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551.103

Verordnung über das Polizei-Informationssystem POLIS

POLIS-Verordnung

Präambel

POLIS-Verordnung 551.103

1.1.22 -115

Verordnung

über das Polizei-Informationssystem POLIS

(POLIS-Verordnung)

(vom 13. Juli 2005)1

Der Regierungsrat,

Art. 60

gestützt auf 23. April 200 Abs. 1 lit. b und c des Polizeigesetzes (PolG) vom 75,14 beschliesst:

  1. Allgemeine Bestimmungen

Art. 1

Gegenstand des Datenbe

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung arbeitungs- und Informationssystems POLIS.

Art. 2

Betreiber polizeien Betreiber von POLIS sind die Kantonspolizei und die Stadt- Zürich und Winterthur. Weitere beteiligte Polizeien und Forensisches Institut Zürich

Art. 3

Gesuche weiterer kommunaler Polizeien um Zugriff auf

Art. 54

POLIS gemäss Abs. 4 PolG sind bei der Kantonspolizei einzu- reichen.14

Für den Umgang mit den in POLIS gespeicherten Daten unterste- hen die weiteren kommunalen Polizeien und das Forensische Institut Zürich den gleichen Vorschriften wie die Betreiber.16 Zweck von POLIS

Art. 4

POLIS dient folgenden Zwecken:12

  1. ErfüllungderAufgabenalsStrafverfolgungsbehördegemässStPO7,
  2. Erstellen von Berichten und Lagebeurteilungen,
  3. Festhalten von ungesicherten Sachverhalten (Arbeitsregister),
  4. Dokumentation polizeilichen Handelns,
  5. Recherche,
  6. Erstellen von Täterschaftsprofilen,
  7. Datenübermittlung in Systeme des Bundes,
  8. Datenübermittlung in die interkantonale ViCLAS-Datenbank,
  9. Datenaustausch mit weiteren Justiz-, Polizei- und Verwaltungs- behörden,
  10. Datenübernahme von Polizeien, die nicht an POLIS beteiligt sind,

.103 POLIS-Verordnung

  1. Sicherstellung der Verfügbarkeit von Daten, die für Polizeiermitt- lungen, insbesondere zur Aufklärung von Straftatbeständen benö- tigt werden,
  2. Automatisierte Akten- und Datenverwaltung nach definierten Auf- bewahrungsfristen,
  3. Statistische Auswertungen. Bestandteile von POLIS

Art. 5

POLIS besteht aus:

  1. dem Journal,
  2. dem Rapport,
  3. der Personendatenbank,
  4. der Geschäftsdatenbank,
  5. den themenspezifischen Datenbanken,
  6. der Recherche,
  7. der Archiv-Datenbank,
  8. der Gästekontrolle von Beherbergungsbetrieben (Gästekontrolle),
  9. der Asservaten-Datenbank. II. Inhalt einzelner Bestandteile von POLIS Inhalt der Geschäfts- datenbank

Art. 6

Der Datensatz über das Geschäft (Falldatensatz) kann fol- gende Daten enthalten:

  1. Geschäfts-Nummer, Dokumentennummer,
  2. Lauffrist (Löschdatum),
  3. Journalnummer,
  4. UAP-Nummer (Unfallaufnahme-Protokoll),
  5. Projektschutz (allgemein, projektgeschützt),
  6. Geschäftsstatus (neutral, geklärt, ungeklärt),
  7. Infotext (Bezeichnung des Geschäfts oder der Akten zur Person),
  8. Angabe Sachgebiet (Einbruch, Verkehr, unbestimmt usw.),
  9. Geschäfts-Nummer Hauptgeschäft, Anzahl Nebengeschäfte,
  10. Geschäftstyp (Fall oder Akten zur Person),
  11. RIPOL-Fallnummer, Hauptdokument, Nachtragsdokument,
  12. Ereignisdatum (Tag, Zeit),
  13. Strasse, Nummer, Bezirk, Kanton, Nation,
  14. PLZ/Ort, Stadtkreis,

POLIS-Verordnung 551.103

.1.22 -115

  1. Erfassungs-Sachbearbeiter, Erfassungsdatum, Organisations-Ein- heit,
  2. Mutations-Sachbearbeiter, Mutationsdatum. Inhalt der Personen- datenbank

Art. 7

Der Datensatz über Personen (Personendatensatz) kann folgende Daten enthalten:

  1. Name, Vorname, Geburtsname, Rufname, Genanntname, Ge- nanntvorname, Aliasname, Spitzname,
  2. Firma, Institution,
  3. Branche,
  4. Geburtsort, Geburtsstaat, Geburtsdatum,
  5. Geschlecht,
  6. Nationalität, Heimatort,
  7. Zivilstand,
  8. Beruf,
  9. Sprache,
  10. Wohnsitz (PLZ/Ort, Strasse/Nr., Stadtkreis, Kanton, Nation, Adresszusatz),
  11. Eltern,
  12. Ehegatte, Lebenspartner, Lebenspartnerin,
  13. Arbeitsort,
  14. Konfession,
  15. Anzahl Kinder, p.11 Vormundin oder Vormund bzw. Beiständin oder Beistand,
  16. Ausweispapier,
  17. Foto, Haarfarbe, Grösse,
  18. Telefon/Fax/Mobiltelefon usw. (Kommunikationsmittel),
  19. Personen-Nummer, Personen-Code (Identität steht fest, alias, angeblich),
  20. Status Person (Verknüpfungen, Personen-Identifikation, erken- nungsdienstliche Behandlung, Warnungshinweis),
  21. Sterbedatum,
  22. Freitext (Bemerkungen),
  23. Erfassungsdatum, Erfassungs-Sachbearbeiter,
  24. Mutationsdatum, Mutations-Sachbearbeiter.

FürRapportewerdenPersonenkategorienmit definierten Daten- feldern zur Verfügung gestellt.14

.103 POLIS-Verordnung Inhalt der themen- spezifischen Datenbanken

Art. 7

a.13 Die themenspezifischen Datenbanken können Journal-,

Art. 6

Personen- und Geschäftsdaten gemäss § und 7 enthalten. Inhalt der Gästekontrolle

Art. 7

b.13 Die Gästekontrolle kann folgende Daten enthalten:

  1. Name, Vorname,
  2. Geschlecht,
  3. Geburtsdatum,
  4. Nationalität,
  5. Adresse,
  6. Ausweispapier (bei ausländischer Staatsangehörigkeit),
  7. Ausweisnummer (bei ausländischer Staatsangehörigkeit),
  8. Aufenthaltsdaten,
  9. Fahrzeugdaten,
  10. Bemerkungen (z.B. Gruppenbuchungen). Datenfelder für Rapporte

Art. 8

Für Rapporte werden Bausteine mit Datenfeldern zur Ver- fügung gestellt. Mit den Bausteinen können Rapporttypen zusammen- gestellt werden. Es werden insbesondere folgende Hauptentitäten bearbeitet:

Art. 6

a. Geschäft ( ),

Art. 7

b. Person ( c. Signalem ), ent,

  1. Spur,
  2. Sache,
  3. Fahrzeug. III. Bekanntgabe von Daten Ausschreibun- gen in RIPOL und SIS

Art. 9

Die in POLIS erfassten Daten können soweit erforderlich in die Fahndungssysteme RIPOL und SIS übermittelt werden. Die Ausschreibungen von ungeklärten Straftaten betreffen Personen-, Sach-undFahrzeugfahndungen.DiesewerdennachEingabedurchdie ausschreibende Behördeüberdie FiltrierstellederKantonspolizei ver- breitet.

POLIS-Verordnung 551.103

.1.22 -115 Amts- und Rechtshilfe

Art. 10

Die in POLIS bearbeiteten Daten können auf Anfrage an folgende Behörden zwecks Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben oder internationaler Verpflichtungen bekannt gegeben werden:

  1. Justiz- und Polizeibehörden,
  2. Grenzstellen,
  3. Strassenverkehrsämter,
  4. Schweizerische Vertretungen im Ausland mit konsularischen Auf- gaben,
  5. Fremdenpolizei- oder Migrationsbehörden,
  6. Behörden anderer Länder mit Polizei- und Strafverfolgungsfunk- tionen,
  7. Unfalluntersuchungsbehörden,

Art. 4

h. Weitere Verwaltungsbehörden, die Aufgaben nach 2 Die Bekanntgabe von Daten setzt voraus, dass die Behörde über einen gesetzlichen Anspruch auf Amts- erfüllen. anfragende oder Rechts- hilfe verfügt.

Die Bekanntgabe von Daten ist mit einem Hinweis zu versehen, wonach die Auskunft vertraulich zu behandeln ist und nicht an weitere Personen oder Stellen weitergegeben werden darf. Zudem ist darauf hinzuweisen, dass die Daten dem Stand im Zeitpunkt ihrer Erfassung in POLIS entsprechen und über den Ausgang allfälliger Verfahren keine Auskunft geben.

Art. 11 Akteneinsicht

Gesuche um Akteneinsicht, die keine Anfragen gemäss

Art. 10

darstellen, sind schriftlich bei einer der an POLIS beteiligten Polizeien einzureichen.

Gesuche müssen enthalten:

  1. Name, Adresse und Telefonnummer der Gesuchstellenden,
  2. Grund und Zweck des Gesuches (Legitimation),
  3. Art, Ort und Zeit des Vorfalls,
  4. Namen und Adressen der Beteiligten,
  5. bei Privatpersonen einen Identitätsnachweis,
  6. bei Dritten einen Nachweis über die Einwilligung der betroffenen Person oder deren Vollmacht.

Die Akteneinsicht kann eingeschränkt oder ganz verweigert wer- den, wenn

  1. inlaufendenVerfahrenderUntersuchungszweckgefährdetwürde oder

Art. 23

b.10 eine der Voraussetzungen gemäss Information und den Datenschutz vom 1 des Gesetzes über die 2. Februar 2007 (IDG)2 gegeben ist.

.103 POLIS-Verordnung

Gesuche werden von derjenigen Polizei bearbeitet, die für die entsprechenden Daten verantwortlich ist. Entspricht die Polizei dem Gesuch nicht, erlässt sie einen begründeten Entscheid.

Für Begehren um Akteneinsicht kann eine Gebühr erhoben wer- den. IV. Rechte der Betroffenen

Art. 12 Auskunftsrecht

DieWahrnehmung des Auskunftsrechts gemäss§ 20Abs. 2

Art. 11

IDG2 erfolgt im gleichen Verfahren wie die Akteneinsicht nach

Art. 11

dieser Verordnung. Gesuche müssen die Angaben gemäss Abs. 2 lit. a und lit. e oder lit. f enthalten.10

DieAuskunftserteilungerfolgtkostenlos.EineangemesseneBetei- ligung an den Kosten kann verlangt werden, wenn

  1. der antragstellenden Person in den zwölf Monaten vor Einreichen des Gesuches die gewünschten Auskünfte bereits mitgeteilt wur- den und kein schutzwürdiges Interesse an einer neuen Auskunfts- erteilung nachgewiesen werden kann;
  2. die Auskunftserteilung mit einem besonders grossen Arbeitsauf- wand verbunden ist.

Ein schutzwürdiges Interesse gemäss Abs. 2 lit.a ist insbesondere gegeben, wenn die Personendaten ohne Mitteilung an die betroffene Person verändert wurden.

Die Kostenbeteiligung beträgt höchstens 300 Franken. Gesuch- stellende sind über die Höhe der Beteiligung vor der Auskunftsertei- lunginKenntniszusetzenundkönnenihreGesucheinnertzehnTagen zurückziehen.

Art. 13 Andere Rechte

Gesuche zur Wahrnehmung von anderen Rechten, insbe-

Art. 21

sondere des Berichtigungsrechts nach einer der an POLIS beteiligten Polize IDG2, sind schriftlich bei ien einzureichen.10

Art. 11

Gesuche müssen die Angaben gemäss oder lit. f enthalten sowie den Nach Abs. 2 lit. a und lit. e weis eines schützenswerten Inte- resses.

InFällenvonFreispruch,EinstellungoderNichtanhandnahmevon Strafverfahren erfolgt die Nachführung der Eintragungen in POLIS

Art. 54

gemäss Mitteil die bet scheids a Abs. 1 PolG von Amtes wegen. Erhält die Polizei keine ung von einem solchen Abschluss eines Strafverfahrens, kann roffene Person unter Vorlage des formell rechtskräftigen Ent- die Nachführung verlangen.14

POLIS-Verordnung 551.103

.1.22 -115

  1. Schutz und Sicherheit der Daten Verantwortung und Aufsicht

Art. 14

1 Für die Datenhaltung und -pflege ist die Behörde verant- wortlich, welche die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben bearbeitet oder bearbeiten lässt.

Die an POLIS beteiligten Polizeien und das Forensische Institut Zürich bestimmen je eine Datenverantwortliche oder einen Datenver- antwortlichen. Diese koordinieren die Tätigkeiten unter der Hauptver- antwortung der oder des Datenverantwortlichen der Kantonspolizei. Die Datenverantwortlichen überwachen die Einhaltung dieser Verord- nung und der gestützt darauf erlassenen Weisungen.

Die Aufsicht über POLIS obliegt den für die beteiligten Polizeien zuständigen Datenschutzbeauftragten.

Art. 15 Datenzugriff Daten Zugriff gaben benötig 2 DieSicherhe die Zugriffsr Benutzererfol wortlichen de 3 Die an POLI Form der Date

Die Benutzerinnen oder Benutzer haben auf diejenigen , die sie zur Erfüllung ihrer jeweiligen gesetzlichen Auf- en. itsdirektion9 regeltfürdieeinzelnenBenutzergruppen echte. Die Freigabe an die einzelnen Benutzerinnen und gtunterderVerantwortungderjeweiligenDatenverant- r beteiligten Polizeien. S beteiligten Polizeien erlassen Weisungen über die nbearbeitung und legen Benutzergruppen fest.

Art. 16 Datensicherheit Datensysteme erf 2 Die an POLIS b gemäss den daten nisatorischen un 3 Der Zugriff au 4 Die an POLIS b gung zu den Date gegen den Zutrit

DieelektronischeDatenübermittlungausPOLISanandere olgt chiffriert. eteiligten Polizeien treffen in ihren Bereichen die schutzrechtlichen Bestimmungen angemessenen orga- d technischen Massnahmen. f POLIS erfolgt mit starker Authentifizierung.14 eteiligten Polizeien regeln die Zugangsberechti- nstationen und sichern die Arbeitsräume wirksam t unbefugter Personen.

Art. 17 Protokollierung liert. Das Proto geschützt aufzub 2 Die zuständige Auswertungen von brauch von in PO

In POLIS werden Benutzerzugriffe auf Daten protokol- koll ist während eines Jahres zugriffs- und schreib- ewahren. n Datenverantwortlichen können Kontrollen oder Benutzerzugriffen zur Verhinderung von Miss- LIS gespeicherten Daten anordnen.

.103 POLIS-Verordnung Aufbewah- rungsdauer

Art. 18

Dokumente und Verknüpfungen mit Personendaten wer- den mit den Geschäftsdaten gelöscht.

Geschäftsdaten werden gelöscht, wenn die Löschfrist abgelaufen oder die Verfolgungsverjährung eingetreten ist. Die Löschfrist beginnt mit dem Datum des Ereignisses.

Personendaten werden gelöscht, wenn keine Verknüpfungen zu

Art. 5

Rapporten gemäss 4 Übertretungen e Jahren, solche de lit. b mehr bestehen. rhalten eine Löschfrist zwischen zwei und fünf s kommunalen Rechts werden in der Regel nach zwei Jahren gelöscht.

Im Übrigen gelten folgende Löschfristen:14

  1. Aussergewöhnliche Todesfälle 30 Jahre
  2. Grossereignisse/Katastrophen 30 Jahre
  3. Vermisste 30 Jahre
  4. Ausweisverluste 15 Jahre
  5. Fürsorgerische Unterbringungen 15 Jahre
  6. Aufzubewahrende Zuschriften 10 Jahre
  7. Gewaltschutzverfahren 10 Jahre
  8. Leumunds-, Bürgerrechtsberichte 10 Jahre
  9. Suizidversuche 10 Jahre
  10. Aufenthaltsnachforschungen 5 Jahre
  11. Entweichung/Entlaufen 5 Jahre
  12. Fundsachen 5 Jahre
  13. Informationsberichte 5 Jahre
  14. Personen- und Fahrzeugmeldekarten 5 Jahre
  15. Übrige Berichte 5 Jahre
  16. Andere Ereignisse 5 Jahre
  17. Daten der Gästekontrolle 3 Jahre

Nach dem Festhalten von ungesicherten Sachverhalten (Arbeits- register) sind Dokumente über geklärte Straftaten dem entsprechen- den POLIS-Geschäft beizufügen; sie werden mit der Lauffrist des Geschäftes gelöscht. Dokumente über ungeklärt gebliebene Straftaten sind gemäss Verjährungsfrist des Straftatbestandes zu löschen.

Vorbehalten bleiben die gesetzlichen Bestimmungen über die Archivierung4.

POLIS-Verordnung 551.103

.1.22 -115 VI. Schlussbestimmungen

Art. 19 Kostentragung kosten der erf 2 Die Betreibe von POLIS nach 3 Die weiteren POLIS eine Ent barung mit den

DieBetreiberübernehmendieAnschaffungs-undBetriebs- orderlichen Hard- und Software. r übernehmen die Kosten für die Weiterentwicklung Kostenschlüssel. beteiligten Polizeien haben für ihre Beteiligung an schädigung zu entrichten. Diese wird in einer Verein- Betreibern festgesetzt. Übergangs- bestimmung

Art. 20

Die Aufbewahrungsdauer von vor Inkrafttreten dieser Ver- ordnung in POLIS erfassten Daten ist innert zweier Jahre an die Rege-

Art. 18

lung von anzupassen.

Art. 21

Inkrafttreten sationsgesetz6 Diese Verordnung tritt zusammen mit dem Polizeiorgani- in Kraft8. Anhang15

OS 60, 484; ABl 2005, 1563.

LS 170.4.

LS 170.41.

LS 432.11; LS 432.111. Heute: LS 170.6; LS 170.61.

LS 550.1.

LS 551.1.

SR 312.0.

In Kraft seit 1. Januar 2006 (OS 60, 472).

FassunggemässRRBvom15.März2006(OS61,112; ABl2006, 348).In Kraft seit 1. Mai 2006.

Fassung gemäss RRB vom 28. Mai 2008 (OS 63, 336; ABl 2008, 916). In Kraft seit 1. Oktober 2008.

Fassung gemäss RRB vom 7. November 2012 (OS 67, 610; ABl 2012-11-16). In Kraft seit 1. Januar 2013.

Fassung gemäss RRB vom 21. November 2012 (OS 68, 63; ABl 2012-11-30). In Kraft seit 1. März 2013.

Eingefügt durch RRB vom 12. Februar 2014 (OS 69, 203; ABl 2014-02-21). In Kraft seit 1. Juni 2014.

.103 POLIS-Verordnung

Fassung gemäss RRB vom 12. Februar 2014 (OS 69, 203; ABl 2014-02-21). In Kraft seit 1. Juni 2014.

Aufgehoben durch RRB vom 12. Februar 2014 (OS 69, 203; ABl 2014-02-21). In Kraft seit 1. Juni 2014.

Fassung gemäss RRB vom 7.Juli 2021 (OS 76, 394; ABl 2021-07-16). In Kraft seit 1.Januar 2022.