211.16

Verordnung der obersten kantonalen Gerichte über die Archivierung von Verfahrensakten

Archivverordnung der obersten Gerichte

Präambel

Archivverordnung der obersten Gerichte 211.16

1.1.11 - 71

Verordnung der obersten kantonalen Gerichte

über die Archivierung von Verfahrensakten5

(Archivverordnung der obersten Gerichte)

(vom 16. März 2001)1

Der Plenarausschuss der Gerichte,

Art. 17

gestützt auf § und 18 des Archivgesetzes vom 24. September 19953,6 beschliesst:

1. Geltungsbereich

Art. 1

Diese Verordnung regelt die Archivierung der Akten der obersten Gerichte, der dem Obergericht angegliederten Kommissio- nen, der Bezirksgerichte, der Arbeitsgerichte, der Mietgerichte, der Schlichtungsbehörden, der Schätzungskommissionen in Abtretungs- streitigkeiten, des Baurekursgerichts, des Steuerrekursgerichts und, soweit anwendbar, der Schiedsgerichte mit Sitz im Kanton Zürich.6

Die Archivierung der Akten der Gemeindeammann- und Betrei- bungsämter und der Notariate richtet sich nach den entsprechenden besonderen Verordnungen des Obergerichts. II. Allgemeine Bestimmungen

Art. 2

Das Archiv ist dazu bestimmt, nach Verfahrensabschluss die weitere Benützung der Akten und der Spruchbücher durch Verfah- rensbeteiligte und Amtsstellen sowie Dritte zu gewährleisten und eine dauerhafte dokumentarische Überlieferung nach Massgabe des Archiv- gesetzes3 sicherzustellen.

Art. 3

Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeich- nungen, Augenscheinobjekte und andere Gegenstände oder Werte,

Art. 1

die in einem Verfahren vor den in genommen, beigezogen oder erstellt genannten Instanzen entgegen- worden sind.

Art. 4

Die Spruchbücher enthalten die prozesserledigenden Ent- scheide der Gerichte.

.16 Archivverordnung der obersten Gerichte

Art. 5

Jede in § 1 Abs. 1 erwähnte Instanz sorgt für eine zweck- dienliche Aufbewahrung ihrer Akten und Spruchbücher.

Art. 6

Die dem Obergericht angegliederten Kommissionen kön- nen die Akten und die Spruchbücher zur Aufbewahrung dem Ober- gericht übergeben.6

Das Obergerichtsarchiv übernimmt ferner die Aufbewahrung der ihm zu diesem Zweck übergebenen Akten von Schiedsgerichten mit Sitz im Kanton Zürich.

Art. 7

Die Akten der Arbeitsgerichte, der Mietgerichte und der Schlichtungsbehörden in Miet- und Pachtsachen werden im entspre- chenden Bezirksgerichtsarchiv aufbewahrt.

Art. 8

Die Friedensrichterämter liefern ihre Akten jeweils drei Jahre nach der Geschäftserledigung zur weiteren Aufbewahrung dem entsprechenden Bezirksgerichtsarchiv ab.

Art. 9

Die Akten der Schätzungskommissionen in Abtretungsstrei- tigkeiten werden sowohl in den weitergezogenen als auch in den übri- gen Fällen von den Statthalterämtern aufbewahrt.

Art. 10

Verantwortlich für die ordnungsgemässe Aufbewahrung und Verwaltung der Akten in den Gerichtsarchiven sowie für die Abliefe- rung und Vernichtung sind bei den obersten Gerichten die General- sekretäre bzw. die Generalsekretärinnen, bei den Bezirksgerichten die Leitenden Bezirksgerichtsschreiber bzw. die Leitenden Bezirks- gerichtsschreiberinnen bzw. die entsprechenden Funktionen bei den unteren Gerichten. Wo ein Archivar bzw. eine Archivarin bestellt ist, trägt dieser bzw. diese die Verantwortung.

Art. 11

Für die sichere Aufbewahrung bzw. Vernichtung persön- licher Unterlagen wie Verfügungsentwürfe, Handnotizen usw. sind die Verfasser bzw. die Verfasserinnen verantwortlich.

Art. 12

Für Akten in den Gerichtsarchiven und im Staatsarchiv gelten Amtsgeheimnis und Datenschutz während einer Schutzfrist von dreissig Jahren von ihrer Archivierung an gerechnet. Für Akten mit PersonendatenbeträgtdieseSchutzfristdreissigJahreseitdemTodder Betroffenen und, falls der Tod ungewiss ist, hundert Jahre seit ihrer Geburt. Sind weder Todes- noch Geburtsdatum einer Person fest- stellbar, endet die Schutzfrist achtzig Jahre nach der Anlage.

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.1.11 - 71 III. Grundsätze der Archivierung

Art. 13

Die archivierten Akten sind in verschliessbaren Räumen aufzubewahren und vor schädlichen Einwirkungen (Feuer, Staub, Feuchtigkeit, Sonneneinstrahlung usw.) zu schützen.

Art. 14

Die Archivakten sind nach Gerichtsstelle, Verfahrensart und Erledigungsdatum oder nach Archivnummern zu ordnen. Die Ver- bindung von Archiv- und Prozessnummer ist durch die elektronische Geschäftsverwaltung sicherzustellen. Die entsprechenden Listen sind mindestens einmal im Jahr auszudrucken und gesamthaft aufzubewah- ren.

Art. 15

Die Behältnisse (Schränke, Schachteln, Mappen, gebun- dene Spruchbücher) sind aussen gut lesbar zu beschriften. IV. Einsicht in nicht beim Staatsarchiv archivierte Akten

Art. 16

Bei Gesuchen von Verfahrensbeteiligten um Aktenheraus- gabe und Akteneinsicht ist die Berechtigung der Gesuchstellenden zu prüfen.

Art. 17

Die Einsichtnahme durch Dritte, die Überlassung von Akten und die Erteilung von Auskünften an Dritte, einschliesslich Gerichtsberichterstatter, richtet sich nach der Verordnung über die Information über Gerichtsverfahren und die Akteneinsicht bei Gerich- ten durch Dritte2.

Art. 18

Die dem Obergerichtsarchiv übergebenen Akten der Auf- sichtskommission über die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte dürfenaussenstehendenPersonen,einschliesslichGerichts-undAmts- stellen, nur aufgrund eines schriftlichen Beschlusses der Kommission selbst zugänglich gemacht werden.

Art. 19

Bei der Aktenherausgabe ist nach folgenden Richtlinien vorzugehen:

1. Ausgehende Akten sind unter deutlichem Hinweis auf die Aus- gabestelle als Archivakten zu kennzeichnen,
2. über Aus- und Wiedereingang der Akten ist eine schriftliche Kont- rolle zu führen,

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1. bei jeder Aktenherausgabe ist eine Empfangsbescheinigung zu ver- langen, aus der Ausgabedatum, Zweck und voraussichtliche Dauer des Gebrauchs ersichtlich sind,
2. an die Stelle der herausgegebenen Akten ist ein Doppel der Emp- fangsbescheinigung zu legen.
3. Beginn und Dauer der Archivierung

Art. 20

Die Archivierung erfolgt in der Regel nach Abschluss des Verfahrens. Aus zureichendem Grund, insbesondere wenn die Akten ineinemweiteren,nochhängigenVerfahrenbeigezogenwerden,erfolgt die Archivierung erst im Zeitpunkt des Abschlusses dieses weiteren Verfahrens. Als abgeschlossen gilt ein Verfahren nach Ablauf der Fris- ten für die Erhebung ordentlicher und ausserordentlicher Rechtsmit- tel (ohne Revision).

Art. 21

Die Akten sind fünfzehn Jahre in den Gerichtsarchiven aufzubewahren, soweit die nachstehenden Bestimmungen oder über- geordnetes Recht nicht eine andere Regelung vorschreiben.

Die Akten von Scheidungsverfahren sowie Verlustscheine sind zwanzig Jahre aufzubewahren. In Strafverfahren bleibt Art.103 StPO4 vorbehalten.6

Die Spruchbücher sind fünfzig Jahre aufzubewahren, ebenso die Akten des Einzelgerichts in Erbschaftssachen.6 VI. Ablieferung an das Staatsarchiv, Schutzfrist und Vernichtung der Akten

Art. 22

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Akten dem Staatsarchiv zur weiteren Aufbewahrung anzubieten.

Das Staatsarchiv legt in Absprache mit den zur Ablieferung ver- pflichteten Stellen fest, welche Akten abzuliefern sind und welche nach Ablauf derfestgelegtenAufbewahrungsfristen vernichtetwerden können.

Die Akten sind dem Staatsarchiv geordnet und mit einem Ver- zeichnis versehen abzuliefern. Nach der Ablieferung geht die Ver- fügungsgewalt auf das Staatsarchiv über.

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Art. 23

Dem Staatsarchiv ist ferner laufend von allen eigenen Ver- öffentlichungen (Rechenschaftsberichte, Festschriften, Dokumentatio- nen usw.) ein Exemplar zuzustellen.

Art. 24

Der Transport der Akten in das Staatsarchiv ist Sache der abliefernden Stellen.

Art. 25

Die vom Staatsarchiv nicht übernommenen Akten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten. Dabei ist dafür zu sor- gen, dass ein Missbrauch der Akten ausgeschlossen ist.

Art. 26

Die Ablieferung der Akten an das Staatsarchiv und die Ver- nichtung der übrigen Akten sind durch den Gerichtspräsidenten bzw. die Gerichtspräsidentin anzuordnen. VII. Aufbewahrung von Tonaufnahmen und Handprotokollen6

Art. 27

Tonaufnahmen und Handprotokolle von Verhandlungen dürfen frühestens ein Jahr nach Abschluss des Verfahrens vernichtet werden. VIII. Inkrafttreten

Art. 28

Diese Verordnung tritt am 1. Juli 2001 in Kraft. Sie ist in die Gesetzessammlung aufzunehmen. Die Verordnung des Obergerich- tes über die Archive der Gerichte, der Friedensrichter-, Gemeinde- ammann-, Stadtammann- und der Betreibungsämter vom 29. Juni 1994 wird mit dem Inkrafttreten dieser Verordnung aufgehoben.

OS 56, 576.

LS 211.15.

LS 432.11; heute: LS 170.6.

SR 312.0.

Fassung gemäss B vom 11. Juni 2002 (OS 58, 143). In Kraft seit 1. August 2003.

Fassung gemäss B vom 14. September 2010 (OS 65, 711; ABl 2010, 2131). In Kraft seit 1. Januar 2011.