gestützt auf des Archivges des Notariatsgesetzes vom 9. Juni 19854 und § 6 Abs.1 etzes vom 24. September 19955, beschliesst:
- Geltungsbereich
244
Verordnung über die Archive der Notariate
Präambel
Verordnung über die Archive der Notariate 244
1.7.12 - 77
Verordnung
über die Archive der Notariate
(vom 7. Dezember 2011)1, 2
Das Obergericht,
Art. 32
Art. 1
Organisation Notariate, Gr Diese Verordnung regelt die Archivierung der Akten der undbuch- und Konkursämter sowie des Schiffregister- amtes. II. Allgemeine Bestimmungen
Art. 2
Zweck erstel Partei Das Notariatsarchiv bezweckt, sämtliche im Geschäftsbetrieb lten oder beigezogenen Akten zur weiteren Benützung durch die en, Amtsstellen oder Dritte zu gewährleisten.
Art. 3
Aktenarten Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeich-
Art. 3
nungen im Sinne von genannten Ämter erst des Archivgesetzes5, die durch die in § 1 ellt oder beigezogen wurden.
Art. 4
Aufsicht dem Oberg Die Aufsicht über das Archivwesen der Notariate obliegt ericht. Archiv- verzeichnis
Art. 5
Über sämtliche Akten, die länger als zehn Jahre aufzube- wahren sind, ist ein nach Sachgebieten geordnetes Verzeichnis zu füh- ren. Dieses wird elektronisch geführt.
Die Akten sind mit den dem Archivverzeichnis entsprechenden Signaturen und Aufschriften zu versehen und nach diesen geordnet aufzubewahren. Notariats- bibliothek
Art. 6
Die Notariatsbibliothek wird von den Vorschriften dieser Verordnung nicht erfasst.
Verordnung über die Archive der Notariate Herausgabeund Einsichtnahme
Art. 7
Sämtliche Belege dürfen an Gerichte und Strafunter- suchungsbehörden ausgehändigt werden, aber nur so weit, als sie dem Notariat entbehrlich sind und die Umstände den Ersatz durch beglau- bigte Abschriften, durch Fotokopien oder durch die persönliche Ein- vernahme des Notariates nicht erlauben. Beim Notariat bleibt eine beglaubigte Kopie bei den Akten. Nach Abschluss des Verfahrens sind die Belege dem Notariat zurückgegeben.
Anderen Amtsstellen und Dritten sind sie nach Prüfung der Ein- sichtsberechtigung in den Amtsräumen vorzulegen. III. Elektronische Dokumentenverwaltung Elektronische Dokumenten- verwaltung
Art. 8
In der elektronischen Dokumentenverwaltung werden mit der Einführung des informatisierten Grundbuches die Hauptbücher sowie die Servitutenprotokolle erfasst.
AbderEinführung des informatisiertenGrundbuches werden die Hauptbelege A in die elektronische Dokumentenverwaltung einge- lesen. Die Original-Papierakten sind geordnet und sicher aufzubewah- ren.
Die elektronischen Akten sind so zu speichern, dass die Anforde- rungen an die digitale Langzeitsicherung, insbesondere Authentizität, Integrität und dauerhafte Lesbarkeit, erfüllt werden.
Das Obergericht kann die elektronische Dokumentenverwaltung auf weitere Akten ausdehnen.
Akten, die für die elektronische Dokumentenverwaltung vorge- sehen sind, dürfen das Format DIN A3 nicht überschreiten. Erstellung authentischer Kopien
Art. 9
Elektronisch archivierte Akten dienen als Grundlage zur Er- stellung von authentischen Kopien der Originalakten. IV.Anbietepflicht an das Staatsarchiv, Schutzfrist und Vernichtung der Akten Aufbewahrungs- dauer
Art. 10
DieAufbewahrungsdauerrichtetsichnachdenBestimmun- gen im Anhang dieser Verordnung.
Für eingebundene Verzeichnisse und Akten berechnet sich die Frist nach dem letzten Eintrag oder Erledigungsvermerk. Anbietung der elektronischen Akten
Art. 11
Die elektronischen Akten werden dem Staatsarchiv perio- disch durch das Notariatsinspektorat angeboten.
Verordnung über die Archive der Notariate 244
.7.12 - 77 Anbietung der übrigen Akten
Art. 12
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bzw. spätestens nach
Jahren sind die Akten dem Staatsarchiv anzubieten.
Akten, welche in der elektronischen Dokumentenverwaltung erfasst wurden, können dem Staatsarchiv vor Ablauf der Aufbewah- rungsdauer angeboten werden.
Die Akten sind dem Staatsarchiv geordnet und mit einem Ver- zeichnis versehen abzuliefern. Nach der Ablieferung geht die Verfü- gungsgewalt auf das Staatsarchiv über.
Art. 13 Vernichtung nach Ablauf Akten nicht 2 Es ist daf schlossen is V. Schluss-
Die vom Staatsarchiv nicht übernommenen Akten können der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, sofern die dauernd im Notariatsarchiv aufzubewahren sind. ür zu sorgen, dass ein Missbrauch der Akten ausge- t. und Übergangsbestimmungen Archiv- verzeichnis
Art. 14
Das in Buchform oder auf losen Blättern geführte Archiv- buch istinnert fünf Jahren nach Inkrafttreten dieser Verordnung in das elektronische Archivverzeichnis zu übertragen. Aufhebung bis- herigen Rechts
Art. 15
Die Verordnung über die Archive der Notariate vom 14.De- zember 1988 wird aufgehoben.
Art. 16
Inkrafttreten Die Verwaltung punkt des Inkr 1 OS 67, 123; 2 Inkrafttrete 3 Vom Bund gen Diese Verordnung bedarf der Genehmigung3 des Bundes. skommission des Obergerichts bestimmt den Zeit- afttretens. Begründung siehe ABl 2012, 273. n: 1. Mai 2012. ehmigt am 25. Januar 2012.
LS 242.
LS 432.11; heute: LS 170.6.
Verordnung über die Archive der Notariate Anhang Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist
Grundbuchbereich und Notariatsbereich A
.1 Grundbuch
.1.1 Grundbuchprotokolle, Grundregister, Grundbücher Grundbuchkollektivblätter und Grundregisterkollektivblätter samt Liegenschaftsbeschreibungen zeitlich unbeschränkt
.1.2 Hauptbelege A Grundbuchbelege, Planakten zeitlich unbeschränkt
.1.3 Tagebücher zeitlich unbeschränkt
.1.4 Vermessungspläne Grundbuchpläne, Mutationen zeitlich unbeschränkt
.2 Hilfsregister
.2.1 Eidgenössische Hilfsregister
.2.1.1 Eigentümerverzeichnis zeitlich unbeschränkt
.2.1.2 Gäubigerregister zeitlich unbeschränkt
.2.2 Kantonale Hilfsregister
.2.2.1 Servitutenprotokoll zeitlich unbeschränkt
.2.2.2 Grundkataster Lose Grundkataster können vernich- tet werden, wenn sie unter Beibehal- tung der gleichen Nummer durch neue Karten ersetzt werden. zeitlich unbeschränkt
.2.2.3 Verzeichnis der Korporations- teilsrechte zeitlich unbeschränkt
.2.2.4 Strassenverzeichnis zeitlich unbeschränkt
.2.2.5 Verzeichnis der öffentlichen Gewässer zeitlich unbeschränkt
Verordnung über die Archive der Notariate 244
.7.12 - 77 Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist
.2.2.6 Flurwegverzeichnis zeitlich unbeschränkt
.2.2.7 Schuldbriefregister Titelkontrolle, Pfandtitelverzeichnis 30 Jahre
.1.2.8 Sammlung der Doppel der Anzeigen an die Grundpfandgläubiger und das dazugehörende Verzeichnis
Jahre
.2.3 Aufgehobene Hilfsregister Pfandbuch, Berichtigungsbuch, Urkundenbuch A zeitlich unbeschränkt
.3 Diverses
.3.1 Auszugskontrolle 10 Jahre
.3.2 Empfangsscheine zum Schuld- briefregister
Jahre
.3.3 Gelöschte Grundpfandtitel Die Vernichtung gelöschter Grund- pfandtitel richtet sich nach den Bestimmungen der kantonalen Grundbuchverordnung.
.3.4 Nebenbelege A PläneundwichtigeAktenstückesind dauernd aufzubewahren.
Jahre
.3.5 Akten zur Grundbucheinführung, VerzeichnisderStreitfälle,Aktenvon Güterzusammenlegungen,Aktenvon Waldzusammenlegungen
Jahre nach Ein- führung des jeweili- gen Grundbuchs
.3.6 Handänderungsanzeigen und Beurkundungsanzeigen
Jahre
.3.7 Verzeichnis der noch nicht ange- meldeten beurkundeten Grundbuch- geschäfte Beurkundungsverzeichnis 30 Jahre
.4 Schiffsregister
.4.1 Hauptbuch zeitlich unbeschränkt
.4.2 Tagebuch zeitlich unbeschränkt
.4.3 Hilfsregister Eigentümerverzeichnis, Gläubiger- register, Pfändungsregister, Berichtigungsbuch zeitlich unbeschränkt
Verordnung über die Archive der Notariate Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist
Notariatsbereich B
.1 Hauptbelege B Protokollbücher und Belege (Urkundenbuch B)
Jahre
.2 Nebenbelege B 30 Jahre
.3 Testamentskontrolle 80 Jahre
.4 Testatorenkartei 80 Jahre
.5 Akten Testamentskontrolle 30 Jahre
.6 Geschäftsverzeichnis über Erbschaftssachen und andere Verwaltungsgeschäfte
Jahre
.7 Protokolle zu Verwaltungs- geschäften (Erbschaftssachen und dergleichen)
Jahre seit Beendigung der Verfahren
.8 Akten zu Erbschaftssachen und anderen Verwaltungsgeschäften
Jahre seit Beendigung der Verfahren
.9 Depositenverzeichnis und dazugehörende Akten
Jahre
.10 Beglaubigungskontrolle mit dem Unterschriftenbuch und dazu- gehörende Akten
Jahre
.11 Wechselkontrolle 30 Jahre
.12 Sammlung der Wechselprotest- kopien und dazugehörende Akten
Jahre
Konkursbereich
.1 Konkursprotokolle und Konkursverzeichnisse
Jahre seit Beendigung der Verfahren
.2 Akten in Schuldbetreibungs- und Konkurssachen
Jahre seit Beendigung der Verfahren
.3 Wertschriftenverzeichnis in Konkursen
Jahre
Verordnung über die Archive der Notariate 244
.7.12 - 77 Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist
.4 Akten zum Wertschriftenverzeichnis in Konkursen
Jahre
Diverses
.1 Rechnungsführung
.1.1 Journalhauptbücher und Kontokorrente
Jahre
.1.2 Hilfsbücher und Belege zur Buchhaltung
Jahre
.1.3 Rechnungsdoppel 10 Jahre
.2 Personalakten Die Aufbewahrung von Personalakten richtetsichnachder Vollzugsverordnung zumPersonalgesetz (LS 177.111).
.3 Archivverzeichnis Archivbuch zeitlich unbeschränkt
.4 Akten zum Archivverzeichnis 30 Jahre
.5 Aktenausgangskontrolle 30 Jahre