden Vor- schriften zu kontrollieren und Schäden von der Landeskirche abzuwen- den.

V – Organisation der Gesamtkirchlichen Dienste (VO GKD) 181.221 2 Das interne Kontrollsystem unterstützt insbesondere: a. die verlässliche finanzielle Berichterstattung, b. das Einhalten der rechtlichen Vorgaben und massgebenden Nor- men, c. den Schutz des Vermögens der Landeskirche, d. das Abdecken wesentlicher finanzrelevanter Risiken der Landes- kirche, e. den Schutz der Informationen der Landeskirche, f. das Vermeiden von Unfällen und Umweltschädigungen, g. die Wahrung der Rechte der Mitarbeitenden und die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten durch diese, h. die Sicherstellung der Wirkungskraft und Wirksamkeit der Abläufe, i. die Schaffung von Transparenz über Abläufe, Risiken und Kontrol- len.

§ 56 1 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber Leitung

verantwortet das interne Kontrollsystem der Gesamtkirchlichen Dienste und Bericht- erstattung gemäss den vom Kirchenrat beschlossenen Grundsätzen. 2 Sie oder er erstattet dem Kirchenrat bei Bedarf, mindestens aber

halbjährlich Bericht.

6. Abschnitt: Kommunikation

A. Interne Information

§ 57 1 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber Information der

stellt den Mitarbeitenden der Gesamtkirchlichen Dienste auf geeignete Mitarbeitenden Weise Informationen von allgemeinem Interesse zur Verfügung, ins- besondere: a. Informationen aus den Sitzungen des Kirchenrates und der Ge- schäftsleitung, b. Weisungen und Empfehlungen, namentlich zur Organisation, im Personalbereich und zur Kommunikation, c. weitere von den Stabsdiensten und den Abteilungen erarbeitete Informationen und Hilfsmittel, d. Veranstaltungshinweise. 2 Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter sowie die Bereichs-

leiterinnen und Bereichsleiter informieren die Mitarbeitenden ihrer Ab- teilung oder ihres Bereichs über die wesentlichen Belange und Vor- kommnisse der Abteilung oder des Bereichs.

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Informations-

§ 58 1 Die Mitarbeitenden der Gesamtkirchlichen Dienste infor-

pflicht mieren ihre direkten Vorgesetzten, die Abteilung Kommunikation und den Kirchenrat umgehend über Medienanfragen sowie über die Ertei- lung besonderer Auskünfte an andere Behörden oder Institutionen, aus- genommen Detailauskünfte, Routinefragen und Bagatellfragen. 2 Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter informieren die

Kirchenratsschreiberin oder den Kirchenratsschreiber über: a. anstehende Personalgeschäfte von besonderer Tragweite, insbeson- dere Anstellungen, Freistellungen und Beendigungen von Anstel- lungsverhältnissen, b. die Abteilung betreffende Verfahren bei der kantonalen oder der kirchlichen Ombudsstelle, c. Sachverhalte mit hohem Risiko, wenn ein solches neu auftritt oder sich verschärft, d. über besondere Vorkommnisse. Dienstweg

§ 59 1 Wichtige Informationen und Dokumente werden auf dem

Dienstweg übermittelt. Dazu gehören insbesondere Auftragserteilungen und -erledigungen, Stellungnahmen und Berichterstattungen sowie ge- nehmigungs- und informationspflichtige Geschäfte und Sachverhalte. 2 Bei besonderer Dringlichkeit ist die Direktübermittlung an die

Letztadressatin oder den Letztadressaten zulässig. Die übersprunge- nen Stufen werden zeitgleich mit Kopien bedient. 3 Erkennt die empfangende Person, dass der Dienstweg nicht ein-

gehalten worden ist, informiert sie die übersprungenen Stufen. Beratungen

§ 60 1 Der Personaldienst steht sämtlichen Mitarbeitenden für per-

des Personal- sonalrechtliche Fragen in eigener Sache zur Verfügung. dienstes 2 Die Anfragen werden vertraulich behandelt.

B. Aussenkontakte und Medien

Zuständigkeit

§ 61 1 Der Kirchenrat, die Kirchenratsschreiberin oder der Kir-

chenratsschreiber äussern sich gegenüber den Medien und Dritten zu Sachverhalten von grundsätzlicher Bedeutung oder grosser Tragweite. 2 Sachverhalte von grundsätzlicher Bedeutung oder grosser Trag-

weite sind insbesondere: a. besondere Vorkommnisse im Zusammenhang mit der Aufgaben- erfüllung der Gesamtkirchlichen Dienste, b. Sachverhalte, die kirchenpolitische oder politische Gesichtspunkte beinhalten,

V – Organisation der Gesamtkirchlichen Dienste (VO GKD) 181.221 c. Sachverhalte, deren Tragweite nicht eingeschätzt werden kann, na- mentlich hinsichtlich ihrer kirchlichen, politischen oder fachlichen Bedeutung, d. Interviews und grössere Veröffentlichungen, e. die Abberufung von Pfarrerinnen und Pfarrern sowie die Beendi- gung des Arbeitsverhältnisses von Mitarbeitenden der Gesamtkirch- lichen Dienste gegen ihren Willen oder im gegenseitigen Einverneh- men, f. Krisensituationen. 3 Im Übrigen äussern sich die Abteilungsleiterinnen und Abteilungs-

leiter zu Sachverhalten aus ihrem Zuständigkeitsbereich, soweit sie diese Aufgabe nicht an die für den Sachverhalt zuständigen Bereichsleiterin- nen und Bereichsleiter übertragen haben. In Zweifelsfällen nehmen sie vor der Erteilung von Auskünften an die Medien und Dritte mit der Abteilung Kommunikation Rücksprache. 4 Der Kirchenrat, die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenrats-

schreiber sowie die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter können das Erteilen von Auskünften gegenüber den Medien und Dritten der Abteilung Kommunikation übertragen.

§ 62 1 Die Abteilung Kommunikation koordiniert und versendet Medien-

im Auftrag des Kirchenrates, der Kirchenratsschreiberin oder des Kir- mitteilungen und -anlässe chenratsschreibers Medienmitteilungen und Rundschreiben. 2 Sie lädt im Auftrag des Kirchenrates, der Kirchenratsschreiberin

oder des Kirchenratsschreibers zu Medienanlässen ein und leitet diese.

§ 63 Der Kirchenrat kann eine Mediensprecherin oder einen Me- Medien-

diensprecher bezeichnen und dieser oder diesem die Aufgaben gemäss sprecherin, Mediensprecher §

§ 61

, 62 und 65 Abs. 2 übertragen.

§ 64 Die Kommunikation mit der Kirchensynode und ihren Frak- Kirchensynode

tionen sowie mit Interessenverbänden erfolgt durch den Kirchenrat oder und Interessen- verbände in seinem Auftrag.

§ 65 1 Ton- und Bildaufnahmen über die Gesamtkirchlichen Ton- und Bild-

Dienste bedürfen der Bewilligung der Kirchenratsschreiberin oder des aufnahmen, Kirchenratsschreibers, sofern sie inhaltlich über Kurzinterviews hinaus- Dokumenta- tionen gehen. 2 Die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber legt mit

der Gesuchstellerin oder dem Gesuchsteller ein verbindliches Auf- nahmekonzept fest, das Inhalt und Umfang der Aufnahmen, Mitwir- kung und Begleitung bei der Beitragserstellung sowie den Schutz von Persönlichkeitsrechten von Mitarbeitenden und Dritten regelt. Sie oder er kann diese Aufgabe der Abteilung Kommunikation übertragen.

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181.221 V – Organisation der Gesamtkirchlichen Dienste (VO GKD)

Erscheinungs-

§ 66 1 Der Kirchenrat legt das Logo, die Bezeichnung der Stabs-

bild dienste, der Abteilungen und ihrer Bereiche, den Briefkopf, das Schrift- bild sowie die Gestaltung des Auftritts der Gesamtkirchlichen Dienste im Internet und in den sozialen Medien fest. 2 Die Mitarbeitenden der Gesamtkirchlichen Dienste pflegen in Wort

und Schrift eine angemessene und geschlechtergerechte Sprache. Sie befolgen in der schriftlichen Kommunikation den Leitfaden zur deut- schen Rechtschreibung der Bundeskanzlei, soweit der Kirchenrat nichts anderes bestimmt.10 3 Präsentationen werden auf der Grundlage von Vorlagen der Ab-

teilung Kommunikation erstellt. 4 Treten Mitarbeitende der Gesamtkirchlichen Dienste in der Öffent-

lichkeit und den sozialen Medien auf, entsprechen Inhalt und Erschei- nung des Auftritts der Bedeutung der Sache und der Funktion der oder des Mitarbeitenden. Gesuche um

§ 67 1 Gesuche um Informationszugang gemäss IDG werden um-

Informations- gehend der Kirchenratskanzlei überwiesen. zugang 2 Die Kirchenratskanzlei bearbeitet die Gesuche in Zusammenarbeit

mit dem Rechtsdienst unter Vorbehalt der Befugnisse des Kirchenrates, der Kirchenratsschreiberin oder des Kirchenratsschreibers.

7. Abschnitt: Rechtsetzungsverfahren

Zuständigkeit

§ 68 1 Der Rechtsdienst koordiniert die Rechtsetzung durch die

Kirchensynode und den Kirchenrat. 2 Er erarbeitet neue oder zu ändernde Erlasse und steht den Ge-

samtkirchlichen Diensten bei der Erarbeitung von Erlassen beratend zur Verfügung. Er prüft Erlassentwürfe in rechtlicher und gesetzgebungs- technischer Hinsicht, insbesondere hinsichtlich: a. der Übereinstimmung mit dem übergeordneten Recht, b. der Auswirkungen auf die bestehende Rechtsordnung, c. der Systematik des Aufbaus, d. der Klarheit und Verständlichkeit. Richtlinien

§ 69 Die formale Gestaltung von Erlassen richten sich nach den

vom Regierungsrat gemäss

§ 4 der Verordnung über das Rechtsetzungs-

verfahren in der kantonalen Verwaltung vom 29. November 20004 erlas- senen Richtlinien für die Rechtsetzung.

V – Organisation der Gesamtkirchlichen Dienste (VO GKD) 181.221

§ 70 1 Mit der Vernehmlassung wird betroffenen Behörden, Or- Vernehm-

ganen, Verbänden, Körperschaften und anderen Organisationen Gele- lassung genheit gegeben, sich zu einem Erlassentwurf zu äussern. a. Zweck 2 Eine Vernehmlassung wird insbesondere durchgeführt, wenn

a. es sich um eine Rechtsänderung von besonderer Tragweite handelt, b. Körperschaften, Behörden, Organe, Verbände oder andere Orga- nisationen in ihren Interessen wesentlich betroffen oder aufgrund einer besonderen Vorschrift zur Vernehmlassung einzuladen sind, c. ein Erlass in erheblichem Masse ausserhalb der Gesamtkirchlichen Dienste vollzogen wird. 3 Eine Rechtsänderung ist von besonderer Tragweite, wenn

a. sie wesentliche finanzielle oder anderweitige Auswirkungen hat, b. sie der besonderen Koordination mit anderen Bereichen der Rechts- ordnung bedarf, c. das erlassende Organ über einen erheblichen Gestaltungsspielraum verfügt.

§ 71 1 Der Kirchenrat eröffnet die Vernehmlassung zu Rechts- b. Zuständigkeit

änderungen von besonderer Tragweite. Die übrigen Vernehmlassungen und Verfahren eröffnet die Kirchenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber. 2 Die von der Kirchenratsschreiberin oder dem Kirchenratsschrei-

ber beauftragte Stelle der Gesamtkirchlichen Dienste führt die Ver- nehmlassung durch. 3 Das Verfahren ist schriftlich. Es kann stattdessen ganz oder teil-

weise in der Form von Anhörungen durchgeführt werden.

§ 72 1 Die Vernehmlassungsfrist beträgt drei Monate. c. Frist

2 Die für die Eröffnung der Vernehmlassung zuständige Stelle kann

eine kürzere Frist ansetzen.

§ 73 Die für die Eröffnung der Vernehmlassung zuständige Stelle d. Teilnehmende

bestimmt, wer zur Teilnahme an einer Vernehmlassung eingeladen wird.

§ 74 1 Die mit der Durchführung der Vernehmlassung beauftragte e. Zusammen-

Stelle stellt das Vernehmlassungsergebnis zusammen. stellung des 2 Das Vernehmlassungsergebnis wird in den Erwägungen des Kir- Ergebnisses und Zugänglichkeit chenrates zum betreffenden Erlass zusammenfassend dargestellt. 3 Die Vernehmlassungsunterlagen und die Stellungnahmen unter-

liegen nicht dem Amtsgeheimnis und können bei der mit der Durch- führung der Vernehmlassung beauftragten Stelle eingesehen werden.

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181.221 V – Organisation der Gesamtkirchlichen Dienste (VO GKD)

8. Abschnitt: Rekursverfahren

Kirchenrats-

§ 75 Bei vom Kirchenrat zu entscheidenden Rekursen ist die Kir-

schreiberin, chenratsschreiberin oder der Kirchenratsschreiber im Rahmen von Zwi- Kirchenrats- schreiber schenentscheiden abschliessend zuständig für Anordnungen betreffend: a. Wiederherstellung oder Entzug der aufschiebenden Wirkung, b. die Auflage eines Kostenvorschusses und dessen Erlass, c. die Erstreckung und Wiederherstellung von Fristen, d. die Bestimmung eines Zustellungsdomizils oder einer Vertretung, e. die Gewährung und Verweigerung von Akteneinsicht, f. das Einholen von Amtsberichten und Gutachten sowie die Durch- führung von Augenscheinen, g. die Feststellung, dass ein Rekursverfahren infolge Rückzugs, Gegen- standslosigkeit oder Wiedererwägung erledigt worden ist. Rechtsdienst

§ 76 Bei vom Kirchenrat zu entscheidenden Rekursen ist der

Rechtsdienst abschliessend zuständig für Anordnungen betreffend: a. die Ansetzung einer Nachfrist zur Verbesserung einer mangelhaf- ten Rekursschrift, b. die Aufforderungen gemäss §

§ 6 a und 6 b VRG, ein Zustellungs-

domizil oder eine Vertretung anzugeben, c. das Einholen der Vernehmlassungen der Vorinstanz und der betei- ligten Parteien, d. die Durchführung weiterer Schriftenwechsel, e. den Beizug von Akten im Rahmen der Abklärung des Sachverhalts, f. die Anzeige, dass die Sachverhaltsermittlung abgeschlossen ist, g. die Mitteilung, wenn die Behandlungsfrist seit Abschluss der Sach- verhaltsermittlung nicht eingehalten werden kann, h. die Androhung einer reformatio in peius, i. den Einzug von Verfahrenskosten mittels Schuldbetreibung. Rechts-

§ 77 Ist ein Entscheid des Kirchenrates vor einer Rechtsmittel-

vertretung instanz angefochten, wird der Kirchenrat in der Regel durch den Rechts- dienst vertreten.

V – Organisation der Gesamtkirchlichen Dienste (VO GKD) 181.221 9. Abschnitt: Schlussbestimmung

§ 78 Dieser Verordnung widersprechende Richtlinien, Weisungen Zuständigkeiten

und Anordnungen werden mit dem Inkrafttreten dieser Verordnung aufgehoben. Vorbehalten bleiben abweichende Anordnungen des Kir- chenrates und der Kirchenratsschreiberin oder des Kirchenratsschrei- bers.

1 OS 76, 285; ABl 2021-06-25. 2 Inkrafttreten: 1. Oktober 2021. 3 LS 170.4.

4 LS 172.16.

5 LS 175.2.

6 LS 181.10.

7 LS 181.22.

8 LS 181.40.

9 LS 181.404.

10 Fassung gemäss B vom 27. Oktober 2021 (OS 77, 11; ABl 2021-10-29). In Kraft

seit 1. Februar 2022.

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