Directives régissant la présentation des demandes, la budgétisation et le décompte relatifs aux examens professionnels fédéraux et aux examens professionnels fédéraux supérieurs conformément à l'art. 56 LFPr et à l'art. 65 OFPr

Département fédéral de l’économie, de la formation et de la recherche DEFR Secrétariat d’Etat à la formation, à la recherche et à l'innovation SEFRI Direction

DIRECTIVES (Projet) régissant la présentation des demandes, la budgéti- sation et le décompte relatifs aux examens profes- sionnels fédéraux et aux examens professionnels fédéraux supérieurs conformément à l’art. 56 LFPr et à l’art. 65 OFPr

er Entrée en vigueur prévue le 1 janvier 2013

Liste des abréviations

EP Examen professionnel fédéral

EPS Examen professionnel fédéral supérieur

ES Ecole supérieure

LFPr Loi fédérale du 13 décembre 2002 sur la formation professionnelle, RS 412.10

LSu Loi fédérale du 5 octobre 1990 sur les aides financières et les indemnités (Loi sur les subventions), RS 616.1

OFPr Ordonnance du 19 novembre 2003 sur la formation professionnelle, RS 412.101

Ortra Organisations du monde du travail

SEFRI Secrétariat d’Etat à la formation, à la recherche et à l’innovation

Editeur Secrétariat d’Etat à la formation, à la recherche et à l’innovation (SEFRI) Direction Effingerstrasse 27, 3003 Berne

Source d’information

5.1.3 Pluralité des sessions d’examen d’une même profession sur une période de décompte 7 5.1.4 Pluralité des examens de la même branche dans un compte annuel, dans un calcul des

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1 Contexte et objectif

Selon la loi fédérale du 13 décembre 2002 sur la formation professionnelle (LFPr, RS 412.10), cette dernière est la tâche commune de la Confédération, des cantons et des organisations du monde du travail (Ortra). Elle repose sur le principe du partenariat. Les mesures de la Confédération visent à encourager, dans la limite des possibilités financières, les initiatives des cantons et des organisations du monde du travail. La LFPr et l’ordonnance du 19 novembre 2003 sur la formation professionnelle (OFPr, RS 412.101) constituent la base légale.

L’art. 56 LFPr autorise l’octroi de subventions fédérales directes pour l’organisation des examens profession- nels fédéraux. La modification de l’OFPr décidée par le Conseil fédéral prévoit l’augmentation, dès 2013, des subventions pour l’organisation des examens professionnels fédéraux et des examens professionnels fédé- raux supérieurs de 25 % des coûts à 60 % au maximum, voire à 80 % au maximum dans des cas particuliers. L’objectif principal de cette mesure est d’alléger la charge financière qui pèse sur les candidats. Il s’agit éga- lement de favoriser l’amélioration de la qualité des examens.

Les présentes Directives reposent sur l’art. 66, al. 1, OFPr. Elles règlent le versement de subventions aux organes responsables des examens et visent à simplifier la procédure d’octroi et à la rendre plus transparente et plus pragmatique. Les organes responsables des examens remettent un décompte de tous les examens qu’ils ont organisés en remplissant le tableau prévu à cet effet.

L’obligation faite aux organes responsables des examens de remettre les décomptes des examens au Secré- tariat d’Etat à la formation, à la recherche et à l’innovation (SEFRI) se fonde sur l’art. 39, al. 4, OFPr, qui dis- pose que les émoluments encaissés dans le cadre des examens fédéraux ne doivent pas dépasser la totalité des coûts incombant aux organes responsables, calculés sur une moyenne de six ans. Ce principe permet de garantir que les examens fédéraux poursuivent uniquement des objectifs de la politique en matière de forma- tion et non des buts lucratifs.

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2 Bases légales

2.1 Loi fédérale sur la formation professionnelle

Art. 56 LFPr Subventions en faveur des examens professionnels fédéraux, des examens profes- sionnels fédéraux supérieurs et des filières des écoles supérieures

La Confédération peut soutenir par des subventions la tenue des examens professionnels fédéraux et des examens professionnels fédéraux supérieurs ; elle peut également soutenir des filières de formation dans les écoles supérieures, offertes par des organisations du monde du travail.

Art. 57 LFPr Conditions et charges Les subventions visées aux art. 53 à 56 ne sont allouées que si le projet : a. répond à un besoin; b. est organisé de manière adéquate; c. inclut des mesures permettant d’assurer le développement de la qualité. Le Conseil fédéral peut prévoir d’autres conditions et charges. Il règle le calcul des subventions.

2.2 Ordonnance sur la formation professionnelle

Art. 39 OFPr Participation aux frais (art. 41 LFPr) Les émoluments encaissés dans le cadre des examens professionnels fédéraux et des examens profes- sionnels fédéraux supérieurs ne doivent pas dépasser la totalité des coûts incombant aux organes respon- sables, calculés sur une moyenne de six ans, compte tenu de la constitution d’une réserve appropriée.

Art. 65 OFPr Subventions relatives à l’organisation des examens professionnels fédéraux et des examens professionnels fédéraux supérieurs (art. 56 LFPr) Les subventions relatives à l’organisation des examens professionnels fédéraux et des examens profes- sionnels fédéraux supérieurs visées à l’art. 56 LFPr couvrent au maximum 60 % des coûts. Une subvention couvrant jusqu’à 80 % des coûts peut être octroyée, sur demande motivée, aux examens particulièrement onéreux pour des raisons professionnelles.

Art. 66 OFPr Procédure d’octroi des subventions (art. 57 LFPr) L’office édicte des directives régissant la présentation des demandes, la budgétisation et le décompte des projets visés aux art. 54 à 56 LFPr.

2.3 Loi sur les subventions

Art. 11 à 40 (chapitre 3)

Les dispositions du chapitre 3 de la loi fédérale sur les aides financières et les indemnités (loi sur les subven- tions, LSu, RS 616.1) sont également applicables pour l’octroi de subventions (cf. art. 2, al. 2, LSu). Selon l’art. 25, al. 1, LSu notamment, l’autorité compétente s’assure que le bénéficiaire exécute la tâche conformé- ment aux dispositions en la matière et que les conditions légales sont bien respectées.

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3 Octroi des subventions

3.1 Principes

Les subventions ne sont allouées que si les examens répondent à un besoin, sont organisés de manière adé- quate et s’accompagnent de mesures permettant d’assurer le développement de la qualité (cf. art. 57 LFPr). Les émoluments encaissés dans le cadre des examens professionnels fédéraux ne doivent pas dépasser la totalité des coûts incombant aux organes responsables, calculés sur une moyenne de six ans, compte tenu de la constitution d’une réserve appropriée.

Les subventions sont octroyées pour l’organisation des examens partiels et des examens finaux prévus par le règlement d’examen. Les examens d’admission et les attestations de compétences de modules requis pour l’admission aux examens ne peuvent pas être subventionnés.

3.2 Constitution d’une réserve appropriée

La réserve maximale selon l’art. 39, al. 4, OFPr s’élève à 40 % des coûts annuels moyens déterminants selon

Est déterminant pour le calcul du solde à nouveau le report à nouveau selon le bilan ou le solde à nouveau selon l’attestation des moyens financiers propres remise en 2011 (annexe au formulaire de décompte, http://www.bbt.admin.ch/dienstleistungen/formulare/00391/index.html?lang=fr). Les éventuelles rectifications et/ou corrections peuvent être demandées ou déposées ultérieurement auprès du SEFRI.

L’utilisation de la réserve en cas d’abandon de l’examen doit être réglée au préalable par l’organe respon- sable. Cette réglementation doit garantir que la réserve sera affectée à la formation professionnelle.

3.3 Taxes d’examen

Les taxes d’examen doivent être fixées conformément aux prescriptions de l’art. 39, al. 4, OFPr. Elles doivent être réduites de manière significative en raison de l’augmentation des subventions.

4 Montant des subventions

4.1 Base de calcul

La base régissant le calcul des subventions se fonde sur la totalité des coûts par examen, à savoir que le SEFRI finance une partie des coûts déterminants selon le compte de résultat.

4.2 Taux de subventionnement

Les subventions fédérales couvent au maximum 60 % des coûts.

Une subvention couvrant jusqu’à 80 % des coûts peut être octroyée pour les examens particulièrement oné- reux pour des raisons professionnelles. Les demandes correspondantes doivent être dûment motivées ; des examens peuvent notamment être considérés comme particulièrement onéreux :

• s’ils comptent très peu de candidats (moins de 5 personnes) ;

• s’ils nécessitent un important investissement en personnel (indemnités journalières des experts) ;

• s’ils nécessitent un important investissement en matériel ou en infrastructure (charges de biens et services).

Les émoluments selon l’art. 39, al. 4, OFPr concernent notamment les taxes d’examen des candidats et les subventions de la Confédé- ration. Examens partiels et examens finaux prévus par le règlement d’examen. En 2011, passage au nouveau financement (part des coûts totaux) ; ce formulaire fait partie intégrante des Directives EP/EPS.

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5 Présentation des demandes, décompte et budgétisation

5.1 Présentation des demandes et décompte

5.1.1 Délai de dépôt

Les organes responsables des examens doivent déposer la demande et le décompte au plus tard 6 mois après la clôture des examens (séance d’attribution des notes) ou de l’année comptable (cf. art. 66, al. 1, OFPr).

5.1.2 Documents à remettre

Un décompte doit être déposé pour chaque examen (année civile, année d’examen ou année comptable). Le décompte se fait au moyen des formulaires en annexe et comprend les documents suivants :

a) Variante « compte annuel »

formulaire de décompte du SEFRI (par titre professionnel) compte annuel des examens (bilan et compte de résultat)

Les organes responsables des examens remettent un compte annuel tenu séparément de la comptabilité ordinaire de l’association professionnelle.

b) Variante « calcul des centres de charges ou décompte des coûts de l’examen »

Il est possible de renoncer à un compte annuel séparé de la comptabilité ordinaire de l’association (cf. va- riante a) lorsque la comptabilité est présentée de manière à ce que les chiffres pertinents puissent être définis et saisis par exemple à l’aide d’un calcul des centres de charges ou d’un décompte des coûts de l’examen.

L’organe de révision prévu par la loi, les statuts ou la direction confirme au moyen du formulaire « annexe au formulaire de décompte du SEFRI » le respect de l’art. 39, al. 4, OFPr et l’utilisation liée à une affectation des émoluments dépassant la totalité des coûts.

Les documents ci-après doivent être fournis :

formulaire de décompte du SEFRI (par titre professionnel) annexe du formulaire de décompte du SEFRI (par titre professionnel ou de manière cumulée pour tous les examens de la même branche) calcul des centres de charges et du décompte des coûts de l’examen

Des documents complémentaires et/ou des pièces comptables (décomptes de frais, feuilles de coûts, etc.) peuvent être exigés pour les deux variantes.

5.1.3 Pluralité des sessions d’examen d’une même profession sur une période de décompte Si plusieurs sessions d’examen sont organisées par année (p. ex. printemps et automne) pour la même pro- fession, il suffit de déposer un seul décompte d’examen annuel. Les différentes sessions doivent être consoli- dées dans un compte annuel ou dans un calcul des centres de charges et dans un décompte des coûts de l’examen et dans un formulaire de décompte du SEFRI.

5.1.4 Pluralité des examens de la même branche dans un compte annuel ou dans un calcul des centres de charges et dans le décompte des coûts de l’examen Si un examen professionnel et un examen professionnel supérieur ont lieu la même année, l’organe respon- sable des examens est libre de les consolider dans un seul compte annuel ou dans un calcul des centres de charges et dans un décompte des coûts de l’examen. Il doit toutefois déposer un formulaire de décompte du SEFRI séparé pour chaque examen professionnel et examen professionnel supérieur. Si plusieurs examens différents de la même branche sont organisés par année (pour différentes professions), ceux-ci peuvent également être consolidés dans un seul compte annuel, dans un calcul des centres de

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charges ou décompte des coûts de l’examen. Il convient de fournir un formulaire de décompte du SEFRI sé- paré pour chaque titre professionnel.

Exemple : en 2011, la branche XY organise l’examen professionnel XY au printemps et en automne (deux sessions). L’examen professionnel supérieur XY a lieu au cours de l’été. Il convient de fournir au SEFRI :

un formulaire de décompte du SEFRI pour l’EP XY ; un formulaire de décompte du SEFRI pour l’EPS XY ; un compte annuel, un calcul des centres de charges ou un décompte des coûts pour l’EP et l’EPS XY (ou, si souhaité, un pour l’EP et un pour l’EPS).

5.2 Budgétisation

L’établissement d’un budget est nécessaire pour fixer les taxes d’examen et pour assurer la planification fi- nancière.

5.3 Autres dispositions

Outre les principes comptables généraux (comptabilité conforme aux règles : intégralité et exactitude), il con- vient de respecter les prescriptions ci-après.

5.3.1 Comptabilisation des subventions fédérales

Les subventions fédérales doivent être comptabilisées en fonction de leur impact sur les résultats.

5.3.2 Amortissements

L’organisation d’examens ne nécessite pas, en règle générale, d’infrastructure permanente. De ce fait, les amortissements ne sont considérés comme des coûts donnant droit aux subventions que dans des cas ex- ceptionnels dûment motivés et doivent être justifiés en conséquence (affectation, année et prix d’acquisition, procédure et durée d’amortissement).

5.3.3 Provisions

Les provisions se limitent à des engagements futurs, qui vont se produire avec une probabilité élevée, mais dont le montant et l’échéance ne sont pas connus avec précision. Les provisions liées à une affectation et motivées doivent figurer au bilan et être indiquées de manière claire et univoque (« provisions… »). Les provi- sions existantes doivent être réévaluées à chaque date de bilan. Les provisions devenues inutiles doivent être dissoutes.

Les provisions ne sont pas prises en considération lors du calcul des coûts déterminants. Les coûts corres- pondants sont éventuellement pris en compte lors de la dissolution des provisions.

5.3.4 Frais généraux / overhead

La totalité des coûts comprend, outre les coûts directs, également une partie des coûts indirects (frais géné- raux / overhead). Les coûts indirects doivent être dûment justifiés.

5.3.5 Indemnisation des experts

Le SEFRI ne réglemente pas les indemnités journalières des experts. Il peut vérifier l’adéquation de ces in- demnités et prendre au besoin les mesures nécessaires.

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5.4 Structure des coûts

La liste suivante constitue une aide et n’est pas exhaustive :

Compte de charges Contenu Aménagement et organisation des tâches d’examen Préparation et présence à l’examen Correction de l’examen Indemnités journalières des experts d’examen Surveillance de l’examen Formation des experts Procédures de recours Séances Assurance de la qualité pour les attestations de compétences ou Indemnités journalières de la les examens de modules Commission d’examen et Evaluation de l’équivalence d’assurance de la qualité Reconnaissance des prestataires de modules Procédures de recours Frais d’experts (déplacement, repas, nuitée) Indemnités pour frais Frais des commissions (déplacement, repas, nuitée) Matériel d’examen Moyens auxiliaires (modèles, recueil d’exercices, etc.) Location d’appareils et de matériel Charges de biens et services Traductions Brevets / diplômes Coûts des locaux Secrétariat de l’examen (organisation, publication, etc.) Comptabilité / fiduciaire Administration Matériel de bureau (photocopies, imprimés, frais de port) Infrastructure bureautique (téléphone, informatique, etc.) Matériel de consommation Repas Cérémonie de remise des Animation diplômes Coûts des locaux Divers Amortissements Cf. chap. 5.3.2 Provisions Cf. chap. 5.3.3

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6 Versements

Après vérification du décompte, le montant est versé sur le compte postal ou bancaire de l’organe respon- sable des examens.

Sur demande, 60 % au maximum de la subvention fédérale prévue selon le budget sont versés comme acompte dans le cadre des bases de subventionnement habituelles (notamment art. 23 LSu).

7 Controlling

Les décomptes d’examens figurant dans le tableau prévu à cet effet constituent la base de l’octroi de subven- tions et du controlling. Le SEFRI tient une statistique concernant la mise en œuvre et le contrôle de l’art. 39, al. 4, OFPr, l’évolution des taxes d’examen et le calcul de divers chiffres clés.

8 Autres mesures du SEFRI

Le SEFRI peut demander des informations supplémentaires à tout moment. Cela concerne notamment les bases des décomptes d’examens et l’adéquation des taxes d’examen perçues (cf. art. 39, al. 4, et art. 71 OFPr).

Le SEFRI prend les mesures adéquates en cas de constitution de réserves inappropriées ou d’excédents. Dans tous les cas, l’organe responsable doit être consulté au préalable.

Les présentes Directives seront réexaminées dans 3 ans et, si nécessaire, adaptées.

9 Renseignements

Les collaborateurs suivants du SEFRI se tiennent à disposition pour toute question et renseignement :

Josiane Bielmann josiane.bielmann@bbt.admin.ch 031 / 322 28 38 Antoinette Bongras antoinette.bongras@bbt.admin.ch 031 / 322 28 38 Dimitry Bohner dimitry.bohner@bbt.admin.ch 031 / 322 28 63

10 Dispositions finales

10.1 Dispositions transitoires

er Les examens organisés avant l’entrée en vigueur de la révision de l’art. 65 OFPr du 1 janvier 2013 sont dé- comptés et subventionnés selon l’ancien droit.

10.2 Entrée en vigueur

Les présentes Directives entrent en vigueur avec effet rétroactif le … et remplacent les Directives « Subven- tions fédérales relatives à l’organisation des examens professionnels fédéraux et des examens professionnels fédéraux supérieurs », état au 28 mars 2012.

10.3 Autorité de recours

Le Tribunal administratif fédéral est l’autorité de recours.

Berne, le xx.xx.2013

Direction du SEFRI

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Annexe 1 : Formulaire de décompte du SEFRI

Formulaire de décompte du SEFRI 60 % (examens organisés à partir de 2013) SUBVENTIONS FÉDÉRALES EN FAVEUR DES EXAMENS FÉDÉRAUX (EP/EPS)

Organe responsable de l’examen (nom et adresse)

Examen (désignation et type) EP EPS

Genre d’examen classique modules avec examen final Année d’examen Personne de contact (nom, téléphone, e-mail) Relation postale ou bancaire Nom et lieu (joindre bulletin de versement) N° IBAN

Détenteur du compte

DONNÉES STATISTIQUES

Nombre de candidats à l’examen (total)

Taxe d’examen par candidat CHF Ø Tarif journalier des experts CHF

DÉCOMPTE D’EXAMEN

REVENUS

3000 Taxes d’examen

3110 Facturation des coûts de matériel

3120 Facturation des coûts du brevet / diplôme et de l’enregistrement

3200 Cotisations d’associations professionnelles

3300 Divers revenus accessoires

Total revenus 0.00 COÛTS

4000 Indemnités journalières des experts d’examen

4100 Indemnités journalières de la Commission d’examen et d’assurance de la qualité

4200 Indemnités pour frais

6000 Charges de biens et services

6500 Administration

6600 Cérémonie de remise des diplômes

6700 Divers

6800 Provisions (coûts ne donnant pas droit aux subventions ; à justifier séparément selon chap. 5.3.3 des directives)

6900 Amortissements (à justifier séparément selon chap. 5.3.2 des directives)

Total coûts 0.00 Résultat du décompte d’examen : solde revenus / coûts (bénéfice +/perte -) 0.00 Coûts déterminants Total des coûts après déduction des provisions 0.00 Subvention fédérale prévue 60 % 0.00

Résultat du décompte d’examen tenant compte de la subvention fédérale prévue (bénéfice +/perte -) 0.00

Remarques

Lieu et date

Signature

Version 1.3

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Annexe 2 : Annexe au formulaire de décompte du SEFRI pour le décompte selon la variante b : « calcul des centres de charges ou décompte des coûts de l’examen (cf. section 5.1.2 des Directives EP / EPS)

Annexe au formulaire de décompte du SEFRI pour le décompte selon la variante b : « calcul des centres de charges ou décompte des coûts de l’examen (cf. section 5.1.2 des Directives EP / EPS)

Organe responsable de l’examen

Examen/s

Année d’examen

ATTESTATION DES MOYENS FINANCIERS PROPRES DES EXAMENS FÉDÉRAUX EP / EPS * (peut être fournie soit pour chaque titre professionnel soit de manière cumulée pour tous les EP et EPS d’une même branche)

Evolution Subvention Solde à nouveau période de Montant final fédérale prévue décompte

Report à nouveau (+) / report des pertes à nouveau (-) 0.00

Provisions liées à une affectation et motivées EP / EPS 0.00

Total 0.00 0.00 0.00 0.00

Lieu et date

Signature * (organe de revision ou direction)

Version 1.2

* L’organe de révision prévu par la loi, les statuts ou la direction confirme l’exactitude des données. A noter que les éventuels excédents selon l’art. 39, al. 4, OFPr sont liés à une affectation et doivent être utilisés exclusivement pour les examens fédéraux.

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